Wir begrüßen Sie herzlich zu. Lexware vor Ort 2017

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1 Wir begrüßen Sie herzlich zu Lexware vor Ort 2017

2 Agenda Lexware allgemeine Neuerungen 2018 Lexware warenwirtschaft/faktura+auftrag 2018 Lexware buchhaltung 2018 Lexware lohn + gehalt Technische Neuerungen Lexware archivierung EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) BDSG neu 8 Hinweise zum Update

3 Ihr Lexware Partner vor Ort Peter Helmrich Gründung: Inhaber: 1996 als Einzelunternehmen, jetzt als UG Peter Helmrich Anzahl Mitarbeiter: 3 + Partnerunternehmen Firmensitz: Magdeburg Lexware: seit 2004 Anerkannter Lexware Partner seit 2007 Geprüfter Lexware Programmberater seit 2009 Service-Partner Netzwerk-Installation seit 2012 Anerkannter Haufe Partner seit 2013 Lexware Gold Partner & Exklusiver Haufe Partner Seite Lexware vor Ort - Veranstaltungsname

4 1 Allgemeine Neuerungen 2018

5 Facelifting der Produktoberfläche Neue Icons Neue Farben Neue Container Modernes Flat Design OPTIMIERTE DESKTOP ICONS

6 Änderungen im Produktsortiment und bei Seriennummern PRODUKTSORTIMENT Umbenennung Buchhaltungsprodukte (z.b. Lexware buchhalter in Lexware buchhaltung) Einstellung der Produkte warenwirtschaft premium handel und financial office premium handel Einstellung der Einmalkauf Direkt Version (Neue Einmalkaufversionen werden nur noch über den Fachhandel vertrieben) Kunden in Direktmodellen bekommen Folgeversion ab 2018 ausschließlich per Download zugeschickt ( mit Downloadlink und Seriennummer, ohne Datenträger) Zwangsumstellung einiger Lexware-Kunden ( Altmodell ) auf das neue Lizenzmodell ( buchhalter premium, financial office plus handwerk und handwerk premium werden auf das neue Lizenzmodell umgestellt / Anfang Oktober erfolgte die Information an die Kunden / Umstellung erfolgt mit Verfügbarkeit der Version)

7 Änderungen im Produktsortiment und bei Seriennummern AKTIVIERUNG SERIENNUMMERN Alle Seriennummerntypen sind nun aktivierungspflichtig (Ausnahme: Reiskosten ADM, Mobilmodus) Auswirkungen: Bei Rechnerwechsel müssen alle Kunden die aktivierte SNR wieder freischalten lassen Seriennummern können nur einmal (!) verwendet werden Wenn sich Ihr Programm nicht aktivieren lässt, wenden Sie sich an die kostenfreie Aktivierungs-Hotline. Diese erreichen Sie unter der Telefonnummer Anleitung_Aktivierung.pdf

8 Änderungen im Produktsortiment und bei Seriennummern PRODUKTFRAGEBOGEN Popup nach 56 Tagen (anstatt nach 42 Tagen) HARTE PRODUKTSPERREN Produktsperren greifen erstmalig zum (Für alle Kunden, die mit Version 2017 arbeiten und noch nicht aktualisiert haben) INFOSEITE ZUM BETRIEBSSYSTEM Neu: Informationen und Überblick zu Systemvoraussetzungen aller Lexware Produkte In Planung: Umzug auf

9 2 Lexware warenwirtschaft/faktura+auftrag 2018

10 Änderungen und Neuerungen

11 Mehrlagerfähigkeit für alle Premium Produkte 2018 (warenwirtschaft/handwerk) Mehrere Lager anlegen Lagerartikel verschieben und umbuchen Separate Bestandsführung von Artikeln je Lager Im Verkauf bei der Belegerfassung das Lager bei den Positionen festlegen Geplant für weitere Updates in 2018: Artikelreservierung lagerspezifisch (Januar Update) Einkaufsseite lagerspezifisch abbilden Einkaufs-Belege lagerbezogen erzeugen Serien- und Chargennummern lagerspezifisch

12 Packlisten erstellen (Pro/Premium) Drucken Sie für die Lagermitarbeiter Packlisten zu Belegen. Damit kann bereits bei der Erstellung der Auftragsbestätigung der Artikel im Lager kommissioniert werden.

13 Terminüberweisungen (faktura+auftrag/warenwirtschaft/handwerk) Nutzen Sie ab sofort die Vorteile von Terminüberweisungen. Ihr Vorteil: Sie können sicher anstehende Überweisungen bereits heute erledigen, die passenden Buchungstermine festlegen und diese an Ihre Bank senden.

