Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

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1 Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte gemäß der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) geben. Satzungsmäßiger Zweck der Klimaschutz- und Energieagentur Niedersachsen GmbH ist es, die Umsetzung der Energiewende und den Klimaschutz zu fördern. An diesem wichtigen gesellschaftlichen Ziel im öffentlichen Interesse arbeiten wir als Einrichtung des Landes Niedersachsen gemeinsam mit Ihnen. Die Antworten auf die Fragen, welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten und nutzen, und vor allem auf welcher Rechtsgrundlage wir diese erheben, richten sich dabei in der Regel danach, ob Sie (direkt oder als Vertreter) ein Kooperationspartner sind, z.b. zur Durchführung gemeinsamer Projekte, ein Geschäftspartner, z.b. als Lieferant oder Erbringer von Dienstleistungen, oder ob Sie ein für uns wichtiger sonstiger Ansprechpartner sind, z.b. als Energieexperte, Multiplikator, Vertreter öffentlicher oder privater Einrichtungen, Empfänger von Beratungen und Informationen und/oder als interessierter Abonnent unseres Newsletters. Welche Informationen auf Sie als einer der vorgenannten Betroffener zutreffen, ergibt sich aus den nachfolgenden Hinweisen. 1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? Verantwortlich ist die Klimaschutz- und Energieagentur Niedersachsen GmbH, -vertreten durch ihren Geschäftsführer Herrn Lothar Nolte- Telefon: 0511/ FAX: 0511/ Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter Klimaschutz- und Energieagentur Niedersachsen GmbH, -Datenschutzbeauftragter- Telefon: 0511/

2 2. Welche Quellen und Daten nutzen wir? Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Durchführung unserer satzungsmäßigen Aufgaben von Ihnen, unseren Vertragspartnern oder anderen Stellen auf zulässige Weise erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.b. aus dem Internet oder der Presse) gewinnen oder die uns von Dritten (z.b. dem Landesamt für Statistik Niedersachsen für kommunale Vertreter) übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse, -Anschrift, Telefon und Fax-Nr. und andere Kontaktdaten) oder auch dazugehörige Berufs- oder Amtsbezeichnungen (z.b. Energieberater, Klimaschutzmanager o.ä.). Darüber hinaus können diese auch weitere Daten sein, soweit sie notwendig sind, um vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen (z.b. Bankverbindungen). Im Rahmen von Kooperationen (Veranstaltungen, Preisverleihungen o.ä.) können dazu auch Fotoaufnahmen gehören, für die wir in Einzelfällen eine gesonderte Einwilligung einholen. 3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage? Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DS-GVO): a. im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO) als auch b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs.1 Buchstabe f DS-GVO) Soweit erforderlich verarbeiten wir Daten von Betroffenen im öffentlichen Interesse bzw. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns. Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt hier, um mit Hilfe der Kontaktpersonen unseren satzungsmäßigen Auftrag zu erfüllen: Den Klimaschutz zu stärken und die Energiewende in Niedersachsen zu unterstützen. Dazu dient die: Öffentlichkeitsarbeit zu den nachfolgenden Punkten und zu Förderprogrammen Förderung der Energieeinsparung in kommunalen Liegenschaften Förderung der energetischen Gebäudesanierung durch Informations- und Beratungsangebote Projektkonzeption und- entwicklung zur betrieblichen Energieeffizienz, zu Energiesystemen und speichern, auch mit Wirtschaftsverbänden und Kammern Kooperation mit regionalen Energieagenturen; Entwicklung und Umsetzung gemeinsamer Maßnahmen zur Förderung von Energieeffizienz und des Einsatzes Erneuerbarer Energien im Gebäudebestand Initiierung und der Anschub von lokalen Klimaschutz- und Energieberatungseinrichtungen Kooperation mit Verbänden sowie Energieversorgern, Verwaltungen, Gewerkschaften und Kirchen Leitung der Geschäftsstelle der Niedersachsen Allianz für Nachhaltigkeit Soweit mit den Betroffenen keine Vertragsbeziehungen bestehen, erheben wir personenbezogene Daten auf diesen Rechtsgrundlagen nur, soweit sie erforderlich sind und die Betroffenen nicht widersprochen haben. c. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO) Zur Abwicklung gemeinsamer Projekte mit Kooperationspartnern oder zur Erbringung und Inanspruchnahme von Lieferungen und/oder Dienstleistungen mit Geschäftspartnern werden

