Wie füge ich meine Unterschrift in ein Word Dokument ein?

Transkript

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2 Wie füge ich meine Unterschrift in ein Word Dokument ein? von Norbert Kloiber Inhalt Kapitel 1 Warum ist meine Unterschrift so wichtig? Warum wird mein Brief erst durch meine eigene Unterschrift wirklich persönlich? Warum zeige ich meine Professionalität durch meine Unterschrift am Bildschirm? Seite 4 5 Kapitel 2 Das Aussehen Ihrer Unterschrift Ihre Unterschrift ist Ihre Visitenkarte 6 Verwenden Sie das richtige Schreibgerät 7 Die richtige Schriftbreite 9 Die richtige Farbe für Sie persönlich 9 Der richtige Stift zur Unterschriftproduktion am PC 10 Verwenden Sie das richtige Papier 11 Vorname und Nachname oder nur Nachname? 12 Verwenden Sie bei Freunden nur den Vornamen 13 2

3 Bei Kapitel 3 So erzeugen Sie Ihre Unterschrift Wie erstelle ich meine Unterschrift, so dass das Einfügen Freude macht? Seite 13 Wie schreibe ich meine Unterschrift auf Papier? 14 Wie scanne ich meine Unterschrift ein? 15 Wie bringe ich meine Unterschrift nun in ein Word Dokument und wo lege ich die Unterschrift ab? 15 Kapitel 4 1-Tasten Klick Methode Warum umständlich, wenn es einfach auch geht? 19 Wie erspare ich mir das aufwendige Einfügen meiner Unterschrift? 20 Hier das "Geheimnis" die Autokorrekturfunktion 20 Wie mache ich meine Unterschrift leicht verschiebbar? 24 Kapitel 5 Unterschrift in einfügen Warum soll ich meine Unterschrift auch in s verwenden? 27 Warum soll ich Word als -Editor verwenden? 28 Wie stelle ich Word als -Editor ein? 29 Wie füge ich meine -Signatur in Outlook? 30 3

4 Kapitel 1 Warum ist meine Unterschrift so wichtig? Warum wird mein Brief erst durch meine eigene Unterschrift wirklich persönlich? Ich möchte sie herzlich willkommen heißen. Schön dass es Ihnen ein Anliegen ist Ihre Unterschrift in Zukunft effektiver und wirkungsvoller einzusetzen. Stellen Sie sich vor Sie bekommen ein Schreiben, Fax, Brief etc. wie es deren leider viele gibt, die wie folgt unterschrieben sind. Mit freundlichen Grüßen Jörg Muster e.h. oder Mit freundlichen Grüßen Jörg Muster Dieses schreiben wurde direkt durch unsere EDV erstellt und gelangt deshalb ohne Unterschrift zum Versand Sie haben solche Schreiben sicher schon des Öfteren erhalten. Welchen Eindruck macht das auf Sie? Haben Sie da nicht auch den Eindruck, dass da jemand was geschrieben hat oder vielleicht eher schreiben hat lassen, das jetzt einfach als Vordruck beziehungsweise Massensendung bei Ihnen landet? Also auf jeden Fall werden Sie nicht wirklich das Gefühl haben, dass es 4

5 der Absender persönlich an Sie richtet. Liege ich richtig? Aber glauben Sie mir dieser Jörg Muster hätte das Schreiben ja gerne eigenhändig unterschreiben wollen, was er ja auch durch das e.h. ausdrückt, aber er kennt die Technik dafür eben noch nicht. Und ausdrucken, unterschreiben und danach mailen oder faxen möchte er auch nicht, da er weiß dass durch das Faxen oder Scannen das Ganze nach kopiert aussieht, was er auch wiederum vermeiden möchte. Aus diesem Grund schreibt er lieber seinen Namen und e.h. dazu, um sich so aus der Affäre zu ziehen. Warum zeige ich meine Professionalität durch meine Unterschrift am Bildschirm? Weil Sie eben die Technik des Unterschriften einfügen am Bildschirm kennen und viele, beziehungsweise die meisten anderen Menschen eben nicht. Stellen Sie sich vor Sie senden Ihre s, und diese sind nicht nur mit der Standard Signatur unterschrieben, sondern tatsächlich mit Ihrer händischen Unterschrift. Das wäre ja ein Hammer. Da kommen ja beim Empfänger so richtig die Augen heraus. Ich versende meine s schon seit Jahren so und ich bin sicher dass meine s wirklich Eindruck auf den Empfänger machen - zumindest auf den größeren Teil. Da habe ich einfach ein Gefühl dafür und noch dazu bin ich Perfektionist mit allen Vor- und Nachteilen. Aber glauben Sie mir, bis heute hat mich noch kein Mensch gefragt: Sag wie bekommst Du Deine Unterschrift sogar in ein ? Wissen Sie warum das so ist? Weil die meisten Menschen nicht den inneren Drang haben andere beeindrucken zu wollen. Sie wissen nicht welche Auswirkung dahinter steckt. Wie wirkt das wenn ich auf andere durch meine Art der Kleidung, durch meine Pünktlichkeit, durch meine Ordnung, durch meine Zuverlässigkeit, durch meine Korrektheit,.und eben auch durch das Wissen um die Technik des Einfügens meiner Unterschrift am Bildschirm einen professionellen Eindruck mache? Dadurch kommt unbewusst rüber, der nimmt seinen Job, seine Sache ernst. Der kennt sich aus, der ist einfach kompetent. Anders als die anderen, besser als die anderen wohl gemerkt im Sinne von mehr Bemühen in den einzelnen Bereichen das tun alle erfolgreichen Menschen auf bestimmten Gebieten. 5

