2011 Universitätsrechenzentrum der TU Ilmenau 1. Auflage Autor, Grafik und Design: Marcel Thimm

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2 Alle in dieser Bedienungsanleitung enthaltenen Informa onen, Verfahren und Darstellungen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt getestet. Allerdings erhebt sie keinen Anspruch auf Fehlerfreiheit oder Vollständigkeit. Die verwendeten Marken und Produktbezeichnungen sind durch den jeweiligen Eigner urheberrechtlich geschützt. Bei Fragen, Anregungen und Kri k wenden Sie sich bi e an den Verfasser oder Ihren Administrator Universitätsrechenzentrum der TU Ilmenau 1. Auflage Autor, Grafik und Design: Marcel Thimm 2

3 Bedienungsanleitung Avaya Deskphone 9630G Erste Schri e und Bedienung... 4 Naviga on auf dem Bildschirm... 4 Die Telefonfunk on... 5 Anruf tä gen... 6 Anruf annehmen oder ablehnen... 6 Während eines Anrufs... 7 Beenden eines Anrufs... 8 Die Anrufliste... 8 Komfor unk onen... 9 Ru on ändern... 9 Ru onlautstärke verändern... 9 Signalisierung eines Anrufs über die LED Anruf umlegen/weiterleiten Konferenzschaltung Pickup Gruppe Team Bu on Rückruf bei Besetzt Rufumleitung und Rufweiterleitung Kurzwahltasten konfigurieren PIN Telefonie Schal lächen beschri en Problembehandlung

4 Erste Schri e und Bedienung Mit Inbetriebnahme dieses Telefons sind Sie nun Nutzer der neuen IP Telefonanlage der TU Ilmenau. Das Telefon ist hierbei nicht mehr an separates Netzwerk gebunden, sondern nutzt das vorhandene Computerdatennetzwerk (LAN). Das Avaya IP Deskphone 9630G ist ein herkömmliches Tasten telefon mit einem monochromen voll graphischen Display. Je nach Menüpunkt und gewünschter Funk onalität wird eine entsprechende Tasten eingabe von Ihnen erwartet. Die Bedienung ist dabei aber intui v und leicht verständlich. Die eigentliche Telefonoberfläche des Geräts verbirgt sich hinter der Taste Phone. Diese wird Ihnen im Kapitel Die Telefonfunk on näher erläutert. Hinter der Taste Menu vereint Zusatz und Sonderfunk onen Ihres Telefonapparates, wie zum Beispiel das TU Telefonbuch und die Telefoneinstellungen. Navigation auf dem Bildschirm Das Avaya IP Deskphone 9630G verfügt über 10 Kontextabhängige Tasten. Davon sind mindestens vier Funk onstasten ( So keys ) und maximal sechs Leitungstasten ( Displaytasten ). Je nach Konfigura on kann die Funk on der verschiedenen Tasten bei unterschiedlichen Nutzern differieren. Das Telefon zeigt Ihnen dabei zu jeder Taste die aktuelle Funk on an, womit Ihnen die Bedienung erleichtert wird. Zum Navigieren in den einzelnen Bildschirmmenüs müssen Sie das Steuerkreuz oder die Leitungstasten nutzen. Um Ihre Auswahl zu bestä gen drücken Sie die Taste OK. 4

5 Die Telefonfunk on Ihr IP Telefon bietet neben bewährten Standardfunk onen auch einige Zusatzfeatures. Das Telefonmenü wird Ihnen daher womöglich zu Anfang unübersichtlich erscheinen. Allerdings ist die grundlegende Bedienung schnell erlernt und bleibt intui v. Nach einem Druck auf die Taste Phone Anzeige ähnlich der Folgenden: 1 sehen Sie eine Ihre eigene Nebenstellennummer. 2. Erweiterte Funk onalitäten: Nach Drücken der Nach Rechts bzw. Nach Links Taste sehen Sie alle Komfor unk onen, die für Sie freigeschaltet sind. 3. Leitungstasten: Ihrem Apparat sind mehrere Leitungen mit Ihrer Rufnummer zugeordnet. Das bedeutet, dass Sie einen Anruf tä gen können, Ihnen währenddessen aber ein zweiter eingehender Anruf auf der jeweils freien Leitung signalisiert wird. 4. Schnellzugriff auf erweiterte Funk onalitäten. 5. Menü und kontextabhängige Sonderfunk onen. 5

