KLEINGARTENVEREIN GARTENFREUNDE E.V. NIEDERWÜRSCHNITZ. Finanz- und Kassenordnung

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1 KLEINGARTENVEREIN GARTENFREUNDE E.V. Finanz- und Kassenrdnung (FiKaO) Die Finanz- und Kassenrdnung des Kleingartenvereins Gart den Umgang mit dem Vermögen des Vereins und dient seinem Vrstand dabei als Arbeitsgrundlage.

2 Geltungsbereich Finanz- und Kassenrdnung (FiKaO) Die Finanz- und Kassenrdnung regelt die Finanzgeschäfte des Kleingartenvereins Gartenfreunde e. V. Niederwürschnitz Geschäftsjahr Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Finanzen Der Verein finanziert sich aus Mitgliedsbeiträgen, Umlagen an die Mitglieder, Spenden, Zinserträgen aus dem Vereinsvermögen und Sachzuwendungen. Alle zur Verfügung stehenden Mittel werden im Sinne der Satzung des Vereins verwendet. Unzulässige Zuwendungen an Dritte sind nicht statthaft. Für die Führung der Finanzgeschäfte ist der Schatzmeister verantwrtlich. Er verwaltet die finanziellen Mittel und die Vermögenswerte des Vereins als ehrbarer Kaufmann. Er verantwrtet die fristgemäße Bezahlung vn sachlich und rechnerisch richtigen Rechnungen, führt ein nachvllziehbares Belegwesen und überwacht die Einhaltung des Finanzplans. Der Schatzmeister ist Kassenverantwrtlicher des Vereins. Im Bedarfsfall eröffnet der Schatzmeister Unterkassen und ernennt Kassenverantwrtliche. Zur Unterstützung der Vrstandsarbeit erstellt er in den Mnaten März bis Oktber Mnatsabschlüsse und infrmiert den Vrstand über die finanzielle Situatin des Vereins. Er erstellt bis des Flgejahres einen Jahresabschluss und stellt diesen dem erweiterten Vrstand vr. Nach der Kenntnisnahme durch den Vrstand ist der Jahresabschluss der Revisinskmmissin zur Prüfung zu übergeben. Der Schatzmeister erstellt bis zum 31.März des Jahres einen Finanzplan für das Geschäftsjahr. Der erweiterte Vrstand hat hierbei Mitwirkungspflicht. Bis 30. April des Jahres beschließt die Mitgliederversammlung den Finanzplan. Der Finanzplan ist bindend für das Geschäftsjahr. Abweichungen bedürfen eines Vrstandbeschlusses. Dieser kann auch im Umlaufverfahren eingehlt werden. Zur Jahreshauptversammlung erstattet der Schatzmeister Bericht zur finanziellen Situatin des Vereins. Im 3-Jahres-Rythmus reicht der Vrstand die Jahresabschlüsse beim Finanzamt zur Prüfung ein. Das Ergebnis wird den Mitgliedern in der Jahreshauptversammlung mitgeteilt. Der Schatzmeister ist berechtigt das Finanzvermögen des Vereins gewinnbringend anzulegen. Er beschränkt sich dabei auf risikarme Anlagefrmen wie kurzfristig kündbare Anlagefrmen der Tagesgeld. Aktien-, Wett- der andere Hchrisikgeschäfte sind ihm untersagt. Fndsanlagen bedürfen der Zustimmung durch den Vrstand. Finanz- und Kassenrdnung 1

3 Der Schatzmeister verwaltet im Rahmen seiner Verantwrtung den Umgang mit Spenden und Spnsrengelder. Spendenquittungen werden entweder vm Vrstandvrsitzenden der vm Schatzmeister im Rahmen der gültigen gesetzlichen Regelungen erteilt. Sfern es bei Neuwahlen zu einem Wechsel des Schatzmeisters der des Vrstandvrsitzenden kmmt, der der Schatzmeister der der Vrstandsvrsitzende zurücktritt, trägt der scheidende Schatzmeister und der scheidende Vrstandsvrsitzende die Verantwrtung für die laufenden Finanzgeschäfte und den Jahresabschluss für das laufende Geschäftsjahr. Sie werden gemeinsam mit dem gewählten Schatzmeister das Geschäftsjahr zum 31. Dezember abschließen und den Jahresabschluss erarbeiten. Der scheidende Schatzmeister und der scheidende Vrstandsvrsitzende sind erst nach Bestätigung des Jahresabschlusses durch das Finanzamt entlastet. Verfügungs- und Zeichnungsbefugnisse Der Vrstandsvrsitzende und der Schatzmeister haben einzeln unbeschränkte finanzielle Verfügungsrechte und Kntbefugnisse. Im Anwesenheitsfall haben der 2. und 3. Vrstand gemeinsam unbeschränkte Verfügungs- und Kntzeichnungsbefugnis. Kassenrdnung Hauptkassenverantwrtlich ist der Schatzmeister. Er führt das Hauptkassenbuch. Er ist dafür verantwrtlich, dass kein Unbefugter Zugriff zu den Geldmitteln erlangt; die Nachweisführung und Verwaltung der Gelder nach kaufmännischen Prinzipien erflgt und die Kassenlimits eingehalten werden; die Sicherheitsbestimmungen beim Transprt vn Bargeld gewährleistet werden; eine prtkllarische Übergabe im Falle einer Vertretung erflgt. Kassenabschluss Der Kassenverantwrtliche hat mnatlich zum letzten Werktag des Mnats einen Kassenabschluss im Kassenbuch vrzunehmen. Die Einzahlungen und Auszahlungen sind tagesgleich im Kassenbuch zu dkumentieren. Der Kassenabschluss ist in Kpie bis zum 3. Werktag an den Schatzmeister weiterzuleiten. Kassenlimit Für die Hauptkasse wird ein Kassenlimit vn 800,00, für jede Unterkasse wird ein Kassenlimit vn 100,00 festgelegt. Ist das Kassenlimit überschritten, hat eine sfrtige durch Beleg nachgewiesene Einzahlung auf das Bankknt der die Hauptkasse des Vereins zu erflgen. Sfern der Kassenbestand auf 0 sinkt, ist vm Schatzmeister eine Auffüllung anzufrdern. Finanz- und Kassenrdnung 2