14 Neue Regelung für SEPA-Lastschriften ab November 2017 (in faktura+auftrag/warenwirtschaft/handwerk) Für SEPA-Lastschriften aus Ländern, die außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums liegen (Schweiz und Monaco), tritt im November 2017 eine neue Regelung in Kraft: Bei SEPA-Lastschrifteinzügen muss die Anschrift des Zahlungspflichtigen angegeben werden. Wir haben diese Änderung in Ihr neues Update integriert.

15 Anzeige von Kundendaten auf allen Seiten im Auftragsassistenten (faktura+auftrag/plus) Auf jeder Seite sehen Sie auf einen Blick, um welchen Kunden es geht. (Kundenwunsch)

16 Neuerungen in der Rechnungsstellung für die Produkte Lexware neue steuerkanzlei bzw. Lexware büroservice komplett Übernehmen Sie ab sofort einfach und schnell die zuvor erfassten Leistungen in die manuelle Leistung direkt aus dem Spickzettel.

17 Mit einem Klick zur Hilfe Greifen Sie über den Menüpunkt? im Programm direkt auf das Lexware Forum zu. So haben Sie die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Fragen zur Bedienung Ihrer Software zu klären oder sich mit anderen Nutzern auszutauschen. Sie können hier auch jederzeit Verbesserungsvorschläge einbringen. Das Lexware Forum steht Ihnen rund um die Uhr kostenlos zur Verfügung.

18 Lexware mobile Mobil auf Ihrem Smartphone, Tablet oder PC. Die verbesserte Browserkompatibilität und Performance steigert den Arbeitskomfort. Mobil Belege erfassen Zugriff auf Ihre Kunden-/Lieferanten- und Artikeldaten Zugriff auf Ihre aktuellen Belege aus dem Lexware Produkt Probieren Sie es aus!

19 GOBD sichere Rechnungslegung 59% (1,1 Mio.) der rechnungsstellenden Kleinunternehmen nutzen zur Ausgangsbelegerstellung Word und/oder Excel. Datev 3% WISO 2% Sage 2% Lexware 8% Sonstige 17% Keine Software 9% Word/Excel 59%

20 3 Lexware buchhaltung 2018

21 Änderungen und Neuerungen

22 Moderne Benutzeroberfläche

23 Neuer DATEV-Import NEU AB JANUAR 2018 Die Liste der zu importierenden Daten werden Ihnen nun bereits vor dem tatsächlichen Import in den Stapel oder Journal in einer extra Ansicht angezeigt. In dieser Liste können Sie vorhandene Fehler (z.b. Konto ist nicht vorhanden) oder Warnungen (z.b. Betrag übersteigt zulässigen Betrag) bereits vor dem Import erkennen und beheben.

24 Import Anlagespiegel HINWEIS Mit der Taxonomie 6.0, die für alle Abschlüsse ab Wirtschaftsjahr 2018 verbindlich ist, wurde der Anlagespiegel brutto Pflichtbestandteil der E-Bilanz. WIE ARBEITEN SIE??? Arbeiten Sie mit Lexware buchhaltung premium oder nutzen Lexware anlagenverwaltung/pro? Dann können Sie hier den kompletten Anlagespiegel brutto erstellen und in Ihre E-Bilanz importieren.

25 Bericht zur Kontrolle Anlagespiegel EINFACHE KONTROLLFUNKTION Mit der Taxonomie 6.0 müssen Sie grundsätzlich einen Anlagespiegel brutto erstellen. Hier müssen alle Positionen des Anlagespiegels mit denen des Anlagevermögens in der E-Bilanz übereinstimmen. Um Ihnen das aufwändige Prüfen der einzelnen Positionen zu erleichtern, haben wir zu den bereits vorhandenen Kontrollwerten im Anlagespiegel einen eigenen Report über abweichende Werte integriert. Dieser Bericht steht Ihnen immer dann zur Verfügung, wenn Ihre Werte im Anlagespiegel und in der E-Bilanz nicht übereinstimmen.

26 Taxonomie 6.1 AKTUELLER STAND Wir haben die aktualisierte Taxonomie (Version 6.1) in Lexware buchhaltung 2018 integriert. Die Konten der DATEV-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sind dieser neuen Taxonomie bereits zugeordnet. WICHTIGER HINWEIS Die Übermittlung der E-Bilanz 2017 mit der Taxonomie 6.1 ist, wie von der Finanzverwaltung vorgegeben, voraussichtlich erst ab Juni 2018 möglich. Alle Abschlüsse für 2017 können jedoch reibungslos mit der Taxonomie 6.0 vorgenommen werden.

27 Sammelüberweisung als Einzelbuchung NEU AB JANUAR 2018 Bei der Auftragserteilung von SEPA-Sammelaufträgen haben Sie nun die Wahlmöglichkeit, ob Ihre Überweisungen als Gesamtsumme oder Einzelposten gebucht werden sollen. Dies gilt sowohl für SEPA- Sammelüberweisungen als auch für SEPA- Sammellastschriften.

