BVDA-Herbsttagung 2017

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1 BVDA-Herbsttagung Oktober, Darmstadt AUSSTELLERANMELDUNG Anmeldeschluss: 13. September 2017 Fax 030 / Kontakt Servicegesellschaft Deutscher Anzeigenblätter mbh Markgrafenstraße Berlin Anne Henning 030 / henning@bvda.de Hiermit melden wir uns verbindlich als Aussteller der BVDA-Herbsttagung 2017 in Darmstadt an. Firmenangaben zum Aussteller (diese erscheinen im Programm) Vollständige Firmenbezeichnung Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon Telefax Internet Kontaktinformationen (diese werden nicht veröffentlicht) Ansprechpartner (Name, Vorname) Funktion Ansprechpartner Telefon Ansprechpartner Ansprechpartner Rechnungsanschrift (falls von oben abweichend) Seite 1 von 11

2 Gewünschte Standfläche Bitte kreuzen Sie Ihrer Kategorie entsprechend die gewünschte Standgröße an. Die Vergabe der Ausstellungsplätze erfolgt nach der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Wir sind bemüht, Ihrem Wunsch nachzukommen. Sobald Ihre gewünschte Größe ausgebucht sein sollte, werden wir Ihnen automatisch einen noch verfügbaren Standplatz in der nächstkleineren Kategorie zuweisen und Sie über die Änderung informieren. Hinweis: Gebucht wird die reine Standfläche. Die Standpreise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Standgröße Basic Plus Premium Nicht- Messestand S* incl ,00 Messestand L** 300,00 incl ,00 Messestand XL*** 600,00 300,00 incl ,00 * entspricht einer Fläche von ca. 1,5 m x 2,0 m ** entspricht einer Fläche von ca. 2,0 m x 3,0 m *** entspricht einer Fläche von ca. 3,0 m x 4,0 m Standzubehör / Mobiliar Bitte vermerken Sie in der Tabelle auf der nächsten Seite Ihren Ausstattungsbedarf. Die unten folgende Auflistung ist eine Auswahl. Das Darmstadtium bietet auf Nachfrage weiteres Mobiliar an (z. B. Zierblumen, Flipchart etc.). Falls Sie weitere Ausstattungen benötigen, die nicht in der Tabelle aufgeführt sind, notieren Sie diese bitte unter dem Punkt Ergänzende Hinweise. Wir kontaktieren Sie anschließend mit der Information, ob und zu welchen Konditionen das zusätzliche Material geliefert werden kann. Müllentsorgung Damit die Entsorgung von Papier und Plastik ordnungsgemäß gewährleistet werden kann, berechnen wir pro Aussteller eine Müllpauschale von 10,00. Eine Sonderreinigung pro Stand ist optional buchbar (15,00 pro Tag). Seite 2 von 11

3 Hinweis: Sofern nachfolgend keine Angaben gemacht werden, erfolgt keinerlei Bereitstellung (bis auf die Müllentsorgung)! Die angegebenen Preise sind Netto-Preise und beinhalten die Anmietung / Bereitstellung für beide Ausstellungstage. Fotos zum Mobiliar finden Sie auf den letzten beiden Seiten dieser Ausstelleranmeldung. Position Kategorie Standzubehör / Mobiliar Preis für beide Tage zzgl. MwSt. Anzahl 1 Stehtisch ohne Husse (Ø: cm, H: 110 cm) 30,00 2a Kongresstisch mit Rockblende (140 x 70 x 70 cm) 35,00 2b Anstelltisch mit Rockblende (70 x 70 x 70 cm) 14,00 3 Stellwand (100 x 200 cm) 30,00 4 Pinnwand (Nutzfläche: 120 x 150 cm) 60,00 5 Sessel 1-Sitzer (Kunstleder schwarz) 50,00 6 Couch 2-Sitzer (Kunstleder schwarz) 100,00 7 Glastisch rechteckig (70 x 70 x 35) 20,00 8a Kongressstuhl mit Armlehne 10,00 8b Kongressstuhl ohne Armelehne 10,00 9 Prospektständer 30,00 10a Barhocker weiß 40,00 10b Barhocker schwarz 30,00 11 Monitor 55 TFT inkl. Stativ (HDMI Anschluss) 700,00 12 Beamer 380,00 13 Mobile Leinwand für den Beamer (2,86 m x 1,70 m) kostenfrei 14 Laptop (Dell) 150,00 15 Stromanschluss 50,00 16 Verteilersteckdose 3fach 10,00 17 Müllpauschale 10, Individuelle Standreinigung 30,00 19 Papierkorb 8,00 Eigenes Equipment Wir bringen eigenes Equipment zur Tagung mit. Wir lassen unser Equipment durch eine/n Spedition/Kurierdienst anliefern. Sofern Sie Ihr Equipment anliefern lassen, geben Sie bitte die Anzahl und Größe der Packstücke an, damit Ihr Equipment vor Ort unmittelbar Ihrem Stand zugeordnet werden kann: Seite 3 von 11

