Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe

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1 Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe 42. Jahrgang 28. Januar 2014 Nr. 6 Bekanntmachung der Neufassung der Haushalts- und Finanzführungsverordnung der Studierendenschaft der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (HFO) vom 28. Januar 2014 Herausgeber: Präsidium der Hochschule Ostwestfalen-Lippe Redaktion: Dezernat I, Hochschule Ostwestfalen-Lippe, Liebigstraße 87, Lemgo 1

2 Bekanntmachung der Neufassung der Haushalts- und Finanzführungsverordnung der Studierendenschaft der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (HFO) vom 28. Januar 2014 Hiermit wird nachstehend der Wortlaut der der Haushalts- und Finanzführungsverordnung der Studierendenschaft der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (HFO) in der vom 19. Dezember 2013 an geltenden Fassung bekannt gemacht, wie er sich aus ergibt. der Fassung vom 21. Oktober 2011 (Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe 2011/Nr. 27) und der Satzung zur Änderung der Haushalts- und Finanzführungsverordnung der Studierendenschaft der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (HFO) vom 27. Januar 2014 (Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe 2014/Nr. 4) Lemgo, den 28 Januar 2014 Der Vorsitzende des Studierendenparlaments der Hochschule Ostwestfalen-Lippe Maximilian Krehl 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Maßgebliche Bestimmungen für die Haushalts- und Wirtschaftsführung, Berichterstattung 2 Haushaltsjahr und Besonderheiten nach Ablauf des Haushaltsjahres 3 Besonderheiten des Haushaltsplans 4 Zuweisung und Verwendung der Fachschaftsmittel, Finanzbuchhaltung 5 Kontenstruktur, Verfügungsbefugnis, Besonderheiten 6 Änderungen 7 Inkrafttreten Anlage 1: Grafische Darstellung der Kontenstruktur und Verfügungsbefugnisse 3

4 1 Maßgebliche Bestimmungen für die Haushalts- und Wirtschaftsführung Berichterstattung (1) Die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft einschließlich der Haushalts- und Wirtschaftsführung der Fachschaften unterliegt dem Hochschulgesetz NRW, der Haushalts- und Wirtschaftsführungs-Verordnung der Studierendenschaften NRW (HWVO), der Satzung der Studierendenschaft sowie dieser Haushalts- und Finanzführungsordnung in der jeweils geltenden Fassung. (2) Bei jeder ordentlichen Sitzung des Studierendenparlaments ist von der Finanzreferentin bzw. dem Finanzreferenten ein Bericht zur aktuellen Situation der Finanzen abzugeben. Der Bericht soll schriftlich abgegeben werden. Bei einer mündlichen Berichterstattung ist nach Wahl des StuPa ein schriftlicher Bericht nachzureichen oder eine Aufnahme ins Protokoll ausreichend. Das StuPa kann Belege anfordern. 2 Haushaltsjahr und Besonderheiten nach Ablauf des Haushaltsjahres (1) Das Haushaltsjahr beginnt am 1. März und hat eine Dauer von 12 Monaten. (2 ) Zur Gewährleistung einer ordentlichen Finanzbuchführung sind alle Finanzunterlagen gemäß 19 Abs.5 HWVO monatlich der Kassenverwalterin bzw.dem Kassenverwalter zur Verfügung zu stellen. (3) Die Kassenverwalterin bzw. der Kassenverwalter hat die Finanzunterlagen des verstrichenen Haushaltsjahres gesammelt und vollständig spätestens zwei Wochen nach dem Ende des Haushaltsjahres (2te Woche im März) einer externen Finanzbuchführung zur Verfügung zu stellen. (4) Nach Ende des Haushaltsjahres wird durch die externe Finanzbuchführung das Rechnungsergebnis gemäß 22 HWVO vorbereitet. Verantwortlich für das Rechnungsergebnis ist die Kassenverwalterin bzw. der Kassenverwalter. 3 Besonderheiten des Haushaltsplans (1) Der Haushaltsplan hat Ausgaben für die Kosten einer externen Finanzbuchführung sowie die Protokollführung bei Sitzungen vorzusehen. Über- bzw. Unterzahlung können nach dem allgemeinen Schlüssel an die Fachschaften und den AStA weiter gegeben werden. Die Entscheidung obliegt der Finanzreferentin bzw. dem Finanzreferenten. 4

