Stadt Luzern. Stellenplanberechnung für Kindertagesstätten. der Stadt Luzern, Mai Kinder Jugend Familie

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1 AB Anleitung Stadt Luzern Kinder Jugend Familie zum Ausfüllen der Stellenplanberechnung für Kindertagesstätten Stellenplanberechnung für Kindertagesstätten der Stadt Luzern, Mai 2016 Stadt Luzern Kinder Jugend Familie Vorschulalter Kasernenplatz 3, Postfach Luzern 7 Telefon: Fax: kjf@stadtluzern.ch Anleitung zum Ausfüllen der Stellenplanberechnung für Kindertagesstätten Mai2016

2 Inhalt 1 Hinweise zum Luzerner Modell Aufbau der Stellenplanberechnung Aufbau des Dokuments Eingabe von Werten Hilfe Betriebszeiten und Grösse (Tabellenblatt 1) Betriebstage Betriebszeiten Berechnung der Plätze Betreuungsverhältnis Küche Rahmenbedingungen Personal (Tabellenblatt 2) Arbeitsstunden Ferienanspruch Weitere Abwesenheiten Zusätzliche Abwesenheiten der Auszubildenden Arbeitsaufwand zusätzlich zur Kinderbetreuung Zur Verfügung stehende Arbeitstage Stellenbelegung (Tabellenblatt 3) Aufteilung und Übersicht Hinweise zur Eingabe der einzelnen Zellen Ausgebildetes Betreuungspersonal (Abschnitt A) Weiteres Betreuungspersonal (Abschnitt B) Personal für zusätzliche Tätigkeiten (Abschnitt C) Ausfüllen bei einer neuen Kindertagesstätte Schritt: Soll-Spalte Schritt: Ist-Spalte Ausfüllen bei einer bestehenden Kindertagesstätte

3 1 Hinweise zum Luzerner Modell Jede Kindertagesstätte der Stadt Luzern benötigt eine gültige Betriebsbewilligung. Um eine solche Betriebsbewilligung zu erteilen, werden die Qualitätskriterien des Verbandes der Luzerner Gemeinden (VLG) als rechtliche Grundlage verwendet. Der Stellenplan bildet dabei einen wichtigen Bestandteil der Abklärung. Die Stellenplanberechnung hat also zum Ziel, dass für jede Kindertagesstätte der Nachweis erbracht werden kann, dass für die Betreuung genügend Personal angestellt ist. Die errechneten Stellenprozente gelten als Mindeststandard. Berücksichtigung der Funktion und Qualifikation des Personals Grundlage des Stellenplanmodells sind die für die Betreuung der Kinder notwendigen Arbeitsstunden. Für deren Berechnung werden Abwesenheiten durch Aus- und Weiterbildungstage, Ferien und die Krankheitstage berücksichtigt. Dies bedeutet, dass je nach Funktion und Qualifikation der einzelnen Mitarbeitenden die jährlich zur Verfügung stehende Zeit für die unmittelbare Betreuung der Kinder variiert. Separate Ausweisung pädagogischer und nicht-pädagogischer Tätigkeiten In der Stellenplanberechnung werden sowohl pädagogische als auch nicht-pädagogische Tätigkeiten unterschieden. Um die unmittelbare Betreuungszeit für die Kinder zu berechnen, werden die mittelbaren pädagogischen Tätigkeiten wie Elterngespräche, die Betreuung der Auszubildenden, die pädagogische Leitung, die Teamentwicklung und pädagogische Vor- und Nachbereitung differenziert erfasst. Andererseits werden nicht-pädagogische Tätigkeiten wie Kochen, Reinigung, administrative Leitung separat berechnet und die dafür notwendigen Stellenprozente ausgewiesen. Simulieren verschiedener Teamzusammensetzungen Die Stellenplanberechnung ermöglicht eine flexible und auf die Bedürfnisse der Kindertagesstätte ausgerichtete Personalgestaltung. Damit kann detailliert dargestellt werden, wie das Team der Kindertagesstätte mit ausgebildetem, nicht ausgebildetem Personal, Lernenden und Praktikantinnen/Praktikanten zusammengesetzt werden kann. Durch das Variieren unterschiedlicher Stellenprozente können verschiedene Modelle der Teamzusammensetzung simuliert werden. 3

