Alles auf einer Plattform: SAP S/4HANA für die öffentliche Verwaltung

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2 Unsere Zeit ist schnelllebig geworden. Die Innovationszyklen werden immer kürzer, die technologische Entwicklung schreitet immer schneller voran. Auch die öffentliche Verwaltung hat am technologischen Fortschritt partizipiert und viele Reformprojekte auf den Weg gebracht. Und jetzt wieder etwas Neues? Wieder ein Umbruch? Einblicke in die Zukunft sind eine spannende Sache. Erfahren Sie, wie Sie mit SAP die digitale Transformation erfolgreich gestalten können und wie sie funktioniert.

3 Die Digitalisierung verändert Staat und Gesellschaft NAHEZU UNBEGRENZTE MÖGLICHKEITEN Die Digitalisierung spielt eine zunehmend wichtige Rolle in unserem Alltag: Wir können Einkäufe erledigen, Termine verwalten, Informationen weiterleiten, mit unserem Umfeld in Kontakt bleiben, beruflich oder privat. Und alles mit nur einem Gerät einfach, sicher, leicht zu bedienen und überall verfügbar. Was vor Kurzem noch als Vision galt, ist heute bereits Realität. Übertragen auf die öffentliche Verwaltung bedeutet dies: Abläufe müssen neu organisiert und digitale Brücken in die Zukunft gebaut werden, denn Fachverfahren sind bislang nicht oder selten miteinander vernetzt. WELCHE CHANCEN ERÖFFNEN SICH FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG? Ineffiziente Strukturen und Prozesse erschweren eine übergreifende Zusammenarbeit. Durchgängige Prozesse erhöhen die Informationstransparenz. Was im Bereich Digitalisierung möglich ist, zeigt SAP: Vorgänge, die heute noch auf handschriftlich ausgefüllten Vordrucken basieren, können Sie künftig ohne Umwege und mehrfache, aufwändige Übertragung digital bearbeiten. Auswertungen werden einfacher, weil Ihnen die Informationen in strukturierter Form vorliegen. Die Kommunikation inner- und außerhalb Ihrer Organisation mit Bürgern, Unternehmen und Mitarbeitern gestaltet sich effizienter. Gelingt die Digitalisierung, lassen sich viele administrative Tätigkeiten einfacher abwickeln. Der Gewinn: Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche.

4 Die FÜNF ZENTRALEN BAUSTEINE der Digitalisierung SAP S/4HANA Enterprise Management: die nächste Generation der IT Eine Plattform zur Steuerung sämtlicher Ressourcen mit intuitiv bedienbaren Anwendungen, die einfache Prozesse ermöglichen und dabei helfen, dass Ihre Mitarbeiter Entscheidungen auf Basis verständlicher Auswertungen treffen können ohne dafür mehrere Systeme bedienen zu müssen.

5 BAUSTEIN 1 SAP S/4HANA, die Plattform für die Ressourcensteuerung Der Schlüssel zum digitalen Wandel liegt in einer innovativen, leistungsfähigen Informationstechnologie, die schon bald die Abläufe auch in Ihrer Behörde grund legend verändern kann. Eine große Hürde stellen bislang die heterogenen IT Landschaften dar, die Daten in unterschiedlichen Formaten verwalten. Abläufe werden unterbrochen, über Schnittstellen müssen Informationen zwischen Anwendungen übertragen werden. Die Bearbeitung lässt sich nicht in einem Schritt erledigen. SAP S/4HANA löst dieses Problem und schafft eine einheit liche digitale Basis. Die neue SAP-Business-Suite führt Daten und Informationen an einer zentralen Stelle zusammen. Der Wechsel zur digitalen Verwaltung erscheint auf den ersten Blick gewagt, wird aber gelingen, wenn Sie die Fakten kennen. Eine Vielzahl von Anwendungen unterstützt Sie dabei, solche Vorgänge zu erfassen, die einen Bezug zu Ihren finanziellen oder personellen Ressourcen haben. Sie können Anfragen, Bestellungen, Rechnungen oder Entgeltnachweise papierlos bearbeiten und abwickeln. Die integrierte digitalisierte Steuerung der Prozesse ohne Schnittstellen und redundante Eingaben wird Realität. Damit Sie den Überblick über die Vorgänge behalten, bietet Ihnen SAP S/4HANA die Erfassung und Analyse in nur einem System. Jede Veränderung können Sie live nachverfolgen. Bearbeitung und Auswertung finden unter Verwendung derselben Datenbasis auf einer gemeinsamen Plattform statt. Aufwändige Abstimmungen entfallen.

6 BAUSTEIN 2 Neue Oberflächen für eine intuitive Bedienung Aus Ihrem privaten Umfeld sind Sie einfache und verständliche Oberflächen gewohnt. Niemand möchte im Internet unnötig viele Schritte ausführen, um beispielsweise einen Artikel zu kaufen. Im Idealfall lässt sich die Bestellung mit wenigen Klicks erledigen. Genau dieses Prinzip verfolgt SAP. Der konkrete Vorteil: Die Systembedienung ist konsequent auf Ihre Anforderungen ausgerichtet. Unabhängig davon, ob Sie dazu ein mobiles Endgerät oder den PC an Ihrem Arbeitsplatz benutzen. Die Applikation passt sich an und stellt Ihnen die Elemente für die Eingabe oder einen Bericht so dar, dass Sie die beste Übersicht haben. Ihre Unabhängigkeit hat viele Facetten, denn effizientes, bereichsund fachübergreifendes Arbeiten wird möglich. Vorgänge lassen sich schneller bearbeiten. Die Orientierung fällt leichter und Schulungen können wieder stärker auf fachliche Inhalte ausgerichtet werden. SAP ist für dieses Design 2015 mit dem Red Dot Award ausgezeichnet worden. Die neue Business-Suite SAP S/4HANA und Anwendungen, die auf der Plattform SAP HANA entwickelt wurden, verwenden diese Oberflächen.