5 (2) Der Haushaltsplan hat Zuweisungen an die Fachschaften zur Selbstbewirtschaftung auszuweisen, die ausdrücklich als solche zu bezeichnen sind. Nach Erhalt der Studierendenschaftsbeiträge sind die Selbstbewirtschaftungsmittel unverzüglich den Fachschaften anzuweisen. 4 Zuweisung und Verwendung der Fachschaftsmittel, Finanzbuchhaltung (1) Den Fachschaften stehen grundsätzlich 11,5% des Beitragssatzes gemäß 5 Abs. 1 der Beitragsordnung der Studierendenschaft der Hochschule OWL zu. Dabei erhält jede Fachschaft zunächst einen Sockelbetrag von 205,00. Die restlichen Mittel werden nach Anzahl der Haupthörer im ersten Studiengang im Fachbereich an die Fachschaften verteilt; von diesen restlichen Mitteln kann auf Beschluss des StuPa je Fachbereich ein Anteil für die Kosten der externen Finanzbuchführung von der Studierendenschaft einbehalten werden. Die Fachschaftsmittel sind bis zum Ende des Haushaltsjahres für die Aufgaben der Fachschaft zu verwenden. Ab einem Guthaben von 3.000,00 erfolgt keine weitere Mittelzuweisung. (2) Über die Verwendung entscheidet die Fachschaftsvertretung bzw. der Fachschaftsvorstand, falls keine Fachschaftsvertretung besteht. (3) Die Finanzbuchhaltung wird global für alle Fachschaften vom Finanzreferenten mit externer Hilfe (externe Finanzbuchführung) geführt. Entstehen aufgrund von unsachgemäß eingereichten oder fehlenden Belegen zusätzliche Kosten der externen Finanzbuchführung, sind diese von der verursachenden Fachschaft zu tragen. 5 Kontenstruktur, Verfügungsbefugnis, Besonderheiten (1) Aufgrund der besonderen Situation der drei Standorte innerhalb der Hochschule OWL wird folgende Kontenstruktur festgelegt: 1. Es gibt ein zentrales Oberkonto. Für Rückstellungen des Semestertickets, eine Betriebsmittelrücklage gemäß 12 HWVO und das Festgeld werden weitere zentrale Unterkonten eingerichtet. Aufgrund der Entfernung zwischen den Standorten werden für die Handkassen in den einzelnen Standorten AStA-Standortkonten eingerichtet. 2. Es gibt je Fachschaft ein Fachschaftskonto. (2) Die Verfügungsbefugnis über die Konten regelt die HWVO und ergänzend die FSRO. Die Anlage 1 enthält eine schematische Darstellung. (3) Das 4- Augen-Prinzip ist bei Kontoverfügungen einschließlich dem Online-Banking zu gewährleisten. 5

6 (4) Die AStA-Standortkonten sollen nicht mehr als 500,00 Guthaben enthalten. Zweckgebunden kann der Betrag kurzfristig überschritten werden. (5) Verträge/Aufträge mit einem Vertrags-/Auftragswert von mehr als 1.000,- bedürfen 6 Änderungen Änderungen dieser Haushalts- und Finanzführungsordnung werden vom Studierendenparlament mit absoluter Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder beschlossen. Sie bedürfen der Genehmigung des Präsidiums. HFO- Änderungen sind im Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe zu veröffentlichen und treten am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. 7 Inkrafttreten Die genehmigte Haushalts- und Finanzführungsordnung ist im Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe zu veröffentlichen; sie tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Haushalts- und Finanzführungsordnung der Studierendenschaft der Hochschule Ostwestfalen-Lippe vom 21. Oktober 2011 (Verkündungsblatt der Hochschule Ostwestfalen-Lippe 2011/Nr. 27) außer Kraft. Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des StuPa vom 13. Mai 2013 und der Genehmigung des Präsidiums vom TT. MM