Kaufleute für Büromanagement. Das Fachgespräch in der Prüfung

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1 Kaufleute für Büromanagement Das Fachgespräch in der Prüfung IHK Ulm 2017

2 Verordnung Ziel der Berufsausbildung: Erwerb umfassender beruflicher Handlungsfähigkeit Befähigung des Einzelnen zum eigenverantwortlichen und umfassenden beruflichen Handeln in unterschiedlichen Kontexten Erwerb von Kompetenzen statt Reproduktion von Lehrbuchwissen IHK Ulm

3 Was bedeutet Handlungskompetenz? IHK Ulm

4 Zur gestreckten Abschlussprüfung: Abschlussprüfung in zwei zeitlich auseinander fallenden Teilen. Das endgültige Prüfungsergebnis wird erst nach Beendigung von Teil 2 festgestellt. Über die in Teil 1 erbrachten Leistungen erhält der Prüfling eine schriftliche Bescheinigung Die bisherige Zwischenprüfung ist entfallen, Teil 1 zählt bereits für die Endnote! IHK Ulm

5 Teil 1 der Abschlussprüfung Informationstechnisches Büromanagement Nach 18 Monaten ( Mitte des zweiten Ausbildungsjahres ) Gewichtung: 25% Dauer: 120 Minuten Der Prüfling soll berufstypische Aufgaben computergestützt bearbeiten Der Prüfling soll nachweisen, dass er im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse organisieren und kundenorientiert bearbeiten kann Dabei soll er nachweisen, dass er unter Anwendung von Textverarbeitung sowie Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kann IHK Ulm

6 Teil 2 der Abschlussprüfung Wirtschafts- und Sozialkunde: 60 Minuten schriftlich Gewichtung: 10 % Kundenbeziehungsprozesse: 150 Minuten schriftlich Gewichtung: 30 % Fachaufgabe in der Wahlqualifikation: Fallbezogenes Fachgespräch: 20 Minuten Gewichtung: 35 % Als Zugangsweg zum Fallbezogenen Fachgespräch kann der Ausbildungsbetrieb aus zwei Alternativen wählen: Report-Variante: Grundlage für das Fachgespräch ist ein max. dreiseitiger Report pro WQ, die der Prüfling über durchgeführte betriebliche Fachaufgaben anfertigt. Klassische Variante: Grundlage für das Fachgespräch ist eine von zwei vom Prüfungsausschuss gestellten praxisbezogenen Aufgaben. IHK Ulm

7 Verordnung Ziel der Prüfung: der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, berufstypische Ausgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren kunden- und serviceorientiert zu handeln betriebswirtschaftliche Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen IHK Ulm

8 Verordnung Ziel der Prüfung: Erwerb umfassender beruflicher Handlungsfähigkeit Befähigung des Einzelnen zum eigenverantwortlichen und umfassenden beruflichen Handeln in unterschiedlichen Kontexten Erwerb von Kompetenzen statt Reproduktion von Lehrbuchwissen IHK Ulm

9 Handlungsorientierte Prüfungsaufgaben Kennzeichen: Prüfung Die Aufgabenstellungen sind praxisnah Die Handlung ist komplex - vollständige Handlung (Planen, Durchführen, Kontrollieren) - ggf. Orientierung an Geschäfts- und Arbeitsprozessen Die Aufgaben sind in den Kontext einer betrieblichen Situation eingebettet IHK Ulm

10 Verordnung Prüfung Fallbezogenes Fachgespräch Grundlage ist einer der festgelegten Wahlqualifikationen bewertet werden die Leistungen, die der Prüfling im fallbezogenen Fachgespräch zeigt Das Fachgespräch soll höchsten 20 Minuten dauern Das Fachgespräch wird mit einer Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg durch den Prüfling eingeleitet IHK Ulm

11 Handlungsorientierte Prüfungsaufgaben Kompetenzen: Prüfung Fachkompetenz: berufstypische Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen Methodenkompetenz berufsübergreifende Fähigkeit, die Gesamtlösung eines Arbeitsauftrags theoretisch zu durchdenken und die einzelnen Schritte zum Ziel hin gedanklich und praktisch zu vollziehen Sozialkompetenz berufsübergreifende Fähigkeit, in Gruppen unterschiedlicher Struktur zielgerichtet und verträglich mit anderen zusammenzuwirken IHK Ulm