4 2 Aufbau der Stellenplanberechnung 2.1 Aufbau des Dokuments Die Stellenplanberechnung beinhaltet drei Tabellenblätter, welche der Reihe nach auszufüllen sind. 1. Tabellenblatt Betriebszeiten und Grösse 2. Tabellenblatt Rahmenbedingungen Personal 3. Tabellenblatt Stellenbelegung 2.2 Eingabe von Werten In alle hellblau hinterlegten Zellen können die Angaben der Kindertagesstätte eingetragen werden. Einige hellblau hinterlegte Zellen enthalten bereits Empfehlungen zu Anzahl, Grösse, Tage usw., die je nach Bedarf abgeändert werden können. Die weissen Zellen werden automatisch berechnet. Auf der ersten Seite ist eine Zelle mit einem Drop-down versehen (Markierung: bitte wählen). Hier muss die für die Einrichtung zutreffende Variante ausgewählt werden. 2.3 Hilfe Die blauen Punkte mit einem I enthalten Informationen und Legenden zur danebenstehenden Zelle. Die Information erscheint, wenn mit der Maus über den Punkt gefahren wird. Diese Infopunkte dienen zur Unterstützung beim Ausfüllen der Stellenplanberechnung oder geben Auskunft über die Berechnungsgrundlage. 4

5 3 Betriebszeiten und Grösse (Tabellenblatt 1) Im ersten Tabellenblatt geht es um die Rahmenbedingungen der Einrichtung. 3.1 Betriebstage Feiertage und Betriebsferien können entweder fix als Standardwerte eingetragen oder jährlich angepasst werden. Die Angaben beziehen sich jeweils auf das gesamte Kalenderjahr. Empfehlung Stadt Luzern: Bei 5 geöffneten Tagen pro Woch, zwei Wochen (10 Tage) Betriebsferien, durchschnittlich 4 Tagen Brücke an Weihnachten/Neujahr und 10 Feiertagen ergibt dies 236 Betriebstage im Jahr. Dies entspricht der Berechnungsgrundlage für die Betreuungsgutscheine für die familienergänzende Kinderbetreuung in der Stadt Luzern. Vorgeschlagene Feiertage: Karfreitag, Ostermontag, Fronleichnam, Auffahrt, Pfingstmontag, Bundesfeiertag, Maria Himmelfahrt, St. Leodegar, Allerheiligen, Maria Empfängnis 3.2 Betriebszeiten Öffnungszeit: Bei unterschiedlichen Öffnungszeiten pro Woche ist die durchschnittliche Öffnungszeit einzugeben. Kernzeit pro Tag: Als Kernzeit gilt die Zeit, in der die Kindertagesstätte so weit ausgelastet ist, dass Gruppenzusammenlegungen und weitere Synergienutzungen nicht mehr möglich sind. 5

6 3.3 Berechnung der Plätze Anzahl gewichtete Ganztagesplätze: Einzutragen ist die Anzahl der Plätze, für welche die Berechnung durchgeführt werden soll. Diese Zahl entspricht meist der Zahl der bewilligten Plätze. Anzahl insgesamt betreute Kinder: Einzutragen ist die Gesamtzahl der aktuell in der Kindertagesstätte betreuten Kinder. 3.4 Betreuungsverhältnis Anzahl Plätze pro Betreuungsperson (Betreuungsverhältnis): Empfehlung Stadt Luzern: pro 5 Plätze eine Betreuungsperson Anzahl Plätze pro ausgebildete Betreuungsperson: Empfehlung Stadt Luzern: pro 10 Plätze eine ausgebildete Betreuungsperson Hinweis zur Eingabe: Diese beiden Angaben sind kumulativ zu erfüllen. Das heisst, bei 10 Plätzen werden 2 Betreuungspersonen benötigt, eine davon muss ausgebildet sein. Im Minimum muss immer eine ausgebildete Betreuungsperson anwesend sein. 6

