Projekte präsentieren

Transkript

1 Projekte präsentieren von Hedwig Kellner 1. Auflage Hanser München 2003 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 CARL HANSER VERLAG Hedwig Kellner Projekte präsentieren

3 1 Erfolgsmotor PR für Ihr Projekt 1.1 Berücksichtigen Sie die wesentlichen Erfolgsfaktoren für Ihr Projekt Wenn Sie als Projektleiter die Verantwortung für ein Projekt übernehmen, haben Sie Ziele vor Augen und setzen Ihre ganze Energie darein, diese zu erreichen. Aber Sie wissen auch, dass der Erfolg Ihres Vorhabens nicht nur von Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement allein abhängt. Folgende fünf Erfolgsfaktoren sind für Sie als Projektleiter wichtig. Richtige Projektentscheidung Die erste Voraussetzung ist die richtige Entscheidung für das richtige Projekt zum richtigen Zeitpunkt. Diese Voraussetzung muss der Auftraggeber leisten. Der Auftraggeber kann Ihr eigener Vorgesetzter sein oder die Geschäftsleitung Ihres Unternehmens oder ein Kunde. Als Projektleiter übernehmen Sie die Rolle des Auftragnehmers. Theoretisch könnte es Ihnen egal sein, ob die Investition in das Projekt auf Basis einer vernünftigen Entscheidung beruht oder nicht. Für Sie ist wichtig, ob Sie das Projekt übernehmen wollen und können. Sie sind erfolgreich, wenn Sie die Ziele erreichen, die der Auftraggeber mit Ihnen vereinbart. Praktisch darf Ihnen die Projektentscheidung natürlich nicht egal sein. Sie wollen nicht nur nicht riskieren, Ihr Engagement an ein unnötiges oder gar unsinniges Projekt zu vergeuden. Sie wissen auch, dass später Ihre Reputation mit davon abhängt, welches Image Ihr Projekt als gelungene Investition hat. Eine Fehlentscheidung Ihres Auftraggebers würde auch Ihren Ruf als Projektleiter in Mitleidenschaft ziehen. Eine gute Entscheidung steigert Ihr Ansehen.

4 2 1 Erfolgsmotor PR für Ihr Projekt Bevor Sie sich bereit erklären, die Verantwortung für den Projektauftrag zu übernehmen, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Auftraggeber folgenden Fragen auf den Grund gehen: Wozu soll das geplante Projektprodukt genutzt werden? Welchen Nutzen erwartet sich der Auftraggeber? Für wie realistisch sehen Sie die Nutzenerwartungen an? Wie stehen Kosten und Nutzen im Verhältnis? Wie hätte der Auftraggeber den gleichen Nutzen auch anders erreichen können? Welche Gründe spielen bei der Projektentscheidung auch noch eine Rolle? Halten Sie selbst die Entscheidung Ihres Auftraggebers für richtig? Kooperativer Auftraggeber Während des Projektverlaufs werden Sie immer wieder die gute Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber brauchen. Sie werden vielleicht weitere Ressourcen oder Personal benötigen, brauchen Entscheidungen oder Unterstützung bei Problemen. In Ihrer Rolle als Fachprofi brauchen Sie die Anerkennung Ihres Auftraggebers. Er muss bereit sein, Ihre Empfehlungen anzunehmen und sich von Ihnen raten zu lassen. Somit ist es Ihr vitales Interesse, dass Ihr Auftraggeber Ihnen und Ihrem Projekt dauerhaft gewogen bleibt. Er darf nicht das Interesse an der Sache verlieren, seine Prioritäten zu Ihren Ungunsten verändern oder gar an Ihrer Professionalität zweifeln. Bedenken Sie bitte, dass Ihr Auftraggeber fester zu Ihnen und dem Projekt steht, wenn es Ihnen gelingt, dem Projekt ein gutes Image zu verschaffen. Tun Sie deshalb etwas dafür, dass der Auftraggeber als Investor stolz auf seine Urheberschaft am Projekt ist und bleibt. Professionelles Projektmanagement Das professionelle Projektmanagement ist Ihre Verantwortung. Sie müssen richtig planen und führen. Sie müssen Krisen in den Griff bekommen, Hürden überwinden und zielsicher das vereinbarte Ergebnis ansteuern.