7 BAUSTEIN 3 Deutlich geringerer Papierverbrauch durch einfache, durchgängige Abläufe Die Verwaltung vernetzt sich aktiv mit Bürgern und Wirtschaft. Erste Erfahrungen damit sind vielversprechend. Ein zentrales Merkmal der Digitalisierung ist die durchgängige Kommunikation. Analoge Informationen, die bisher nur in Papierform vorliegen, werden in ein digitales, elektronisch nutzbares Format überführt. Eine Möglichkeit ist, vorhandene Schriftstücke zu scannen und in einer elektronischen Akte abzulegen. SAP bietet Ihnen Lösungen, die Vorgänge aus Anwendungen nahtlos in digitale Speichermedien übertragen. Leistungsfähige Analysewerkzeuge der Plattform SAP HANA helfen Ihnen, die in diesen elektronischen Dokumenten gesicherten Daten auszuwerten. Der Mensch im Fokus: besseres Zusammenspiel zwischen Verwaltung, Bürgern und Wirtschaft. Willkommen in der vernetzten Welt. Alternativ können Sie mit SAP-Software jede Information direkt digital verarbeiten. Bei dieser Strategie entfällt der Umweg über ein Papierdokument. Die Nachbearbeitung von fehlerhaft eingescannten Vordrucken ist nicht mehr erforderlich. Mit digitalen SAP-Lösungen wie der E-Rechnung, dem E-Recruiting oder Selfservices können Sie Abläufe völlig neu und einfach gestalten.

8 BAUSTEIN 4 Verständliche Auswertungen Im Zeitalter der Digitalisierung sind Daten der neue Rohstoff, mit dessen Hilfe Sie Entscheidungen absichern und gezielte Analysen erhalten können. Dadurch wächst die Menge an verfügbaren Daten kontinuierlich. Fehlen allerdings Werkzeuge, die Ihnen helfen, die Übersicht zu behalten, werden Ursachen und Zusammenhänge falsch oder zu spät interpretiert. Die Plattform SAP HANA unterstützt Sie bei der Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen. Die Auswertung ist nicht mehr an starre Regeln gebunden. Zusammenhänge können Sie durch einfache Variationen der Datenmodelle gezielt erkennen. Bei Bedarf lässt sich bis zur Ebene der Einzelbelege recherchieren. Grafische Elemente, Geo-Informationen und vordefinierte Schwellenwerte helfen Ihnen bei der Analyse und Visualisierung. Sie haben nahezu unbegrenzte Möglichkeiten bei der Gewinnung von fundierten Informationen und treffen sichere Entscheidungen. Spezielle Lösungen werten digitale Spuren, die Vorgänge in SAP-Systemen hinterlassen haben, automatisch aus. Werden Auffälligkeiten entdeckt, liefert Ihnen das System durch Alarmfunktionen entsprechende Hinweise. Auf diese Weise wird die Datenflut beherrschbar. Die Lösung hilft Ihnen gezielt, neue Ansätze zu finden, ohne die Mitarbeiter mit aufwändigen Auswertungen zu belasten.

9 BAUSTEIN 5 Mehr Sicherheit für Daten und Systeme Eine wichtige Rolle spielen die Sicherheit der Daten und die Frage, wer für den Schutz der IT-Systeme sorgt. Welches Betriebsmodell ist für Ihren Verantwortungsbereich das richtige? Im eigenen Rechenzentrum, im SAP-Datenzentrum St. Leon-Rot oder hybride Szenarien? Jede dieser Möglichkeiten lässt sich problemlos umsetzen. Sie können sich für Systeme, die zur Entwicklung, und für solche, die für die Produktivumgebung genutzt werden sollen, entscheiden. Der Einstieg in die Digitalisierung ist jederzeit möglich. Die IT-Mitarbeiter können sich gezielt auf die neuen Aufgaben vorbereiten. Unabhängig vom Betriebsmodell bietet Ihnen SAP diverse Sicherheitsanwendungen, um Ihre Plattform vor Angriffen zu schützen. Diese ermöglichen es, Protokolle, die über Zugriffe auf IT- und Netzwerkkomponenten informieren, auszuwerten. Das Ausspähen der Daten lässt sich damit in Echtzeit erkennen, bevor überhaupt ein Schaden entstanden ist. Mit flexiblen Angeboten und führenden Lösungen werden wir Ihnen ein verlässlicher Partner sein. Wir freuen uns auf Sie. Willkommen bei SAP! ZUSAMMENGEFASST: DIE ZUKUNFT WIRD DIGITAL Digitale Lösungen ersetzen künftig vielfach die klassischen Abläufe. Wer die Herausforderung Digitale Gesellschaft digitale Verwaltung erfolgreich meistern will, sollte Visionen und gute Strategien haben. Entscheidend ist, dass Sie eine Strategie finden, die zu Ihnen passt. Welche IT ist für Ihre Behörde geeignet? Lassen Sie es uns gemeinsam herausfinden.

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