Handbuch Version: 2.0

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1 Handbuch Version: 2.0 Powered by

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Anmeldung Die Willkommensseite Benutzer Symbollegende Benutzerkonfiguration Projekte Projektkonfiguration Beispielprojekt Projekte bearbeiten Mappen Mappenkonfiguration Multiupload Kunden Logdateien und Kontrolle WebDAV WebDAV unter Windows Windows XP Windows WebDAV unter Mac OS X... 19

3 Handbuch für Administratoren Herzlichen Glückwunsch zum Kauf oder zur Miete der Software Netroloader. Mit diesem Server für gesicherten Dateitransfer können Sie in der Zukunft einfach und kontrolliert Dateien beliebiger Größe empfangen oder zur Verfügung stellen. Der Netroloader ist ein webbasierter Fileserver mit optionalem https Zugang, Userverwaltung und Rechtesystem, den Sie über den Browser ansteuern. Die Applikation ist kompatibel mit den Browsern Firefox 2.0, Safari und dem InternetExplorer 7. EINSCHRÄNKUNG: Da der Apple-Browser Safari im Unterschied zu den anderen Browser die Dateien in einem eigenen Cache zwischenspeichert, ist es nichtempfehlenswert, größere Dateien mit Safari hochzuladen. Safari bricht in manchen Fällen den Upload einfach ab. 1

4 1. Anmeldung: Die Anmeldung erfolgt in der Loginmaske mit Nutzername und Passwort 1.1 Willkommensseite Nach dem Einloggen werden Sie mit der Willkommen!-Seite begrüßt. Dort finden Sie einen Überblick über Ihre letzten Aktionen. Auf dieser Seite sehen Sie später Ihre Projekte. 2

5 Wenn Sie Ihre Voreinstellungen ändern wollen wie Adressdaten, Telefon, Passwort usw., so klicken Sie bitte in diesem Bereich rechts oben auf Voreinstellungen. Ebenso auf dieser Seite legen Sie Ihre Benutzer und die Projekte an und verwalten Sie die Zugriffsrechte. Es macht keinen Unterschied, ob Sie zuerst Benutzer oder Projekte anlegen. 2. Benutzer: Wenn Sie zuerst die Benutzer anlegen, sehen Sie nach dem Klick auf Benutzer dieses Fenster: 2.1 Symbollegende Im Bereich rechts unten sehen Sie drei Symbole: Das Ampel-Symbol bringt Sie zu den offenen Benutzeranfragen. User können auf Ihrer Anmeldeseite eine Accountanfrage stellten. Diese Accountanfragen werden hier aufgelistet und können von Ihnen freigegeben werden. Das Feld Accountanfrage kann Systemseitig optional deaktiviert werden. Das Symbol mit den drei Köpfen führt Sie später zu archivierten Usern Mit dem Plus-Pictogramm legen Sie neue Benutzer an. Sie können hier weitere Anpassungen vornehmen wie unter Anzahl die Größe der Nutzerliste bestimmen, Sie können hier suchen und sortieren. 3

6 2.2 Benutzerkonfiguration Bei der Übergabe der Software ist ein Standarduser angelegt. In diesem Fall Heinz Müller von der Test AG. Dieser Standarduser sind Sie. Sie sind mit allen Adminrechten ausgestattet. Ihre Zugangsdaten können Sie unter Voreinstellungen verändern. Hier legen Sie nun einen neuen User an. Die mit roten Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. Hier legen Sie die Rechte fest. Sie können hier unterscheiden zwischen Admin, Operator und Benutzer. Der Admin verfügt über uneingeschränkten Zugriff. Der Operator darf seinen Projekten vorhandene Benutzer hinzufügen. Der Benutzer darf auf seine Projekte zugreifen. Der Benutzername ist einmalig und kann nicht erneut vergeben werden, da bei archivierten Projekten der Benutzer auch dann bestehen bleibt, wenn Sie ihn aus der Benutzerliste löschen. Sollten Sie den Benutzername erneut vergeben wollen, ändern Sie vor dem Archivieren einfach den Login-Name des Benutzers. 4

