Change Explorer - Interviewleitfaden zur Prozess- und Ergebnisevaluation bei Veränderungen (Version 1.13k)

Transkript

1 Change Explorer - Interviewleitfaden zur Prozess- und Ergebnisevaluation bei Veränderungen (Version 1.13k) Die folgenden Fragen sind Auszüge aus einem Interviewleitfaden (E&M-Projekt 1 ), der zur Analyse laufender oder abgeschlossener Veränderungen eingesetzt werden kann. Ergänzt werden kann das Interview durch einen standardisierten Fragebogen zur vergleichenden Bewertung der aus der Fachliteratur bekannten Bewertungskriterien und Erfolgsfaktoren (auf Anfrage). Mit dem Interview können auch Besonderheiten des Einzelfalls mit spezifischen Merkmalen erfasst werden. Der Fragebogen dient zur vergleichenden Untersuchung nach allgemeingültigen Merkmalen und Standardkriterien. Interviewt werden sollen möglichst alle Schlüsselpersonen und Meinungen aus allen relevanten Beteiligten- und Betroffenengruppen im Umfeld, z.b.: Auftraggeber (AG), Geschäftsleitung (GL), Projektleitung (PL), Projektmitarbeiter(innen) (PM), Betriebsrat (BR), von den Änderungen betroffene Mitarbeiter(innen) (BM) und externe Unternehmensberater(innen) (UB). Die Interviews sollen durch trainierte, ausgebildete und unabhängige (externe) Interviewer(innen) durchgeführt werden. Die Ergebnisse sollen so offen wir möglich in einem gemeinsamen Workshop ausgewertet werden können. Die Befragten sollen jeweils selbst angeben, welche Hinweise dabei nur vertraulich oder anonym verwendet werden dürfen. Im Workshop sollen aus den Ergebnissen nach Möglichkeit gemeinsam Maßnahmen abgeleitet werden. Es ist deshalb erforderlich, Formulierungen zu finden, die offenes konstruktives Feedback ermöglichen und für niemanden pauschalisierend oder verletzend wirken. In wissenschaftlichen oder anderen Erkundungsuntersuchungen, bei heiklen Projekten oder wenn sich die Befragten scheuen, ihre Antworten offen zu geben, ist eine durchgehend anonyme Befragung zu empfehlen. 1 Die Abkürzung steht für das Projekt Erfolg und Misserfolg von Veränderungen. Es von S. Greif, B. Runde, Ilka Seeberg und anderen (2002) vom Fachgebiet Arbeits- und Organisationspsychologie der Universität mit Mittel des BMBF durchgeführt (s.o.).

2 Teil A: Einführung 1. Worum ging es bei diesen Veränderungen? Bitte beschreiben Sie in Ihren Worten, wozu sie durchgeführt werden sollten. 2. Welche Rolle hatten Sie bei diesem Veränderungen? Können Sie sich einer dieser Rollen zuordnen? [Übersicht vorlegen] Sie können sich auch mehreren Rollen zuordnen. Auftraggeber (AG) Geschäftsleitung (GL) Projektleitung (PL) Projektmitarbeiter(innen) (PM) Betriebsrat/ Personalrat (BR/PR) von den Änderungen betroffene Mitarbeiter(innen) (BM) externe Unternehmensberater(innen) (UB) 3. Schauen Sie sich nun bitte folgende Skala an [Skala vorlegen]: -5 bedeutet, dass die Veränderungen für Sie ein voller Misserfolg war, +5 bedeutet, dass Sie ein Projekt für einen vollen Erfolg halten, 0 bedeutet, dass ein Projekt für Sie weder ein Erfolg noch ein Misserfolg war. Wo würden Sie die Veränderungen einordnen? Wie schätzen Sie das Projekt ein? Misserfolg negative Ergebnisse, Nachteile, Verschlechterung weder / noch Erfolg positive Ergebnisse, Vorteile, Verbesserung

