Das Studiengangsinformationssystem (SGIS)

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1 Das Studiengangsinformationssystem (SGIS) Hinweise für Studiengangsverantwortliche und Typo3-Redakteure Version 1.a Mai 2015 Kontakt: Christian Birringer, Referat Allgemeine Studienberatung und Career Service [email protected] ; 0381 / Das Studiengangsinformationssystem wurde im Referates 1.4 (Allgemeine Studienberatung und Careers Service) in Kooperation mit dem IT- und Medienzentrum entwickelt und als Studium-Optimum-Projekt im Rahmen des Qualitätsdialoges gefördert.

2 Studiengangsinformationssystem (SGIS) Hinweise für Studiengangsverantwortliche und Typo3-Redakteure 1 Einführung An der Universität Rostock wurde ein System implementiert, in dem für jeden einzelnen Studiengang alle diejenigen Informationen, die für einen Studieninteressierten bei der Studiengangswahl also vor Aufnahme des Studiums relevant sind, zentral vorgehalten und gepflegt werden. Alle bisherigen Stellen, an denen Informationen über Studiengänge für Studieninteressierte veröffentlicht werden, können über Datenbankschnittstellen mit dieser Datenbank verknüpft werden, so dass diese Informationen immer aktuell aus der Datenbank übernommen werden. Dies gilt insbesondere für die zentralen Webseiten der Universität Rostock und auch für die Webseiten der Fakultäten und Institute. Auch externe Online-Studiengangssuchportale (z. B. der Hochschulkompass der HRK und damit auch weitere Portale wie z. B. von ZEIT Online oder SPIEGEL Online) werden aus der Datenbank befüllt. Beim Umgang mit dem Studiengangsinformationssystem (SGIS) muss zwischen vier verschiedenen Ebenen unterschieden werden. In dieser Anleitung werden die beiden Ebenen 2 und 3 behandelt: Abbildung 1: Die 4 Ebenen des SGIS Ebene 2 Studiengangscheckliste (Relevant für Studiengangsverantwortliche) Hier wird beschrieben, wie die Informationen zu einem Studiengang eingepflegt werden. Ebene 3 Webseiten-Erstellung (Relevant für Typo3-Redakteure) Hier wird beschrieben, wie aus der Datenbank Webseiten innerhalb der Internetpräsenz der Universität Rostock generiert werden, bzw. wie die Informationen aus der Datenbank in bestehenden Webseiten von Fakultäten und Instituten angezeigt werden 1. 1 Auf den Webseiten der WSF können derzeit (April 2015) Informationen aus dem SGIS noch nicht angezeigt werden. Abbildung 2: Informationseingabe und -ausgabe Seite 2 von 17

3 2 Nutzergruppen und weitere Begriffsbestimmungen 2.1 Studiengangsredakteure Diese können sich über die Webseite des SGIS anmelden. Dort werden die ihnen zugewiesenen Studiengänge angezeigt und können zur Bearbeitung aufgerufen werden. Die bearbeiteten Studiengänge können (zwischen-)gespeichert bzw. zur Abnahme gespeichert werden. Auch nach dem Speichern zur Abnahme können die Eintragungen jederzeit wieder aufgerufen, überarbeitet und erneut gespeichert werden. Die jeweiligen Studiengangsverantwortlichen oder die jeweiligen Fachstudienberater sollten für Ihren Studiengang bzw. ihre Studiengänge die Funktion des Studiengangsredakteurs übernehmen. Wer Studiengangsredakteur werden möchte, wendet sich bitte unter Angabe seines ITMZ-Nutzerkennzeichens und der betreffenden Studiengänge per an Theoretisch können einem Studiengang mehrere Redakteure zugeordnet sein, dann sollten die betreffenden Redakteure die gemeinsame Bearbeitung eines Studienganges untereinander abstimmen. Abbildung 3: Anmeldung zum SGIS für Studiengangsredakteure Natürlich kann ein Redakteur auch für mehrere Studiengänge zuständig sein. 2.2 Typo3-Redakteure Diese verfügen unabhängig vom SGIS über Redakteursrechte für bestimmte Webseiten innerhalb der Internetpräsenz der Universität Rostock (Backend-Zugang), meist für die Webseiten eines Institutes bzw. für einen bestimmten Bereich des Menübaumes der Webseiten z. B. einer Fakultät. Die Zuweisung solcher Redakteursrechte und auch der Login in das Backend der Webpräsenz der Universität Rostock sind unabhängig vom SGIS und werden vom Webmaster des ITMZ administriert. Abbildung 4: Kontakt Webmaster auf der Homepage des ITMZ Seite 3 von 17