12 zeitlicher Ablauf Feb Mai 2017 Juni 2017 Anmeldung zur Prüfung Bekanntgabe der Variante Letzte Abfrage der Wahlmodule Abgabe der Reporte Beginn der Prüfung IHK Ulm

13 Varianten Mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung teilt der Ausbildungsbetrieb mit, welche Variante gewählt wird. IHK Ulm

14 Klassische-Variante Klassische-Variante IHK Ulm

15 klassische Variante Grundlage für das Fachgespräch ist eine von zwei vom Prüfungsausschuss gestellten praxisbezogenen Aufgaben. Fiktive Fälle aus den Wahlmodulen (zwei Fälle aus einem Wahlmodul) Azubi sucht sich einen Aufgabe aus 20 Minuten Vorbereitungszeit IHK Ulm

16 klassische Variante Aufgabenstellung: Für den erstmaligen Messeauftritt Ihres mittelständischen Unternehmens der Teigwarenindustrie auf der InterGastra sollen Sie alle Vorbereitungen zur Präsentation, auch der neuen Bio-Pasta Weizenrein, treffen. Entscheiden Sie die Vorgehensweise, stellen Sie ein Projektteam zusammen und verteilen Sie die Aufgaben an die Teammitglieder. Welche Überlegungen sind zu diesem Thema anzustellen? Planen Sie die Vorgehensweise, zeigen Sie Lösungswege und Alternativen auf. Beschreiben Sie die Entscheidung und Umsetzung der Lösungswege. Berücksichtigen Sie hierbei auch ökologische, wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen. IHK Ulm

17 klassische Variante Mögliche Lösungsansätze: Finanzen: Kostenbudget freigeben, planen und einhalten Teamzusammenstellung begründen Standfläche reservieren, Standaufbau sowie Planung und Vergabe an Messebau Aufgabenverteilung begründen Vertrieb: Mitarbeiterschulung, Beratungspersonal, Aufnehmen und Nachbearbeitung von Bestellungen Marketing: Flyer, andere Werbungsmöglichkeiten, Produktpräsentation, corporate design Assistenz: Koordination, Termine und Reise planen und buchen, Reisekostenabrechnung, Messeunterlagen vorbereiten, After-Work- Party, Verpflegung Mitarbeiter und Messebesucher Messenachbearbeitung IHK Ulm

18 Report-Variante Report-Variante IHK Ulm

19 Report-Variante Berufs- und Betriebsbezug Bezug der Fachaufgabe zu den Ausbildungsinhalten in der jeweiligen Wahlqualifikation des Berufsbildes ist eindeutig vorhanden und steht in einem zeitlichen Zusammenhang Mehrere Lernziele der gewählten Qualifikationseinheit des Ausbildungsrahmenplan werden abgedeckt Die betriebliche Fachaufgabe erfordert einen Lösungsprozess Mindestens ein Teil eines realen Geschäftsprozesse wird abgebildet IHK Ulm

20 Report-Variante Bearbeitung der Fachaufgabe Keine Routineaufgabe, sondern Herausforderung für den Auszubildenden Beispiel für Herausforderungen: Auftreten von Problemen und Konflikten bzw. veränderten Bedingungen Recherche von Informationen ist erforderlich Umsetzung des Lösungsprozesses erfordert die Berücksichtigung bzw. Abstimmung mit verschiedenen betrieblichen Schnittstellen (z.b. Kunden, Kollegen) IHK Ulm

21 Report-Variante Abbildung einer vollständigen beruflichen Handlung Planung, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung muss erfolgen Die Bearbeitung einer realen Fachaufgabe erfordert von den Auszubildenden auch die Verknüpfung von Aufgaben und Prozessen sowie die Erarbeitung und Begründung von Lösungen bzw. von Lösungswegen Gestaltungsspielraum Gewisse organisatorische Freiheitsgrade oder Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume für den Auszubildenden sind vorhanden Alternative Lösungswege und Vorgehensweisen sind möglich IHK Ulm

22 Report-Variante Auswertbarkeit Ergebnisse der betrieblichen Fachaufgabe ermöglichen eine Bewertung, z. B. hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit oder des Kundennutzens, die vom Azubi selbständig vorgenommen wird Möglichkeiten der Reflexion der Aufgabe ist vorhanden, z. B. inwieweit Ziele erreicht wurden Ableitung von Verbesserungsvorschlägen Erfolgreiches Ergebnis der Aufgabe ist nicht zwingend. Auch schlüssige Auseinandersetzung mit unerwartetem oder unerwünschtem Ergebnis kann das Fazit sein IHK Ulm