7 3.5 Küche Im Drop-down ist zwischen selber zubereiteten oder von Dritten gelieferten Hauptmahlzeiten zu wählen. Hauptmahlzeiten: selber zubereitetes Essen Um flexible Gruppengrössen zu ermöglichen und grössere Stufeneffekte zu vermeiden, ist folgende Berechnungsgrundlage gewählt worden: bis 12 Plätze 40 Stellenprozente Plätze 40 Stellenprozente plus 0,83 % für jeden weiteren Platz Plätze 50 Stellenprozente plus 0,83 % für jeden weiteren Platz ab 37 Plätze 60 Stellenprozente plus 0,83 % für jeden weiteren Platz Hauptmahlzeiten: geliefert bis 12 Plätze gerundet 30 Minuten (etwa 6 %) Plätze 6 Stellenprozente plus 0,42 % für jeden weiteren Platz Plätze 11 Stellenprozente plus 0,42 % für jeden weiteren Platz ab 37 Plätze 17 Stellenprozente plus 0,42 % für jeden weiteren Platz 7

8 4 Rahmenbedingungen Personal (Tabellenblatt 2) Im zweiten Tabellenblatt geht es um die Rahmenbedingungen für das Personal. Die Werte sind jeweils für eine 100 %-Anstellung einzugeben. 4.1 Arbeitsstunden vertraglich festgelegte Arbeitsstunden pro Tag: Hier ist die vertraglich festgelegt Tagesarbeitszeit einzutragen. Diese liegt meist bei 8,4 Stunden pro Tag. 4.2 Ferienanspruch Mitarbeitende im Alter ab 20 Jahren: Mindestens 20 Tage. Falls eine oder mehrere Personen über 50 Jahre alt sind, wird ein Durchschnittswert empfohlen. Mitarbeitende unter 20 Jahren/ Auszubildende und Praktikantinnen/Praktikanten: Auszubildende unter 20 Jahren und Praktikantinnen/Praktikanten haben Anspruch auf 25 Tage. 4.3 Weitere Abwesenheiten Krankheit: Ein allgemein gebräuchlicher Standardwert von 10 Tagen ist vordefiniert. Fort- und Weiterbildung: Die Tage sind pro Jahr einzugeben. Empfehlung Stadt Luzern: 2 Tage pro Jahr 4.4 Zusätzliche Abwesenheiten der Auszubildenden Überbetriebliche Kurse durchschnittlich pro Jahr: Empfehlung Stadt Luzern: Meist rund 6.7 Tage pro Ausbildungsjahr Berufsschultage durchschnittlich pro Woche: Hier ist der Durschnitt pro auszubildende Person über alle Lehrjahre hinweg einzutragen. Empfehlung Stadt Luzern: Bei 38 Schulwochen - 1. und 2. Lehrjahr 2 Tage pro Woche; 3. Lehrjahr 1 Tag pro Woche 8

9 4.5 Arbeitsaufwand zusätzlich zur Kinderbetreuung Diverse Anlässe: Empfehlung Stadt Luzern: 2 Anlässe à je 3 Stunden pro Jahr Teamentwicklung (ohne Weiterbildungstage): Empfehlung Stadt Luzern: Mindestens 0,5 Stunden pro Woche Pädagogische Vor- und Nachbereitung: Empfehlung Stadt Luzern: Mindestens 0,2 Stunden pro Woche z. B. für Beobachtungen, Lektionsvorbereitungen usw. Hinweis zur Eingabe: Beim Aufwand für die Arbeiten zusätzlich zur Kinderbetreuung handelt es sich jeweils um eine empfohlene Minimalvorgabe. 4.6 Zur Verfügung stehende Arbeitstage Dieser Wert wird automatisch errechnet. Hinweis zur Eingabe für Springerinnen oder Springer: Hier wird von den Betriebstagen pro Jahr im Tabellenblatt 1 Betriebszeiten und Grösse ausgegangen. Ferien, Fort- und Weiterbildung, Krankheit, Teamentwicklung usw. werden in der Berechnung nicht 9