4 2.3 Begriffsbestimmungen Attribute und Elemente Attribute sind einzelne Informationen zu einem Studiengang, die in der Checkliste (Ebene 2) eingepflegt werden und die bei der Erstellung einer Detailansicht eines Studienganges (Ebene 3) separat zur Anzeige ausgewählt werden können (z. B. Regelstudienzeit oder Studienfachberater). Ein Attribut kann verschiedene Elemente enthalten, z. B. beim Studienfachberater: Name, Telefon, usw. Abbildung 5: Attribute und Elemente in der Checkliste (Ebene 2) Kategorien Mehrere Attribute werden zu Kategorien zusammengefasst. Eine Kategorie wird in der Anzeige der Detailansicht eines Studienganges (Ebene 4) mit einer Ausklappüberschrift versehen. So wird z. B. das Attribut Studienfachberater in der Kategorie (= Ausklappüberschrift) Kontakt / Ansprechpartner zu diesem Studiengang angezeigt. Abbildung 6: Anzeige einer Kategorie in der Detailansicht (Ebene 4) Seite 4 von 17

5 3 Zum Ausfüllen der Studiengangscheckliste (Ebene 2) 3.1 Allgemeines Die Studiengangscheckliste ist ein wesentlicher Teil (Ebene 2) des SGIS. Dabei handelt es sich um ein Onlineformular, in das Studiengangsredakteure alle Informationen zu ihren Studiengängen eintragen können. Anhand der dort eingetragenen Informationen können dann Webseiten (Listen- und Steckbriefseiten) erstellt werden. Das Formular ist in verschiedene Attribute unterteilt. Darunter zum Beispiel der Abschlussgrad oder der Fachtyp. Teilweise werden Informationen in Form von Optionsfeldern (Auswahlmenü, Radio-Button oder Check-Box) eingegeben, bei denen ein oder mehrere Antworten möglich sind. Teilweise müssen Informationen ausformuliert in Freitextfelder eingegeben werden. Die in die Checkliste eingetragenen Informationen können zwischengespeichert werden. Dazu befindet sich auf der rechten unteren Seite ein Speichern-Knopf, welcher auch beim scrollen seine Position beibehält. Ist die Liste komplett ausgefüllt, kann sie zur Freigabe an die Studienberatung gesendet werden. Auch hierfür befindet sich unten auf der rechten Seite ein Knopf mit der Bezeichnung Speichern zur Abnahme. Der Großteil der Checkliste besteht aus Pflichtfeldern. Diese Informationen sind notwendig, um einen minimalen Steckbrief generieren zu können. Wird Speichern zur Abnahme betätigt, werden vor dem Absenden der Daten alle Felder überprüft. Ist ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt, erhält der Redakteur eine Fehlermeldung. Wird lediglich der Knopf Speichern benutzt, findet eine solche Überprüfung nicht statt. Grundsätzlich sollte der Studiengangsredakteur versuchen, die Checkliste komplett auszufüllen. Abbildung 7: Checkliste speichern Seite 5 von 17

6 3.1.1 Radio-Buttons Radio-Buttons sind die runden Kreise, welche zur Auswahl einer Attribut- bzw. Elementeigenschaft markiert werden können (der Kreis wird dann mit einem Punkt ausgefüllt angezeigt). In Abgrenzung zu Check-Box kann immer nur EIN Radio-Button gesetzt werden (Mehrfachauswahl ist also ausgeschlossen) Check-Box Check-Boxen sind die quadratischen Kästchen, die zur Auswahl einer Attribut- bzw. Elementeigenschaft markiert werden können (das Kästchen wird dann mit einem Haken angezeigt). Hier ist im Gegensatz zu den Radio-Buttons Mehrfachauswahl möglich. Abbildung 8: Radio-Button und Check-Box Seite 6 von 17