6 Sie lassen sich doch auch lieber von jemandem etwas verkaufen oder beraten, bei dem Sie sofort merken, der kennt sich aus und bemüht sich - der ist einfach ein echter Profi. Was den Bereich der Unterschrift betrifft, so können Sie ab jetzt zeigen dass Sie sich hierin bemühen persönlich zu schreiben. Dadurch zeigen sie Professionalität. Kapitel 2 Das Aussehen Ihrer Unterschrift Ihre Unterschrift ist Ihre Visitenkarte Ist Ihre Unterschrift wirklich nur Unterschrift? Etwas das Sie einfach am Ende Ihres Dokumentes einfügen? Achten Sie sich doch in Zukunft mal ein wenig mehr auf die Unterschriften von Schreiben welche Sie bekommen. Vergleichen Sie diese doch. Ihre Unterschrift ist mehr als nur eine Quasi Bestätigung am Ende Ihres Briefes, Ihrer Bestellung, Ihrer Mahnung etc. Ja Ihre Unterschrift ist mehr sie ist Ausdruckmittel Ihrer Persönlichkeit, Ihres Stils. Ich weiß, dass Sie sich dessen wahrscheinlich gar nicht bewusst sind. Der Mehrheit der Menschen ist dies nicht bewusst aber glauben Sie mir, es gibt doch etliche Personen, die sich dieser Bedeutung bewusst sind und dies daher auch beabsichtigt einsetzen. Wenn Sie sich positiv von anderen abheben möchten, dann müssen Sie auch etwas tun, was die Masse der Anderen nicht tut. In vielen Bereichen des Lebens können Sie sich von anderen positiv abheben. So zum Beispiel durch Ihre Kleidung, durch Ihre Ordnung, durch Ihre 6

7 Pünktlichkeit, durch Ihre Zuverlässigkeit etc. Es gibt viele Gebiete in denen Sie sich von anderen abheben können. Ihre Unterschrift ist auch so ein Bereich. Verwenden Sie das richtige Schreibgerät Sie werden mich jetzt vielleicht belächeln. Ja es beginnt schon bei der Wahl Ihres Schreibgerätes. Da zeigt sich schon welchen Wert Sie als Schreiber auf Ihre Unterschrift legen. Hier rede ich noch gar nicht von der Optik Ihrer Unterschrift. Nein, ich spreche nur vom Bewusstsein dieses Wertes. Keine Angst, Sie brauchen sich jetzt kein teures Schreibgerät kaufen um eine schöne, professionelle Unterschrift in Ihren PC zu zaubern. Doch dazu ein wenig später. Hier im ersten Teil möchte ich Sie nur ein wenig für den Wert, die Aussagekraft, den Stil Ihrer Unterschrift sensibilisieren. Bitte seien Sie sich dessen bewusst, dass Ihre Unterschrift mehr kommuniziert als nur Ihren Namen, auch wenn Sie es bisher nicht erkannt haben. Jedenfalls - Ihre Unterschrift kommuniziert dem Anderen etwas. Sie kennen sicher den Ausspruch: Man kann nicht nicht kommunizieren. Was ist damit gemeint? Auch wenn Sie nicht sprechen, Sie nicht gestikulieren, Sie sich nicht bewegen etc. Sie kommunizieren dem Anderen immer etwas. Sie vermitteln dem Anderen immer eine Botschaft, auch wenn Sie sich dessen nicht bewusst sind. 7

