HUSUM WIND Energy 2012

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1 HUSUM WIND Energy 2012 Husum Wind Energy September 2012 Firmengemeinschaftsstand des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Bauen, Wohnen und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen und des Ministeriums für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz des Landes Nordrhein-Westfalen Vorläufige Informationsmappe und Anmeldung für Aussteller

2 Allgemeine Informationen Husum Wind Energy 2012 Veranstalter Veranstalter des Firmengemeinschaftsstandes ist die Landesregierung des Landes Nordrhein- Westfalen vertreten durch das Ministerium für Wirtschaft, Energie, Bauen, Wohnen und Verkehr des Landes Nordrhein- Westfalen und das Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz des Landes Nordrhein-Westfalen. Messestand Auf dem Firmengemeinschaftsstand der Landesregierung präsentieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre innovative Produkte und Dienstleistungen. Der Firmengemeinschaftsstand lässt sich in drei Bereiche gliedern: Der Präsentationsbereich erstreckt sich über die Ausstellerflächen mit Exponaten, einer dazugehörigen Schautafel und personeller Betreuung durch die Aussteller selbst. Der Kommunikationsbereich umfasst Lounge und Infotheke. Im logistischen Zentrum des Standes befinden sich Küche und Lager. Kongress Zur Stärkung der NRW-Präsenz und zur Darstellung der Leistungskraft der nordrheinwestfälischen Windbranche ist am 20. September ein Fachkongress zur NRW-Windbranche terminiert. Details hierzu folgen zu einem späteren Zeitpunkt. Standbau und Standorganisation des Messestandes Eine vom Land Nordrhein-Westfalen zu beauftragende, Veranstaltungsagentur wird den Messeauftritt organisieren und anhand der von den Ausstellern bezeichneten Exponate die Standfläche und deren Aufteilung realisieren. Die Exponate bestehen in der Regel aus Demonstrationsobjekten und/oder Funktionsmodellen. Es besteht kein Anspruch auf eine spezielle Positionierung auf der Standfläche. Je nach Planungsstand kann es möglich sein, dass die einzelnen Aussteller umpositioniert werden. Der Anspruch auf eine fixe Standgröße besteht ebenfalls nicht. Der Ausstellerbeitrag bleibt bei jeder Größe gleich, es sei denn, die benötigte Ausstellungsfläche wird in einer im Vergleich zur Gesamtfläche und zur Fläche anderer Aussteller in einer überproportionalen Größe benötigt. Messegesellschaft Die auf dem Gemeinschaftsstand ausstellenden Unternehmen und Initiativen werden von der Veranstaltungsagentur beim Messeveranstalter als Mitaussteller gemeldet. Der Pflichteintrag im Messeausstellerkatalog wird auf Basis der abgefragten Anmeldedaten erstellt. Versicherung Aus landeshaushaltsrechtlichen Gründen schließt das Land für den Gemeinschaftsstand keine Versicherung ab. Der Abschluss einer Transport- und Ausstellungsversicherung durch den 2

3 Aussteller ist jedoch möglich und wird empfohlen. Diese kann über die Messegesellschaft oder eine andere Versicherung abgeschlossen werden. Eine Bewachung des Messestandes außerhalb der Messeöffnungszeiten während der tatsächlichernmessetage ist sichergestellt. Personelle Betreuung Die Aussteller präsentieren ihre Exponate in eigenem Namen und Interesse und stellen eine persönliche Standbetreuung ohne Unterbrechung während der gesamten Messedauer sicher. Es wird insbesondere darauf hingewiesen, dass die Präsenz der Aussteller am Stand über die gesamte Messelaufzeit von Anfang bis Ende unabdingbare Teilnahmevoraussetzung ist. Kosten/Leistungen Die Mitaussteller werden an den Kosten für den Stand mit pauschal 4.500,00 zzgl. 19% MwSt. beteiligt. Außerdem wird ein Beitrag für Besuchermarketing berechnet. Zusätzliche Leistungen der Messegesellschaft Husum stellt Ihnen diese gesondert in Rechnung. Bei der Kostenübernahme durch das Land handelt es sich um eine Zuwendung der öffentlichen Hand, die nach den Vorschriften der EU über de-minimis-beihilfen zu behandeln ist. Danach kommt eine solche Zuwendung nur in Betracht, wenn im Laufe der letzten drei Jahre (vorhergegangene zwei Steuerjahre und laufendes Jahr) die Gesamtsumme der de-minimis- Beihilfen, die durch die öffentliche Hand gewährt wurden, den Grenzwert von insgesamt nicht überschreitet. Berücksichtigung finden alle Zuwendungen von öffentlicher Stelle, die ausdrücklich als de-minimis-beihilfen deklariert wurden. Im Vorfeld der Messebeteiligung wird den Ausstellern ein Erklärungsvordruck übersandt mit der Bitte um Angaben über bisher erhaltene de-minimis-beihilfen. Nach Auswertung erhalten die Aussteller eine Prüfungsmitteilung. Die Kostenbeteiligungen werden einige Wochen vor Messebeginn durch die Veranstaltungsagentur in Rechnung gestellt. Die termingerechte Zahlung der Rechnung ist unabdingbare Voraussetzung für eine Teilnahme am Stand! Sollte die Zahlung des Kostenbeitrages nicht termingerecht erfolgen, behält sich das Land vor, den Aussteller von der Messebeteiligung auf dem Landesgemeinschaftsstand auszuschließen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass im Falle eines Ausschlusses eine Kostenpauschale (für bereits geleistete Planungs- und Organisationsarbeiten und für Veränderungen der Planungen, die durch einen Ausschluss notwendig werden) in Höhe von EUR 500,00 fällig wird. Den Teilnehmern am Landesgemeinschaftsstand werden folgende Leistungen geboten: Messestand - moderne, transparente Stand-Architektur - Teilfläche auf dem Stand - Grundausstattungs-Mobiliar wie EDV-Counter, Broschürenständer, Stehhilfe. Darüber hinaus gehende Leistungen wie Flats, Vitrinen, Beamer, Podeste, o.ä. werden auf Grundlage eines Angebotes gesondert mit dem Aussteller abgerechnet. 3