23 Report-Variante Problem- und Lösungsorientierung Ja Nein 1. Stellt die Aufgabenstellung aus Sicht des Auszubildenden eine Herausforderung dar? 2. Wird sie nicht als Routineaufgabe wahrgenommen? 3. Erfordert die Aufgabenstellung das Einholen von zusätzlichen Informationen? 4. Müssen fachliche Kenntnisse vertieft werden, um z. B. zu Lösungen kommen zu können? 5. Ist mit der Aufgabe eine Problemstellung verbunden? 6. Können bei der Bearbeitung der Aufgaben Probleme und/oder Konflikte auftreten, etwa aufgrund veränderter Rahmenbedingungen? IHK Ulm

24 Report-Variante Handlungsorientierung Ja Nein 1. Begünstigt bzw. fordert die Aufgabenstellung bei ihrer Bearbeitung eine Unterteilung in Planungsphase, Vorbereitungsphase, Durchführungsphase und Auswertungsphase? 2. Ist die Aufgabe in Teilaufgaben und Teilergebnisse zerlegbar, die einen inhaltlichen Zusammenhang aufweisen? 3. Sind in der Aufgabenstellung alternative Lösungswege und Vorgehensweisen angelegt, die der Auszubildende zur Bearbeitung der Aufgabe wählen bzw. selbständig entwickeln kann? 4. Lassen sich bei der Übertragung der Aufgabenstellung messbare Ergebniserwartungen vereinbaren und können die erzielbaren Ergebnisse ausgewertet werden? IHK Ulm

25 Report-Variante Prüfung Kundenorientierung Ja Nein 1. Ist die Aufgabenstellung mit einem konkreten externen oder internen Kundenauftrag verbunden? 2. Bietet die Aufgabenstellung die Möglichkeit, in einen direkten Kundenkontakt zu treten? 3. Kann der mit der Bearbeitung der Aufgabenstellung erzeugte Kundennutzen festgestellt werden? 1. Ist die Aufgabenstellung für Kaufleute für Büromanagement berufstypisch? Berufsorientierung Ja Nein 2. Entspricht die Aufgabenstellung mindestens einem Lernziel gemäß Ausbildungsrahmenplan? 1. Ist die Aufgabenstellung in betriebliche Zusammenhänge eingebettet? Betriebsorientierung Ja Nein 2. Erfordert die Umsetzung des Lösungsprozesses die Berücksichtigung verschiedener Schnittstellen? 3. Ist für anfallende Entscheidungen eine Abstimmung mit verschiedenen Schnittstellen notwendig? IHK Ulm

26 Report-Variante Form des Reports: Deckblatt mit dem Vornamen und Namen des Prüfungsbewerbers, dem Namen des Ausbildungsbetriebes, Durchführungszeitraum, Zugrunde gelegte Wahlqualifikation und Thema der Fachaufgabe maximal 3 Seiten Umfang (ohne Deckblatt) keine Anlagen zulässig Verwendung der Ich-Form, in deutscher Sprache und ganzen Sätzen IHK Ulm

27 Report-Variante Inhalt des Reports: Aufgabenstellung mit Planungsphase, Vorbereitungsphase Vorgehensweise und Probleme aufzeigen und begründen Entwicklung von Lösungswegen Beschreibung der Durchführungsphase Rahmenbedingungen/Gesamtzusammenhang Beschreibung der Auswertungsphase Bewertung der Ergebnisse, Reflektion der eigenen Ausführung IHK Ulm

28 Report-Variante Besondere Fälle: Bei fehlerhaften nicht selbst erstellten themaverfehlten Reporten werden sämtliche Lernziele des belegten Wahlbausteins Gegenstand der Prüfung! Bei nicht eingereichtem Report gilt die Prüfung als nicht bestanden und wird mit ungenügend bewertet IHK Ulm

29 Das Prüfungsgespräch Wenn die Fachaufgabe fest steht, gilt für alle Prüflinge das identische Prüfungsgespräch. IHK Ulm

