Tagesstrukturen. Errechnung des Stellenbedarfs in der schulergänzenden Betreuung

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1 Tagesstrukturen Errechnung des Stellenbedarfs in der schulergänzenden Betreuung Dieses Stellenberechnungstool wurde erstellt in Anlehnung an ein vom Amt für Jugend- und Berufsberatung (AJB) zur Verfügung gestellten Stellenberechnungsblatt für Betreuungsinstitutionen im Vorschulbereich. Grundlage: Die Erhebung beruht auf den Richtlinien über die Bewilligung von Kinderhorten vom 4. Juni Sie werden im Text als "Hortrichtlinien" bezeichnet. Der Einfachheit halber wird in den nachfolgenden Erläuterungen ebenfalls von Kinderhort gesprochen, gemeint sind aber alle Formen schulergänzender Betreuung. Das Formular und die dazu gehörigen Erläuterungen finden sich auf den folgenden Seiten. Für die eigentliche Berechnung steht eine separate Excel-Tabelle zur Verfügung: / Schulorganisation / Tagesstrukturen unter Downloads Muster und Vorlagen

2 2 / 8 I. Erhebungsformular Bei den Stundenangaben auf volle Stunden runden. A* Anzahl Plätze Plätze B* Öffnungszeit pro Tag Mo von bis Std. Min. Di von bis Std. Min. Mi von bis Std. Min. Do von bis Std. Min. Fr von bis Std. Min. C Öffnungszeit pro Woche (Total B in Stunden) Std./Woche D* Öffnungswochen pro Jahr Wochen/Jahr E* Doppelbesetzung, wenn mehr als 11 Plätze angeboten werden. Std./Woche F* Betreuungsintensive Zeit Std./Woche G* Regelmässige Arbeitseinsätze in Abwesenheit der Kinder Std./Woche H* Gelegentliche Arbeitseinsätze in Abwesenheit der Kinder Std./Woche I* Besprechungen mit Bezugspersonen Std./Woche Lernbegleitung von Praktikantinnen und Auszubildenden am J* Arbeitsplatz Std./Woche K* Kochen, Einkaufen und Reinigung Std./Woche L* Leitung Std./Woche M Regelarbeitszeit pro Person gemäss Arbeitsvertrag (bei 100%) Std./Woche Durchschnittlicher Ferienanspruch pro Person gemäss Arbeitsvertrag (für ein 100%-Pensum) N* Std./Jahr O* Feiertage Std./Jahr P Durchschnittliches Weiterbildungsguthaben des erzieherischen Personals (gemäss Arbeitsvertrag) Std./Jahr Q* Durchschnittliche Krankheitsausfälle Std./Jahr R* Einsetzbarkeit der Auszubildenden %

3 3 / 8 II. Erläuterungen A Anzahl Plätze Eine Kindergruppe umfasst max. 22 Plätze. Eine Betreuungsinstitution kann aber mehrere Gruppen zu je max. 22 Plätzen umfassen. Ergänzede Plätze für Mittagsbetreuung (Mittagstisch) werden separat dazu gerechnet (siehe Punkt F.). Einzutragen ist die Platzzahl, nicht die Kinderzahl! Deshalb haben die hier folgenden Ausführungen zur Anzahl Kinder keinen Einfluss auf das Ausfüllen des Erhebungsformulars. Die Anzahl Kinder pro Kinderhort hängt von folgenden Faktoren ab: Dauer der Anwesenheit des einzelnen Kindes: In einem Kinderhort mit 22 Plätzen können mehr als 22 Kinder betreut werden, wenn einzelne Kinder nur teilzeitlich anwesend sind. Zusätzlicher Betreuungsaufwand für Kindergartenkinder und Kinder mit besonderen Betreuungsansprüchen: Gemäss Punkt Abs. 2 der Hortrichtlinien beanspruchen diese Kinder je nach Betreuungsaufwand mehr als einen Platz. Beispiele für einen Kinderhort mit 22 Plätzen: 22 Kinder, die nicht mehr im Kindergarten sind und keine besonderen Betreuungsansprüche haben. Im Kinderhort werden 22 Kinder betreut, die 22 Plätze beanspruchen. 14 Kinder, die nicht mehr im Kindergarten sind und 4 Kindergartenkinder. Im Kinderhort werden 18 Kinder betreut, die 20 Plätze beanspruchen. 14 Kinder, die nicht mehr im Kindergarten sind, beanspruchen 14 Plätze, 4 Kindergartenkinder beanspruchen 6 Plätze, 1 Kind mit speziellen Betreuungsansprüchen beansprucht 1,5 Plätze. Im Kinderhort werden 19 Kinder betreut, die 21,5 Plätze beanspruchen. B Öffnungszeit pro Tag Einzutragen ist die effektive Betreuungszeit, d.h. jene Zeit, in welcher Kinder im Kinderhort anwesend sind. Allfällige Vor-/Nacharbeiten werden weiter unten erhoben. D Öffnungswochen pro Jahr 52 Wochen abzüglich Anzahl Wochen Betriebsferien. Angebrochene Wochen auf ganze Wochen auf- oder abrunden. Wenn die Betreuungsinstitution während der Ferienzeit geöffnet ist und während anderen Zeiten betrieben wird, muss ein zusätzliches Stellenplanberechnungsblatt ausgefüllt werden (z.b. aufgrund unterschiedlicher Öffnungszeiten). Die Resultate sind zu addieren.

