Liebe Seelsorgerinnen, liebe Seelsorger, liebe Verantwortliche in der Ministrantenarbeit.

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1 An die Verantwortlichen in der Ministrantenarbeit im Bistum Speyer Postanschrift: Hausanschrift: Unsere Zeichen: Speyer Webergasse 11, Speyer rfe Bearbeiter: Pfr. Ralf Feix Telefon: Fax: Datum: 4. Juli 2017 Romwallfahrt der Ministrant/innen Minis in Rom Liebe Seelsorgerinnen, liebe Seelsorger, liebe Verantwortliche in der Ministrantenarbeit. Mit diesem Brief kommen nun endlich die heiß ersehnten Plakate für die Romwallfahrt 2018 in den Pfarreien an: Ca Minis aus Deutschland und Europa werden Ende Juli 2018 nach Rom reisen. Wir Speyerer werden mit Bussen nach Italien unterwegs sein und nehmen mit knapp 1000 Minis an der Romwallfahrt teil. Wir bitten Sie, bei Ihren Messdiener_innen und Gruppenleiter_innen schon jetzt kräftig die Werbetrommel zu rühren. Wichtig: wir werden nur mit Bussen unterwegs sein, da es bei der Buchung eines Sonderzugs zu enormen Preissteigerungen gekommen wäre. Auf unserer ständig aktualisierten Homepage finden Sie erste Infos zum Ablauf der Romwallfahrt. Ab dem 15. September startet die Anmeldephase Sie können Ihre Gruppe dann auf dieser Seite Online anmelden. Außerdem können Sie auf unserer Seite Materialien und Hilfen für Ihre Arbeit auf Pfarreiebene herunterladen, wie z.b. ein Anmeldeformular zur Bearbeitung für die Teilnehmer_innen. Die allgemeinen Reisebedingungen und die wichtigsten Eckdaten haben wir auf den nächsten Seiten für Sie zusammengefasst. Im Vorfeld der Reise wird es für die Gruppenverantwortlichen eine eigene Informationsveranstaltung geben. Der Termin steht noch nicht fest. Wir freuen uns auf Sie und vor allem auf Ihre Messdiener_innen! Mit freundlichen Grüßen, für das Vorbereitungsteam, Pfarrer Ralf Feix Referent Ministrantenseelsorge

2 Das Referat für Ministrantenseelsorge tritt als Vermittler der Reise auf. Das Reisepaket besteht aus zwei Teilen: Fahrt/Unterkunft und Programm. Für die Fahrt und Unterkunft ist das Bayerische Pilgerbüro verantwortlich. Das Programm wird im Namen des BO, Abteilung Jugendseelsorge, Referat Ministrantenseelsorge von einem ehren- und hauptamtlichen Team gestaltet und organisiert. Leistungen Hin- und Rückreise in modernen Fernreisebussen mit Abfahrtsorten im Bereich der Diözese Speyer 5x Übernachtung mit Frühstück in Mehrbettzimmern in zentral gelegenen Hotels und kirchlichen Gästehäusern 4x Mittag- bzw. Abendessen Hotel, 1x Mittagessen im Restaurant im Rahmen der Halbpension in den Unterkünften oder einem Restaurant Pilgerpaket (Pilgerbuch, Pilgertuch) Stadtsteuer in Rom Medizinische Begleitung durch den Malteser Hilfsdienst 24 h-ansprechpartner bei Notfällen Gemeinsames Programm: Eröffnungs- und Abschlussmesse Verschiedene Programmangebote für die Gruppen zum Dazubuchen (teilw. kostenpflichtig) Nicht enthaltene Leistungen: Verpflegung während der Anreise/Rückreise im Bus Tagesverpflegung in Rom Kosten für öffentliche Nahverkehrsmittel in Rom Auslandsreiseversicherung Teilnehmer/innen und Teilnahmebedingungen Teilnehmen können alle Ministrant/innen der Diözese Speyer, die am mindestens 13 Jahre alt sind oder im Schuljahr 2017/18 die 7. Klasse besuchen. Sollten Fälschungen von Altersangaben auftreten, wird die einzelne Buchung unwirksam. Das Referat Ministrantenseelsorge ist berechtigt, den finanziellen Ausfall zu berechnen. Anmelden können sich Gruppen, die von einer Pfarreibegleiterin / einem Pfarreibegleiter sowie von Gruppen leiter_innen (s.u.) begleitet werden. Das Referat Ministrantenseelsorge behält sich vor, bei grober Missachtung von Regeln bzw. Unzumutbarkeit für die anderen Teilnehmer_innen, Teilnehmer_innen von der Reise auszuschließen und diese auf eigene Kosten (bei Minderjährigen zzgl. der Kosten für eine Reisebegleitung) zurück reisen zu lassen.