28 Terminüberweisung NEU AB JANUAR 2018 Mit der neuen Version von Lexware buchhaltung 2018 können Sie nun Überweisungen online zu einem bestimmten Termin ausführen. Je nach Kreditinstitut können Sie den Ausführungstermin bis über ein Jahr im Voraus festlegen (bankenabhängig).

29 Ausfüllhilfe zur Gewerbesteuer In Abhängigkeit der Konteneigenschaften können Sie Konten für die Gewerbesteuerauswertung zuordnen. Für die Werte der hier zugeordneten Konten erhalten Sie einen detaillierten Bericht als Ausfüllhilfe unter Berichte/Auswertung/Gewerbesteuer. HINWEIS Mit dem Programm Lexware neue steuerkanzlei können Sie die Werte direkt in das Modul Gewerbesteuer übernehmen.

30 Aktualisierte gesetzliche Formulare Lexware buchhaltung 2018 enthält alle aktuellen Versionen amtlicher Formulare. Aufgrund gesetzlicher Änderungen wurden die folgenden Formulare entsprechend angepasst: Umsatzsteuer-Voranmeldung 2018 Umsatzsteuer-Erklärung 2017 Zusammenfassende Meldung 2017 Dauerfristverlängerung 2018 Anlage EÜR 2017

31 Aktualisierte Kontenrahmen Wir haben alle verfügbaren Kontenrahmen an die neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst. Dabei haben wir uns an den Änderungen der neuen DATEV-Kontenrahmen orientiert. WICHTIG Bei Redaktionsschluss lagen die Änderungen noch nicht vor. Sobald diese veröffentlicht sind, werden wir Ihnen ein kostenloses Update im Programm zur Verfügung stellen.

32 4 Lexware lohn + gehalt 2018

33 Änderungen und Neuerungen

34 Moderne Benutzeroberfläche

35 Betriebsrentenstärkungsgesetz NEUE BETRIEBSRENTE AB speziell für kleine Firmen 30% BETRIEBSRENTE FÜR GERINGVERDIENER wird staatlich mit einem jährlichen Zuschuss in Höhe von 30 % gefördert GERINGVERDIENERGRENZE wird auf fixiert 8% STEUERFREIHEIT FÜR PENSIONSKASSEN, Pensionsfonds oder Direktversicherungen beträgt 8 % (statt 4%) der Beitragsbemessungsgrenze der allg. Rentenversicherung (RV-BBG) BERECHNUNGSGRUNDLAGEN für das neue Gesetz werden im bav-assistenten berücksichtigt

36 Neue Formate für Meldeverfahren ab dem Folgende Meldeverfahren erhalten neue Datensatzversionen EEL (Elektronische Entgeltersatzleistungen) Meldeverfahren für Beitragsnachweise Meldeverfahren für Sozialversicherungsmeldungen HINWEIS Die neuen Formate dieser Meldeverfahren werden in Lexware lohn+gehalt 2018 automatisch angewendet.

37 Bestandsprüfungen im DEÜV-Verfahren Am 1. Januar 2018 wird im DEÜV-Meldeverfahren ein neues, elektronisches Rückmeldeverfahren bei Bestandsabweichungen eingeführt: Die vom Arbeitgeber übermittelten DEÜV-Meldungen werden nach Eingang bei der Krankenkasse inhaltlich mit den gespeicherten Bestandsdaten der Krankenkassen abgeglichen. Stellt die Krankenkasse Abweichungen fest, sind diese mit dem Arbeitgeber abzuklären. Die Krankenkasse kontaktiert den Arbeitgeber, so dass Unstimmigkeiten geklärt werden können.

38 Bestandsprüfungen im DEÜV-Verfahren Am 1. Januar 2018 wird im DEÜV-Meldeverfahren ein neues, elektronisches Rückmeldeverfahren bei Bestandsabweichungen eingeführt: NEU Krankenkassen können die Werte direkt in ihrem eigenen Datenbestand abändern, sofern die Voraussetzung Im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber erfüllt wurde und im Anschluss eine elektronische Bestandsmeldung (Datenbaustein Bestandsabweichung Meldeverfahren DBBM) an den Arbeitgeber auslösen. EMPFEHLUNG Wir empfehlen nach der bestehenden Praxis vorzugehen. Teilen Sie das bei einer Bestandsanfrage der Krankenkasse mit, dass Sie im Korrekturfall den fehlerhaften Sachverhalt selbst in Ihrem Datenbestand vornehmen. So vermeiden Sie elektronische Rückmeldungen von Bestandsabweichungen und haben das Thema sofort erledigt.