10 abgezogen. Die Jahresarbeitszeit ist dementsprechend höher als bei den anderen Angestellten. Empfehlung Stadt Luzern: Mitarbeitende sollen nur bis zu 50 Stellenprozenten unter Springerinnen/Springern eingetragen werden, da auch diese Angestellten ab einem gewissen Pensum Zugang zu Weiterbildung, ein Recht auf bezahlte Krankheitstage und bezahlte Ferien haben sollen. Daher wird empfohlen, ab einem Anstellungsvolumen von 50 % die Springerinnen oder Springer unter der Rubrik ausgebildete bzw. Betreuungspersonen ohne Betreuungsausbildung einzutragen. 10

11 5 Stellenbelegung (Tabellenblatt 3) In diesem Tabellenblatt wird der benötigte Stellenbedarf der Kindertagesstätte errechnet. In allen auszufüllenden Zellen sind Stellenprozente jedoch ohne %-Zeichen einzugeben. 5.1 Aufteilung und Übersicht Die Vorlage besteht aus folgenden Teilen: A) Stellenbedarf ausgebildete Betreuungspersonen B) Stellenbedarf weiteres Betreuungspersonal C) Stellenbedarf für zusätzliche Tätigkeiten D) Ist-Spalte E) Soll-Spalte D E 5 1 A B C

12 Hinweis zur Eingabe: Zwischentotale und Gesamttotal: Die Zwischentotale und das Gesamttotal färben sich grün ein, sobald das Ist mindestens gleich gross ist wie die Soll-Variante. Grün bedeutet: Die Stellenbelegung ist gewährleistet. 5.2 Hinweise zur Eingabe der einzelnen Zellen Ausgebildetes Betreuungspersonal (Abschnitt A) Ausgebildete Betreuungspersonen: Das Total inklusive Kitaleitung ist einzugeben. Ausgebildete Springerinnen/Springer: Die im Durchschnitt geleisteten Stunden der im Stundenlohn angestellten Springerinnen/Springer müssen in ein ungefähres Jahres-Pensum in Prozenten umgerechnet werden. Auszubildende im 3. Lehrjahr nach vollendetem 18. Lebensjahr: Sofern Auszubildende im 3.Lehrjahr das 18. Lebensjahr vollendet haben und zur Hälfte zum ausgebildeten Personal gerechnet werden sollen, wird dieser Prozentsatz in dieser Zelle automatisch berechnet (gemäss Eingabe weiter unten). Effektiv wird etwa ein Drittel pro Auszubildende im 3. Lehrjahr dazugerechnet, da in diesem Prozentsatz die schulischen Abwesenheiten in die Berechnungsgrundlage einkalkuliert sind. Studierende HF Kindererziehung: dürfen zu 100% zum ausgebildetem Personal angerechnet werden. Etwa 33% werden aufgrund der schulischen Abwesenheiten beim Total Stellenbedarf automatisch abgezogen. Lernende verkürzte Lehre: Sofern jene Personen das 25. Altersjahr erreicht haben, dürfen sie zu 100% zum ausgebildetem Personal angerechnet werden. Etwa 23% werden aufgrund der schulischen Abwesenheiten beim Total Stellenbedarf automatisch abgezogen. Berechnungsgrundlage Pädagogische Leitung Um flexible Gruppengrössen zu ermöglichen und Stufeneffekte zu vermeiden, ist folgende Berechnungsgrundlage gewählt worden. bis 12 Plätze 30 Stellenprozente Plätze 30 Stellenprozente plus 0,83 % für jeden weiteren Platz Plätze 40 Stellenprozente plus 1,66 % für jeden weiteren Platz ab 37 Plätze 60 Stellenprozente plus 1,66 % für jeden weiteren Platz Elterngespräche Pro Kind 1 Stunde pro Jahr Betreuung Auszubildende Pro Lernende 5 Stellenprozente 12