5 1.1 Berücksichtigen Sie die wesentlichen Erfolgsfaktoren für Ihr Projekt 3 Nicht nur Ihr Auftraggeber verlangt von Ihnen Kompetenz in der Projektführung. Auch Ihr Team will die Sicherheit haben, unter Ihrer Leitung zum Erfolg zu kommen. Bei den meisten Projekten ist es auch wichtig, dass die Benutzer des Produktes die Gewissheit brauchen, dass im Herstellungsprozess Fachleute professionell gearbeitet haben. Das bedeutet für Sie, dass Sie nicht nur ein guter Projektleiter sein müssen. Sorgen Sie unbedingt auch dafür, dass Ihr professionelles Projektmanagement publik wird. Sie erhöhen damit das Vertrauen in das Produkt und fördern gleichzeitig Ihr Image als fähiger Projektmanager. Der PR-Merkspruch dazu lautet: Es ist wichtig, gute Arbeit zu leisten. Es ist genauso wichtig, dass die richtigen Leute das auch merken. Salopp heißt das: Tu Gutes und sprich darüber. Engagiertes Team Als Projektleiter übernehmen Sie Führungsverantwortung. Es ist Ihr Ziel, Fachleute um sich zu sammeln und motiviert zu halten. Sie wissen, dass ein attraktives Projekt eine geradezu magische Anziehungskraft auf die besten Mitarbeiter hat. Unwichtige Projekte oder gar solche mit negativem Image werden von Top-Leistern gemieden. Sie bekommen die besten Fachleute und deren höchste Motivation, wenn es Ihnen gelingt, Ihrem Projekt ein anziehendes Image zu verschaffen. Ihre Mitarbeiter wollen stolz darauf sein, daran beteiligt zu sein. Akzeptanz Ihres Produktes und Projektes bei den Benutzern Auch wenn Sie und Ihr Team sich mit dem Auftraggeber einig sind, dass im Projekt ein hochwertiges und nützliches Produkt entsteht, muss das noch nicht bedeuten, dass die Betroffenen und Benutzer das auch so sehen. Die Erfolgsformel dazu lautet: Erfolg = Qualität x Akzeptanz. Es muss beides zusammenkommen: Sie und Ihr Team stellen ein Qualitätsprodukt her, und die Zielgruppe nimmt dieses Produkt an und arbeitet damit wie vom Auftraggeber vorgesehen. Wenn eines fehlt, haben Sie Probleme.