3 Teil B: Bewertungsmerkmale und Ergebnisse 4. Woran machen Sie ganz persönlich den Erfolg (bei klar positiver Einordnung, (bei einem Wert um Null: fehlenden Erfolg, bei klar negativer Einordnung auch: Misserfolg ) für die Veränderungen fest? An welchen Ergebnissen oder Merkmalen? Es geht also jetzt noch nicht darum, wie es zu dem Ergebnis kam, sondern darum, an welchen Indikatoren Sie das Ergebnis festmachen. Solche Indikatoren können z.b. Wirtschaftlichkeit sein oder auch weichere Ergebnisse wie Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Veränderungen. Interviewer schreibt stichwortartig auf Protokollbogen mit, was die Auskunftsperson zu den einzelnen Bewertungsmerkmalen sagt. Er wählt ein geeignetes Stichwort aus oder macht selbst einen Formulierungsvorschlag. Sofern sich eindeutig einer oder mehrerer der vorgegebenen Rollen zuordnen kann, nur die gewählte(n) Rolle(n) notieren. Falls sie sich einer anderen Rolle als den genannten zuordnet, auch ihre Begründung protokollieren. Vor dem Aufschreiben eines Merkmals auf einer grünen Bewertungsmerkmalkarte fragt der Interviewer jeweils: Kann ich XY aufschreiben, um das von Ihnen genannte Merkmal zu beschreiben? Die genannten positiven Bewertungsmerkmale werden fortlaufend von A 1+ bis A n+ durchnummeriert, negative mit A 11- usw.. also mit einem " "- Zeichen statt eines "+"-Zeichens versehen (z.b. A11-) Jedes Merkmal soll genau beschrieben werden. Hierzu wird für jedes Merkmal die Frage gestellt: 5. Woran machen Sie das Merkmal konkret fest? Mit konkret meine ich: Gibt es z.b. Ereignisse, Beobachtungen, Zahlen oder andere Kriterien, anhand derer sich dieses Merkmal einschätzen lässt? Die Differenzierungen werden nur auf den Protokollbogen und nicht auf die grünen Karten geschrieben; danach wieder zurück zu Frage 10 gehen und Zyklus wiederholen, bis keine weiteren positiven Bewertungsmerkmale genannt werden. 5a. {Falls nur positive Merkmale genannt wurden, nachfragen:] Sie haben die Veränderungen als (relativ) erfolgreich bewertet. Haben sie auch Nachteile mit sich gebracht? Gibt es aus Ihrer persönlichen Sicht auch Ergebnisse oder Merkmale, die Sie negativ bewerten? Die genannten Bewertungsmerkmale werden fortlaufend von A11- bis An- durchnummeriert. Jedes Merkmal wird ebenfalls mit der Frage konkretisiert: Woran machen Sie dieses negative Merkmal oder Ergebnis konkret fest? 5b. {Falls nur negative Merkmale genannt wurden, nachfragen:] Sie haben die Veränderungen als wenige erfolgreich bewertet. Haben sie es auch Vorteile mit sich gebracht? Gibt es aus Ihrer persönlichen Sicht auch Ergebnisse oder Merkmale, die Sie positiv bewerten? Die genannten Bewertungsmerkmale werden fortlaufend von A1+- bis An+- durchnummeriert, also mit einem "+"- Zeichen. Jedes Merkmal wird ebenfalls mit der Frage konkretisiert: Woran machen Sie dieses positive Merkmal oder Ergebnis konkret fest?: Sämtliche auf das Projekt A bezogenen positiven und negativen Karten werden für de Auskunftsperson lesbar auf den Tisch gelegt. 6. Sie haben jetzt zu beiden Projekten Merkmale genannt, die Ergebnisse, Vor- und Nachteile beschreiben. Bitte beurteilen Sie nun aus Ihrer ganz persönlichen Sicht, wie wichtig diese Merkmale für Ihre persönliche Gesamtbewertung des Projekts sind [mit A1 beginnen usw.].. Benutzen Sie dazu bitte folgende Skala von 1 bis 5 [Skala vorlegen]. Eine 5 bedeutet, dass dieses Merkmal für Sie eine sehr hohe in Ihrer Gesamtbewertung des Projekts hat. Eine 3 bedeutet, dass das Merkmal für Sie eine mittlere besitzt.