8 Ebenso ist es mit Ihrer Unterschrift sie kommuniziert dem Anderen auch etwas. Die Frage bleibt was vermitteln Sie dem Anderen? Welche Botschaft? Ja Ihre Unterschrift ist Ihr Botschafter! Seien Sie sich bitte dessen bewusst. Welche Schreibgeräte gibt es? Ich weiß es gibt mittlerweile unzählig viele Arten von Schreibgeräten. Aber reden wir von denen, die am häufigsten für die Unterschrift verwendet werden. Kugelschreiber und Füllfeder sind wohl die am häufigsten zum Unterschreiben verwendeten Schreibgeräte. Welches der beiden Schreibgeräte eignet sich eher zur Unterschrift der Kugelschreiber oder die Füllfeder? Mit welchem der beiden können Sie mehr Ausdruck im Ihre Unterschrift hineinlegen? Der Kugelschreiber wie sieht es damit aus? So ein echt günstiger Kugelschreiber vom Diskonter um 50 Cent, der reicht doch für die Unterschrift oder? Jetzt werden Sie mir sagen: es gibt doch auch teure Kugelschreiber um 100,- EURO aufwärts nach oben keine Grenzen. Wo liegt das Hauptproblem des Kugelschreibers? Sie können einfach das Schriftbild nicht verändern. Was meine ich damit? Egal ob Sie fest aufdrücken, ob Sie schnell oder langsam schreiben, das Schriftbild bleibt immer dasselbe. Ganz anders ist es hier bei der klassischen Füllfeder. Hier können Sie wirklich Ihre ganz persönliche Note zum Ausdruck bringen. Ich empfehle Ihnen, eine etwas breitere Federspitze zu nehmen, so können Sie Ihr Schriftbild variieren. Wenn Sie schneller schreiben, ist die Tinte ein wenig durchsichtiger schreiben Sie langsamer, ist die Tinte satter. Auch durch das festere oder weniger feste Aufdrücken ändert 8

9 sich das Schriftbild. Mit einer Füllfeder schreibt man halt einfach ganz anders. Sie gehört zu den ältesten Schreibgeräten und ist eben das klassische Schreibgerät für Unterschriften. Die richtige Schriftbreite Erst durch die richtige Schriftbreite erreichen Sie die gewünschte Wirkung. Wie schon vorhin erwähnt empfehle Ich Ihnen eine dickere Linienstärke für Ihre Unterschrift das sieht einfach professioneller aus. Sehen Sie selbst. Welche Unterschrift gefällt Ihnen besser? Die richtige Farbe für Sie persönlich Die Farbe Ihrer Unterschrift ist sicher ein wenig Geschmacksache. Schauen Sie sich hier ein paar Beispiele an. 9

10 Durch die Farbe geben Sie Ihrer Unterschrift eine weitere persönliche Note. Es gibt sehr viele Tintenfarben zur Auswahl. Sie müssen zu Ihrer gewählten Farbe stehen können. Wenn Sie keinen Fehler machen möchten, dann empfehle ich Ihnen die Farbe Blau. Sie ist einfach die klassische Tintenfarbe. Der richtige Stift zur Unterschrift-Produktion auf Ihrem PC Damit Ihre Unterschrift wirklich professionell aussieht, so wie vorher aufgezeigt, verwenden Sie am besten einen ganz besonderen Stift. Da die Unterschrift eingescannt wird, wäre bei Verwendung einer Füllfeder der optische Qualitätsverlust viel zu groß. Persönlich will ich Ihnen schon empfehlen sich eine Füllfeder zuzulegen, weil sich dadurch Ihre Haltung zum Wert ihrer Unterschrift ändern wird. Sie werden sich auch viel besser fühlen beim Unterschreiben. Für die Unterschrift am PC ist die Abhilfe hier ganz einfach und obendrauf noch äußerst günstig. Besorgen Sie sich einfach einen Schreiber für Overheadfolien und sonstige Kunststoffe oder Glas. Wählen Sie auch hier gleich die richtige Schriftbreite aus. 10

11 Auch die Firma Faber Castell hat hier das passende Schreibgerät In mehren Farben erhältlich Probieren Sie die richtige Breite einfach aus Verwenden Sie das richtige Papier Sie werden mich jetzt sicher Fragen, wozu brauche ich jetzt auch noch ein bestimmtes Papier? Es geht doch nur um die Unterschrift am PC. Nun ich nehme an, dass Sie wirklich eine schöne Unterschrift für Ihre zukünftigen Signaturen am PC erstellen wollen. Ja, und da spielt auch das richtige Papier eine nicht unwesentliche Rolle. Es geht hier einfach um die Saugfähigkeit des Papiers. Denn nur bei glatter Oberfläche erreichen Sie bei schnellem Schreiben einen durchsichtigeren Effekt und beim langsamen Schreiben eine sattere Optik. Was will ich damit sagen? Ganz einfach, so können Sie am ehesten den Eindruck vermitteln, mit einer Füllfeder unterschrieben zu haben. Eine Unterschrift die Ihre Persönlichkeit und Individualität unterstreicht. 11