3 Pfarreibegleiter/innen Jede Gruppe braucht eine_n erwachsene_n Ansprechpartner_in. Diese_r ist der/die Pfarreibegleiter_in. Der/die Pfarreibegleiter_in meldet die Gruppe in Speyer an und hat die Aufsichtspflicht über die Gruppe. Außerdem ist er/sie Ansprechpartner/in für das Referat Ministrantenseelsorge und Verantwortliche_r und in den Hotels. Die Pfarreibegleiter/innen müssen darüber informiert sein, ob ein Mitglied der eigenen Gruppe regelmäßig Medikamente einnehmen muss und/oder Krankheiten bzw. Allergien hat. Die Abfrage dieser Infos bei den Eltern erfolgt bei der Anmeldung der Minis. Diese Informationen werden zudem an unser Ärzte- & Malteserteam weitergegeben, die somit im Notfall schnell und gut informiert reagieren können. Diese Daten werden nach der Romwallfahrt selbstverständlich gelöscht. Die Erziehungsberechtigte_n der minderjährigen Teilnehmer_innen teilen den Pfarreibegleiter_innen ihre Erreichbarkeit während der Romwallfahrt mit. Gruppenleiter_innen Zusätzlich zu dem/der Pfarreibegleiter_in muss die Gruppe je nach Anzahl und Geschlecht der Teilnehmer_innen von weiteren Personen begleitet und beaufsichtig werden. Diese sind die Gruppenleiter_innen. Es gilt ein Betreuungsschlüssel von 7/1 (1 Betreuer_in für 7 Minis). Bei geschlechtergemischten Gruppen müssen sowohl männliche als auch Gruppenleiter_innen vorhanden sein. Die Gruppenleiter_innen übernehmen die volle Verantwortung für die Teilnehmer_innen. Minis und erwachsene Begleitpersonen (Pfarreibegleiter_in, Gruppenleiter_innen), die selbst keine Minis sind, dürfen nicht im gleichen Zimmer übernachten. Wichtig ist, dass die Gruppenleiter_innen gut mit Jugendlichen umgehen können und sowohl das nötige Vertrauen der Minis als auch die nötige Autorität besitzen. Erwachsene Begleitpersonen, die für den Betreuungsschlüssel nicht mehr gebraucht werden, müssen den vollen Reisepreis ohne Zuschüsse (600 ) bezahlen. Prävention sexualisierter Gewalt: Nachweispflicht Uns ist es ein großes Anliegen, verantwortungsvoll und kompetent mit unseren Teilnehmer_innen an der Romwallfahrt umzugehen. Aus diesem Grund können sich nur Personen als Gruppenleiter_in und Pfarreiverantwortliche_r anmelden, die mindestens 18 Jahre alt sind und an einer Schulung zur Prävention sexualisierter Gewalt teilgenommen haben. Die Teilnahme ist uns gegenüber nachzuweisen. Wir werden diesbezüglich noch einmal Kontakt mit allen Pfarreiverantwortlichen aufnehmen. Bitte beachten Sie, dass Gruppenleiter_innen und Pfarreiverantwortliche ohne entsprechenden Nachweis nicht an der Romwallfahrt teilnehmen können. Im 1. Halbjahr 2018 wird es entsprechende Schulungsangebote geben. Bitte beachten Sie hierzu auch die entsprechenden Informationen auf unserer Homepage und per Newsletter. Anmeldevorgang & Teilnahmekosten Die Anmeldung ist ausschließlich für Pfarreigruppen und online möglich: Ab dem 15. September 2017 unter Vorreservierungen sind nicht möglich. Die verfügbaren Plätze werden nach Anmeldungseingang vergeben. Anmeldeschluss ist der Die Teilnahmekosten betragen 485 pro Person. Der volle Reisepreis ist an das Referat Ministrantenseelsorge zu entrichten. Für eventuelle Reduzierungen des Reisepreises sind die Pfarreien bzw. Pfarreibegleiter/innen