7 Im unteren Bereich der Anmeldedaten sehen Sie die Felder Mails empfangen, Interner Benutzer und Kunde. Hier können Sie auch die Sprache auswählen, z.zt. haben Sie die Wahl zwischen Deutsch und Englisch. Sollten Sie weitere Sprachen im Kundenverkehr benötigen, sprechen Sie mit uns. Unter dem Auswahlpunkt Mails empfangen entscheiden Sie, ob dieser User Mails über den Upoder Download erhalten darf. An der Auswahl Interner Benutzer und Kunde hängt die Entscheidung, ob der interne Projektmitarbeiter und der externe (Kunde) jeweils eine Mail erhalten soll. Diese Unterscheidung ist z.b. nützlich, wenn Sie intern mehrere Versionen haben, der Kunde aber nicht über jede Version unterrichtet werden soll. Wählen Sie beide aus, werden auch beide jeweils über alle Up- und Downloads unterrichtet. 3. Projekte 3.1 Projektkonfiguration Wenn Sie bereits Projekte angelegt haben, können Sie nun dem User das entsprechende Projekt zuordnen. Sie finden die Projekte im Bereich unter der Anmeldemaske. Müssen Sie das Projekt erst neu erstellen, wählen Sie bitte im Admin- Bereich den Menü-Punkt Projekte aus. 5

8 Nachdem Sie Projekte ausgewählt haben, erscheint folgendes Menü: Mit dem Plus-Symbol im rechten Bereich können Sie ein neues Projekt anlegen. Sie geben dort dem Projekt einen Namen, ggf. eine Beschreibung und entscheiden die Rechte eines Benutzers, Projekte nur lesen oder bearbeiten zu können. Standardmäßig ist von Systemseite nur lesen angewählt. 6

9 3.2 Beispielprojekt Nach dem Abspeichern des Projektes erscheinen die Felder EINGETRAGENE BENUTZER und ALLE BENUTZER. Unter ALLE BENUTZER finden Sie sich selbst und ggf. bereits weitere angelegte User. Durch das Setzen eines Häkchens und hinzufügen verbinden Sie das Projekt mit den Benutzern. Um die Auswahl abzuspeichern, müssen Sie Ausgewählte eintragen anklicken. Nach diesem Abspeichern sehen Sie alle Nutzer, ihre Rollen und ihre Rechte. 7

10 Das neue Projekt erscheint nun im Admin-Bereich unter Meine Projekte. 3.3 Projekte bearbeiten Um das Projekt bearbeiten zu können, klicken Sie im Admin-Bereich entweder auf Projekte oder unter Meine Projekte auf den dortigen Projektnamen, hier Werbeprojekt Die Null hier in Klammern verweißt darauf, dass in dem Projekt bisher keine Dokumente vorhanden sind. Wenn Sie auf Projekte klicken, erscheint folgendes Fenster: 8

11 4. Mappen Durch Anwählen des Aktenkoffers Werbeprojekte 2009 kommen Sie in folgendes Feld: Das gleiche Feld erreichen Sie mit einem Schritt, wenn Sie unter Meine Projekte auf den Link Werbeprojekt 2009 (0) klicken. 4.1 Mappenkonfiguration Sie sehen hier nun den Projektnamen, eine Projektinformation und mit Keine Mappen vorhanden den Hinweis, dass dieses Projekt noch keinen Ordner und keine Dokumente enthält. Mappen sind Ordner, die beliebig viele Dokumente enthalten können. Das erleichtert Ihnen die 9