4 Eine 1 bedeutet, dass das Merkmal für Sie eine sehr geringe hat. Wie wichtig ist für Sie das Merkmal? sehr geringe geringe mittlere hohe sehr hohe Schätzen Sie nun bitte ein, wie stark die einzelnen Merkmale in den jeweiligen Projekten zutreffen. Wenn sie vollkommen zutreffen, geben Sie eine 5, wenn Sie weniger zutreffen, geben Sie bitte einen geringeren Wert. Wie stark trifft das Merkmal zu? trifft wenig zu trifft mittelmäßig zu trifft größtenteils zu trifft fast völlig zu trifft völlig zu [Interviewer deckt zuerst die Karten für das A-Projekt auf. Zutreffen-Skala 1 bis 5 (siehe Anhang) zeigen und erläutern:] Bitte verwenden Sie diese Skala von 1 bis 5. 5" bedeutet, dass das Merkmal, z.b. [Bewertungsmerkmal A1+] beim Projekt A vollkommen zutrifft. [usw. Skala erläutern] [Alle Bewertungsmerkmale A 1 bis A n durchgehen.]

5 8. Schätzen Sie nun bitte noch ein, in welchem Ausmaß die geplanten Maßnahmen praktisch umgesetzt wurden. Ich lege Ihnen dazu eine Liste der vereinbarten Maßnahmen vor. Bitte verwenden Sie diese Skala von 0% bis 100%. [Skala vorlegen] "0%" bedeutet, dass das Projekt die Maßnahme in keiner Weise umgesetzt wurde. "100%" bedeutet, dass die Maßnahme voll und ganz umgesetzt wurde. Inwieweit wurde die Maßnahme umgesetzt? 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bitte schätzen Sie zuerst jede der folgenden Einzelmaßnahmen ein. Am Ende bitten wir Sie, einzuschätzen, inwieweit alle Maßnahmen zusammen umgesetzt wurden. [Hier bitte eine Liste aller Einzelmaßnahmen vorlegen, die zumindest teilweise bis zum jetzigen Zeitpunkt umgesetzt werden sollten. Die Prozentsätze einzeln schätzen lassen und protokollieren.] Maßnahme 1 Maßnahme 2... Alle Maßnahmen zusammen 9. Schätzen Sie nun bitte noch ein, in welchem Ausmaß die Ziele des Auftraggebers durch die Veränderungen erreicht wurden. Bitte verwenden Sie die Skala von 0% bis 100%. [Skala vorlegen] "0%" bedeutet, dass das Projekt die Ziele des Auftraggebers in keiner Weise erfüllt hat. "100%" bedeutet, dass das Projekt die Ziele des Aufraggebers voll und ganz erfüllt hat. Inwieweit hat das Projekt die Ziele des Auftraggebers erreicht? 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bitte schätzen Sie zuerst jedes der folgenden Teilziele ein. Am Ende bitten wir Sie um eine Gesamteinschätzung. [Wenn mit dem Auftraggeber Ziele vereinbart wurden, hier diese Ziele als Liste vorlegen, einzeln einschätzen lassen und protokollieren. Am Ende Gesamteinschätzung vornehmen.]

