GS-Programme 2015 Allg. Datensicherung Impressum Business Software GmbH Primoschgasse 3 9020 Klagenfurt Copyright 2014 Business Software GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Business Software haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.
Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung 3 2.0 Grundeinstellungen für die Datensicherung 4 2.1 Datensicherungsinhalt 5 2.2 Speicheroptionen 6 2.3 Terminplanung 7 2.4 Benachrichtigung 8 2.5 Online-Backup 9 2.6 Datensicherung mit den gewählten Einstellungen erstellen 10 2.6.1 Automatische Sicherung 10 2.6.2 Sicherung bei Programmende 10 2.6.3 Erstellung manuelle Datensicherung 11 3.0 Datensicherungshistorie 12 4.0 Fertig! 15 GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 2
1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, welche Schritte notwendig sind, um eine Datensicherung zu erstellen. Wichtig: Sichern Sie regelmäßig! Stellen Sie sich zur Verdeutlichung der Wichtigkeit einer regelmäßigen Sicherung einfach den Fall vor, dass alle Aufträge, die Sie in einem Zeitraum von zwei Wochen in GS-Office eingeben, plötzlich nicht mehr da sind. Hinweis: Die Aufgabe der Datensicherung ist nach dem Erstellen einer Sicherungsdatei aus dem GS-Office nicht unbedingt als abgeschlossen zu betrachten. Es empfiehlt sich, zusätzlich Sicherungen auf einer CD oder DVD zuzulegen und an einem anderen Ort aufzubewahren. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Office ab Version 2015 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) GS-Auftrag ab Version 2015 (Standard und Comfort) GS-Adressen ab Version 2015 (Standard und Comfort) GS-Buchhalter ab Version 2015 (Standard und Comfort) GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 3
2.0 Grundeinstellungen für die Datensicherung Klicken Sie auf EXTRAS > PROGRAMMEINSTELLUNGEN > Datensicherung > Datensicherungseinstellungen konfigurieren. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 4
2.1 Datensicherungsinhalt Stellen Sie die benötigten Optionen ein: Haken Sie alle zu sichernden Mandanten an. Wählen Sie ob alle angehakten Mandanten gesichert werden sollen oder nur der jeweils aktive Mandant. Klicken Sie auf < OK >, um den Einstellungsdialog zu verlassen. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 5
2.2 Speicheroptionen Stellen Sie die benötigten Optionen ein: Geben Sie das Stammverzeichnis für die Datensicherung an. Hinweis: Verwenden Sie einen Pfad, welcher ständig verfügbar ist und auch für jeden Windows-User beschreibbar ist. Wenn Sie im Stammverzeichnis keine Begrenzung der Datensicherungsanzahl angeben, werden alle Sicherungen solange aufbewahrt, bis Sie diese manuell löschen. Wenn Sie dies nicht möchten, stellen Sie z.b. eine 5 ein. Danach werden von jedem Mandant 5 Sicherungen aufbewahrt und sobald eine sechste Sicherung angelegt werden soll, wird die älteste Sicherung automatisch gelöscht. Hinweis: Der Wechsel von der Einstellung 0 auf eine andere Zahl ist jederzeit möglich. Beachten Sie, dass beim Wechsel alte Datensicherungen nicht automatisch gelöscht werden. Diese müssen im Dateiexplorer einmalig manuell gelöscht werden. Wahlweise kann die Sicherung als zip-file angelegt werden (entweder mit oder ohne Passwort). Nutzen Sie das Belegarchiv, Artikelbilder etc. haken Sie bitte Satellitendaten sichern an, ansonsten werden diese Informationen nicht mitgesichert. Klicken Sie auf < OK >, um den Einstellungsdialog zu verlassen. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 6
2.3 Terminplanung Stellen Sie die benötigten Optionen ein: Sie können auch in einem zu wählenden Turnus eine automatische Sicherung anlegen. Hinweis: Am Sicherungszeitpunkt muss der Server hochgefahren sein, alle User müssen das Programm verlassen und geschlossen haben. Entscheiden Sie das Startdatum, die Uhrzeit und den Wochentag. Über die Einstellung Jede x. Woche wiederholen am: können Sie festlegen, ob die Sicherung jede Woche (dann muss eine 1 eingetragen werden) oder z.b. nur einmal im Monat (dann muss eine 4 eingetragen werden) durchgefürt werden soll. Klicken Sie auf < OK >, um den Einstellungsdialog zu verlassen. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 7
2.4 Benachrichtigung Stellen Sie die benötigten Optionen ein: Möchten Sie einen Hinweis, wenn die Datensicherung fehlschlägt dann setzen Sie den Haken bei Warnung bei fehlerbehafteter Datensicherung. Alternativ können Sie sich auch eine Email mit dem Status der Sicherung zusenden lassen. Ergänzen Sie dazu bitte die notwendigen Emaileinstellungen. Diese erhalten Sie bei Ihrem Provider. Klicken Sie auf < OK >, um den Einstellungsdialog zu verlassen. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 8