12 Verwaltung ungemein. Wenn Sie auf das Plus-Symbol klicken, werden Sie aufgefordert, einen Mappennamen zu vergeben und eine Datei hochzuladen. Dies geschieht in einem Schritt. Sie sehen hier in der Mappe die hochgeladene Datei. Unten rechts sehen Sie mehrere Icons. Sie können sich die Logs anzeigen lassen, das Projekt sperren/entsperren oder in den Papierkorb verschieben. Logs anzeigen bedeutet, dass Sie sich die Chronologie der Down- und Uploads anschauen können. Sie haben jederzeit einen Überblick darüber, wer zu welchem Zeitpunkt Daten hoch- oder herunter geladen hat. 5. Multiupload Auf dem gleichen Weg können Sie mehrere Dateien auf einmal hochladen, indem Sie mehrere Dateien mit STRG oder Shift auswählen und auf hochladen klicken. Der Fortschritt des Hochladens wird Ihnen über eine blaue Statusanzeige mitgeteilt. In folgendem Screenshot sehen Sie neben der Dateigröße, dass alle Dateien zur gleichen Zeit hochgeladen wurden. 10

13 Beachten Sie bitte, dass für den Mulitupload die kostenlose Adobe Flash-Version ab 9.0 installiert sein muss. 6. Kunden Ihr Kunde sieht nach dem ersten Einloggen folgende Bild: 11

14 Unter Meine Projekte sieht er das Projekt Werbeprojekt 2009(2) mit der Information von 2 Mappen mit Dokumenten in diesem Projekt. Wenn er diesen Link anwählt, sieht er innerhalb diese Bereiches folgendes Fenster: Mit Anklicken des Downloadbuttons kann der Kunde sich die einzelnen Dateien herunterladen. Natürlich kann er ebenso seine Voreinstellungen ändern oder die Mappen sortieren. 7. Logdateien und Kontrolle Von dieser Download-Aktion werden Sie per Mail unterrichtet. Sie können sich den Download aber auch in der Log-Datei dieser Mappe anschauen. 12

15 8. WebDAV Netroloader 2.0 unterstützt Webdav, d.h. ein webbasierter Dateiordner, mit dem Sie sich über das Internet verbinden können. Dieser Ordner enthält alle Unterordner und Dateien, die Ihrem Benutzernamen zugewiesen sind. 8.1 WebDAV unter Windows Webdav kann ohne Zusatzprogramme unter Windows benutzt werden Windows XP Öffnen Sie die Netzwerkumgebung und wählen Sie Netzwerkressource hinzufügen : 13

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18 Sie werden dann nach einem Benutzernamen und einem Passwort gefragt. Verwenden Sie einfach die Daten, die Sie auch zum Anmelden auf der Netroloader Oberfläche benutzen Windows 7 WebDAV funktioniert unter Windows 7 bis dato (Mai 2010) noch nicht richtig, einen kleinen Workaround gibt es jedoch: 1. Gehen Sie auf Start und tippen Sie regedit in die Suchleiste. 2. Navigieren Sie im sich öffnenden Fenster links zu: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters 3. Wählen Sie auf der rechten Seite BasicAuthLevel an und ändern Sie den Wert auf Starten Sie Ihren PC neu. Laden Sie bitte zusätzlich folgendes KB Packet von Microsoft und installieren es: 16

19 Öffnen Sie Computer, besser bekannt als der Arbeitsplatz, und wählen Sie in der oberen Leiste Netzlaufwerk verbinden: Im sich öffnenden Fenster können Sie die entsprechende WebDAV Adresse aufrufen: Nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben, wird nach Ihrem Benutzernamen plus Passwort gefragt: 17

20 Sobald Sie die entsprechenden Daten eingegeben haben, erscheint das WebDAV Verzeichnis: 18

21 8.2 Mac OS X Um sich unter Mac OS X mit dem Netroloader WebDAV zu verbinden, gefolgen Sie bitte diese Schritte: 1. Gehe zu Mit Server verbinden 2. Im sich öffnenden Fenster unter Serveradresse eingeben, dann auf Verbinden klicken. 3. Nun öffnet sich ein Ordner mit Ihren WebDAV Dateien. 19