1 Informationen zum Update... 2 Ausnahmefall...2 Einsatz von individuellen Erweiterungen...2 Ergänzung für Anwender der DATEV E-Mail-Archivierung...2 2 Vorbereitende Maßnahmen... 3 Sichern des bestehenden DATEV DMS-Modells... 3 Leeren aller Dokumentenkörbe... 4 Schreib-Puffer (Schreibcache) kontrollieren... 4 Caches (Lesecache) kontrollieren... 4 Neustart des DATEV DMS Servers (Core Server)... 5 3 Installation... 6 DATEV DMS Server Installation... 6 Optional: separater DATEV DMS classic Server... 6 Optional: manuelle Updateinstallation des DATEV DMS classic Servers... 6 Optional: manuelle Installation der Serverkomponente der DATEV E-Mail-Archivierung... 6 4 Nach Abschluss der netzweiten Aktualisierung... 7 Start der DATEV DMS Dienste am Server aktivieren... 7 Start des DATEV DMS Clients am Server... 7 DATEV DMS Server: Geplante Aufgabe zum Bereinigen bereits gelöschter Dokumente/ Belege/ E-Mails anlegen... 7 Servicetoolprüfung für DATEV DMS classic durchführen... 10 Medienschreibschutz aufheben... 10 Lesecache vergrößern und Task für das verkleinern des Lesecache einrichten... 10 Optional: Start der Dienste der DATEV E-Mail-Archivierung... 10 Seite 1 von 10
1 Informationen zum Update Zeitgleich mit der Installation dieser DATEV Programm DVD muss auch das Update von DATEV DMS classic auf die aktuelle Version erfolgen! Sowohl die Serverkomponente als auch die Arbeitsstation von DATEV DMS classic werden im Rahmen der netzweiten Aktualisierung automatisch aktualisiert. Damit dies erfolgen kann, stehen Ihnen die Zugriffsrechte DATEV DMS classic Arbeitsstation und DATEV DMS classic Server zur Verfügung. Ausschließlich die im Kapitel 2 und 0 aufgeführten Vor- und Nacharbeiten müssen manuell durchgeführt werden. Ausnahmefall Wenn Sie keine netzweite Aktualisierung und auch keine DATEV Arbeitsplatz-Aktualisierung am DATEV DMS Server (häufig der DATEV Fileserver) durchführen, kann das automatische Update nicht erfolgen. In diesem Fall muss das Update der Serverkomponente manuell erfolgen. Führen Sie dazu im Anschluss an die Vorarbeiten zusätzlich Kapitel 3 Punkt Optional: manuelle Updateinstallation des DATEV DMS classic Servers durch. Einsatz von individuellen Erweiterungen Setzen Sie DATEV DMS classic mit individuellen Erweiterungen ein, müssen Sie sich vor Installation der DATEV Programm DVD mit Ihrem betreuenden DATEV DMS Lösungspartner oder der DATEV DMS Customizing Abteilung in Verbindung setzen, um Ihre individuelle Einrichtung von DATEV DMS classic auf Updatefähigkeit prüfen zu lassen. Ergänzung für Anwender der DATEV E-Mail-Archivierung Wenn Sie zusätzlich zu DATEV DMS classic das separate Produkt DATEV E-Mail-Archivierung einsetzen, dann erfolgt das Update ebenfalls automatisch über die netzweite Aktualisierung. Falls Sie diese entgegen der DATEV Empfehlung nicht durchführen, installieren Sie das Update der Serverkomponente bitte manuell. Folgen Sie dazu Kapitel 3 Punkt Optional: manuelle Installation der Serverkomponente der DATEV E-Mail-Archivierung. Seite 2 von 10
2 Vorbereitende Maßnahmen Um das Update vorzubereiten sind einige Maßnahmen zu beachten. Bitte führen Sie diese am DATEV DMS (Core) Server durch (häufig der DATEV Fileserver). Diese Tätigkeiten müssen vor der Installation der DATEV Plattform der DATEV Programm DVD durchgeführt werden: Nr. Schritt 1. Sichern des bestehenden DATEV DMS-Modells Durch die Sicherung gemäß bzw. analog dem Informations-Datenbank Dokument Nr. 1070232 sind alle relevanten Programm- und Datenbestandteile von DATEV DMS classic gesichert. Wichtiger Hinweis: Mit dieser Modellsicherung werden alle individuellen Konfigurationseinstellungen Ihres DATEV DMS Systems gespeichert. Dazu starten Sie die Anwendung DMSSaveszenario.exe unter - LW:\DATEV\Programm\K0000153\ oder - LW:\Program Files (x86)\datev\programm\k0000153\. Eine Beschreibung zum Vorgehen finden Sie in der Informations-Datenbank im Dokument Nr. 1070211. Seite 3 von 10