13 5.2.2 Weiteres Betreuungspersonal (Abschnitt B) Betreuungspersonen ohne Betreuungsausbildung: Das Total der Festangestellten ist einzugeben. Springerinnen/Springer ohne Betreuungsausbildung: Die im Durchschnitt geleisteten Stunden der im Stundenlohn angestellten Springerinnen/Springer müssen in ein ungefähres Jahrespensum in Prozenten umgerechnet werden. Auszubildende 1., 2. und 3. Lehrjahr: Auszubildende sind mit einem Pensum von 100 % einzutragen. Berufsschule und weitere geplante Abwesenheiten werden in der Berechnungsgrundlage berücksichtigt. Auszubildende 3. Lehrjahr: Sofern Auszubildende im 3. Lehrjahr nach vollendetem 18.Altersjahr zur Hälfte zum ausgebildeten Personal gerechnet werden sollen, sind die gesamten Stellenprozente (z.b. eine Auszubildende = 100 %) in dieser Zelle einzutragen. Etwa ein Drittel pro Auszubildende wird automatisch beim ausgebildeten Personal angerechnet Personal für zusätzliche Tätigkeiten (Abschnitt C) Hinweis zur Eingabe: Werden die Aufgaben ganz oder teilweise von den Betreuungspersonen selber übernommen, müssen die dafür eingesetzten Stellenprozente in der Ist-Spalte Abschnitt A oder B wieder abgezählt werden. Berechnungsgrundlage Administrative Leitung bis 12 Plätze 10 Stellenprozente Plätze 20 Stellenprozente ab 37 Plätze 30 Stellenprozente Reinigung bis 12 Plätze 10 Stellenprozente Plätze 15 Stellenprozente Plätze 20 Stellenprozente ab 37 Plätze 30 Stellenprozente 5.3 Ausfüllen bei einer neuen Kindertagesstätte Bei einer neuen Kindertagesstätte wird empfohlen, zuerst die Soll-Spalte auszufüllen. 13

14 Schritt: Soll-Spalte 1. Ausgebildete Betreuungspersonen (Abschnitt A): Entscheiden Sie, ob ausgebildete Springerinnen/Springer eingesetzt werden sollen. Der Rest wird automatisch ausgefüllt und kann überschrieben werden, wenn explizit mehr Prozente für einzelne Aufgaben zur Verfügung stehen. 2. Weiteres Betreuungspersonal (Abschnitt B): Verteilen Sie die Stellenprozente, wie es die Kindertagesstätte vorschlägt / geplant hat. 3. Der Wert Aktuelle Abdeckung der Betreuungszeit in Stunden ändert je nach Eingabe in Abschnitt B von Rot zu Schwarz. Diese Zahl sollte möglichst nahe bei Null sein. 4. Personal für zusätzliche Tätigkeiten (Abschnitt C): Die Werte werden automatisch berechnet Schritt: Ist-Spalte 5./6.Bei einer neuen Kindertagesstätte können die Werte aus der Soll-Spalte des Abschnitts A und B übernommen werden. Hinweis zur Eingabe: Die Werte der Ist-Spalte dürfen die Werte der Soll-Spalte nicht unterschreiten. 7. Abschnitt C: Hier sind die effektiven Werte, gemäss der effektiven Abdeckung, einzugeben. Hinweis zur Eingabe: Werden die Aufgaben ganz oder teilweise von den Betreuungspersonen selber übernommen, müssen die dafür eingesetzten Stellenprozente in Ist-Spalte Abschnitt A oder B wieder abgezählt werden. 5.4 Ausfüllen bei einer bestehenden Kindertagesstätte Bei einer bestehenden Kindertagesstätte kann je nach Situation zuerst die Soll- oder die Ist- Spalte ausgefüllt werden. Oftmals wird die Ist-Spalte zuerst ausgefüllt, um die aktuelle Situation zu widerspiegeln. Anschliessend wird mittels der Soll-Spalte geprüft, ob die vorhandene Stellenbelegung ausreicht. 14