Effektiver Umstieg auf Windows 8.1 und Office 2013 Thomas Alker, Markus Krimm, Dr. Susanne Weber

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1 Eektiver Umstieg auf Windows 8.1 und Oice 2013 Thomas Alker, Markus Krimm, Dr. Susanne Weber UM-W81-O Ausgabe, Januar 2014

2 INHALT I Informationen zum Umstieg... 4 AWindows 8.1 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Windows Dateien und Ordner im Gri System pflegen und schützen Vernetztes Arbeiten Besondere Einstellungen und Funktionen Windows 8.1 mit dem Touchscreen bedienen Nützliche Tastenkombinationen BOice 2013 Themen im Detail Was ist neu in Oice 2013? Das neue Bedienkonzept Neues zu Dateien Online und im Team arbeiten Tipps rund ums Drucken Oice 2013 mit dem Touchscreen bedienen CWord 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Word Text eingeben und bearbeiten Text formatieren und gestalten Listen und Tabellen Dokumente mit Illustrationen gestalten Vorlagen und Bausteine Verweise, Verzeichnisse und Navigationsbereich Serienbriefe und Dokumentvergleich HERDT-Verlag

3 INHALT D Excel 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Excel Tabellen eektiv erstellen und bearbeiten Arbeitsblätter formatieren Formeln und Funktionen Diagramme Mit großen Tabellen souverän umgehen Tabellen weitergeben E PowerPoint 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in PowerPoint Folien gestalten Medien und Animationen Erfolgreich präsentieren F Outlook 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Outlook s richtig nutzen Termine und Besprechungen managen Personen Adressen per Mausklick Aufgaben Planung leicht gemacht Outlook organisieren Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 I Informationen zum Umstieg Willkommen zum Umstieg Sie möchten sich mit Windows 8.1 und Oice 2013 anfreunden? Sie wünschen sich, mit Word, Excel & Co. noch schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen die Apps optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nachschlagewerk für die Aufgaben im Tagesgeschäft? Unsere Umsteiger-Reihe unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Windows 8.1 und Oice 2013 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Ein Ziel dieses Buches ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Windowsund Oice-Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu bewerkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Mausklicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tagesgeschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Was Sie vorab wissen sollten Die Beschreibungen in diesem Buch basieren auf dem Betriebssystem Windows 8.1 Pro (64-Bit-Version) sowie den Oice-Apps Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 und Outlook Die Anmeldung erfolgt an einem lokalen Konto und eine ständige Verbindung zum Internet wird vorausgesetzt. Bei Outlook gehen wir davon aus, dass die App in ein Firmennetzwerk unter Verwendung eines Exchange Servers 2013 integriert ist. Funktionen, die nur unter Ver wendung des Exchange Servers 2013 zur Verfügung stehen, sind durch hervorgehoben. Sie haben bereits mit einer älteren Oice- Version gearbeitet und sind mit der Bedie nung von Windows weitgehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maus techniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbrechen annullieren. Viele der im Lieferumfang von Windows 8.1 enthaltenen Apps der neuen Modern-UI-Oberfläche können nur mit einem existierenden Microsoft-Konto genutzt werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Die Vorgehensweise wird im Buch im Kapitel Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 auf S. 15 beschrieben. Die Bedienung von Windows 8.1 ist sowohl mit einem Touchscreen als auch mit der Maus möglich. Im Buch wird die Mausbe dienung beschrieben, ein Kapitel widmet sich der Touchscreen-Bedienung. 4 HERDT-Verlag

5 I Informationen zum Umstieg So nutzen Sie dieses Buch Sie gelangen schneller zum Ziel, wenn Sie die im Buch beschriebenen Schritte direkt am Computer nachvollziehen. Zu Beginn jedes Kapitels finden Sie ein detailliertes Inhaltsverzeichnis eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen Die nachfolgenden Seiten widmen sich zunächst der neuen Oberfläche den wichtigsten Neuerungen und beschreiben dann eiziente Vorgehensweisen, um Aufgaben im Tagesgeschäft zu bewältigen Eine Seite ist in mehrere in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. So können Sie sich exakt die Lösung auswählen, die Sie in der aktuellen Situation gerade benötigen. Um zeitraubende Wiederholungen zu vermeiden, werden Oice-übergreifende Elemente in einem separaten Kapitel vorgestellt. Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu önen. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern, Menübefehlen und anderen Bedienelementen sind kursiv und fett gekennzeichnet. Hinweis Beachten Sie, dass einige der im Buch erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. HERDT-Verlag 5