Nr. Schritt 2. Leeren aller Dokumentenkörbe Bevor Sie mit der Update-Installation am DATEV DMS-Server beginnen, empfehlen wir Ihnen - alle Dokumentenkörbe (im DATEV Arbeitsplatz bzw. DATEV DMS classic Client) zu leeren, d. h. alle darin enthaltenen Dokumente sollten archiviert werden. - alle Dokumente einzuchecken. Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf hin. 3. Schreib-Puffer (Schreibcache) kontrollieren Einstellungen über SaAdmin.MSC (%datevdmsprog%\saadmin.msc) kontrollieren: Schreib-Puffer über Core Server Administration <Servername> Dokumente Schreib- Puffer öffnen. Befinden sich in der Spalte Fehler, Fehler (Löschen Remote), Fehler (Schreiben Remote) andere Werte als 0, dann wenden Sie sich bitte per DATEV Servicekontakt an den DATEV DMS Anwenderservice. Bitte beachten Sie, dass in der Standardkonfiguration der Schreibpuffer maximal 4000MB Speicher besitzt. Der Schreibpuffer füllt sich, wenn die Daten noch nicht auf ein Medium geschrieben werden können. Sollten in der Spalte Belegt ein Wert nahe an 4000MB (z.b. 3500Mb) stehen, können die Dokumente nicht auf das aktuelle Medium geschrieben werden. Dies kann zu Problemen beim Update führen - wenden Sie sich daher bitte vor dem Update an den DATEV DMS Anwenderservice. 4. Caches (Lesecache) kontrollieren Einstellungen über SaAdmin.MSC (%datevdmsprog%\saadmin.msc) kontrollieren: Caches über Core Server Administration <Servername> Dokumente Caches öffnen. Befinden sich in der Spalte Fehler, Fehler (Löschen Remote), Fehler (Schreiben Remote) andere Werte als 0 wird folgendes Vorgehen empfohlen: Screenshot dieses SaAdmin-Fensters erstellen. Seite 4 von 10
Nr. Schritt Cache über rechte Maustaste Tabellen-Index oder Komplette Tabelle reparieren. Hinweis: Das Cache-Verzeichnis befindet sich unter %datevdmsdata%\lesecache und beinhaltet die Unterverzeichnisse \DATEN und \TABELLEN. Bei weiteren Fragen steht Ihnen der DATEV DMS Anwenderservice per DATEV Servicekontakt zur Verfügung. 5. Neustart des DATEV DMS Servers (Core Server) Um sicherzustellen, dass während der Installation keine DATEV DMS-Dateien im Zugriff sind, muss der Rechner vor Beginn des Updates neu gestartet werden. Falls beim Systemstart die DATEV DMS-Dienste über eine Aufgabe gestartet werden, muss diese Aufgabe vor dem Systemneustart deaktiviert werden. Prüfen Sie bitte nach dem Neustart des Rechners, ob alle DATEV DMS-Dienste beendet sind. Wenn Sie zusätzlich den DATEV DMS Posteingangsassistent einsetzen, achten Sie auf das Beenden des Dienstes DATEV Dokumentenanalyse. Seite 5 von 10
3 Installation Nr. Schritt 6. DATEV DMS Server Installation Folgen Sie dem Installationsassistenten. 7. Optional: separater DATEV DMS classic Server Falls Sie einen separaten DATEV DMS Server einsetzen, sollte dieser seit DVD 8.2 in der netzweiten Aktualisierung berücksichtigt werden. Wurde der DATEV DMS Server (Core Server) zu diesem Zeitpunkt nicht in die netzweite Aktualisierung aufgenommen, denken Sie bitte daran, die DATEV Programm DVD auch dort zu installieren und die Aktualisierung von DATEV DMS classic durchzuführen. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass auch an dem separaten DATEV DMS Server (Core Server) ein Update der DATEV-Plattform notwendig ist. Dies muss vor dem Update von DATEV DMS classic bzw. der netzweiten Aktualisierung durchgeführt werden. 