4 Ergänzende Hinweise (Platzierung, weiteres Mobiliar, Equipment etc.) Standpersonal Das Standpersonal hat Zugang zur Tagung sowie zu allen Vorträgen und Workshops. Des Weiteren ist die Teilnahme an der Abendveranstaltung inbegriffen. Die Mindestteilnehmergebühr beträgt für alle Tagungsgäste 149,00 Euro p. P. zzgl. MwSt. In der Tabelle erkennen Sie die Anzahl der Personen, die sich in Ihrer Kategorie für die Mindestteilnehmergebühr anmelden können sowie die Kosten jedes weiteren Teilnehmers. Bitte notieren Sie die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Personen im freien Feld und geben unter der Tabelle die vollständigen Namen und adressen an. Standpersonal Basic Plus Premium Nicht- Personen à 149 zzgl. MwSt. Preis pro zusätzliche Person zzgl. MwSt. Anzahl teilnehmende Personen ,00 190,00 149,00 390,00 Namen und adressen aller teilnehmenden Personen Name, Vorname, Name, Vorname, Name, Vorname, Name, Vorname, Name, Vorname, Informationsmaterial Sie haben die Möglichkeit, der Konferenzmappe 1 Broschüre oder 1 Flyer beizulegen (Einlage) sowie diese, sofern gewünscht, auf einem dafür vorgesehenen Tisch auszulegen (Auslage). Bitte beachten Sie, dass das Material der Einlage und der Auslage identisch sein muss. Seite 4 von 11

5 Der in der nachfolgenden Tabelle angegebene Preis umfasst beide Optionen. Das Gewicht von max. 100 Gramm gilt pro Broschüre oder Flyer. Bitte vermerken Sie Ihrer Kategorie entsprechend mit oder, ob Sie von dem Angebot Gebrauch machen möchten. Wenn Sie mit antworten (ob Einlage und/oder Auslage), senden Sie das Material bitte ab dem 9. Oktober bis spätestens 12. Oktober an den BVDA Haus der Presse z. Hd. Frau Henning/Material HT17/Musterfirma Markgrafenstraße Berlin Zur Orientierung: Es werden 250 Tagungsmappen zusammengestellt. Basic Plus Premium Informationsmaterial Nicht- Max. Gewicht 100 g 100 g 100 g 100 g zzgl. MwSt. 150,00 incl. incl. 350,00 Einlage Auslage Ausstellerverzeichnis Begleitend zu jeder Herbsttagung erstellt der BVDA ein Tagungsprogramm inklusive eines Ausstellerverzeichnisses. Um Sie als Aussteller in unser Ausstellerverzeichnis aufnehmen zu können, benötigen wir bis spätestens 13. September von Ihnen Folgendes: aktuelles Firmenlogo (im CMYK-Farbmodus, als EPS, PDF oder JPG) Kurzportrait (Word-Datei) Kontaktinformationen: Diese übernehmen wir von Seite 1 dieser Anmeldung. Das Kurzportrait beinhaltet eine kompakte Firmenbeschreibung inklusive der Darstellung Ihrer Ausstellungsprodukte / Dienstleistungen (max. 800 Zeichen ohne Leerzeichen). Bitte kreuzen Sie Zutreffendes an: Bitte verwenden Sie unsere Informationen aus Wir senden Ihnen die Informationen bis spätestens 13. September 2017 zu. Seite 5 von 11