39 Saisonarbeiter 188 Abs. 4 SGB V Ab dem 1. Januar 2018 haben Arbeitgeber nach 188 Abs. 4 SGB V in der Anmeldung zur Sozialversicherung anzugeben, ob der beschäftigte Arbeitnehmer zum Personenkreis der Saisonarbeitnehmer gehört. DEFINITION SAISONARBEITER Ein Saisonarbeitnehmer ist, wer vorübergehend für eine versicherungspflichtige Beschäftigung bis zu acht Monaten nach Deutschland gekommen ist, um einen jahreszeitlich bedingten jährlich wiederkehrenden erhöhten Arbeitskräftebedarf des Arbeitgebers abzudecken. Der Saisonarbeitnehmer hat seinen ständigen Wohnsitz im Ausland.

40 Aktuelles in der Unfallversicherung (gültig ab Januar 2018) Anfrage an den BG-Stammdatendienst für 2018 Die Anfrage an den UV-Stammdatendienst ist nach dem Jahreswechsel nach 2018 automatisch vorhanden (Ausnahmen: Firma wird erst ab 2018 abgerechnet, Anfrage 2017 ist noch nicht erfolgt, kein Zeitraum 2018 vorhanden z.b. wegen Beendigung Mitgliedschaft). Erinnerung wegen nicht gesendeten Anfragen an den BG-Stammdatendienst Vor dem Monatswechsel Februar/März 2018 erfolgt eine Erinnerung für nicht gesendete Jahresentgeltmeldungen (Meldegründe 50 und 92). Nach Jahreswechsel kann Mitgliedschaft nicht rückgängig gemacht werden Beendigung der Mitgliedschaft sorgfältig prüfen. Neue Mitgliedsnummer mit Meldegrund UV05 im Lohnnachweis Bei Vergabe einer neuen Mitgliedsnummer wird automatisch ein elektronischer Lohnnachweis mit dem UV-Meldegrund UV05 erstellt. Kein Zeitraum 2018 bei beendeter Mitgliedschaft Mitgliedschaft beendet oder deaktiviert.

41 Meldeverfahren Entgeltersatzleistungen Neue Meldung 99 bei Wechsel des Absenders der Meldungen Eine Meldung mit Grund 99 ist zu erstellen, wenn es einen Wechsel des Absenders/Abrechners gibt und der Mitarbeiter/in weiterhin Entgeltersatzleistungen von einem Sozialleistungsträger bezieht. Neue Rückmeldung der Krankenkasse bei Verlängerung der Mutterschutzfrist Eine Meldung mit Grund 6 wird unaufgefordert von der Kasse gesendet, wenn die Mutterschutzfrist verlängert wird und damit auch das Mutterschaftsgeld sowie der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld länger zu zahlen ist. Rückmeldung über Anspruchsende auf Entgeltersatzleistung Der Kunde wird vom Sozialleistungsträger elektronisch informiert, Darstellung erfolgt in der Antwortzentrale. Es erfolgt keine automatische Verarbeitung der Rückmeldungen. Vorerkrankungsanfragen Eine Vorerkrankungsanfrage ist erst ab einer Krankheitsdauer von 30 Tagen möglich. Eine erneute Anfrage kann erst nach 56 Kalendertagen versendet werden.

42 Terminüberweisung im Zahlungsverkehr NEU AB JANUAR 2018 Im Zahlungsverkehr ist es ab Januar 2018 möglich Terminüberweisungen zu avisieren. Je nach Kreditinstitut können Terminüberweisungen für einen Zeitraum von einigen Wochen bis Monaten und sogar bis über ein Jahr im Voraus festgelegt werden. Der Ausführungstermin sollte auf einen Bankgeschäftstag gelegt werden, also nicht gerade auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag.

43 5 Lexware archivierung

44 Änderungen und Neuerungen

45 Kennen Sie das Problem? Ja! Wissen Sie, dass Sie geschäftliche Dokumente revisionssicher aufbewahren müssen? Revisionssicher bedeutet u.a.: nachvollziehbar, unveränderlich, vollständig, elektronisch etc. (gemäß GoBD-Richtlinien)

46 Haben Sie das Problem bereits gelöst? Ja, aber Bewahren Sie Ihre Dokumente revisionssicher auf?

47 Ist die Lösung korrekt? Nein! Wie bewahren Sie Ihre geschäftlichen Dokumente auf? Mehrfachnennungen möglich: Bitte geben Sie alle Aufbewahrungsarten an, die Sie für Ihre geschäftlichen Dokumente verwenden.