4 zuständig. Diese setzen in der Regel eigene Anmeldeschlüsse fest, um die rechtzeitige Überweisung an das Referat Ministrantenseelsorge zu gewährleisten. Nach Eingang der Gruppenanmeldung erhält der/die Pfarreibegleiter/in eine Buchungsbestätigung zusammen mit einer Anzahlungsaufforderung (185 /P). Wird diese Anzahlung nicht innerhalb von 14 Tagen geleistet, ist die Buchung hinfällig. Der restliche Reisepreis wird zum 1. Juni 2018 fällig. Stornierungen und Ummeldungen müssen schriftlich an das Referat Ministrantenseelsorge erfolgen. Stornierungen (Rücktritt ohne Ersatzperson) sind ab dem kostenpflichtig. Die Kosten staffeln sich wie folgt: Stornierung vom bis : 170 Stornierung vom bis : 350 Stornierung ab dem : 485 Ummeldungen (Rücktritt und Weitergabe des Reiseplatzes an eine Ersatzperson) sind möglich. In diesem Fall entfallen die Stornogebühren. Ab dem fallen 50 Umbuchungsgebühr pro Ummeldung an. Einzelzimmer: Pfarreibegleiter_innen und Gruppenleiter_innen können sich die Unterbringung in einem Einzelzimmer wünschen. Einzelzimmer werden je nach Verfügbarkeit vergeben und mit 175 /Zimmer gesondert in Rechnung gestellt. Wichtig: Sie können hier lediglich einen Wunsch äußern. Wenn kein Einzelzimmer zur Verfügung steht, werden erwachsene Begleitpersonen in Doppel- und Mehrbettzimmern untergebracht. Mit Ihrer Anmeldung erklären Sie sich hiermit ausdrücklich einverstanden. Hinweise zur Finanzierung Das Bistum unterstützt unsere Reise großzügig. Trotzdem müssen wir, um die Kosten im Rahmen zu halten, auch Zuschüsse vom Land, von Landkreisen und Gemeinden beantragen. Bitte denkt daran, dass Ihr diese Zuschüsse deshalb nicht mehr beantragen könnt, da sie bereits in unseren Reisepreis eingerechnet und abgeschöpft wurden. Im Materialkoffer findet Ihr Tipps, wie Ihr als Gruppe durch Aktionen an Geld kommen könnt, um den Reisepreis für die Teilnehmer/innen weiter zu senken. Reiseversicherung Reiseversicherungen sind nicht im Angebot enthalten. Jedem Reisenden steht es frei, eigenständig eine Reiserücktrittversicherung oder sonstige Versicherung (z.b. Auslandskrankenversicherung) abzuschließen. Wir empfehlen die Gruppenversicherungspakete des Jugendhaus Düsseldorf: Die Reise nach Rom und zurück Die Fahrt wird mit Bussen durchgeführt. Auf Grund massiver Preissteigerungen für Sonderzüge haben wir uns entschieden, die Fahrt komplett mit Bussen durchzuführen. Unsere Unterkunft In Rom wohnen wir in Hotels. Das Referat Ministrantenseelsorge teilt den Pfarreiverantwortlichen rechtzeitig vor der Fahrt die Hoteladresse mit. Die Erziehungsberechtigten erhalten diese Informationen vor der Fahrt von den Pfarreibegleiter/innen zusammen mit den Informationen über Abreisezeit und Ort.

5 Das Programm wird zur Zeit geplant. Eins steht schon fest: Es wird wieder eine geniale Zeit! Plakate, Werbung Auf Wunsch können gerne weitere Plakate beim Ministrantenreferat bestellt werden. Rückfragen Abteilung Jugendseelsorge, Referat Ministrantenseelsorge Pfr. Ralf Feix Webergasse Speyer Tel.: 06232/ Mail: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir derzeit noch keine genauen Auskünfte über das Programm, die Unterkunft und die Fahrtzeiten etc. geben können.