6 Teilziel 1 Teilziel 2... Alle Ziele zusammen Teil C: Ablauf und Erfolgsfaktoren Im weiteren Verlauf des Interviews werde ich Sie nun danach fragen, worauf Sie die von Ihnen genannten Ergebnisse ursächlich zurückführen. Wir haben hier einen Bogen vorbereitet, auf dem Sie hier links den Zeitpunkt des Beginns der Veränderungen oder des Projekts sehen. [Strukturschema vorlegen, in dem der Beginn von links gesehen nach ¼ des Blattes als senkrechte Linie eingezeichnet ist, damit auch noch die Vorgeschichte des Projektes erzählt und visualisiert werden kann.] Beginn Heute 10. Bitte erinnern Sie sich an die Zeit des Projektbeginns oder Start der Veränderungen. Wann wurde das Projekt begonnen oder wann fiel die Startentscheidung der Auftraggeber für das Projekt (soweit Ihnen das bekannt ist)? Datum unten an die Beginnlinie schreiben 11. Wurde das Projekt offiziell beendet, wurde ein Abschlussbericht vorgelegt oder eine Abschlusspräsentation durchgeführt? [Wenn ja:] Wann war das ungefähr? Wenn ja, Datum unten an die Zeitskala schreiben - rechts daneben etwas Platz 12. Laufen die Veränderungen noch weiter? [Wenn ja:] In welcher Form? [Alle Alternativen nennen und dann die Auskunftsperson entscheiden lassen.] a) Als zeitlich begrenztes Projekt Geplanten Projektendtermin notieren und auf der Skala unten angeben rechts daneben etwas Platz b) als langfristiger Prozess ohne festgelegtes Ende, aber mit einem möglichen oder sinnvollen Endzeitpunkt Möglichen Projektendtermin notieren und an der Skala unten angeben rechts daneben etwas Platz c) als zeitlich nicht befristeter, in der Idee ewiger Prozess oder als Programm, das immer weiter laufen soll