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7 A Windows 8.1

8 Themen im Detail 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Lernen Sie die neue Oberfläche von Windows 8.1 kennen 2 Dateien und Ordner im Gri Mit Windows 8.1 behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Daten 3 System pflegen und schützen Clevere Assistenten helfen Ihnen, Ihre Daten zu pflegen und schützen 4 Vernetztes Arbeiten Finden Sie wichtige Infor mationen und teilen Sie diese mit anderen 5 Besondere Einstellungen und Funktionen Sparen Sie mit speziellen Werkzeugen viel Zeit 6 Windows 8.1 mit dem Touchscreen bedienen Windows 8.1 mit einfachen Gesten auf dem Touchscreen eizient bedienen 7 Nützliche Tastenkombinationen Arbeiten Sie schneller mit einfachen Tastenkombinationen Wichtige Neuerungen im Überblick... 9 Das neue Windows Befehle und Funktionen aufrufen Windows 8.1 starten Der Startbildschirm Ihre Schaltzentrale Grundlagen zu Apps Apps starten und beenden Apps suchen und anzeigen Individuelle Auswahl an Kacheln auf dem Startbildschirm anzeigen Mit Kacheln und Kachelgruppen arbeiten Den Store verwenden Apps der Modern-UI-Oberfläche aktualisieren/ deinstallieren Apps der Desktop-Oberfläche installieren/ deinstallieren Den Desktop eizient nutzen Den Desktop individuell anpassen Das Modern-UI-Design individualisieren Termine und Kontakte managen Die Arbeit am PC kurz unterbrechen oder beenden Den Computer mit der Systemsteuerung dem Nutzungs verhalten anpassen Der neue Explorer Das neue Menüband im Explorer Den Explorer individualisieren Navigation durch die Ordnerstruktur Bessere Übersicht durch Bibliotheken Bibliotheken individuell anpassen Sortieren, Filtern und Gruppieren Mit dem Explorer nach Dateien und Ordnern suchen Systempflege leicht gemacht Die eigenen Daten richtig schützen Informationen suchen und teilen Mobil und vernetzt arbeiten ZIP-Ordner verwenden Daten mit dem Synchronisierungscenter abgleichen Objekte mit Gesten steuern Die Geste Streifen (Wischen) einsetzen Mit Gesten zoomen Die virtuelle Tastatur Arbeitserleichterung durch Tastenkombinationen HERDT-Verlag

9 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Wichtige Neuerungen im Überblick A Windows 8.1 Windows im neuen Design Windows 8.1 gehört neben Windows 8 zu den ersten Microsoft-Betriebssystemen, die sich sowohl auf einem herkömmlichen Computer mit Maus und Tastatur als auch auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, direkt mit den Fingern bedienen lassen. Hierzu steht Ihnen in Windows 8.1 neben der klassischen Desktop-Oberfläche die neue Modern-UI- Oberfläche zur Verfügung, die speziell für die Bedienung mithilfe eines Touchscreens konzipiert wurde. Der neue Startbildschirm die Windows-Schaltzentrale Die neue Modern-UI-Oberfläche mit dem Startbildschirm bietet einen schnellen Überblick über die wichtigsten Apps (Programme) gibt Auskunft über aktuelle s, Nachrichten und Wettervorhersagen ermöglicht Ihnen, alle zur Verfügung stehenden Apps zu starten und nach Elementen auf Ihrem Computer zu suchen Der verbesserte Explorer Die neu gestaltete Oberfläche mit dem Menüband bietet jetzt schnellen Zugri auf viele Funktionen, die zuvor nur umständlich auf gerufen werden konnten vereinfacht das Filtern und Gruppieren von Dateien zeigt Ihnen ohne vorheriges Önen den Inhalt von Elementen Die Bibliotheken bieten einen Überblick über Dateien, die an unterschiedlichen Orten gespeichert sind ermöglichen neue Sortier-, Stapel- und Gruppier-Funktionen Die optimierte Suche findet Dateien und Inhalte noch schneller bietet auf den aktuellen Inhalt zuge - schnittene Filterkriterien an Daten im Gri haben Der Dateiversionsverlauf schützt Sie vor Datenverlust erstellt regelmäßig eine Sicherung Ihrer Daten Neue Sicherheitsfunktionen bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, nach Schadsoftware zu suchen ermöglichen Ihnen einzustellen, was Apps über Sie erfahren dürfen erleichtern Ihnen, Suchverläufe zu löschen Mit dem Synchronisierungscenter können Sie gemeinsam genutzte/bearbeitete Daten außerhalb Ihres Netzwerkes nutzen lassen sich bearbeitete Daten mit Daten auf dem Netzlaufwerk synchronisieren Windows 8.1 mit Touchscreen Mithilfe eines Touchscreens steuern Sie den Computer mit Gesten können Sie auf Maus und Tastatur verzichten HERDT-Verlag 9