7 4 Seitenerstellung (Typo3-Backend) Die Ausgabe der in der Checkliste (Ebene 2) eingetragenen Informationen erfolgt z. B. über die Webseiten der Universität Rostock (Ebene 4). Dazu müssen aus den im SGIS vorhandenen Informationen Webseiten generiert werden. Dies erfolgt auf der hier beschriebenen Ebene 3. Dazu wird das Webseiten-Backend der Universität Rostock genutzt (Typo3 Der Login ist nur Typo3- Redakteuren möglich (siehe 2.2). Ist ein Studiengang angelegt und von der Studienberatung freigegeben, können die eingetragenen Informationen in Form von Studiengangssteckbriefen (zu einzelnen Studiengängen) oder von Listenansichten (Tabelle mit Informationen zu mehreren Studiengängen) an beliebiger Stelle auf den Webseiten angezeigt werden. Dazu muss zunächst eine entsprechende Seite neu erstellt bzw. eine bereits bestehende Seite zur Bearbeitung ausgewählt werden. Dies unterscheidet sich nicht von dem bisher aus Typo3 bekannten Vorgehen. Die Informationen aus dem SGIS werden immer als Inhaltselement auf einer Seite eingefügt Das Anlegen eines Inhaltselementes ist in Typo3 grundsätzlich auf verschiedenen Wegen möglich, die nebenstehende Abbildung zeigt eine Variante. Abbildung 9: Neuen Seiteninhalt erstellen HINWEIS: Auf einer einzelnen Webseite können immer mehrere Inhaltselemente angeordnet werden, somit kann auch vor oder nach einem aus dem SGIS generierten Inhalt ein weiteres Inhaltselement auf einer Webseite erstellt werden, insbesondere aus dem SGIS erzeugte Tabellen (Listen) können so z. B. um einen erläuternden Text ergänzt werden (siehe Abbildung 28). Seite 7 von 17

8 Wählt man in der in Abbildung 9 gezeigten Variante zur Erstellung eines neuen Inhaltselementes den Button Neues Element anlegen, erscheint ein neues Fenster, in dem der Typ des Inhaltselementes ausgewählt werden muss. Hier wird das Plug-In Studiengangsinformationssystem gewählt. Abbildung 10: Neues Inhaltselement vom Typ Plug-In einfügen Seite 8 von 17

9 Im sich dann öffnenden Fenster Seiteninhalt auf Seite neu erstellen (bzw. bearbeiten) ist dann im Reiter Allgemein im Feld Typ die Variante Plug-In,,,, einfügen ausgewählt (oder muss ggf. noch ausgewählt werden). Weiterhin ist auf dieser Seite eine Überschrift des Inhaltes festzulegen. Hinweis: Bei Steckbriefen zu einem Studiengang sollte die Überschrift nicht angezeigt werden (unter Typ versteckt/unsichtbar,,,, auswählen), da automatisch der Titel des Studienganges als Überschrift angezeigt wird. Bei Listenansichten sollte hier eine passende Überschrift vergeben werden. Abbildung 11: Neues Inhaltselement Reiter Allgemein Da für das Inhaltselement der Typ Plug-In gewählt wurde, erscheint in diesem Fenster neben den standardmäßig vorhandenen Registerkarten auch die Registerkarte Plug-In. Alle weiteren Schritte werden in diesem Reiter durchgeführt. Wurde das Inhaltselement auf eine andere als die oben beschriebene Weise erstellt, muss an dieser Stelle ggf. noch das Plug-In Studiengangsinformationssystem ausgewählt werden. Ist das Plug-In Studiengangsinformationssystem (SGIS) ausgewählt, dann erscheinen zwei neue Punkte und zwei Listen. Unter Modul wird ausgewählt, um welche Darstellung es sich bei dem Inhaltselement handelt. Detail erstellt die Steckbriefansicht eines Studienganges aus ausgewählten Informationen. Liste erstellt eine Tabelle mit ausgewählten Informationen zu Studiengängen einer definierten Gruppe. Die Option Verwaltung ist hier irrelevant und sollte nicht ausgewählt werden. Abbildung 12: Neues Inhaltselement Reiter Plug-In Seite 9 von 17