6 Anruf tätigen Wählen Sie die gewünschte Rufnummer über die Zifferntasten. Der Ruf kann nun folgendermaßen begonnen werden: Nehmen Sie den Hörer ab oder Drücken Sie die Taste Speaker. Damit wird der Ruf im Freisprechmodus begonnen oder Drücken Sie die Taste neben der gewünschten Leitung. Damit wird der Ruf im Freisprechmodus begonnen oder Bei angeschlossenem Headset: Drücken Sie die Taste Headset. Der Ruf wird über das Headset begonnen. Anruf annehmen oder ablehnen Ein eingehender Anruf wird Ihnen auf der jeweiligen Leitungstaste signalisiert. Sie können den Anruf durch Drücken der rot blinkenden Leitungstaste oder durch Drücken der Taste Gespräch annehmen. Alterna v dazu können Sie auch die Taste Speaker betä gen. Das Telefon nimmt in allen obigen Fällen den Anruf dann im Freisprech Modus entgegen. Zu guter Letzt können Sie natürlich auch wie gewohnt einfach den Hörer abnehmen. Sollten Sie ein Headset angeschlossen haben, können Sie den Anruf auch mit Drücken der Taste Headset annehmen. 6

7 Möchten Sie das Gespräch ablehnen, dann drücken Sie die Taste Ablehnen. Der Anruf wird damit stumm geschaltet und die Signalisierung erfolgt nur noch über die rot blinkende Leitungstaste. Der Anrufer wird keinen Unterschied bemerken. Während eines Anrufs Während eines Anrufs können Sie diverse Komfor unk onen ausführen und die Sprachart ändern. Haben Sie zum Beispiel den Hörer abgenommen und drücken nun die Taste Speaker, dann wechselt das Telefon in den Freisprechmodus und Sie können den Hörer auflegen ohne das Gespräch zu beenden. Analog dazu können Sie auch zwischen Freisprech und Headsetmodus und zwischen Headset und Telefonhörer modus hin und herschalten. Für Ihren Gesprächspartner geschieht das völlig transparent. Während eines Anrufs stehen Ihnen folgende Schal lächen zur Verfügung: Halten: Der Anruf wird gehalten bzw. geparkt. Sie können über eine andere Leitung einen zweiten Anruf tä gen oder eine sons ge Funk on des Telefons nutzen. Ihr Gesprächspartner hört währenddessen eine Computeransage. Konf.: Mit dieser Schal läche erstellen Sie eine Telefonkonferenz. Sie können dann mit mehreren Gesprächspartnern gleichzei g sprechen. Die genaue Vorgehensweise zum Erstellen einer Telefonkonferenz erhalten Sie im Kapitel Komfor unk onen. Umlegen: Diese Funk on erlaubt es einen ak ven Anruf an einen anderen Teilnehmer weiterzuleiten. Die genaue Vorgehensweise zu dieser Funk on erhalten Sie im Kapitel Komfor unk onen. 7

8 Beenden eines Anrufs Um ein aktives Gespräch zu beenden gibt es mehrere Möglichkeiten. Legen Sie den Hörer auf oder Drücken Sie die Schal läche Trennen oder Drücken Sie entsprechende Leitungstaste oder Drücken Sie die Taste Speaker, falls Sie den Freisprechmodus eingeschaltet haben oder Bei angeschlossenem Headset: Drücken Sie die Taste Headset oder die entsprechende Taste auf Ihrem Headset. Die Anru liste Ihr IP Telefon verfügt über eine Anrufliste, auch Journal genannt. In diesem werden Ihnen alle angenommenen, getä gten und verpassten Anrufe übersichtlich dargestellt. Drücken Sie die Taste Call Log um die Anrufliste zu öffnen. Navigieren Sie zu einem Gewünschten Anruf und drücken Sie die Taste Wählen oder OK um diesen anzurufen. Um einen oder alle Einträge zu löschen, drücken Sie die Taste Mehr und wählen Sie die entsprechende Op on aus. 8

9 Komfor unk onen Ru on ändern Sie können den Klingel bzw. Ru on Ihres IP Telefons entsprechend Ihrer Wünsche anpassen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Beenden Sie ggf. Ihr Telefonat. 2. Drücken Sie die Taste Menu. 3. Wechseln Sie in die Menüpunkte Telefoneinstellungen Anzeige & Akus k Ru on einstellen 4. Wählen Sie den gewünschten Klingelton mit dem Steuerkreuz und anhand der Bildschirmanweisungen aus und speichern Sie die Auswahl mit der Taste Sichern. Ru onlautstärke verändern Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Signalisierungslautstärke eingehender Anrufe zu verringern. Variante 1: Beenden Sie ggf. Ihr Telefonat und legen den Hörer in die dafür vorgesehene Halterung.Betä gen Sie nun die Taste Volume oder Volume mehrmals bis die gewünschte Ru onlautstärke erreicht ist. Das Telefon klingelt zur Vorschau kurz in der gewählten Lautstärke. und Sie sehen auf dem Display die Infografik Variante 2: Beenden Sie ggf. Ihr Telefonat und legen den Hörer in die dafür vorgesehene Halterung. Drücken Sie die Taste 1x Ruf. Ihr Telefon klingelt nun bei einem Anruf einmal kurz zur Signalisierung. 9