12 Ihre Unterschrift wird letztendlich Ihr Markenzeichen sein. Ich empfehle Ihnen hier ein 100g Color Copy Papier. Es hat eine äußerst glatte Oberfläche und dadurch bleibt die Schreibflüssigkeit einfach satt auf der Oberfläche. Es gibt auch kein Zerrinnen der Schrift, d.h. der Strich ist absolut glatt. Schauen Sie doch meine Unterschrift an. Vorname und Nachname oder nur Nachname? Die Frage ist nun schreibe ich meinen Vor- und Nachnamen oder nur meinen Nachnamen? Hier gibt es keine wirklichen Normen oder Vorschriften. Persönlicher und vertraulicher wirkt Ihre Unterschrift mit Nachname 12

13 und Vorname. Sie können auch nur den ersten Buchstaben Ihres Vornamens + Punkt anführen. Dies hängt ein wenig von der Länge Ihres Vor- und Nachnamens ab. Also wenn dadurch Ihre Unterschrift zu lange wird, dann würde ich den Vornamen abkürzen durch den ersten Buchstaben und Punkt und danach erst den Nachnamen. Aber wie gesagt, Regel gibt es hier keine. Verwenden Sie bei Freunden nur Ihren Vornamen Bei Freunden ist es eher eindeutig verwenden Sie hier bitte nur Ihren Vornamen. Es fehlt ja sonst die persönliche Note, die ja eigentlich einer der Hauptzwecke für Ihre Unterschrift sein sollte. Daher mein Tipp: Legen Sie sich einfach beide Unterschriften an. Eine für sogenannte SIE Empfänger und eine für Ihre guten Bekannten und Freunde. Kapitel 3 So erzeugen Sie Ihre Unterschrift Wie erstelle ich meine Unterschrift, so dass das Einfügen Freude macht? 13

14 Ich hoffe, das ist das Kapitel, auf das Sie gewartet haben. Es wird ihnen das Erstellen beziehungsweise Einfügen Ihrer Unterschrift so einfach machen, dass sie danach sagen werden: Na, so einfach hätte ich mir das nicht vorgestellt. Ich wünschte, ich hätte diese Technik schon früher gekannt, dann hätte ich mir wahrscheinlich viele viele Stunden Schwerstarbeit erspart. Doch jetzt lassen Sie uns anfangen, ihre Unterschrift zu produzieren. Wie schreibe ich meine Unterschrift auf Papier? Nun nehmen Sie sich ein Blatt von dem 100 g Color Copy-Papier und den richtigen Stift, welchen ich Ihnen schon weiter vorne empfohlenen habe. Nachdem wir hier ja nun eine Unterschrift erstellen die Sie ab sofort für längere Zeit verwenden werden, schreiben Sie Ihre Unterschrift sooft beziehungsweise solange auf dieses Blatt bis Sie Ihnen gefällt. Schreiben Sie sich einfach warm bis ihnen die Unterschrift gelingt, und Sie Ihnen auch wirklich gefällt. Am besten Sie schreiben auf dieses Blatt gleich beide Varianten der Unterschrift, nämlich einmal nur den Vornamen und als zweites Vorund Nachname. So haben Sie dann auch mit einem einzigen Scannvorgang beide Unterschriften gescannt. Ich empfehle Ihnen Ihre Unterschrift hier ein wenig größer zu schreiben, als Sie diese dann zukünftig haben möchten. Es ist vor allem für die optische Qualität ihrer Unterschrift besser. Durch das Verkleinern wird das Schriftbild kräftiger. Beim Vergrößern wird die optische Qualität schlechter. Also wie gesagt, schreiben Sie einfach ein wenig größer als Sie es sonst gewohnt sind. 14