10 4.1 Detailansicht Für die Steckbriefansicht ist der Punkt Ansicht: Detail (Studiengangssteckbrief) aus dem Auswahlmenü Modul auszuwählen. Es öffnet sich ein Dialogfeld, welches mit OK bestätigt werden muss. Abbildung 13: Modul "Detail" bestätigen Unter Anzuzeigender Studiengang werden alle verfügbaren Studiengänge angezeigt, die bereits von der Studienberatung freigegeben wurden. Hier wird der Studiengang ausgewählt, für den ein Steckbrief (Detailansicht) erstellt werden soll. Die beiden Listen unter Anzuzeigende Abschnitte zeigen die Informationen eines Studienganges, gegliedert in den Attributen der Checkliste (siehe 2.3.1). In der rechten Liste sind alle Attribute aufgeführt (Verfügbare Objekte). In der linken Liste werden diejenigen Attribute aufgeführt, die an dieser Stelle zur Anzeige im Steckbrief ausgewählt wurden (Ausgewählte Objekte). Die Auswahl erfolgt, indem das Attribut in der rechten Liste angeklickt wird. HINWEIS: Die Reihenfolge, in der die ausgewählten Attribute in der Detailansicht angezeigt werden, ist vorgegeben und immer gleich, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge sie zur Anzeige ausgewählt werden und in welcher Reihenfolge sie in der linken Liste stehen. Änderungen, die dazu in der TYPO3-Oberfläche vorgenommen werden, sind irrelevant. Wenn alle für die betreffende Webseite zur Anzeige vorgesehenen Attribute ausgewählt sind, kann das Typo3-Dokument gespeichert werden und der Steckbrief ist als Inhaltselement auf der entsprechenden Seite fertiggestellt. Abbildung 14: Anzuzeigende Elemente für Detailansicht auswählen HINWEIS: Bitte achten Sie darauf, nur solche Attribute zur Anzeige auszuwählen, die für den betreffenden Studiengang in der Checkliste auch ausgefüllt sind, da sonst ggf. die entsprechende Überschrift ohne weiteren Inhalt auf der Webseite angezeigt wird. Dies wird gerade in der Aufbauphase des SGIS zu beachten sein. Seite 10 von 17

11 Abbildung 15: Beispielansicht (Frontend) eines Studiengangssteckbriefes "Allgemeine Informationen" sind standardmäßig aufgeklappt Abbildung 16: Beispielansicht (Frontend) eines Studiengangssteckbriefes eine weitere Kategorie wurde aufgeklappt Seite 11 von 17

12 4.2 Detailansicht Englisch In der Checkliste kann der Studiengangsredakteur das Attribut Abstract for international prospects ausfüllen. Dieses sollte für die englischsprachige Seite genutzt werden Zunächst ist von einer bestehenden deutschsprachigen Steckbriefseite eine englischsprachige Variante zu erzeugen, dies erfolgt so, wie von den Standard-Typo3-Seiten her bekannt (dazu ist der Modus Seite notwendig). Für diese englischsprachige Seite muss ein Name vergeben werden. Hier kann der englischsprachige Titel des Studienganges eingegeben (und gespeichert!) werden. Danach wird durch Klicken auf die betreffende Seite im Menübaum das Inhaltselement wieder aufgerufen. Abbildung 17: Seite für englischsprachige Übersetzung erzeugen Abbildung 18: Seite für englischsprachige Übersetzung benennen In der sich dann wieder öffnenden Ansicht des Inhaltselementes muss zunächst durch Klicken auf die Zeile Kopie für Übersetzung erstellen der Inhalt der Steckbriefseite kopiert werden. Damit wird das Plug-In, so wie das in der deutschsprachigen Variante ausgestaltet wurde, übertragen. Abbildung 19: Inhalte in englischsprachige Seite kopieren Seite 12 von 17

13 Die angeklickte Zeile verändert sich und es erscheint Translate to English + der ggf. zuvor eingetragene englischsprachige Studiengangstitel. Klickt man auf die darunter stehende Zeile Studiengangsinformationssystem (SGIS), öffnet sich die zuvor erzeugte Kopie für die englischsprachige Übersetzung, so wie das Plug-In in der deutschsprachigen Variante ausgestaltet wurde. In dieser Ansicht kann im Reiter Allgemein der zuvor eingetragene englischsprachige Studiengangstitel bearbeitet werden. Ebenso kann festgelegt werden, ob bzw. wie dieser Titel in der Ausgabeansicht angezeigt werden soll. Abbildung 20: Englischsprachige Seite zur Bearbeitung auswählen Speichern nicht vergessen! Abbildung 21: Englischsprachige Seite bearbeiten (Reiter Allgemein) Seite 13 von 17

14 Hier muss nun im Reiter Plug-In die englischsprachige Übersetzung angepasst werden. Dazu werden alle aus der deutschsprachigen Variante zur Anzeige übernommenen Attribute gelöscht und lediglich das Attribut Abstract for international prospects zur Anzeige ausgewählt. Speichern nicht vergessen! Abbildung 22: Englischsprachige Seite bearbeiten (Reiter Plug-In) Seite 14 von 17