6 4 1 Erfolgsmotor PR für Ihr Projekt Leider tun sich manche Benutzer schwer mit der Umstellung, die Ihr Projektprodukt für sie bedeutet. Sie müssen Neues lernen, sehen den Sinn der Sache nicht ein, fühlen sich übergangen, wittern Nachteile für sich persönlich oder haben keine Lust, alte Gewohnheiten aufzugeben. Es kommt vor allem bei IT-Projekten oft zu Missverständnissen über die Zuständigkeit bezüglich der Benutzerakzeptanz. Der Projektleiter geht davon aus, dass der Auftraggeber sich darum kümmern muss, die Menschen zu überzeugen, für die er schließlich das Produkt bestellt. Der Projektleiter zieht sich dann mit seinem Team auf die fachliche Seite des Projektes zurück. Der Auftraggeber hingegen verlässt sich darauf, dass der Projektleiter als IT- Profi am besten den Betroffenen vermitteln kann, wozu das Produkt gut ist und warum es bestimmte Funktionen hat, andere nicht. Wenn dann später Akzeptanzprobleme im Praxiseinsatz entstehen, empört sich womöglich der Auftraggeber: Ihr Team hat etwas produziert, was meine Mitarbeiter nicht gebrauchen können! Natürlich sollte sich eigentlich der Auftraggeber verantwortlich fühlen, für die Akzeptanz zu sorgen. Eigentlich sind Sie als Projektleiter tatsächlich nur für die Produktion nach Vertrag zuständig. Eigentlich! In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie sich trotzdem persönlich darum bemühen, gemeinsam mit dem Auftraggeber die Betroffenen und Benutzer für das Produkt zu begeistern. Wenn es bei der Zielgruppe gut ankommt, stehen Sie mit Ihrem Team als die Sieger da, die das gebaut haben! Das positive Image, das Sie dem Projekt und dem Produkt verschaffen, wirkt sich auf die Einstellungen von Auftraggeber, Mitarbeiter und Betroffene positiv aus. Damit wird Ihre gelungene Projekt-PR zum Erfolgsmotor für Ihr Vorhaben. Ihre Kernfrage muss lauten: Was kann ich tun, damit mein Projekt so glanzvoll wie möglich erscheint? Öffentliche Auftritte mit überzeugenden Präsentationen sind Ihre wichtigsten PR-Maßnahmen! Die Akzeptanz dessen, was Sie herstellen gelingt umso leichter, je besser dessen Image ist. Das bedeutet für Sie, dass Sie durchaus auch verkäuferisch die Vorteile Ihres Produktes darstellen müssen. Sie können es sich nicht leisten, die Einstellungen der Betroffenen zu ignorieren. Ihre PR-Maßnahmen richten sich ganz entschieden auch an die Akzeptanzbereitschaft der zukünftigen Benutzer Ihres Produktes.

7 1.2 Überzeugen Sie Ihren Auftraggeber von PR-Maßnahmen 5 Dabei kommt es für Sie vermutlich ganz besonders auf gelungene Präsentationen an. Fragen zu Ihrer PR-Politik für das Projekt Welche Zielgruppen wollen Sie überzeugen und begeistern? Was interessiert die Zielgruppen speziell am Projekt oder Produkt? Welche Meinungsmacher wirken auch auf die Zielgruppen ein? Welches Image wollen Sie dem Projekt geben? Wie wollen Sie Ihre PR-Politik mit dem Auftraggeber abstimmen? Von welchen anderen Projekten können Sie sich bezüglich gelungener PR anregen lassen? 1.2 Überzeugen Sie Ihren Auftraggeber von PR-Maßnahmen Wenn Sie durch Präsentationen, Darstellungen im Intranet, Info- Veranstaltungen und andere Maßnahmen Ihrem Projekt ein positives Image verschaffen wollen, dann brauchen Sie dafür Zeit und Ressourcen. Als Projektleiter ist Ihr wichtigstes PR-Mittel die Präsentation. Es ist nicht möglich, dass Sie oder Ihre Teammitglieder ganz nebenbei Manuskripte schreiben und Visualisierungen herstellen. Sie müssen den Aufwand für überzeugende Auftritte vor Benutzern, Personalvertretern, Kunden und Managern von Anfang an einplanen. Sie brauchen auch die notwendigen Medien für anschauliche Darstellungen. Sie wissen, dass der Eindruck, den Sie in Ihren Präsentationen vermitteln, beim Publikum zu Rückschlüssen über die Qualität Ihrer projektinternen Arbeit führen. Eine sorgfältig vorbereitete und professionell durchgeführte Präsentation lässt auf sorgfältiges und professionelles Vorgehen bei der Produktentwicklung schließen. Hingegen vermuten Zuhörer und Zuschauer nachlässige Arbeit oder gar Pfusch, wenn man ihnen Präsentationen mit fehlerhaften Visualisierungen, schwach begründeten Aussagen und mangelhafter Rhetorik zumutet.