10 Signalisieren eines Anrufs über die LED Ihr Telefon verfügt über eine LED zur Signalisierung von Anrufen und Voic Nachrichten. Während eines eingehenden Anrufs blinkt die LED als zusätzliche op sche Signalisierung. Sie können diese Signalisierung in den Einstellungen ein und ausschalten. Drücken Sie dazu die Taste Menu und navigieren Sie zu Telefoneinstellungen Verbindungen. Drücken Sie nun mehrmals die Taste Nach Unten bis die Funk on Anruf LED ausgewählt ist. Mit drücken der Taste OK können Sie die Signalisierungsfunk on ein und ausschalten. Bestä gen Sie Ihre Einstellung bi e mit Drücken der Taste Sichern. Anmerkung: Derzeit ist es leider nicht möglich, die LED- Signalisierung eines Anrufs mit der Funktion 1xRuf zu kombinieren. Ist die Funktion 1xRuf aktiviert, wird die Signalisierung eines eingehenden Anrufs über die LED vom System ausgeschaltet. Anruf umlegen/weiterleiten Ihr Telefon gibt Ihnen die Möglichkeit einen ak ven Anruf an einen anderen Teilnehmer weiterzuleiten bzw. umzulegen. 1. Drücken Sie die Taste Umlegen. 2. Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein. Sie können nun abwarten bis der zweite Teilnehmer das Gespräch annimmt und ihn auf die Umlegung vorbereiten oder den Anrufer sofort zu ihm leiten. 3. Klicken Sie auf die Schal läche Fer g. 10

11 Konferenzschaltung Die IP Telefonie ermöglicht Ihnen das komfortable und schnelle Erstellen von Telefonkonferenzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie die Rufnummer des ersten Teilnehmers und beginnen Sie den Anruf. 2. Drücken Sie die Taste Konf. 3. Wählen Sie nun die Rufnummer des zweiten Teilnehmers. Das Telefon wählt nach Rufnummerneingabe automa sch. Der erste Anruf wird dabei gehalten. 4. Drücken Sie die Taste Teiln. 5. Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, drücken Sie die Taste Hinzu. 6. Sie können Ihre Konferenzteilnahme beenden, in dem Sie einfach auflegen. Beachten Sie bi e, dass dabei die Konferenz zwischen den anderen Teilnehmern untereinander nicht getrennt wird. Es können maximal 6 Teilnehmer an einer solchen Telefonkonferenz teilnehmen Pickup Gruppe Ihr Administrator kann Ihnen eine sogenannte Pickup Gruppe anlegen. Dabei werden mehrere Telefone in eine Art virtuelle Abteilung zusammengefasst. Jedem Teilnehmer in dieser virtuellen Abteilung werden dann eingehende Anrufe der anderen Teilnehmer diskret auf dem Telefondisplay signalisiert. Mi els der Schal läche Heranholen ist es dann möglich, den Anruf auf den eigenen Apparat zu holen und anzunehmen. Team Bu on Ein Team Bu on stellt den Telefonstatus eines Teammitglieds dar. Hat Ihr Administrator Ihnen einen solchen Bu on eingerichtet, können Sie an ihm sehen, ob Ihr Teammitglied im Moment erreichbar ist, telefoniert oder angerufen wird. Darüber hinaus ist der Team Bu on eine Kurzwahltaste zum jeweiligen Teammitglied. 11

