Compliance Reglement und Verhaltenskodex des Vereins für eine Schweizer Olympiakandidatur

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1 Compliance Reglement und Verhaltenskodex des Vereins für eine Schweizer Olympiakandidatur Inhaltsverzeichnis. Kapitel: Grundsatz, Zweck und Geltungsbereich Art. Grundsatz Art. Zweck Art. Geltungsbereich Art. Compliance Definition. Kapitel: Materielle Bestimmungen Art. 5 Geschenke Art. 6 Interessenskonflikte Art. 7 Öffentliches Beschaffungswesen. Kapitel: Organisation Art. 8 Aufgaben von Vorstand und Direktion. Kapitel: Umsetzung Art. 9 Information und Instruktion Art. 0 Einhaltungsbestätigung Art. Melden von Verstössen Art. Sanktionen 5. Kapitel: Inkraftsetzung Art. Rue de la Dixence Sion Tél + (0)7 0 6 Page

2 Der Vorstand des Vereins für eine Schweizer Olympiakandidatur, gestützt auf Artikel Absatz Buchstabe b und Artikel 6 Absatz der Statuten des Vereins für eine Schweizer Olympiakandidatur erlässt folgendes Reglement:. Kapitel: Grundsatz, Zweck und Geltungsbereich Art. Grundsatz Oberste Ziele des Vereins für eine Schweizer Olympiakandidatur (Verein) sind die Erarbeitung: a) einer erfolgreich Bewerbung für die Olympischen Winterspiele 06 in Sion beim Internationalen Olympischen Komitee und b) von Strukturen für eine erfolgreiche, den Vorgaben des Bundesrats und der eidgenössischen Räte entsprechende Durchführung der Spiele und ihres Vermächtnisses. Die Bewerbung und die Durchführung von olympischen Winterspielen in der Schweiz werden massgeblich durch Mittel der öffentlichen Hand getragen. Das Verhalten aller Mitglieder, Organe und Mitarbeitenden des Vereins genügt hohen ethischen Massstäben. Die jeweils aktuelle Fassung des Code of Conduct von Swiss Olympic gilt für alle Organe und Mitarbeitende des Vereins sinngemäss und bildet einen integrierenden Bestandteil des vorliegenden Reglements. Soweit letzteres strengere Bestimmungen enthält, geht es dem Code of Conduct von Swiss Olympic vor. Als Projekt des Schweizer Sports hat sich die Olympiakandidatur zudem an den Ethikvorgaben des Sports zu orientieren. Art. Zweck Dieses Reglement bezweckt: a) die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses bezüglich Compliance- und operationellen Risiken; b) die Sensibilisierung aller am Projekt beteiligten Personen und Organisationen für Compliance- und operationelle Risiken sowie insbesondere für das korrekte Verhalten bei Einladungen, der Annahme von Geschenken und dem Vorliegen von Interessenkonflikten; c) die Vermeidung von Verstössen gegen Rechtsnormen, Vorschriften und Standards. Art. Geltungsbereich Dieses Reglement gilt für alle Organvertreter und Mitarbeitende des Vereins sowie für externe Ausschussmitglieder und Beauftragte, soweit sie vertraglich dazu verpflichtet sind. Zweite, überarbeitete Auflage vom Dezember 05 als Beilage zu diesem Reglement. Rue de la Dixence Sion Tél + (0)7 0 6 Page