10 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Das neue Windows 8.1 Startbildschirm, Apps und Desktop Windows 8.1 ist neben Windows 8 ist das erste Microsoft-Betriebssystem, das sich sowohl auf einem herkömmlichen Computer mit Maus und Tastatur steuern als auch auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet, direkt mit den Fingern bedienen lässt. Hierzu steht Ihnen neben der klassischen Desktop-Oberfläche die neue Modern-UI-Oberfläche zur Verfügung, die speziell für die Bedienung mithilfe eines Touchscreens konzipiert wurde. Nach der Anmeldung gelangen Sie nicht mehr wie gewohnt zum Desktop, sondern zum Startbildschirm (zur Startseite). Dieser beinhaltet sogenannte Kacheln, mit denen Sie Apps (englische Kurzform für Anwendungen oder Programme) starten können. Die Auswahl und Anordnung der auf dem Startbildschirm angezeigten Kacheln können Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Das Aussehen des Startbildschirms lässt sich mithilfe von Designvorlagen ändern. Unter Windows 8.1 stehen Ihnen zwei verschiedene Arten von Apps zur Verfügung: Startbildschirm mit Kacheln (Ausschnitt) Apps, die die neue Modern-UI-Oberfläche nutzen, immer im Vollbildmodus ausgeführt werden und für die Touchscreen-Bedienung optimiert sind; Apps, die sich wie gewohnt bedienen lassen; mittels der dort vorhandenen Teilbild- bzw. Vollbildschaltfläche können Sie mit Desktop-Apps sowohl im Teilbild- als auch im Vollbild - modus arbeiten. Neues im alten Gewand Der Desktop Neben dem Startbildschirm können Sie auch weiterhin mit dem Desktop arbeiten. Der Desktop bietet Ihnen die Möglichkeit, Verknüpfungen zu Dokumenten oder Apps der Desktop-Oberfläche anzulegen; verfügt über die Taskleiste, mit deren Hilfe Sie beispielsweise schnell zwischen geöneten Apps wechseln können; die Taskleiste ist auch während der Arbeit mit Apps immer sichtbar; erscheint automatisch, wenn Sie Apps auf dem Desktop önen bzw. schließen; 10 HERDT-Verlag