15 Wie scanne ich meine Unterschrift ein? Nun gut, jetzt wollen wir die Unterschrift noch auf Ihren Bildschirm bringen. Dazu brauchen Sie einen Scanner. Wichtig wäre jetzt eben ein Farbscanner, damit Sie auch wirklich ihre Unterschrift in der gewünschten Farbe erzeugen können. Falls Sie selbst keinen Farbscanner haben, gehen Sie in einfach in einen Copyshop oder vielleicht hat ein Bekannter einen guten Farbscanner. Dann speichern Sie die Scann-Datei auf einen Stick oder senden Sie sich das Scan- Dokument einfach per an ihren PC. Wichtig ist noch die richtige Auflösung. Als Scann-Auflösung sollten Sie in etwa 300 dpi Farbe einstellen, dies reicht vollkommen aus, um eine wunderschöne Unterschrift entstehen zu lassen. Wie bringe ich meine Unterschrift nun in ein Word Dokument und wo lege ich die Unterschrift ab? 15

16 Nun speichern Sie dieses gescannte Dokument an einem gewünschten Ort zum Beispiel unter Eigene Dateien oder am Desktop ab, um es später weiter bearbeiten zu können. Wenn Sie nun dieses Dokument abgespeichert haben, markieren Sie es und drücken die rechte Maustaste - gehen auf Öffnen mit und danach auf Paint. Nun, ich gehe davon aus, dass Sie Paint als Standardsoftware auf Ihrem PC installiert haben. Eine andere Software die sich ebenfalls sehr gut dafür eignet ist der IrfanView mit dem bekannten roten Symbol. Der IrfanView liefert darüber hinaus viele weitere Vorteile für Sie. Aus meiner Sicht ist er der universellste und beliebtesten Bildbetrachter (Viewer), den es am Markt gibt. Mit dem IrfanView können Sie wirklich alle Dateiformate öffnen, betrachten und auch bearbeiten. Falls Sie ihn noch nicht haben, er ist übrigens kostenlos, dann sollten Sie ihn unbedingt downloaden. Klicken Sie bitte hier 16

17 Der Irfanview ist ein schneller, kompakter Bildbetrachter und Konverter. Das Programm ist für Anfänger einfach zu bedienen und gleichzeitig leistungsstark für die Bedürfnisse von Profis. Es unterstützt viele verschiedene Dateiformate und enthält zahlreiche Eigenschaften wie: Unterstützung für mehrere Sprachen Schneiden Scannen ändern der Farbtiefe Slide Show Effekte (schärfen, unscharf machen, Adobe Photoshop Filter) etc. Sie werden begeistert sein, da bin ich mir ganz sicher. Nun aber wieder zurück an die Stelle, wo ich Ihnen sagte öffnen mit Paint. Dann sollten Sie folgendes Bild, nur anstatt Max Muster ihre eigene Unterschrift auf Ihrem Bildschirm sehen. Jetzt holen Sie sich die Funktion Auswahl indem sie auf dieses Rechteck klicken 17

18 und umranden die Unterschrift, die Sie verwenden möchte. Hier in diesem Beispiel markiere ich das Wort Max. Das sollte dann so aussehen. 18

19 Das Markieren bewirkt, dass das markierte Wort nun auch bereits Im Zwischenspeicher ist. Das machen Sie sich jetzt gleich zu Nutze, indem Sie ein neues leeres Word Dokument öffnen und wenn Sie das geöffnete Word Dokument vor sich haben, gehen Sie auf Bearbeiten und Einfügen. Nun sollte eigentlich Ihre ausgewählte Unterschrift schon im Word Dokument zu sehen sein. Jetzt könnte vielleicht so mancher einwenden, warum die Unterschrift nicht als Bild zum Beispiel als JPG abspeichern, um es dann bei Bedarf in das Word einfach einzufügen. Keine Angst, mir ist hier kein Fehler passiert. Haben Sie bitte noch ein 19

20 wenig Geduld dann werden Sie sofort merken welch geniale Idee ich Ihnen zeigen werde, aber wie gesagt ich bitte Sie noch um ein bisschen Geduld. Seien Sie versichert, es lohnt sich. Das Einfügen eines Bildes beziehungsweise einer Grafik in Word, so macht es die Masse aller PC Anwender, die ein Dokument unterschreiben wollen. Ich zeige Ihnen einen Weg, der über diese herkömmliche Methode bei weitem hinausgeht. Sind Sie schon gespannt darauf? Gleich sind wir so weit. Eine Bitte: vergessen Sie aus lauter Vorfreude nicht ihr Word Dokument mit ihrer Unterschrift abzulegen und zu speichern. Am besten unter Eigene Dateien beziehungsweise ein anderer von Ihnen gewünschter Speicherort. Wichtig ist, dass Sie das Dokument wieder finden, denn wir brauchen es noch einmal. Danach werden wir es kaum wieder brauchen. Sie wundern sich sicher warum Sie dieses Dokument nun länger nicht mehr benötigen werden, obwohl Sie Ihre Unterschrift zukünftig laufend einfügen werden? Lassen Sie sich einfach überraschen. Kapitel 4 1-Tasten Klick Methode Warum umständlich, wenn es einfach auch geht? Warum umständlich, wenn es einfach auch geht? Diese oder ähnliche Fragen sollten wir uns eigentlich des Öfteren stellen. Nachdem ich selbst ein richtiger Effizienz-Süchtler bin, versuche ich bei Allem was ich auf meinem PC neu entdecke, zu schauen wie geht es am schnellsten, am kürzesten beziehungsweise welche Abkürzungen gibt es etc. Nachdem Sie nun Ihre Unterschrift sicher sehr oft einfügen werden - ich gehe davon aus dass Sie es nie wieder anders machen werden, so begeistert werden Sie davon sein - ist es natürlich wichtig eine schnelle Methode zum Einfügen zu finden. 20