4 Organisation - Organisatorische Betreuung durch die Veranstaltungsagentur - Terminvorgaben und -kontrolle Messeservice - alle Miet- und Nebenkosten (Strom, Wasser, Telekommunikation und Internet) - Standreinigung - Standbewachung - Voraussichtlich 2 kostenfreie Ausstellerausweise - Hostessen-Service für den Loungebereich und die Info-Theke - Schließfächer für Standpersonal - Verpflegung der Standbesetzung/Messegäste am letzten Aufbautag und während - der Messe (Getränke, warmer Mittags-Imbiss, Nachmittags-Snack) Marketing/Drucksachen - Aussteller-Handout (Aussteller mit Kurzbeschreibung) - Layout + Produktion einer Schautafel - Präsentation der Aussteller in einem einheitlichen Layout (Abstimmung und Produktion durch die Veranstaltungsagentur) - Individuelle Pressemitteilung in der Pressemappe des Firmengemeinschaftsstandes - Einladung der Fach- und Tagespresse zum Besuch des Messestandes - Bewerbung des Standes auf dem Portal und in den Portalen der organisierenden Netzwerke Deadlines Für die fristgerechte Einhaltung der Vorarbeiten ist es unbedingt erforderlich, das von der Agentur Terminsetzungen für die Vorlage von ausstellerspezifischen Daten benannt werden. Bei Nichteinhaltung von Fristen ist die Agentur berechtigt, einen erhöhten Bearbeitungsbeitrag zu berechnen. Storno-Gebühren Bei Stornierung der Teilnahme, nach Abgabe der verbindlichen Anmeldung, fallen Stornogebühren in Höhe von 20% der Ausstellergebühr an. Externe Kosten Die Mitaussteller tragen alle weiteren Kosten selber, die ihnen im Zusammenhang mit der Messebeteiligung entstehen, wie z.b. - Personalkosten - Reise- und Übernachtungskosten - Exponatvorbereitungs- und -gestellungskosten - Transportkosten - Drucksachen zum Exponat - Bestellungen aus dem Servicepaket des Messeveranstalters - Versicherungen - Internet - Zusätzliche Schautafeln - Podeste, Vitrinen - Verschickung der Schautafeln, im Anschluss an die Messe 4

5 Servicekatalog der Messegesellschaft Die auf dem Firmengemeinschaftsstand ausstellenden Firmen und Initiativen werden der Messegesellschaft durch die Veranstaltungsagentur als Mitaussteller gemeldet. Bestellungen aus dem Service-Paket oder im Internet erfolgen auf eigene Rechnung und eigenes Risiko. Weitere Organisation Nach Ihrer verbindlichen Anmeldung für eine Teilnahme an der Husum Wind Energy 2012 wird die Veranstaltungsagentur den Firmengemeinschaftsstand planen und die für Sie erforderlichen Materialien organisieren und umsetzen. Hierzu werden Sie von der Agentur kontaktiert. Visuelle Umsetzung der NRW-Gemeinschaftsstände hier das Beispiel der Hannover Messe Industrie

6 Verbindliche Anmeldung HWE 2012 Zur Teilnahme als Mitaussteller auf dem Firmengemeinschaftsstand des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Bauen, Wohnen und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen und des Ministeriums für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz des Landes Nordrhein-Westfalen auf der Husum Wind Energy 2012, vom 18. bis 22. September 2012 in Husum. Rückgabe: bis an: ProduktionNRW c/o VDMA NRW Ina Grothof Per Fax: 0211/ Firma Ansprechpartner für die Messevorbereitung Titel/Funktion Vorname/Name Tel. Fax. Handy-Nr. Vertretung für die Messevorbereitung Titel/Funktion Vorname/Name Tel. Fax. Handy-Nr. Straße PLZ/Ort Internet-Adresse Wir erkennen die vorläufigen Teilnahmebedingungen, wie in der Infomappe genannt, ausdrücklich an. Wir möchten unter folgendem Buchstaben in das Ausstellerverzeichnis: Datum Unterschrift 6

7 Rechnungsadresse: Firma Vorname/Name Straße PLZ Ort Cluster und Netzwerke Wir gehören zu folgendem Cluster / Netzwerk: Wir waren bereits Aussteller auf Landesgemeinschaftsständen: Messe Jahr Messe Jahr Messe Jahr Messe Jahr 7

8 Exponate: Bitte beachten Sie, dass aus Platzgründen auf der Husum Wind Energy nur Exponate mit überschaubaren Abmessungen zugelassen werden können. Um uns einen Überblick über das Exponat zu geben, das Sie gerne ausstellen würden, bitten wir Sie um ein paar Angaben. Wir möchten gerne folgende Exponate auf dem NRW-Gemeinschaftsstand zur Husum Wind Energy 2012 zeigen: Firma Name des Exponats Kurzbeschreibung des Exponats: Größe des Exponats: (bitte geben Sie hier die tatsächlichen Abmessungen an, ohne Verkehrsflächen!) Länge: cm Breite: cm Höhe: cm Gewicht: kg 8