12 Rückruf bei Besetzt (nur intern) Sollte die gewählte Rufnummer besetzt sein, können Sie einen automa schen Anruf ini ieren lassen. Drücken Sie dazu die Taste Rückruf. Den Status einer Rückru i e sehen Sie in den erweiterten Funk onen. Ist eine Rückru i e ak viert, leuchtet die Leitungstaste neben der Funk on rot. Rufumleitung und Rufweiterleitung Mit Ihrem IP Telefon ist es möglich, eine Rufweiterleitung einzurichten. Betä gen Sie dazu die Taste Forward. Sie befinden sich nun im Menü Rufumleitungen. Dort haben Sie die Möglichkeit alle eingehenden Anrufe auf eine bes mmte Rufnummer umzuleiten (RUL) oder alle eingehenden Anrufe auf die Mailbox weiterzuleiten (RWL). Konfigura on einer Rufumleitung 1. Wählen Sie die Funk on RUL aus. 2. Geben Sie mit den Zifferntasten die gewünschte Zielrufnummer ein. 3. Zum Beenden der Eingabe drücken Sie die Taste Speaker. 4. Um die Rufumleitung auszuschalten wählen Sie die Funk on RUL erneut aus. Konfigura on einer Rufweiterleitung (Voic ) 1. Wählen Sie die Funk on RWL aus. 2. Alle eingehenden Anrufe werden nun sofort auf Ihren Anru eantworter (Voic ) weitergeleitet. 3. Um die Rufweiterleitung auszuschalten wählen Sie die Funk on RWL erneut aus. 12

13 Kurzwahltasten konfigurieren Um eine Kurzwahltaste zu konfigurieren gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie mit der Taste Phone ins Phone Menü und öffnen Sie die erweiterten Funk onen. 2. Suchen Sie die Funk on KW Prog. und wählen Sie diese aus. 3. Drücken Sie nun auf die Kurzwahltaste, die Sie konfigurieren möchten. 4. Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein und bestä gen Sie diese mit der Raute Taste. 5. Zum Beenden der Konfigura on der Kurzwahltasten drücken Sie die Taste Speaker. PIN Telefonie Mi els PIN Telefonie haben Sie die Möglichkeit private Telefongespräche über Ihr Diens elefon abzuwickeln. Dazu geben Sie bi e vor jedem Privatgespräch folgenden Funk onscode ein: + Ihre PIN + gewünschte Rufnummer (mit führender 0!) Beispiel: *

14 Schal lächen beschri en Sie können einen Teil der Schal lächen des Phone Menüs individuell beschri en. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie mit der Taste Menu zum Menu Bildschirm. 2. Wechseln Sie in Telefoneinstellungen Anwendungen Tasten beschri en 3. Navigieren Sie nun zu der Schal läche, die Sie neu beschri en möchten und drücken Sie die Taste Edi eren. Nutzen Sie dazu die Zehnertastatur des Telefons. Die Eingabe der Buchstaben erfolgt analog zu der bei Handys. 4. Bestä gen Sie Ihre Eingabe mi els Drücken der Taste Sichern. Problembehandlung Ich erhalte einen Anruf von einem im Telefonbuch gespeicherten Kontakt, sehe aber dennoch seine Rufnummer und nicht seinen Namen im Display. Was kann ich tun? Wechseln Sie in Menu Telefoneinstellungen Verbindungen. Prüfen Sie, ob die Funk on Kontakte mit Anrufen koppeln eingeschaltet ist. Ist es möglich, dass mein Telefon wie gewohnt nach der Eingabe von Rufnummern automa sch wählt? Wechseln Sie in Menu Telefoneinstellungen Verbindungen Prüfen Sie, ob die Funk on Nummer bearbeiten ausgeschaltet ist. 14

15 Ich habe eigene Kontakte im Telefon eingepflegt. Aus welchem Telefonbuch werden mir die Namen zu den Rufnummern bei eingehenden Anrufen angezeigt? Wenn bei Ihnen ein Anruf eingeht, der zwar vom System mit einem Namen versehen ist, Sie diesen Kontakt aber mit anderen Namen im eigenen Telefonbuch haben, so wird das Telefon zur Anzeige den Namen aus Ihrem eigenen Telefonbuch verwenden. Wie kann ich den Headset Modus nutzen? Um den Headset Modus nutzen zu können, benö gen Sie ein kabelgebundenes Headset mit einem Avaya konformen Anschluss. Nähere Informa onen dazu erhalten Sie bei Ihrem Administrator. Der Versuch der Einrichtung einer Rufweiterleitung auf den Anru eantworter (Voic ) schlägt fehl. Mein Telefon gibt dabei einen Fehlerton aus. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anru eantworter eingeschaltet ist. Konsul eren Sie dazu bi e Ihren Administrator. Kann ich eigene.mp3 oder.wav Dateien als Klingeltöne verwenden? Dies ist derzeit noch nicht möglich. Woher kann ich ein Headset beziehen? Das Universitätsrechenzentrum stellt nur für besondere Anwendungsfälle, wie z.b. Hotlines, Headsets bereit. Sollten Sie außerhalb dieses Anwendungsbereichs ein Headset benutzen möchten, so beschaffen Sie dieses bi e privat oder über Ihre Kostenstelle. 15

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