21 Wie erspare ich mir das aufwendige Einfügen meiner Unterschrift? Wie schon vorhin erwähnt, würden die meisten Anwender ihre Unterschrift folgendermaßen Einfügen: Diese klicken auf Einfügen Grafik - Aus Datei und würden dann das abgelegte Bild in diesem Fall ihre Unterschrift, im abgelegten Ordner suchen und erst dann einfügen. Das bedeutet ja eine Unmenge von Mausklicks, bis Sie Ihre Unterschrift in Ihr Dokument eingefügt haben. Wenn Sie dann bedenken, dass Sie in Zukunft viele Briefe beziehungsweise s schreiben werden, das nehme ich zumindest einmal so an, dann summiert sich diese Anzahl von Mausklicks und raubt Ihnen in Summe doch einiges an Zeit. Und als Effizienzfreak und Mausfeind könnte ich selbst gar nicht so arbeiten. Genaueres darüber werde ich in einem weiteren Buch schreiben, welches ich Ihnen dann gerne vorstellen möchte. Und dazu kommt - und dieses Erlebnis hatten Sie mit Sicherheit schon des Öfteren, dass Ihre Maus, genau jetzt, wenn Sie sie brauchen nicht gleich das macht was Sie von ihr wollen. Oft müssen Sie die Maus zuerst ein bisschen bewegen, bevor sie reagiert, weil Ihre Maus gerade in einer anderen Anwendung aktiv ist und vieles mehr. Ich glaube, ich brauche Ihnen nichts über Ihre Maus zu erzählen, Sie kennen das bestimmt aus der täglichen Anwendung. Hier das "Geheimnis" die Autokorrekturfunktion Und nun kommt der "Hammer". Eigentlich bedienen wir uns dabei einer schon uralten Grundfunktion aus Word - der AutoKorrektur. So, nun betrachten wir uns das Ganze einmal etwas genauer. Öffnen Sie nun das kurz vorher abgelegte Word Dokument mit ihrer Unterschrift. Ich nehme hier in diesem Beispiel wiederum, so wie vorhin, die Unterschrift mit Vornamen Max. Wenn Sie an der Unterschrift noch nichts verändert haben, müsste diese eigentlich viel zu groß sein, was ja auch so gewollt war. 21

22 Diese werden wir gleich auf die richtige Größe bringen. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus mitten auf die Unterschrift, dann sollte der Name eingerahmt sein und in etwa so ausschauen. Nun klicken Sie mit der linken Maustaste auf das rechte untere Eck des Rahmens und verkleinern Sie den Rahmen nun auf die Größe, damit die Unterschrift wirklich auch die Größe hat so wie Sie sie zum unterschreiben gerne verwenden möchten. Das sollte dann in etwa so aussehen. 22

23 Gleich ist es so weit, Sie sind fast am Höhepunkt des Erstellens ihrer eigenen Unterschrift angelangt. Ihre Unterschrift sollte nach wie vor eingerahmt sein. Und nun klicken Sie auf Extras Autokorrekturen, dann sollte folgendes Fenster aufgehen: Hier geben Sie bitte die Abkürzung, das heißt Ihre Initialen + die Ziffer1 ein 23

24 Schauen Sie dass Formatierten Text aktiviert ist und klicken dann auf Hinzufügen - fertig ist die Sache. Die Abkürzung ist jene Zeichenkombination, mit der Sie in Zukunft Ihre Unterschrift einfügen werden. Mein Mitarbeiter und halten es so, dass wir für die volle Unterschrift nämlich Vor und Nachnamen, wobei wenn der Name zu lange ist, kann der Vorname auch nur mit dem Anfangs- Buchstaben angedeutet sein, was eben hier die Abkürzungen den ersten Buchstaben des Vornamens und den ersten Buchstaben des Nachnamens sowie die Ziffer 1 nehmen - das ist bei mir z.b. nk1. Warum die Ziffer 1 nach den Initialen? Ganz einfach, da diese Kombination kaum im normalen Schriftverkehr vorkommen wird. Denn wenn ich z.b. nur nk nehmen würde, dann würde jedes Mal wenn ich 24