4 4 / 8 E Doppelbesetzung bei mehr als 11 anwesenden Kindern Punkt Abs. 2 der Hortrichtlinien schreibt eine Doppelbesetzung vor, wenn mehr als 11 Kinder anwesend sind. Eine grosszügige Doppelbesetzung bringt zusätzliche Vorteile, zum Beispiel: Die Kinder sind besser betreut (z.b. während des Mittagessens, während Ausflügen, wenn ein Kind plötzlich zum Arzt/zur Ärztin muss usw.). Schwierige Situationen können miteinander angegangen und besprochen werden. Es kann ein Ausbildungsplatz (z.b. Lehrstelle Fachperson Betreuung ) zur Verfügung gestellt werden. F Betreuungsintensive Zeit Punkt Abs. 3 der Hortrichtlinien schreibt vor, dass bei ausserordentlicher Anwesenheit von mehr als 22 Kindern die Betreuungspersonen angemessen zu erhöhen sind. Kommen z.b. über Mittag weitere Kinder für die Mittagsbetreuung dazu, ist die Anzahl Betreuungspersonen entsprechend zu erhöhen. Der Personalbedarf steigt nicht nur, weil mehr Kinder zu betreuen, sondern auch weil die gruppeninternen Interaktionen komplexer sind und zusätzliche Prozesse gesteuert werden müssen. Kommen mehr als weitere 11 Kinder für die Mittagsbetreuung hinzu, ist zu beachten dass die zusätzliche Betreuungszeit auf mehrere Personen zu verteilen ist, entsprechend verdoppelt oder vervielfacht sich auch die anzugebende Stundenzahl. Es ist zudem festzulegen, ob bzw. wann zusätzlicher Personalbedarf besteht. Dies ist z.b. dann nötig, wenn Kinder mit besonderem Betreuungsbedarf (z.b. hyperaktive Kinder) und Kindergartenkinder in den Kinderhort aufgenommen werden und diese Besonderheit nicht bereits oben unter "A. Anzahl Plätze pro Gruppe" berücksichtigt wurde (Hortrichtlinien: Punkt Abs. 2). G Arbeitseinsätze von ausgebildetem Personal in Abwesenheit der Kinder Tägliche Vorbereitungen und gegenseitige Absprachen, Journaleinträge schreiben, Telefonate, Teamsitzungen, Weiterbildung mit allen Teammitgliedern (keine individuellen Weiterbildungen) Nicht gemeint sind eigentliche Beratungsgespräche z.b. mit Eltern oder Lehrpersonen; diese werden in Punkt I und Arbeiten im Zusammenhang mit der Leitungsfunktion unter L erfasst. (Erfahrungswert aus der Betreuung im Vorschulbereich: ca. 4 Std./Woche) H Arbeitseinsätze von nicht ausgebildetem Personal in Abwesenheit der Kinder Beispiele: Tägliche Vorbereitungen, Journaleinträge schreiben, Telefonate erledigen usw. Diese Arbeiten werden in Abwesenheit der Kinder erledigt. Achtung: Einkaufen und Kochen werden unter K. (Erfahrungswert aus der Betreuung im Vorschulbereich: ca. 2 Std. pro Woche)

5 5 / 8 I Besprechungen mit Bezugspersonen Beispiele für Bezugspersonen: Eltern, Lehrpersonen, Behörde. Zu erfassen sind eigentliche, organisierte Gespräche in Form von Sitzungen und Beratungen, die nicht in die Betreuungszeit der Kinder fallen. Zeitaufwand erheben oder einschätzen und in einen durchschnittlichen Aufwand pro Woche umrechnen. Nicht zu erfassen sind kurze, alltägliche Gespräche ("Tür-und-Angel- Gespräche ). (Erfahrungswert aus der Betreuung im Vorschulbereich: 3 Std./Woche). J Lernbegleitung von Praktikantinnen und Auszubildenden am Arbeitsplatz Auszubildende, Praktikanten und Praktikantinnen müssen begleitet werden. Zu erfassen sind Standortbestimmungen, Fallbesprechungen usw. Nicht zu erfassen sind kurze alltägliche Gespräche ("Tür-und-Angel-Gespräche ). (Erfahrungswert aus der Betreuung im Vorschulbereich: 2 Std./Woche). K Kochen, Einkaufen und Reinigung Der Aufwand durch das Hortpersonal für diese Tätigkeiten ist in diesem Feld zu erheben. Es ist darauf zu achten, dass er nicht bereits in den Abschnitten G bzw. H erhoben wurde. L Leitung Leitungsaufgaben sind nebst der pädagogischen Leitung z.b. Mitarbeitergespräche/-beurteilung, Einsatzpläne und organisatorische Aufgaben, Rechnungs- und Lohnwesen, Vorstands-/Kommissionsarbeit, Administration, Öffentlichkeitsarbeit. (Erfahrungswert aus dem Vorschulbereich: 11 Std./Woche) Aufgaben, welche an andere Stellen delegiert sind, z.b. das Rechnungs- und Lohnwesen an eine Schulgutsverwaltung, organisatorische und administrative Aufgaben an eine Schulverwaltung, Personalaufgaben an einen Schulleiter etc., reduziert sich der Leitungsaufwand entsprechend. Der Arbeitseinsatz der Leitungsperson für die Betreuung der Kinder ist im allgemeinen Betreuungsaufwand enthalten! N Durchschnittlicher Ferienanspruch pro Person gemäss Arbeitsvertrag Jugendliche unter 18 Jahren haben üblicherweise 5 Wochen, 20- bis 49-jährige vier Wochen und 50- bis 65-jährige Personen 5 Wochen Ferien zu Gute.