3 Art. Compliance - Definition Compliance ist die Summe aller Strukturen und Prozesse, die sicherstellen, dass der Verein und die diesem Reglement unterstellten Personen alle relevanten Gesetze, Vorschriften, Codes of Conduct und Standards of Good Practice einhalten, mit dem Ziel, rechtliche Sanktionen, finanzielle Verluste sowie politische und andere Reputationsschäden zu vermeiden. Compliance im Sinne dieses Reglements soll nach Möglichkeit auch den Eintritt operationeller Risiken vermeiden. Operationelle Risiken sind Risiken von Verlusten oder Schäden, die aufgrund nicht angemessener oder versagender interner Prozesse, Personen oder Systeme oder externer Ereignisse entstehen. Operationelle Risiken implizieren nicht zwingend einen Verstoss gegen Gesetze, Vorschriften und Standards.. Kapitel: Materielle Bestimmungen Art. 5 Geschenke und Einladungen Alle diesem Reglement unterstellten Personen ziehen, unter Vorbehalt von Absatz, aus ihrer Tätigkeit für den Verein keine materiellen Vorteile, die über die vertraglich oder reglementarisch festgelegten Entschädigungen (Lohn, Honorar, Spesenersatz) hinausgehen. Den diesem Reglement unterstellten Personen ist es unter Vorbehalt von Absatz und untersagt, im Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Verein Geschenke oder andere Vergünstigungen, wie Einladungen, anzunehmen. Dies gilt auch in Bezug auf Vorteile, die an nahe stehende Personen gehen. Nicht vom Geschenkannahmeverbot betroffen sind direkt zu konsumierende Getränke und Speisen, die im Rahmen von Arbeitssitzungen oder während der Arbeitspausen offeriert werden. Nicht als Geschenke oder Vergünstigungen gelten Höflichkeitsgeschenke und andere sozial übliche Vorteile bis zu einem Wert von höchstens CHF pro Fall (eine Flasche Wein oder Schachtel Pralinen zu Weihnachten, Tickets für Sportanlässe etc.). Aus Transparenzgründen haben die Beschenkten den Audit- und Compliance-Ausschuss über alle empfangenen Geschenke zu informieren. In jedem Fall unzulässig ist die Annahme von Vermögensvorteilen in Form von Geldleistungen (inkl. Gutscheine, Vergütungen etc.). Dieses Verbot gilt auch für Geldleistungen jeder Art, die an nahe stehende Personen ausgerichtet werden. Allfällig erhaltene Zahlungen dieser Art sind umgehend zurückzuweisen. Der Audit- und Compliance-Ausschuss ist darüber umgehend zu informieren. Personen, die an einem Beschaffungsverfahren beteiligt sind, oder die mit Kontrollaufgaben betraut sind, haben jegliche Geschenke zurückzuweisen, soweit die Geschenke in einem zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang mit diesen Aufgaben gewährt werden. Davon ausgenommen sind Verpflegungen, welche im Rahmen von Verhandlungen von den Teilnehmenden konsumiert werden. Die Personen nach diesem Absatz unterzeichnen eine Unbefangenheitserklärung. 5 Einladungen zu offiziellen Anlässen, an denen der Verein zu repräsentieren ist, dürfen angenommen werden. Die jeweiligen Delegierten des Vereins nehmen mit ihrer Anwesenheit Vereinsaufgaben wahr. Das Büro des Vorstandes entscheidet, wer den Verein an offiziellen Anlässen vertritt. 6 Für die Annahme von Geschenken gilt als Richtschnur das Kontrollschema im Anhang zu diesem Reglement. Beilage zu diesem Reglement. Rue de la Dixence Sion Tél + (0)7 0 6 Page

4 Art. 6 Interessenkonflikte Organe, Ausschussmitglieder, Mitarbeitende und Beauftragte des Vereins erfüllen ihre Aufgaben unabhängig von persönlichen Interessen. Personen die mit der Vorbereitung oder der Fällung von Entscheiden befasst sind, haben Interessenbindungen, welche ihre Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten, gegenüber der jeweils zuständigen Entscheidinstanz gemäss Organisationsreglement vor der Fällung des Entscheids offen zu legen. Vor Beginn jeder Sitzung legen sämtliche Teilnehmenden zuhanden des Protokolls ihre Interessenbindung bezüglich der traktandierten Geschäfte offen. Interessenkonflikte können insbesondere infolge Ausübung von Doppelfunktionen sowie infolge besonderer Beziehungsnähe zu Geschäftspartnern entstehen. Als besondere Beziehungsnähe gelten zum Beispiel enge aktuelle oder frühere private Geschäftsbeziehungen, Partnerschaft, Verwandtschaft oder Schwägerschaft, ein wirtschaftliches oder anderes Abhängigkeitsverhältnis oder eine intensive private Beziehungspflege. Bestehen Interessenkonflikte, trifft die jeweils zuständige Entscheidinstanz gemäss Organisationsreglement geeignete Massnahmen zu deren Behebung, wie Ausstand der betroffenen Personen oder Ausschluss des Geschäftspartners aus einem laufenden Offertverfahren. Art. 7 Öffentliches Beschaffungswesen Die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen durch den Verein hat nach den Bestimmungen der interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen und der für den Kanton Wallis geltenden Gesetzgebung zum Beschaffungsrecht zu erfolgen.. Kapitel: Organisation Art. 8 Aufgaben von Vorstand und Direktion Die Umsetzung einer konsequenten Compliance-Kultur innerhalb des Vereins ist eine zentrale Führungsaufgabe. Der Vorstand a) definiert durch vorliegendes Reglement die Compliance-Politik des Vereins und überwacht deren Umsetzung. b) überprüft regelmässig, ob die Compliance-Politik noch angemessen ist und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor; c) strukturiert und organisiert seine eigenen Arbeitsabläufe so, dass keine Interessenkonflikte entstehen und dass sämtliche Ausführungsentscheidungen in seinem Zuständigkeitsbereich, die nicht dem Gesamtvorstand vorbehalten sind, von mindestens zwei Personen getroffen werden (Vieraugenprinzip); d) stellt dem Audit- und Compliance-Ausschuss sämtliche für dessen Arbeit erforderlichen Informationen zur Verfügung und gewährleistet ihm jederzeitigen Zugang zu sämtlichen Räumlichkeiten, elektronischen Informationssystemen und Akten des Vereins. Die Direktion Rue de la Dixence Sion Tél + (0)7 0 6 Page