25 nk in dem Schreiben verwende automatisch meine Unterschrift ausgelöst werden, was ich aber nicht möchte. Daher habe ich als Abhilfe dafür die Ziffer 1 am Ende meiner Initialen gesetzt. Und für meinen Vornamen lautet die Abkürzung n1 Nun testen Sie es gleich einmal - schreiben Sie ihre Initialen plus die Ziffer 1 - dann drücken Sie die Leertaste und schon sollten Sie Ihre Unterschrift sehen. Was sagen Sie dazu? Ist doch kinderleicht oder? Und das gleiche machen Sie auch mit ihrer zweiten Unterschrift, damit sie für Freunde und Bekannte den Vornamen als Unterschrift haben und für den Rest der Welt ihre Unterschrift, bestehend aus Vorname und Nachname. Wie mache ich meine Unterschrift leicht verschiebbar? Und damit Sie Ihre Unterschrift wirklich ganz genau dorthin positionieren können wo Sie diese im Word Dokument platziert haben möchten, machen wir jetzt noch ein kleines Fein Tuning. Dazu brauchen wir wieder unsere umrahmte Unterschrift: machen Sie einen Doppelklick darauf 25

26 Nun sollte folgendes Fenster zu sehen sein: Klicken Sie auf das Register Layout und danach auf hinter dem Text und jetzt auf OK. Jetzt sollte Ihre Unterschrift so aussehen: Wenn Sie nun mit der Maus einmal auf Ihre Unterschrift klicken, so können Sie jetzt Ihre Unterschrift nach Belieben verschieben - nach Oben, nach Unten - am leichtesten geht dies 26

27 mit den Cursortasten. Außer wenn Sie Ihre Unterschrift großräumig verschieben möchten, dann ist es besser dies direkt mit der Maus zu tun - und erst die Fein- Justierung mit den Cursortasten vornehmen. Und damit Sie die nun verschiebbare Unterschrift wieder ganz einfach mit ihren Initialen +1 aufrufen können, gehen Sie wieder so wie folgt vor: Ihre Unterschrift sollte wieder so markiert sein Und nun klicken Sie wieder auf Extras Autokorrekturen wann sollte folgendes Fenster aufgehen: Und hier wieder die Abkürzung, das heißt ihre Initialen + die Ziffer1 27

28 Schauen Sie dass Formatierten Text aktiviert ist und klicken dann auf Hinzufügen - fertig ist die Sache. Sie können nun ihre Unterschrift wirklich über beziehungsweise in den geschriebenen Text einfach hinein schreiben. Somit sieht es wirklich so aus wie Ihre echte Unterschrift, denn hier schreiben Sie ja manchmal auch über beziehungsweise in den Text. Versuchen Sie es doch gleich einmal. Das könnte dann z.b. so aussehen: Sie schreiben ihre Grußformel, setzen dann ihre Unterschrift darunter rücken diese leicht in den Text hinein. Liebe Grüße von deinem Freund 28

29 Kapitel 5 Unterschrift in einfügen Warum soll ich meine Unterschrift auch in s verwenden? Mittlerweile ist das das am meisten verwendete Kommunikationsmittel. Mit großer Sicherheit schreiben Sie täglich mehr s als Briefe oder Faxe. Das heißt, Sie benutzen es einfach häufiger als alle anderen Kommunikationsmittel. Somit wäre es ja nicht schlecht, wenn Sie auch hier Ihre Unterschrift in die automatische -Signatur einfügen könnten. Dies geht ganz einfach und ist keine allzu große Kunst. 29