48 Was ist Lexware archivierung? Produktversprechen Revisionssichere Archivierung in der Cloud Einfache Bedienung Immer und überall verfügbar Integration in die Lexware Businessprodukte Volltextsuche durch alle archivierten Dokumente Maximale Sicherheit für Kunden und Daten durch Verschlüsselte Kommunikation Verschlüsselte Daten Rechenzentrum in Deutschland TECHNIK SaaS-Lösung mit Desktop-Client für Upload Partnerschaft mit easy AG (Entwicklung und Betrieb)

49 Zielgruppe Bestandskunden mit Lexware faktura+auftrag Lexware warenwirtschaft Lexware buchhaltung Lexware Bundle mit o.g. Produkt HINWEIS Lexware archivierung kann auch unabhängig von einem unterstützten Lexware Produkt eingesetzt werden.

50 Funktionsumfang Lexware Archivierungsassistent Desktop-Client Schnelle und einfache Installation und Einrichtung Einbindung lokaler Ordner zur Überwachung Übertragung zu archivierender Dokumente in die Cloud Läuft im Hintergrund Zeigt Status und Übertragungsprotokoll Kann beliebig oft installiert werden Wird vom Kunden bei Bedarf aktualisiert Läuft unter allen aktuellen Windows-Varianten

51 Weiterentwicklung ITERATIVE WEITERENTWICKLUNG Basierend auf Kundenfeedback FEATURES IN PLANUNG (TEIL DES PAKETS) Tiefere Integration (u.a. Verlinkung auf Dokumente im Lexware Archiv) Einfache Einbindung weiterer Quellen (u.a. Postfächer, Dropbox) Native ios-app für den optimierten mobilen Zugriff auf das Archiv UPGRADES IN PLANUNG (GGF. ALS ZUSÄTZLICHES PAKET) Automatische Buchungsvorschläge für Lexware buchhaltung Dokumentenworkflows

52 Zusammenfassung 90% der Lexware Kunden wissen, dass sie revisionssicher archivieren müssen 10% wissen es nicht 86% der wissenden Lexware Kunden glauben, das Problem bereits gelöst zu haben Der Löwenanteil der Lexware Kunden archivieren somit unwissentlich nicht revisionssicher Mediale Präsenz des Themas revisionssichere Archivierung Kunden sehen aktuell keinen Handlungsbedarf, da sie davon ausgehen, das Problem bereits gelöst zu haben ES BESTEHT HANDLUNGSBEDARF Festplatte, sonstige Hardware, Lexware Software archiviert nicht revisionssicher. Lexware archivierung löst das Problem mit wenig Aufwand und leicht verständlich. Jetzt in die digitale Archivierung einsteigen und weitere Vorteile nutzen!

53 Was Lexware archivierung besser macht TRANSPARENTES ANGEBOTSMODELL Deutlich einfachere Preisstruktur und Konditionen als beim Wettbewerb SCHNELLE & EINFACHE IMPLEMENTIERUNG Software ist in wenigen Minuten eingerichtet und einsatzbereit EINSTIEG IN DIE DIGITALISIERUNG Dokumente von überall einsehbar Volltextsuche von jedem Endgerät Sichere Archivierung aller Dokumente ALLEINSTELLUNGSMERKMAL Einzige Lösung mit Integration in die Lexwareprodukte

54 Preismodell (aktuell) EINSTEIGERPAKET 2 Benutzer und 5 GB Speicherplatz 12 Monate Laufzeit Kann jederzeit zum Vertragsende gekündigt werden Steht nach Kauf sofort zur Verfügung Nur 19,90 pro Monat PRODUKTUPGRADES 5 GB zusätzlicher Speicherplatz für 14,90 pro Monat Ein weiterer Benutzer für 12,90 pro Monat kann jederzeit hinzugebucht werden Upgrade verändert nicht die Vertragslaufzeit

55 6 Technische Neuerungen 2018

56 Windows Zuverlässigkeitsverlauf prüfen (ab Windows 7) TIPP Systeme mit Windows Update auf neuesten Stand bringen.

57 Technischer Umbau (Setup) AMYUNI PDF Neue Amyuni-Version (inhaltlich gleicher Stand wie im Vorjahr) Schreibt gelöschte Registry-Einträge neu (Printer not activated Problem unter Windows 10) UPDATE BOOTSTRAPPER WIX TOOLSET AUF VERSION Erhöhung der Stabilität des Setups Instandsetzung Reparatur (über Systemsteuerung >> Programme und Features kann das Produkt repariert werden) INSTALLATIONSERVICE Unterjähriges Upgrade wieder möglich (z.b. warenwirtschaft pro auf financial office pro) Kein versehentliches Pushen einer neuen Jahresversion auf alte Clients Stabilität des Service und Kommunikation mit dem Lexware Info Service Assistenten verbessert

58 Neue.net 4 Prüfung vor Installation Installation Prüfung auf vorhandene Version 4.5 Installation von.net falls Prüfung fehlschlägt Erwartete Installation auf ca. 2,4% der Kundenrechner Verteilung.net Versionen.net 4.0 2,4 %.net 4.5 1,0 %.net ,4 %.net ,0 %.net 4.6 1,6 %.net ,0 % Tipp Systeme mit Windows Update auf neuesten Stand bringen (enthält dann.net 4.7).