11 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Befehle und Funktionen aufrufen A Windows 8.1 Bildschirmränder Unter Windows 8.1 haben die Bildschirmränder eine besondere Bedeutung. Viele nützliche Funktionen und Befehle lassen sich (erst) aufrufen, wenn Sie mit der Maus auf den entsprechenden Bildschirmrand zeigen. Zeigen Sie beispielsweise auf dem Startbildschirm bzw. Desktop oder in einer geöneten App in die rechte obere Bildschirmecke, wird die sogenannte Charmleiste eingeblendet. Alternativ können Sie auch auf dem Startbildschirm und in Apps der Modern-UI-Oberfläche in die rechte untere Bildschirmecke bzw. auf zeigen, um die Charmleiste einzublenden. Die Charmleiste enthält u. a. Befehle, um Einstellungs- und Suchfunktionen für Windows 8.1 zu nutzen; ermöglicht unter Einstellungen das Herunterfahren des Computers. Wenn Sie auf dem Startbildschirm mit der Maus in die obere bzw. untere linke Bildschirmecke zeigen, werden Miniaturansichten eingeblendet. Sie ermöglichen einen schnellen Wechsel zwischen geöneten Apps der Modern-UI-Oberfläche bzw. zur Desktop-Oberfläche. Zeigen Sie auf dem Startbildschirm mit der Maus auf den unteren linken Bildschirmrand, wird Ihnen die Startschaltfläche angezeigt. Mit einem Klick auf die Startschaltfläche wechseln Sie zur zuletzt geöneten App. Klicken Sie auf der Desktop-Oberfläche in der Taskleiste auf die dauerhaft eingeblendete Startschaltfläche, wechseln Sie zurück zum Startbildschirm. Wenn Sie die Startschaltfläche mit der rechten Maustaste anklicken, werden Ihnen im sogenannten Kontextmenü weitere Funktionen angezeigt. Kontextmenü und Kontextleiste In geöneten Apps und auf dem Desktop können Sie wie gewohnt durch Klicken mit der rechten Maustaste das Kontextmenü einblenden. Wenn Sie in einer geöneten App der Modern-UI-Oberfläche oder auf dem Startbildschirm mit der rechten Maustaste klicken, erscheint die sogenannte Kontextleiste. Hier lassen sich ähnlich wie im herkömmlichen Kontextmenü wichtige Befehle für die jeweilige App bzw. den Startbildschirm aufrufen. Kontextmenü in Word Kontextleiste in der App Kalender HERDT-Verlag 11

12 21 Texte Der schnelle eingeben Einstieg in Windows 8.1 Windows 8.1 starten Am System anmelden Nachdem Sie den Computer gestartet haben, wird als Erstes der Sperrbildschirm von Windows 8.1 mit der Anzeige von Uhrzeit und Datum eingeblendet. Sperrbildschirm Anmeldebildschirm Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Bildbereich des Sperrbildschirmes oder drücken Sie eine beliebige Taste. Der Anmeldebildschirm erscheint. Tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Passwort ein und betätigen Sie Ü oder klicken Sie auf. Den Benutzer vor der Anmeldung wechseln: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Bildbereich des Sperrbildschirmes oder drücken Sie eine beliebige Taste. Klicken Sie auf und anschließend auf Anderer Benutzer. Füllen Sie die Felder Benutzername und Kennwort aus und betätigen Sie Ü bzw.. Den Browser auswählen Nach der ersten Anmeldung bei Windows 8.1 erscheint eine Abfrage, bei der Sie auswählen können, welchen Browser Sie zukünftig standardmäßig für das Surfen im Internet nutzen möchten. Klicken Sie auf Weiter, um einen Browser auszuwählen. Klicken Sie beispielsweise im Bereich Internet Explorer auf Installieren, um den Internet Explorer zukünftig standardmäßig als Browser zu verwenden. Wird ein anderer Browser als der Internet Explorer ausgewählt, klicken Sie nachfolgend im geöneten Internet Explorer auf Ausführen, um den jeweiligen Browser zu installieren, und folgen Sie den weiteren Anweisungen. Drücken Sie A $, um den gestarteten Browser, beispielsweise den Internet Explorer 11, zu beenden. 12 HERDT-Verlag

13 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Der Startbildschirm Ihre Schaltzentrale A Windows 8.1 Machen Sie sich mit dem neuen Startbildschirm vertraut Nach der Anmeldung wird der Startbildschirm (die Startseite) angezeigt, der die neue Modern-UI- Oberfläche nutzt. Kachelgruppe Angemeldeter Benutzer Kachel einerapp Startschaltfläche Schaltfläche zum Wechseln zur Ansicht Apps Kachel einer Live-App Bildlaufleiste Auf dem Startbildschirm werden alle Apps der Modern-UI- und Desktop-Oberfläche als Kacheln angezeigt. Was die verschiedenen App-Typen sonst noch auszeichnet, erfahren Sie auf der nächsten Seite. Vom Startbildschirm zum Desktop wechseln und zurück Klicken Sie im Startbildschirm auf die Kachel Desktop, um auf den Desktop zu wechseln. Vom Desktop zum Startbildschirm wechseln: Zeigen Sie mit der Maus auf die linke untere Bildschirmecke und klicken Sie auf die Startschaltfläche. oder Drücken Sie ), um auf den Startbildschirm zu wechseln. Durch Drücken von ) gelangen Sie auch aus jeder geöneten App zurück zum Startbildschirm. HERDT-Verlag 13