30 Warum soll ich Word als editor nehmen? Weil Sie dadurch sämtlichen Komfort, alles was Sie bereits aus Word kennen, nun auch einfach für Ihre s verwenden können. Ich weiß es gibt auch Stimmen die sagen Word nicht als editor zu verwenden, weil es weniger Komplikationen geben kann, oder weil viele Empfänger ohnedies nur Text s empfangen können. Diese Gründe mögen alle stimmen. Wenn Ihnen aber die Optik beziehungsweise das äußere Erscheinungsbild sehr wichtig sind, dann können Sie das nur mit Word als editor verwirklichen. Ich weiß, dass viele das nur als schnelles Kommunikationsmittel sehen und daher auf die Form und auf das Äußere keinen Wert legen. Manche haben auch die Angewohnheit alles klein zu schreiben wiederum andere schreiben alles im Stenogramm Stil, weil sie glauben dass sich das so gehört. Es gibt mittlerweile auch schon so etwas wie gute Sitten im verkehr beziehungsweise einen Knigge, wo Sie etwas über die Form von s nachlesen können. Sehen Sie das im Grunde genommen wie einen Brief an. Einen Brief den Sie persönlich an einen Empfänger senden - und hier schauen Sie ja auch auf die äußere Form. Weil die Form des Briefes und die gesamte Optik einfach wichtig sind. Vielleicht achten Sie in nächster Zeit ein wenig bewusster auf alle s die Sie bekommen und beurteilen Sie selbst welche dieser s besonders beeindruckend auf Sie wirken. Heben Sie sich doch von anderen ein wenig ab, geben Sie Ihrem Schreiben, eine wirklich persönliche Note. 30

31 Wie stelle ich Word als Editor ein? Geht ganz einfach. Öffnen Sie Ihr Outlook und gehen Sie zu Extras Optionen, klicken Sie jetzt auf -Format Aktivieren Sie genau dieses Kästchen mit Microsoft Office Word bearbeiten. Oder in älteren Outlook Versionen finden Sie hier Word als editor verwenden. 31

32 Wie füge ich meine -Signatur in Outlook? Sofern Sie ansonsten mit Einstellungen in Word beziehungsweise Outlook nicht so vertraut sind, wird es jetzt wieder sehr spannend. Falls Sie die Einstellung so wie im vorigen Kapitel besprochen, vorgenommen haben, das heißt, dass Sie nun Word als Editor haben, kann's gleich losgehen. Gehen Sie zu Outlook und öffnen Sie nun ein neues . Jetzt erstellen Sie hier Ihre Signatur wie sie in Zukunft aussehen soll. Und nun können Sie wirklich alles so einstellen wie Sie wollen. Sie können hier festlegen ob sie bestimmte Wörter der Signatur zum Beispiel Fett schreiben. Sie entscheiden ob Sie Ihre Adresse hier anführen, welche Ihrer Telefonnummern oder auch sonstige Hinweise Sie hier einbauen. Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Meine Bitte - bleiben Sie hierauf alle Fälle seriös und versuchen Sie wirklich positiv aufzufallen. 32

33 Also wie geht das? Öffnen Sie eine neue und erstellen Sie nun Ihre Signatur. So wie Sie das jetzt festlegen wird Ihre Signatur zukünftig automatisch, bei jeder neuen , die Sie versenden, aussehen. Auch den Abstand können Sie hier schon festlegen. Sie können, wie gesagt, auch Farben verwenden wenn Sie dies möchten. 33

34 Und hier fügen Sie mit Ihrer Abkürzung (Initialen + Ziffer1), welche Sie inzwischen ja schon wissen, Ihre Unterschrift ein. Wenn Sie nun Ihre Signatur so erstellt haben wie Sie Ihnen gefällt, gehen wir weiter zum nächsten Schritt. Markieren Sie nun die gesamte Signatur mit Alles markieren 34

35 Gehen Sie nun auf Extras Optionen dann auf Allgemein dann auf -Optionen 35

36 Dadurch öffnet sich folgendes Editor Fenster: Geben Sie nun dieser Signatur einen Namen Klicken Sie auf Hinzufügen 36

37 Hier legen Sie fest ob Sie die Signatur für alle neuen Nachrichten verwendet möchten. Hier legen Sie fest, welche Signatur sie zum Antworten beziehungsweise Weiterleiten verwenden möchten. Sie könnten hier wenn Sie wollen auch eine andere Signatur verwenden. Eine z.b. nicht so ausführliche, eine um einige Daten verminderte Signatur. Die verminderte Signatur beziehungsweise eine Kurz-Version ist vielleicht in Firmen beim Weiterleiten beziehungsweise Antworten an Kollegen zu empfehlen. Manchmal gibt es Probleme mit dem Hochladen der Signatur. Im Vorschaufenster ist die Signatur nicht sichtbar: 37

38 Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste an der Stelle in das Vorschaufenster, wo Sie Ihre Signatur einfügen wollen. Es öffnet sich ein Fenster, dort gehen Sie auf Bild einfügen. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, wo Sie die Bilddateien hochladen können. Die Bilddateien haben Sie vorher optimalerweise auf C:\ gespeichert. Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, drücken Sie auf OK und schon ist die Datei in Ihre Signatur eingefügt. 38