59 Verbesserung der Verteilung von Lexware Updates (1 von 2) Umsetzung der Anforderung von Kunden und Lexware-Partnern: Die Einstellung des Lexware Info Service Assistenten (LISA) wird bei der Installation einer neuen Jahresendversion nicht mehr überschrieben. Während der gesamten Installation wird ein Installationsfortschritt angezeigt. Dazu wurden an drei Komponenten Änderungen durchgeführt: ANPASSUNG SETUP Vorhandene Einstellungen der LISA werden nicht mehr überschrieben INSTALLATIONSSERVICE Verbesserte Kommunikation mit dem Lexware Info Service Assistenten LEXWARE INFO SERVICE ASSISTENT Verbesserte Anzeige bei der Installation von Updates (Beispiele unter Windows 7 und Windows 10) Während des Updates erscheint nun ein Fortschrittsbalken (Standardeinstellung)

60 Verbesserung der Verteilung von Lexware Updates (2 von 2) Lexware Info Service Assistent (LISA): Einstellung kann bei Bedarf deaktiviert werden (nicht empfohlen) Neue Option Installationsfortschritt immer anzeigen Standardmäßig ist Option aktiviert WHITEPAPER: LEXWARE UPDATES Aktualisierte Erläuterung des Lexware Update Prozesses: 18.pdf

61 Änderungen im Setup-Block Zwischenversion erforderlich Zwischenversionen sind ab 2018 nicht mehr kostenlos und müssen kostenpflichtig bestellt werden. Dazu wurde die Logik im Setup folgendermaßen angepasst: Auslesen der installierten Version Blocken auf Versionen älter als 2 Jahre Neue Meldung und Link im Setup Neuer Link Anleitung für Installation ohne Datenübernahme ZUSÄTZLICHE ANPASSUNGEN Anpassung des Bestellformulars. Alle benötigten Zwischenversionen und SNR werden per an Kunden verschickt.

62 7 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und BDSG neu

63 Die wichtigsten Fakten in Kürze Am tritt die DS-GVO in Kraft. Ab diesem Datum ist sie unmittelbar geltendes Recht in allen EU-Staaten (Art. 99 DS-GVO) Zielsetzung: EU-weiter wirksamer Schutz personenbezogener Daten von natürlichen Personen Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche! Massive Verschärfung des Sanktionsrahmens! Noch keine Rechtsprechung! Die Übergangsfrist ist jetzt! Personenbezogene Daten Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Natürliche Person Jeder lebende Mensch ist eine natürliche Person. Angaben über juristische Personen und Personenmehrheiten (Personengesellschaften, Vereine, Gruppen) sind nicht DS-GVOrelevant.

64 Schutzziele Inhalte der DS-GVO - Datenschutz-Ziele Grundsatz der Datenschutzregelungen Grundsätzlich ist verboten, was nicht ausdrücklich erlaubt wurde ("Verbot mit Erlaubnisvorbehalt"). Vertraulichkeit und Belastbarkeit Verfügbarkeit Integrität DATENSCHUTZ-ZIELE Intervenierbarkeit Nichtverkettbarkeit und Datensparsamkeit Transparenz und Datenkorrektheit Gewährleistungsziele Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

65 Anforderungen der DS-GVO - Gewährleistungsziel: Intervenierbarkeit Technische Gestaltung von Verfahren zur Ausübung der Betroffenenrechte Personenbezogene Verfahren benötigen Maßnahmen, die dem Betroffenen die Ausübung der im zustehenden Rechte wirksam ermöglichen. Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden ) ad-hoc Löschfunktion bei berechtigen Anfragen von Betroffenen Recht auf Datenübertragbarkeit Funktionen zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten in maschinenlesbarem Format Einwilligung Funktionen zur Einholung einer Einwilligung des Nutzers Einwilligungsmanagement Bei CRM-Systemen: Nachweispflicht von Einwilligungen Kontrollmöglichkeiten (privacy settings) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Recht auf Berichtigung Selbstständige Rechtewahrnehmung 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

66 Anforderungen der DS-GVO - Gewährleistungsziel: Nicht-Verkettbarkeit Technische Absicherung der Zweckbindung Ein Softwareprodukt darf personenbezogene Daten nur für den vorher bestimmten Zweck verarbeiten. Funktionstrennung Angemessene Trennung von Funktionen im Rollenkonzept der Applikation Mandantentrennung Trennung von Datenbeständen unterschiedlicher Mandanten Trennung von personenbezogenen Daten unterschiedlicher Verwendungszwecke möglichst bis zur Datenbank-Instanz Profiling und Analytics Rechtmäßigkeit von Reporting-Funktionen Übermittlung an Dritte Funktionalitätseinschränkungen Anonymisierung 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 3 Rollen-/Rechtekonzept 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