2.5 Online-Backup Stellen Sie die benötigten Optionen ein: Die Firma Sage bietet in Zusammenarbeit mit der Firma Trend Micro ein separates Modul zur Online-Datensicherung an (Sage Online Backup). Sollten Sie dafür eine Lizenz erworben haben, können Sie dieses Produkt über den Button Online-Backup einrichten konfigurieren. Hinweis: Es handelt sich um ein kostenpflichtiges, zusätzliches Modul, welches für die Standarddatensicherung nicht notwendig ist. Solange Sie keine Lizenz von Online-Backup erworben haben, deaktivieren Sie bitte mit dem entsprechenden Haken die Kopie das Online-Backup über die Einstellung: Kopie für Online-Backup deaktivieren. Klicken Sie auf < OK >, um den Einstellungsdialog zu beenden. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 9
2.6 Datensicherung mit den gewählten Einstellungen erstellen Wenn Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, können Sie jetzt auf 3 Arten eine Datensicherung erstellen. 2.6.1 Automatische Sicherung Sie haben unter der Terminplanung (siehe 2.3) Angaben gemacht, dann wird zum gewählten Zeitpunkt über eine Windows-Task die Datensicherung automatisch erstellt. 2.6.2 Sicherung bei Programmende Wenn Sie mit jedem Programmende (=Arbeitsende) eine Sicherung durchführen möchten, überprüfen Sie über EXTRAS > PROGRAMMEINSTELLUNGEN > Allgemein > die gewählte Aktion für das Programmende. Aktivieren Sie den Punkt Sicherheits- und Datensicherungsabfrage bei Programmende. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 10
Klicken Sie auf die gewünschte Aktion Datensicherung & Beenden. 2.6.3 Erstellung manuelle Datensicherung Sie können ohne das Programm zu schließen ebenfalls eine Datensicherung erstellen. Hinweis: Sie müssen alleine im Programm angemeldet sein, zusätzliche User müssen das Programm verlassen für den Zeitraum der Sicherung. Eine manuelle Datensicherung ist nur möglich, soweit unter 2.5 (Online-Backup) beschrieben, der Deaktivierungshaken gesetzt ist. Klicken Sie auf DATEI > MANDANTENVERWALTUNG > Button Sichern. Haken Sie den zu sichernden Mandanten an. Die vorgenommenen Grundeinstellungen werden jetzt auf den Folgemasken nochmals abgefragt, bzw. zur Bestätigung vorgegeben. Bestätigen Sie mit < WEITER > die Vorgaben und starten Sie die Sicherung. Die Funktionen der einzelnen Masken sind in dieser Anleitung in den Schritten 2.1 bis 2.5 beschrieben. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 11
3.0 Datensicherungshistorie GS-Office protokolliert alle Sicherungen und stellt diese in der Datensicherungshistorie dar. Hinweis: Die Übersicht ist mandantenübergreifend und sollte regelmäßig aufgerufen werden, um rechtzeitig Fehler zu erkennen. Klicken Sie auf DIENSTE > DATENSICHERUNGSHISTORIE GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 12
Zusätzlich zum Zeitpunkt der Sicherung werden der Inhalt und der Datenbanktyp der gesicherten Daten angezeigt. Hatte die Sicherung einen Mandanten zum Inhalt, wird der Name des Mandanten angezeigt. Wurden Systemdaten gesichert, so wird statt des Mandantennamens der Name Systemdatenbank in der Liste angezeigt. Auf der rechten Seite des Dialogs können Sie auf einen Blick erkennen, ob die Sicherung der aktuell in der Liste markierten Daten erfolgreich war. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 13
Durch den Klick auf den Link < Protokoll anzeigen > können Sie sich das zu dem Sicherungsvorgang gehörende Protokoll anzeigen lassen. Über den Button < Datensicherungshistorie bereinigen > können Sie die Tabelle um schon gelöschte Mandanten bereinigen. Möchten Sie eine bestimmte Datensicherung (erfolgreich oder fehlerhaft) aus der Übersicht entfernen, markieren Sie bitte mit der Mouse die jeweilige Sicherung und klicken Sie bitte auf den Button < Datensicherung aus Historie löschen > Hinweis: Beachten Sie, dass nur der Eintrag in der Auswertung gelöscht wird. Die eigentliche Datensicherung bleibt im Sicherungsverzeichnis bestehen. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 14
4.0 Fertig! Eine aktuelle Sicherung ist nun mit Ihrem GS-Programm erstellt und Sie können wie gewohnt mit Ihrer Software arbeiten. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. GS-Programme 2015 Allgemeine Datensicherung erstellen Seite 15