5 a) identifiziert, beurteilt und überwacht Compliance- und operationelle Risiken der einzelnen Geschäfte; b) strukturiert und organisiert wesentliche Arbeitsabläufe so, dass keine Interessenkonflikte entstehen und dass sämtliche Ausführungsentscheidungen im Zuständigkeitsbereich der Direktion von mindestens zwei Personen getroffen werden (Vieraugenprinzip); c) stellt sicher, dass die Mitarbeitenden und beigezogenen Dritten über die nötigen Qualifikationen, die Erfahrung, persönlichen und fachlichen Voraussetzungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben verfügen; d) informiert Mitarbeitende und beigezogene Dritte regelmässig über die relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards; e) definiert die notwendigen Massnahmen zur Umsetzung und Einhaltung der relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards und für den Umgang mit operationellen Risiken; f) überwacht die Einhaltung dieser Massnahmen, überprüft periodisch, ob sie noch angemessen sind und passt sie bei Bedarf an; g) informiert den Audit- und Compliance-Ausschuss unverzüglich bei Verstössen gegen Gesetze, Vorschriften und Standards und erstattet ihm darüber hinaus regelmässig Bericht.. Kapitel: Umsetzung Art. 9 Information und Instruktion Die Direktion stellt allen diesem Reglement unterstellten Personen die aktuelle Version dieses Reglements zur Verfügung, samt Anhang und Beilagen. Die Mitarbeitenden und die Mitglieder der Organe werden erstmals bei Stellen- bzw. Amtsantritt und danach periodisch hinsichtlich der Anwendung dieses Reglements instruiert. Die diesem Reglement unterstellten Personen verpflichten sich durch Unterzeichnung der Empfangsbestätigung zu seiner Einhaltung. Art. 0 Einhaltungsbestätigung Alle diesem Reglement unterstellten Personen haben jährlich zuhanden des Audit- und Compliance Ausschusses ihre Interessenbindungen (vgl. Art.6 Abs. ) offen zu legen und zu bestätigen, dass sie das vorliegende Reglement in allen Punkten eingehalten haben. Art. Melden von Verstössen Die diesem Reglement unterstellten Personen sind gehalten, Verstösse gegen dieses Reglement der Whistleblowingstelle (Präsident/Präsidentin des Audit- und Compliance-Ausschusses) zu melden. Rue de la Dixence Sion Tél + (0)7 0 6 Page 5

6 Art. Sanktionen Wurden unzulässige Vermögensvorteile erzielt, wird der Verein diese bei der betreffenden Person einfordern, soweit dafür nicht die Strafverfolgungsbehörden zuständig sind. Verstossen Mitarbeitende des Vereins gegen dieses Reglement, hat dies personalrechtliche Konsequenzen, bis hin zur fristlosen Entlassung. Verletzen beauftragte Personen, die diesem Reglement unterstehen, die Bestimmungen dieses Reglements, kann diese Verletzung zur sofortigen Auflösung des Auftrages führen. Bei strafrechtlich relevanten Sachverhalten erstattet der Verein zudem eine Strafanzeige. 5. Kapitel: Inkraftsetzung Art. Dieses Reglement tritt mit Beschluss des Vorstandes am. März 08 in Kraft. Rue de la Dixence Sion Tél + (0)7 0 6 Page 6