6 Falls Sie 2016 bereits Aussteller im Rahmen der BVDA-Herbsttagung waren und sich Logo und Kurzportrait seit letztem Jahr nicht verändert haben, nutzen wir diese gerne als Vorlage. Sie finden dazu das Programm aus 2016 ebenfalls in der . Andernfalls senden Sie beides bitte bis spätestens 13. September an Wichtige Informationen von A - Z Anlieferung / Abholung von Material STANDMATERIAL (Roll-Ups etc.) Lieferadresse Standmaterial: Darmstadtium Wissenschafts- und Kongresszentrum Schlossgraben Darmstadt Eine Anlieferung von Standmaterial ins Kongresszentrum und der Aufbau Ihres Standes ist am 19. Oktober 2017 ab 07:00 Uhr möglich. Bitte beachten Sie, dass die Abholung Ihres Materials und der Abbau Ihres Standes am zweiten Kongresstag, 20. Oktober, bis 18:00 Uhr erfolgen müssen. EINLAGE DER BROSCHÜREN / FLYER IN KONFERENZMAPPE Eine Anlieferung des Informationsmaterials zur Einlage in die Konferenzmappen (250 Mappen werden vorbereitet) und/oder Auslage vor Ort ist zwischen Montag, dem 9. Oktober und Donnerstag, dem 12. Oktober möglich. Lieferadresse Einlage/Flyer: BVDA Haus der Presse z. Hd. Frau Henning/Material HT17/Musterfirma Markgrafenstraße Berlin Seite 6 von 11

7 Anfahrtsskizze Die Karte gibt Ihnen einen ersten Eindruck, wo sich das Kongresszentrum befindet. Seite 7 von 11

8 Anmeldeschluss 13. September 2017 Ausstellungsbeginn 19. Oktober 2017, 10:00 Uhr Ausstellungsende 20. Oktober 2017, 15:00 Uhr Aufbau / Abbau Aufbau 19. Oktober 2017 ab 07:00 Uhr Abbau 20. Oktober :00 Uhr 18:00 Uhr Ausstellerbestätigung Der Eingang Ihrer Anmeldung wird Ihnen umgehend bestätigt. Die finale Ausstellerbestätigung inklusive Standnummer geht Ihnen nach Ablauf des Anmeldeschlusses (13. September 2017) zu. Parkmöglichkeiten Zum Auf- und Abladen des Standmaterials stehen Ihnen die unten eingezeichneten Vorplätze (erste Abbildung) oder bei leichterem Gepäck die Tiefgarage (zweite Abbildung) zur Verfügung (Preis pro Stellplatz: 1,80 pro Stunde / maximaler Tagessatz: 15 ). Für das Parken der PKWs bietet das Kongresszentrum eine Tiefgarage für Besucher an. Seite 8 von 11

9 Stornierung Die Stornierung der gebuchten Standfläche ist bis 13. September 2017 kostenfrei möglich. Danach werden bei Rücktritt bis zum 27. September 2017 Bearbeitungskosten von 50% des Standpreises erhoben. Bei Rücktritt ab dem 28. September 2017 ist der gesamte Ausstellerpreis fällig. Tagungsort Darmstadtium Wissenschafts- und Kongresszentrum Schlossgraben Darmstadt Teilnehmerliste Eine Woche vor Beginn der Tagung (12. Oktober 2017) erhalten Sie die Teilnehmerliste. Diese wird Ihnen per im PDF-Format mit folgenden Angaben zu den Teilnehmern zugesendet: Vorname, Name, Firma, Adresse. Hiermit melden wir uns verbindlich als Aussteller der BVDA-Herbsttagung 2017 in Darmstadt an. Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift Seite 9 von 11

10 Ausgewählte Fotos des Mobiliars Kongressstuhl mit Armlehne Kongressstuhl ohne Armlehne Barhocker weiß Barhocker schwarz Kongresstisch Seite 10 von 11

11 Stellwand Pinnwand Monitor 55 TFT inkl. Stativ Glastisch rechteckig Couch 2-Sitzer Seite 11 von 11