Erwerbung als Workflow

Transkript

1 Erwerbung als Workflow Der Erwerbungsgeschäftsgang in der Stadtbibliothek Ulm Beschleunigung ohne Qualitätsverlust

2 Wie viel Zeit benötigt durchschnittlich... eine Titelauswahl? eine Bestellung? ein Liefereingang?

3 Wie lange dauert der Geschäftsgang durchschnittlich... Von der Bestellung bis zur Lieferung Von der Lieferung bis zur Verfügbarkeit für den Kunden?

4 Stadtbibliothek Ulm Erwerbung in der Zentralbibliothek Überwiegend bei der EKZ Ausleihfertige Bearbeitung (Einband, Signatur) Standing Order in den meisten Fächern keine Erwerbungsabteilung (dezentral)

5 Stadtbibliothek Ulm EDV-Systementscheidung in 1997/98 Schnittstellen Schnittstellen Schnittstellen etc.

6 Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport

7 EDIFACT (=ISO 9735) Ein weltweit gültiger, Branchen übergreifender Standard für den Austausch von Geschäftsdaten. EANCOM: Nachrichtentypen für einzelne Anwendungsbereiche ORDERSP = Bestellbestätigung INVOICE = Rechnung

8 EDIFACT in Bibliotheken 1985 In der StuUB Frankfurt am Main 1996 Bestellungen im Edifact-Format StB Reutlingen (SISIS) an die ekz 2000 Bestellungen im Edifact-Format StB Ulm (BOND) an die ekz

9 Datenaustausch StB Ulm EKZ Bestellung Bestellung

10 Datenaustausch StB Ulm EKZ Bestellung Info im Bemerkungsfeld Lieferdatum ändern ggf. Bestellung stornieren Bestelldaten korrigieren Rechnungsnummer u. Bestellstatus ändern Bestellung Liefermitteilungen Rechnungsdaten

11 Das heißt... Verzicht auf Erfassungsarbeit Beschränkung auf intellektuelle Prüfung, ob sachlich richtig

12 Standing Order Von BibliotheksleiterInnen ebenso heftig wie erfolglos umworben inhaltliche Kritik aus Lektoratssicht organisatorisch ist nichts gewonnen...

13 Ist Standing Order sinnvoll?

14 ist Standing Order sinnvoll?

15 Wie ist ein Standing Order- möglich?

16 Standing Order StB Ulm Bestelldatensatz anlegen Bestellung Info im Bemerkungsfeld Lieferdatum ändern Bestellsatz stornieren Bestelldaten korrigieren Rechnungsnummer u. Bestellstatus ändern EKZ Standing Order Lieferankündigung Bestellung Liefermitteilung Rechnungsdaten

17 etwas Statistik... Seit Jahresbeginn mal Titel auswählen und Bestellsätze anlegen 1209mal Liefermitteilungen, davon 543 Stornomitteilungen und 24936mal Liefereingang erfassen Stand:

18 etwas Statistik... In der Stadtbibliothek Ulm heißt das mal Lieferankündigungen 1209mal Liefermitteilungen, davon 543 Storno- Mitteilungen 24936mal Rechnungsdatensätze... importieren Stand:

19 ... von der Bestellung bis zur Lieferung... Online bestellt am... Mo., Fr., Mi., Fr., Mi., Fr., Fr., Di., Fr., Do., Do., Uhrzeit 09:24 h 16:20 h 17:30 h 11:41 h 11:29 h 15:47 h 17:30 h 09:03 h 16:22 h 16:22 h 15:13 h Rechnungsdaten am... Mi., Mi., Mo., Mo., Fr., Di., Mi., Do., Do., Mo., Fr.,

20 ID 31/03 vom Von 9 LA-Titeln für Geschichte waren 9 als Bestellungen angekündigt ( , , ) 3 bereits geliefert u. entliehen ( , bzw )

21 ID 31/03 vom Online-Bestellungen für Erdkunde am (um 15:13 Uhr) 4 Rechnungsdatensätze am (um 03:04 Uhr)

22 Einsatzbereiche... Lieferankündigungen Standing Order EKZ-Sonderaktionen, jeder Titel 1 Ex. Fortsetzungen

23 Sonderaktion englische 75 Kinder- u. Jugendbücher - Per mail bestellt am Lieferankündigungen am , mit Katalogisat verknüpft - Import < 3 Min. 2,4 Sek. / Bestellsatz

24 noch etwas mehr Statistik Bestelldatensätze für Noten ( ) vollständig angelegt mit Katalogisaten verknüpft in 51 Minuten ca Sekunden je Bestellung bzw. ca. 1,35 Bestellungen je Sekunde

25 noch etwas mehr Statistik Bestelldatensätze für Noten ( ) vollständig angelegt mit Katalogisaten verknüpft in 6 Minuten u. 10 Sekunden ca Sekunden je Bestellung bzw. ca. 2,44 Bestellungen je Sekunde

26 Zusammenfassung StB Ulm Bestelldatensatz anlegen Bestellung Info im Bemerkungsfeld Lieferdatum ändern ggf. Bestellung stornieren Bestelldaten korrigieren Rechnungsnummer u. Bestellstatus ändern EKZ Standing Order Lieferankündigung Bestellung Liefermitteilungen Rechnungsdaten

27 Zusammenfassung Erwerbungsgeschäftsgang als Workflow mit umfassendem Austausch von Geschäftsdaten sowohl für Online-Bestellungen als auch für Standing Order

28 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

29 Kontakt Alexander Rosenstock Stadtbibliothek Ulm 0731 / Ulm 2003

30 Literatur BuB, ,7, Seite

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