30 Das Prüfungsgespräch Es werden Fachfragen, fachliche Sachverhalte und Vorgehensweisen sowie Probleme und Lösungen erörtert Bewertet werden das Verständnis für Hintergründe und Zusammenhänge, das methodische Vorgehen, Lösungswege entwickeln sowie die kommunikative Fähigkeiten Das Gespräch soll nicht als Rollenspiel durchgeführt werden IHK Ulm

31 Vorgehensweise im Gespräch Phasen der Gesprächsführung: 1. Einbezug alternativer Situationen/Situationselement Nehmen Sie an, es wäre...! Wie wären Sie dann vorgegangen? 2. Einbezug alternativer Handlungen/Aktivitäten Wie hätten Sie noch vorgehen können? 3. Ausschluss alternativer Handlungen/Aktivitäten Was hätten Sie auf keinen Fall tun dürfen? Begründung? 4. Entscheidung für optimale Handlungsvariante Welches Vorgehen wäre jetzt am besten? Begründung? 5. Reflexion des Handelns Warum habe ich etwas so gemacht? Wo habe ich Fehler gemacht? IHK Ulm

32 Teil 2 der Abschlussprüfung Wirtschafts- und Sozialkunde: 60 Minuten schriftlich Gewichtung: 10 % Kundenbeziehungsprozesse: 150 Minuten schriftlich Gewichtung: 30 % Fachaufgabe in der Wahlqualifikation: Fallbezogenes Fachgespräch: 20 Minuten Gewichtung: 35 % Als Zugangsweg zum Fallbezogenen Fachgespräch kann der Ausbildungsbetrieb aus zwei Alternativen wählen: Report-Variante: Grundlage für das Fachgespräch ist ein max. dreiseitiger Report pro WQ, die der Prüfling über durchgeführte betriebliche Fachaufgaben anfertigt. Klassische Variante: Grundlage für das Fachgespräch ist eine von zwei vom Prüfungsausschuss gestellten praxisbezogenen Aufgaben. IHK Ulm

33 ist bestanden, wenn: Bestehensregelung Im Gesamtergebnis von Teil 1 und Teil 2 mindestens ausreichend Im Ergebnis von Teil 2 der Abschlussprüfung mindestens ausreichend In mindestens zwei Prüfungsbereichen von Teil 2 der Abschlussprüfung mindestens ausreichend In keinem Prüfungsbereich von Teil 2 mit ungenügend IHK Ulm

34 Beispiel Bestehensregelung Prüfungsbereich Pkt. Gewichtung Gew. Pkt. Bestanden? Bestehensregelung Teil 1 Informationstechisches Büromanagement 0 25% 0 - Teil 2 Kundenbeziehungsprozesse Wirtschaftsund Sozialkunde Fachaufgabe in der WQ 80 30% % % 25 kein ungenügend insgesamt mindestens ausreichend zwei Bereiche mindestens ausreichend Gesamt: mindestens ausreichend Gesamtergebnis 100% 52 bestanden!

35 Beispiel Bestehensregelung Prüfungsbereich Pkt. Gewichtung Gew. Pkt. Bestanden? Bestehensregelung Teil 1 Informationstechisches Büromanagement 60 25% 15 - Teil 2 Kundenbeziehungsprozesse Wirtschaftsund Sozialkunde Fachaufgabe in der WQ 50 30% % % 12 kein ungenügend insgesamt mindestens ausreichend zwei Bereiche mindestens ausreichend Gesamt: mindestens ausreichend Gesamtergebnis 100% 49 NICHT bestanden!

36 Zusatzqualifikation Prüfung Zusatzqualifikation (ZQ) Gesonderte Prüfung im Rahmen der Abschlussprüfung, die separat bescheinigt wird Prüfling muss glaubhaft machen, dass in einer weiteren (dritten) Wahlqualifikation die erforderlichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt worden sind Entsprechend angepasster Ausbildungsplan notwendig Die Anmeldung zur ZQ-Prüfung muss spätestens bis zur Anmeldung zu Teil 2 der Abschlussprüfung erfolgen Prüfungsverfahren ist wie bei der Fachaufgabe in der Wahlqualifikation entsprechend auszuwählen Die ZQ-Prüfung ist bestanden, wenn der Prüfling mindestens ausreichende Leistungen erbracht hat IHK Ulm

37 Handlungsorientierte Prüfungsaufgaben Soweit so gut.. IHK Ulm

38 Handlungsorientierte Prüfungsaufgaben IHK Ulm Holger Balkheimer Tel.: IHK Ulm