67 Anforderungen der DS-GVO - Gewährleistungsziel: Datensparsamkeit Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss dem Zweck entsprechend angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Privacy by default Datenschutzfreundliche Voreinstellung des Produkts Löschfristen und regelmäßige Löschung Definition/Umsetzung nah Kennzeichnung von Pflichtfeldern Technische Einschränkungen Privacy by design Die Grundsätze des Datenschutzes sind bei der Ausgestaltung der technischen Anwendung bereits zu berücksichtigen. Art. 25 (1) DS-GVO Privacy by default Bei den Voreinstellungen der eingesetzten Systeme sind die Grundsätze des Datenschutzes zu berücksichtigen. Art. 25 (2) DS-GVO 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 3 Rollen-/Rechtekonzept 1 4 Default-Einstellungen 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

68 Anforderungen der DS-GVO - Gewährleistungsziel: Transparenz und Datenkorrektheit Die datenschutzrechtlichen Anforderungen müssen für die betroffene Person nachvollziehbar und nachprüfbar erfüllt werden. Die korrekte Eingabe von personenbezogenen Daten sollte unterstützt werden. Informationspflicht Information zu Umfang und Zweck der Datenverarbeitung. Vor der Installation bzw. der Erhebung personenbezogener Daten Recht auf Auskunft Funktionen zur Unterstützung von Auskunftsersuchen, insbesondere Identifikation des jeweiligen Datenbestandes Plausibilität Einrichtung von Plausibilitätsprüfungen für Eingabefelder Rechtsbehelfsbelehrung Transparente Information, Kommunikation und Modalitäten zur Ausübung der Betroffenenrechte Produktbeschreibung Möglichkeit der Kenntnisnahme der Datenverarbeitung (Funktionsweise, Übermittlung, Speicherorte) 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 3 Rollen-/Rechtekonzept 1 4 Default-Einstellungen 1 5 Auskunftsersuchen 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

69 Anforderungen der DS-GVO - Schutzziel: Integrität Korrektheit (Unversehrtheit) von Daten und der korrekten Funktionsweise von Systemen. Das Softwareprodukt stellt über Kontrollen sicher, dass keine unbefugten Änderungen von personenbezogenen Daten durchgeführt werden. Rollen- und Rechtekonzept Softwareseitige Möglichkeit zur Zuweisung spezifischer unwiderruflicher Rechte Authentifizierung Zugriffskontrollverfahren, Einschränkung von Schreib- und Änderungsrechten Prüfung und Kontrolle Integritätskontrollen bei Übertragung (Signaturen, Hashes), regelmäßige Integritätsprüfungen/Audits Protokollierung von schreibenden/änderndern Zugriffen bzw. geänderten Daten 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 3 Rollen-/Rechtekonzept 1 4 Default-Einstellungen 1 5 Auskunftsersuchen 1 6 Protokollierung 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

70 Anforderungen der DS-GVO - Schutzziel: Vertraulichkeit Das Softwareprodukt stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur befugten Personen zugänglich sind. Rollen- und Rechtekonzept Softwareseitige Möglichkeit zur Zuweisung spezifischer unwiderruflicher Rechte Verschlüsselung möglichst End-to-End-Verschlüsselung Anonymisierung frühestmöglich Verpflichtung von Mitarbeitern/Dienstleistern NDA (Vertraulichkeitsvereinbarung) Verpflichtung auf Daten- und Telekommunikationsgeheimnis Datentrennung 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 3 Rollen-/Rechtekonzept 1 4 Default-Einstellungen 1 5 Auskunftsersuchen 1 6 Protokollierung 1 7 Verschlüsselung 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

71 Anforderungen der DS-GVO - Schutzziel: Verfügbarkeit Informationen sind dort und dann zugänglich, wo und wann sie von Berechtigten gebraucht werden. IT-Infrastruktur ausreichende Prozessor- und Speicherkapazitäten Redundanz spezielle Maßnahmen gegen Distributed-Denial-of-Service (DDoS) und Denial-of-Service (DoS) Backup/Recovery Ressourcenschonende Programmierung 1 Löschkonzept 1 2 Datenübertragbarkeit 1 3 Rollen-/Rechtekonzept 1 4 Default-Einstellungen 1 5 Auskunftsersuchen 1 6 Protokollierung 1 7 Verschlüsselung 1 Quelle: Deloitte GmbH: EU-DSGVO Anforderungen an Softwareprodukte Seite Lexware Alexander Behringer