14 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Grundlagen zu Apps Was sind Apps Als Apps bezeichnet man alle Arten von Programmen, die sich auf dem Computer ausführen lassen. Mit ihrer Hilfe lassen sich beispielsweise Berechnungen durchführen, Briefe schreiben, Termine bzw. Kontakte verwalten, s verfassen oder Bilder bearbeiten. Unter Windows 8.1 können Sie zwei verschiedene Kategorien von Apps nutzen: Apps der Modern-UI-Oberfläche Apps der Desktop-Oberfläche Merkmale von Apps der Modern-UI-Oberfläche Die Apps nutzen die neue Modern-UI-Oberfläche, eignen sich besonders gut für die Bedienung mithilfe eines Touchscreens, werden immer im Vollbildmodus ausgeführt. Auf einigen App-Kacheln (sogenannten Live-Kacheln) werden ausgewählte, ständig aktualisierte Inhalte der zugrunde liegenden Apps angezeigt. So informiert Sie beispielsweise die Live-Kachel der App Wetter permanent über die aktuelle Wettervorhersage. Merkmale von Apps der Desktop-Oberfläche Die Apps nutzen die klassische Desktop-Oberfläche, lassen sich am besten mit Maus und Tastatur bedienen, werden in separaten Fenstern gestartet, deren Größe Sie individuell anpassen können. 14 HERDT-Verlag

15 1 Der schnelle Einstieg in Windows 8.1 Apps starten und beenden A Windows 8.1 So önen und schließen Sie Apps Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf eine Kachel, um die betreende App zu starten. Zum Önen einiger Apps der Modern-UI-Oberfläche, z. B. Kalender, wird ein Microsoft-Konto benötigt. Besitzen Sie ein solches Konto, müssen Sie beim allerersten Önen der App die dem Konto zugewiesene -Adresse und das entsprechende Kennwort eingeben. Andernfalls müssen Sie ein Microsoft-Konto anlegen. Modern-UI-Apps schließen: Klicken Sie mit der Maus am oberen Bildschirmrand und ziehen Sie die App an den unteren Bildschirmrand, um diese zu schließen. Desktop-Apps schließen: Klicken Sie auf das Schließfeld zu beenden., um die App So beenden Sie Apps, die nicht mehr reagieren Drücken Sie S H È und markieren Sie im Dialogfenster die App, die geschlossen werden soll. Klicken Sie auf Task beenden, um die App zu schließen. Microsoft-Konto anlegen Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf die Kachel Kalender, um die App zu önen und bei erstmaliger Verwendung ein Microsoft-Konto anzulegen oder sich an zumelden. Klicken Sie im unteren Bereich auf Stattdessen bei jeder App separat anmelden (nicht empfohlen), um nicht Ihr lokales Benutzerkonto in ein Microsoft-Konto umzuwandeln und um nicht unnötig viele private Daten an Microsoft zu übermitteln. Klicken Sie auf Für ein Microsoft-Konto registrieren, um ein neues Microsoft-Konto anzulegen. Tragen Sie im geöneten Fenster des Internet Explorers in die Felder entsprechende Daten ein. Wiederholen Sie die abgebildeten Textgrafiken (Captcha) im entsprechenden Feld. oder Klicken Sie auf den Link Sie können auch eine bereits vorhandene -Adresse verwenden, um eine eigene -Adresse zu verwenden, und fahren Sie mit der Anmeldung fort. Klicken Sie abschließend auf Ich stimme zu. Falls Sie bereits ein Microsoft-Konto besitzen, füllen Sie nach dem Önen der App die Felder E Mail- Adresse und Kennwort aus und klicken Sie auf Speichern. HERDT-Verlag 15