6 6 / 8 O Feiertage In der Regel 9 Tage pro Jahr (kirchliche Feiertage, 1. Mai, 1. August, Sechseläuten, Knabenschiessen, Fastnacht und ähnliches). Das sind bei einer 42-Std.-Woche aufgerundet 76 Std. pro Jahr. P Weiterbildungstage pro Jahr Gut ausgebildete und geförderte Betreuungspersonen sind im Allgemeinen zufriedener und sichererer im Umgang mit ihrer verantwortungsvollen Aufgabe. Dies wiederum kommt den Kindern zugute. Es liegt demzufolge im Interesse des Arbeitgebers, den Betreuungspersonen Weiterbildung und Supervision in angemessenem Umfang zu ermöglichen. Q Durchschnittliche Arbeitsausfälle wegen Krankheit, Unfall oder anderen Gründen (z.b. Umzug, Todesfall etc.) Empfehlung: 5-10 Tage, das wären bei einer 42-Stunden-Woche Stunden. R Einsetzbarkeit der Auszubildenden und Quereinsteigenden in Ausbildung - Auszubildende (z.b. Lernende Fachperson Betreuung) gelten als nicht ausgebildetes Personal - Die Arbeitsleistung von Auszubildenden hängt von ihrer effektiven Anwesenheit ab. Diese kann wie folgt errechnet werden: Anstellungspensum abzüglich regelmässige schulbedingte Abwesenheiten = tatsächliche Verfügbarkeit. Beispiel: Eine Auszubildende ist zu 100% angestellt. Sie besucht an zwei Tagen pro Woche die Berufsschule: 100%-40%=60%. Sie ist somit zu 60% verfügbar. III. Errechnung des Stellenbedarfs zur Erfüllung der Hortrichtlinien Auf den folgenden Seiten sind die einzelnen Berechnungsschritte aufgeführt, damit diese nachvollzogen werden können. Für die eigentliche Berechnung steht jedoch eine Excel-Tabelle Stellenberechnungsblatt zur Verfügung. Die Zahlen aus dem Erhebungsformular sind zu übertragen. Der Stellenbedarf wird unmittelbar errrechnet. Durch verändern der Eingaben können mögliche Varianten simuliert werden. Stellenbedarf ohne Hortleitung Hinweise: Die Grossbuchstaben A, B, C etc. entsprechen jenen im Erhebungsformular. Die Kleinbuchstaben a, b, c usw. entsprechen den Ergebnissen der einzelnen Berechnungen.

7 7 / 8 a: Errechnung der Anzahl Arbeitsstunden pro Woche: C + E + F + G + H + I + J + K a = Std./Woche b: Errechnung der Anzahl Arbeitsstunden pro Jahr: a x D b = Std./Jahr c: Errechnung der Anzahl Jahresarbeitsstunden einer 100%-Stelle: M x 52 - N - O - P - Q c = Std./Jahr d: Errechnung des Stellenbedarfs ohne Hortleitung: b c d = Stellen

8 8 / 8 Stellenbedarf an pädagogisch ausgebildetem Personal e: Errechnung der Anzahl Arbeitsstunden pro Woche: C + G + I + J e = Std./Woche f: Errechnung der Anzahl Arbeitsstunden pro Jahr: e x D f = Std./Jahr g: Errechnung des Stellenbedarfs an ausgebildetem Personal: f c g = Stellen 1. Einsatz von Personal ohne bzw. in Ausbildung d - g h = Stellen Diese Stellenprozente stehen für die Anstellung von nicht ausgebildetem Personal und von Auszubildenden zur Verfügung. Bei Auszubildenden ist deren Einsetzbarkeit (Buchstabe R des Erhebungsformulars) zu berücksichtigen. 2. Stellenbedarf Hortleitung: L x D c i = Stellen