7 In Stichworten rechts am Rand notieren: nicht befristeter Prozess, unbefristetes Programm, als Zeitpunkt [Nachfrage:] Ab wann zeigt der Prozess oder das Programm im Verlauf relativ stabile positive oder negative Ergebnisse, die voraussichtlich so weiter laufen werden, wenn nicht ein neues Projekt zur Veränderung dieser Ergebnisse eingeleitet wird? Zeitpunkt an der Skala unten eintragen rechts daneben etwas Platz d) Haben die Veränderungen eine andere Form oder anderen zeitlichen Verlauf? Besonderheiten in Stichworten notieren und entscheiden, ob es sinnvolle End-/Zwischen- Ergebniszeitpunkte gibt, die in die Skala eingetragen werden können rechts daneben etwas Platz Nun teile ich unsere Zeitskala in Halbjahresabschnitte ein. Die Strecke zwischen Projektbeginn und Projektende/stabile Phase/Quasi-Ende in gleich große Halbjahresabschnitte teilen und mit Monatsangaben beschriften. Rechts neben die Projekt-Ende-Linie legen wir nacheinander Ihre Bewertungsmerkmale. Ich beschränke mich aber auf die [ca. drei] Merkmale, die von Ihnen als am wichtigsten eingeschätzt wurden. [Es werden nur die Bewertungsmerkmale mit den höchsten sratings neben die Projekt-Ende-Linie gelegt (bei mehr als drei gleich wichtig gerateten Merkmalen, wählt die Auskunftsperson eigenständig drei Merkmale aus).] Uns geht es im Folgenden darum, von Ihnen zu erfahren, wie es zu genau diesen Ergebnissen kam. 13. Beginnen wir mit dem Bewertungsmerkmal, welches für Sie von großer Bedeutung ist. [Interviewer legt das Bewertungsmerkmal mit dem höchsten srating rechts oben auf vorbereitetes Blatt.] [Zuerst nach der Konkretisierung über die Zeit fragen:] Wann sind Sie das erste Mal zu der Überzeugung gekommen, dass [Bewertungsmerkmal 1] vorliegt? [Die Auskunftsperson die Bewertungsmerkmalkarte an den entsprechenden Zeitpunkt verschieben lassen.] Was hat zu diesem Eintreten von [Bewertungsmerkmal 1] geführt? Gab es Personen und Gruppen, Ereignisse und Situationen oder Entwicklungen oder Prozesse, die für das Erreichen dieses Bewertungsmerkmals zuständig oder verantwortlich war? Interviewer hört zunächst zu, stellt Rückfragen, schreibt stichwortartig auf Protokollbogen mit, was die Auskunftsperson zu den einzelnen Ursachenfaktoren sagt. Er wählt ein geeignetes Stichwort aus oder macht selbst einen Formulierungsvorschlag. [Vor dem Aufschreiben eines Merkmals auf einer gelben Erfolgsfaktorenkarte fragt der Interviewer jeweils:] Kann ich XY als Ursache für das Auftreten des [Bewertungsmerkmals 1] aufschreiben oder führen Sie es auf eine andere Ursache zurück? [Mitschreiben!] Sind Sie einverstanden, wenn ich als Ursache XYZ auf eine gelbe Karte für Ursachen notiere? 14. Woran haben Sie [genannte Ursache] konkret festgemacht? Auf diese Weise wird jeder genannte Ursachenfaktor erläutert, stichwortartig notiert und am Ende auf eine gelbe Ursachenfaktorenkarte notiert Wenn die Auskunftsperson eine grüne Bewertungsmerkmalkarte als Ursache für andere Bewertungsmerkmale verwenden möchte, dieses Bewertungsmerkmal noch einmal auf eine gelbe Ursachenkarte notieren und neben die grüne Karte legen. 15. Ordnen Sie nun bitte diese genannten Ursachen in ihrem zeitlichen Auftreten links neben das zugehörige [Bewertungsmerkmal 1] an. [Falls Auskunftsperson die Erfolgsfaktoren nicht auf gleicher horizontaler Höhe der Bewertungsmerkmale anordnet, Frage des Interviewers:] Da noch weitere Bewertungsmerkmale auf diese Art und Weise diskutiert werden, möchte ich wegen der Übersichtlichkeit die genannten Aspekte in gleicher Höhe anordnen. Verstehen Sie, wie das gemeint ist? Für die wichtigsten Bewertungsmerkmale werden in dieser Art und Weise Ursachenfaktoren entwickelt und im Schema angeordnet. Das Muster der links neben dem Bewertungsmerkmal stehenden Ursachenfaktoren wird als ursächlich für das Bewertungsmerkmal betrachtet.

8 Nach der Fertigstellung der Ursachenfaktoren für die drei Bewertungsmerkmale aufkleben. [Falls Auskunftsperson schon vorher im Interview Ursachenfaktoren angesprochen hat, auf die sie in diesem Teil aber noch nicht eingegangen ist, sie daraufhin ansprechen; z.b. durch die Formulierung:] Sie hatten an anderer Stelle in diesem Interview auch schon XYZ als Ursachenfaktor angesprochen. Auf welches Merkmal hatte dieser Faktor Einfluss? 16. Wo gibt es nach Ihrer Meinung besonders enge Zusammenhänge? Bitte überlegen Sie einen Moment und zeichnen Sie mit diesem Stift die stärksten Verbindungen als Linien zwischen den verschiedenen Gruppen von gelben Karten und grünen Karten ein. Wenn die Verbindungen in einer bestimmten Ursache-Wirkungsverbindung verlaufen, können Sie sie auch als Pfeile zeichnen. Bitte nicht alle möglichen Verbindungen, sondern nur die stärksten Zusammenhänge einzeichnen. Teil D: Interviewabschluss 17. Abschließend möchten wie Sie bitten, das Interview zu bewerten. Was hat Ihnen missfallen, was hat Ihnen gefallen? Stichpunkte notieren, deutlich getrennt: + und -! Wir danken Ihnen für die Zeit, die Sie investiert haben!