15 4.3 Listenansicht Tabellenkopf festlegen Um eine Listenansicht (= Tabelle) von mehreren Studiengängen zu erstellen, wählt man den Punkt Ansicht: Liste aus dem Auswahlmenü Modul aus. Auch hier ist daraufhin wieder ein Dialogfeld zu bestätigen. Da eine Listenansicht mehrere Studiengänge umfasst, ist hier im Gegensatz zum Steckbrief kein Studiengang zu wählen. Eine Einschränkung der Studiengänge wird über Filter vorgenommen. Unter Anzuzeigende Felder wird nun zunächst ausgewählt, welche Attribute in der Liste angezeigt werden. Während in der Ansicht Detail (= Steckbrief) mehrere Attribute unter einer Kategorie zusammengefasst wurden, kann für die Listenansicht jedes Attribut (bzw. einzelne Elemente) einzeln angewählt werden. In der rechten Liste (Verfügbare Objekte) sind alle verfügbaren Attribute aufgeführt, in der linken Liste (Ausgewählte Objekte) werden alle Attribute aufgeführt, die in der Listenansicht angezeigt werden. Die Auswahl erfolgt durch Anklicken in der rechten Liste. Die Reihenfolge der hinzugefügten Attribute bzw. Elemente beeinflusst die Reihenfolge in der Darstellung. Diese kann mittels der Pfeiltasten neben der Liste Ausgewählte Objekte verändert werden. An dieser Stelle werden also die Überschriften und deren Anordnung im Tabellenkopf festgelegt. Abbildung 23: Modul Liste bestätigen HINWEIS: Für die Darstellung in einer Tabelle eignen sich nicht alle Attribute bzw. Elemente, insbesondere Freitextfelder sollten hier NICHT ausgewählt werden Sortierreihenfolge der Tabelle festlegen Im Abschnitt Sortierreihenfolge wird nun festgelegt, nach welchem Kriterium die in der zu erstellenden Liste (= Tabelle) angezeigten Studiengänge sortiert werden sollen. Analog zu den voranstehend beschriebenen Schritten werden dazu Attribute bzw. Elemente aus einer Liste (Verfügbare Objekte) ausgewählt Anschließend muss ein Filter zur Auswahl der anzuzeigenden Studiengänge angelegt werden, dazu muss zunächst ein Filter neu hinzugefügt werden. Abbildung 24: Listenansicht festlegen Seite 15 von 17

16 4.3.3 Filter zur Auswahl der in der Tabelle anzuzeigenden Studiengänge festlegen Wird kein Filter angelegt, werden in einer Listenansicht alle freigegebenen Studiengänge angezeigt. Soll die Liste nur bestimmte Studiengänge enthalten, muss dazu ein Filter gesetzt werden. In zu filternde Eigenschaften wird das Kriterium gewählt, auf das der Filter angewandt werden soll. Hier stehen alle Attribute bzw. Elemente der Checkliste zur Verfügung (analog zu Verfügbare Objekte). In Wert wird der Wert (= Zeichenfolge) eingegeben, den die anzuzeigenden Studiengänge als Eintrag im ausgewählten Attribut bzw. Element haben sollen. Zusätzlich kann im Feld Operator gewählt werden, ob der Wert exakt ( 0 ) mit dem Eintrag übereinstimmen oder ob der Wert im Eintrag enthalten ( LIKE ) sein soll. Im nebenstehenden Beispiel soll eine Tabelle erzeugt werden, die alle Studiengänge des Studienfeldes Ingenieurwissenschaften/Informatik enthält. Dazu wird der Filter wie folgt gesetzt: Abbildung 25: Studiengänge für Listenansicht auswählen (Filter) zu filternde Eigenschaft Studienfeld Operator LIKE Wert Ingenieur Die Tabelle zeigt somit alle Studiengänge des Studienfeldes Ingenieurwissenschaften/Informatik an, die unter Studienfeld die Zeichenfolge (= Wert) Ingenieur aufweisen. Es kann jeweils nur eine Eigenschaft je Filter ausgewählt werden. Möchte man eine Liste durch mehrere Kriterien eingrenzen (z. B. alle Studiengänge des Studienfeldes Ingenieurwissenschften/Informatik mit dem Abschluss Master), dann müssen mehrere Filter hintereinander erstellt werden. Abbildung 26: Beispiel-Filter Studiengänge des Studienfeldes Ingenieurwissenschaften/ Informatik Seite 16 von 17

17 Abbildung 27: Beispielansicht (Frontend) einer Listenansicht (Tabelle), hier: Masterstudiengänge im Studienfeld Ingenieurwissenschaften/ Informatik Abbildung 28: Beispielansicht (Frontend) zwei Listenansichten (Tabellen) als SGIS-Inhaltselemente auf einer Webseite mit voranstehendem Text-Inhaltselement Seite 17 von 17