4 Unterkassen Der Finanzvrstand eröffnet im Bedarfsfall Unterkassen und ernennt Kassenverantwrtliche. Für die Unterkassen und deren Verantwrtliche gelten gleichwhl die Regelungen dieser Finanz- und Kassenrdnung. Derzeit werden flgende Unterkassen betrieben: 1) Vereinsheim: Kassenverantwrtliche(r) Sandy Meier 2) Werkstatt: Kassenverantwrtliche(r) Wlfgang Mehlhrn Sicherheitsbestimmungen Das Bargeld und geldwerte Mittel des Vereins sind unter Verschluss zu halten und s aufzubewahren, dass ein Zugriff durch Unbefugte nicht möglich ist. Jede Kassendifferenz ist zu dkumentieren und dem Schatzmeister / Vrstandsvrsitzenden unverzüglich mitzuteilen. Es sind ebenfalls unverzüglich alle möglichen Maßnahmen einzuleiten, um den Schaden aufzuklären und zu begrenzen. Belege Jede Ein- und Auszahlung bedarf eines nachvllziehbaren Beleges. Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis über die Auszahlung und Einzahlung vn Finanzmitteln. Zahlungen dürfen nur vrgenmmen werden, wenn der Beleg die nachflgenden Frderungen erfüllt. Der Beleg muss enthalten: a) den Zahlungspflichtigen der Empfangsberechtigten b) den Grund der Zahlung c) den einzunehmenden der auszuzahlenden Betrag d) die sachliche Unterschrift des Verantwrtlichen sfern eine vrliegende Rechnung diese Angaben erfüllt, muss die sachliche Richtigzeichnung durch das verantwrtliche Mitglied des erweiterten Vrstands erflgen. Die rechnerische Richtigkeit wird vm Kassenverantwrtlichen mit Unterschrift bestätigt. Zu jeder Geldbewegung ist ein Beleg zwingend ntwendig. Der Beleg (s..) ist für die Verbuchung aufzubewahren und nach Bezahlungsdatum aufsteigend abzulegen. Die Belege sind mit der Kpie des Kassenabschlusses an den Schatzmeister zu übergeben. Verantwrtliche für die sachliche Richtigkeit: a) Elektranlagen und Zubehör: Vrstandsmitglied Strmversrgung b) Wasserleitungssystem und Zubehör: Vrstandsmitglied Wasserversrgung c) Maschinen und Werkstatt: Vrstandsmitglied Werkstatt und Ausrüstung Finanz- und Kassenrdnung 3

5 d) Bau: Vrstandsmitglied Sauberkeit, Ordnung und Bauverwaltung e) Allgemeine Verantwrtung: Vrstandsvrsitzender, 2. und 3. Vrstand Kassenbuch Die Einzahlungen und Auszahlungen sind in zeitlicher Reihenflge im Kassenbuch zu vermerken. Die Eintragung umfasst: 1) die laufende Nummer (Belegnummer, auf dem Beleg zu vermerken) 2) den Buchungstag 3) einen Hinweis auf die Art der getätigten Ein- der Auszahlung 4) den Betrag Haftung Jede Persn, die Bargeld der geldwerte Mittel des Vereins empfängt, aufbewahrt der verwaltet, haftet bei schuldhafter Pflichtverletzung gem. 823 des Bürgerlichen Gesetzbuches in vller Höhe des Wertes. Inkrafttreten Die Finanz- und Kassenrdnung wurde in der Mitgliederversammlung vm 18. Oktber 2014 beschlssen und tritt mit sfrtiger Wirkung in Kraft. Niederwürschnitz, 20. Okt Vrsitzender 2. Vrsitzender 3. Vrsitzender Schatzmeister Finanz- und Kassenrdnung 4