3 von uns personenbezogene Daten erhoben, soweit diese für die Durchführung der dazu abgeschlossenen Verträge erforderlich sind bzw. für vorvertragliche Maßnahmen, die auf Anfrage bei oder von beiden Personengruppen hin erfolgen. d. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. e. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO) Zudem unterliegen wir als GmbH diversen rechtlichen Verpflichtungen und Anforderungen (z.b. den Handels- und Steuergesetzen) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.b. aus der Niedersächsischen Landeshaushaltsordnung). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die handels- und steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten sowie die Vorlage diverser Nachweise bei unserem Zuwendungsgeber und dem niedersächsischen Landesrechnungshof. Verbunden mit diesen Vorgaben sind verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die Vorlage und Aufbewahrung personenbezogener Daten erfolgt hier nur insoweit, wie dies zur Erfüllung der vorgenannten Pflichten unbedingt erforderlich ist. 4. Wer bekommt Ihre Daten? Innerhalb der Klimaschutz- und Energieagentur erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer satzungsmäßigen Aufgaben und vertraglichen sowie gesetzlichen Pflichten benötigen. Dritte erhalten nur dann Zugriff auf Ihre Daten, wenn diese mit uns einen DS-GVO-konformen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie der Weitergabe eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.b. sein: Die Beschäftigten der Klimaschutz- und Energieagentur Niedersachsen GmbH Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen und i.d.r. nur bei Vertragsbeziehungen: Kooperationspartner, wie andere Energieagenturen oder kommunale Stellen Öffentliche Stellen und Institutionen (z.b. Finanz- und Aufsichtsbehörden). 5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt. 6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer satzungsmäßigen Aufgaben und vertraglichen sowie gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

4 Sind die Daten für die Erfüllung unserer satzungsmäßigen Aufgaben und vertraglichen sowie gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.b. ergeben können aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Nachweispflicht der Niedersächsischen Landeshaushaltsordnung, z.b. zur Vorlage beim Zuwendungsgeber und dem Niedersächsischen Landesrechnungshof Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. 7. Welche Datenschutzrechte haben Sie? Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO). Dies ist für die Klimaschutz- und Energieagentur Niedersachsen GmbH: Barbara Thiel Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße Hannover Telefon: 0511/ Fax: 0511/ Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 8. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? Im Rahmen vertraglicher Beziehungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung eines Vertrages und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Kooperationsvertrag oder einen Dienstleistungs- bzw. Liefervertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden oder unsere eigenen gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Haushalts- und Steuerrecht bzw. der Niedersächsischen Landeshaushaltsordnung zu erfüllen.

5 9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling? Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Um Sie zielgerichtet über Veranstaltungen, Kampagnen oder andere Produkte der Klimaschutzund Energieagentur Niedersachsen GmbH informieren zu können, haben wir bei jedem Kontakt die personenbezogenen Daten um Schlagwörter ergänzt (z.b. Energieberater, Bürgermeister, Solarenergie o.ä.). Diese ermöglichen eine zielgruppenspezifische Ansprache. Eine automatisierte Verarbeitung Ihre Daten, bei der bestimmte persönliche Aspekte bewertet werden (Profiling), findet darüber hinaus nicht statt. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSG VO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktansprache (z.b. Newsletter, Veranstaltungshinweise) In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen unseren Newsletter zuzusenden oder Sie gezielt auf Veranstaltungen, Kampagnen oder andere Produkte anzusprechen. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Direktansprachen einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktansprache, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Empfänger eines Widerspruchs Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff Widerspruch" unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und ggf. weiterer Daten zur eindeutigen Identifikation erfolgen und sollte gerichtet werden an: Klimaschutz- und Energieagentur Niedersachsen GmbH, Telefon: 0511/ dsb@klimaschutz-niedersachsen.de