72 ToDo für Sie Ist die DSGVO für mich relevant? Die DSGVO ist für jeden relevant, der mit personenbezogenen Daten zu tun hat. To-Do 1: Die richtigen Fragen stellen! Beispiele für richtige Fragen: Bietet unsere Software eine Möglichkeit, um personenbezogene Daten auf Anforderung zu löschen? Erlaubt es uns unsere Software, Personen Auskunft über ihre personengebundenen Daten zu geben? Speichern wir in unseren Systemen nur die notwendigen Daten und werden diese auch nicht länger als notwendig gespeichert? Können wir sicherstellen, dass die Daten nur für einen spezifischen Zweck gespeichert und nicht anderweitig genutzt werden? Sind unsere gespeicherten personenbezogenen Daten ausreichend gegen Missbrauch geschützt? To-Do 2: Prozesse und Tools auf den aktuellen Stand bringen! Die aktuellen Lexware-Programme unterstützen ab dem Zwischen-Update 2018 datenschutzkonformes Arbeiten nach der DSGVO. Seite Lexware Alexander Behringer

73 ToDo für Sie ToDo 3: Erste Schritte auf dem Weg zu DSGVO-Konformität DSGVO-kompetente Datenschutzbeauftragte einsetzen Stammdatenverwaltung auf den neuesten Stand bringen Unstrukturierte Daten erfassen und analysieren ( , Dokumente, etc.) Data Mapping zur Identifikation von Datensätzen, ihrer Herkunft und Sensibilität Daten in Sicherheitsstufen klassifizieren und dies dokumentieren Alle Anwendungen und Ablagen systematisch abarbeiten Dokumentation der Verarbeitungsvorgänge anlegen Einwilligungserklärungen, AGBs, SLAs, etc. überprüfen Software installieren, die Angriffe und Datendiebstahl erkennt und das Notfallmanagement anschiebt Notfallmanagement/Desaster Recovery einführen, 72-Stunden-Meldefrist berücksichtigen Unerlaubten Datenfluss unterbinden Zweckgebundenheit der erhobenen Daten sicherstellen Informationsverpflichtung gegenüber den Datengebern nicht vergessen Seite Lexware Alexander Behringer

74 Interessante Links und Tipps Haufe-Lexware Datenschutzerklärung: Artikel in Wissen & Tipps: Online-Schulung zum Datenschutz: Trainings und Kurse der Haufe Akademie Haufe Compliance College Datenschutz (e-learning) Leitfaden Datenschutzmanagement nach der EU-DatenschutzgrundVO Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung und Big Data im Marketing Crashkurs Beschäftigtendatenschutz Cloud Computing in der Praxis Externe Links Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.v. DSK-Kurzpapiere zur DSGVO: Seite Lexware Alexander Behringer

75 BDSG-Neu Am 5. Juni 2017 wurde im Bundesgesetzblatt das Gesetz zur Anpassung des Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680 (Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU DSAnpUG-EU) kurz BDSG-Neu genannt veröffentlicht. In den ist das Recht auf Vergessenwerden geregelt. Laut 38 gilt: benennen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. In den sind die Bußgeld- und Strafvorschriften geregelt. BDSG-neu.pdf Seite Effiziente Software-Pflege und gezielte Weiterentwicklung SME OnPremise

76 8 Hinweise zum Update / Allgemeines & Tools SEITE 87 L Lexware vor Ort Veranstaltungsname

77 Hinweise zum Update Vor dem Update Optimalen Installationszeitpunkt planen Datensicherung Alle Windows-Updates installieren und Neustart des PCs Alle Benutzer beenden Lexware auf allen PCs Installation Update-Installer herunterladen und speichern Virenscanner deaktivieren Bei Pro/Premium-Versionen Installation auf dem Server starten Nach der Installation Datenbank-Update durchführen lassen, bei Pro/Premium als Supervisor Datensicherung durchführen SEITE 88 L Lexware vor Ort Veranstaltungsname

78 Datensicherung & mehr BackupLX Pro 8.0 Schnelle und flexible Sicherung im laufenden Betrieb für Pro/Premium Versionen Vollständig automatisierbar Kopie der Sicherung auf USB, NAS, FTP, SFTP, SSH und anderen Online-Speichern Benachrichtigung per Auf Wunsch Lösung alter Datensicherungen (optional Aufbewahrung 1. des Monats) Sicherung der Steuererklärung bei neue Steuerkanzlei Jetzt 30 Tage kostenfrei und ohne Einschränkungen testen Viele weitere Tools verfügbar unter Individuelle Lösungen auf Anfrage SEITE 89 L Lexware vor Ort Veranstaltungsname

79 Unser Service - Ihre Vorteile Persönliche Ansprechpartner in Ihrer Region 5% Rabatt auf Listenpreis von Lexware Bevorzugter Support Per erreichbar Sonderpreise für erweiterten Support, Schulung und weiteren Dienstleistungen Regionales Netzwerk Faire Produktberatung SEITE 90 L Lexware vor Ort Veranstaltungsname

80 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Download: helmrich.com