8. Optional: manuelle Updateinstallation des DATEV DMS classic Servers Wenn Sie keine netzweite Aktualisierung durchführen und auch keine Arbeitsplatz-Aktualisierung am DATEV DMS Server (häufig der DATEV Fileserver) kann das automatische Update nicht erfolgen. In diesem Fall muss das Update der Serverkomponente manuell erfolgen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Installieren Sie auf dem Server (File Server oder separater DATEV DMS Server) die DATEV-Plattform. Wechseln Sie anschließend auf der DVD 2 der Programm-DVD in das Verzeichnis \DATEV_DMS_CLASSIC\SERVER. Führen Sie dort die Setup.exe aus und folgen Sie dem Installationsassistenten. Führen Sie nach erfolgreicher Installation die Nacharbeiten durch. 9. Optional: manuelle Installation der Serverkomponente der DATEV E-Mail- Archivierung Wenn Sie zusätzlich zu DATEV DMS classic das separate Produkt DATEV E-Mail-Archivierung einsetzen, erfolgt das Update ebenfalls automatisch über die netzweite Aktualisierung. Falls Sie diese nicht durchführen, installieren Sie das Update der Serverkomponente bitte manuell. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Installieren Sie auf dem Server (File Server oder separater DATEV DMS Server) die DATEV-Plattform. Seite 6 von 10
Wechseln Sie anschließend auf der DATEV Programm DVD 2 der Programm- DVD in das Verzeichnis \DATEVEMA\SERVER. Führen Sie dort die Setup.exe aus und folgen Sie dem Installationsassistenten. 4 Nach Abschluss der netzweiten Aktualisierung Bitte führen Sie folgende Maßnahmen durch. Nr. Schritt 10. Start der DATEV DMS Dienste am Server aktivieren DMS-StartServices einrichten bzw. die Aufgabe zum Start des DATEV DMS Dienstes aktivieren und anschließend ausführen. 11. Start des DATEV DMS Clients am Server Starten Sie am DATEV DMS classic Server das Programm DATEV DMS classic. Gehen Sie dazu im Windows Explorer in das Verzeichnis %datevdmsprog% Starten Sie den Prozess archie32.exe über das Kontextmenü als Administrator ausführen. Melden Sie sich als Administrator an DATEV DMS classic an. Dadurch werden wichtige Erweiterungen der Nachschlagetabellen importiert. Führen Sie eine Suchabfrage durch. Beenden Sie den DATEV DMS classic Client wieder. 12. DATEV DMS Server: Geplante Aufgabe zum Bereinigen bereits gelöschter Dokumente/ Belege/ E-Mails anlegen Starten Sie am DATEV DMS classic Server das Programm Aufgabenplanung und erstellen Sie eine neue Aufgabe. Seite 7 von 10
Nr. Schritt Allgemein Beim Ausführen der Aufgabe verwenden Sie den Namen SYSTEM Trigger Die geplante Aufgabe (Task) sollte in eine arbeitsfreie mindestens jedoch arbeitsarme Zeit gelegt werden, braucht jedoch den DATEV DMS classic Dienst. Dieser muss gestartet sein. Die Aufgabe beendet sich selbstständig nach einer bestimmten Anzahl Dokumente und muss daher alle 30 Minuten neugestartet werden. Wählen Sie bei Wiederholen jede: daher den Eintrag 30 Minuten und für die Dauer von: geben Sie die Anzahl Stunden (manuell oder über das DropDown-Feld) ein die die Aufgabe maximal laufen darf (z.b. bis zur Datensicherung / Neustart der Dienste o.ä.). Seite 8 von 10
Nr. Schritt Beispiel: Aktionen Fügen Sie über die Neu Schaltfläche folgendes hinzu: <LW>:\DATEV\PRO- GRAMM\K0005198\Datev.DatevDms.PurgeTool.exe Seite 9 von 10
Nr. Schritt Wichtiger Hinweis Der Löschvorgang kann nur erfolgreich sein, wenn der Schreibschutz auf den Medien aufgehoben wurde siehe Punkt 14. 13. Servicetoolprüfung für DATEV DMS classic durchführen Für das endgültige Löschen von Dokumenten müssen alle Medien vorhanden sein. Führen Sie zwingend eine Servicetoolprüfung am DATEV DMS classic Server aus. Ab der DVD 12.0 wird auf das Vorhandensein von Medien geprüft. 14. Medienschreibschutz aufheben Hinweis: Der Löschvorgang kann nur erfolgreich sein, wenn der Schreibschutz auf den Medien aufgehoben wurde. Informationen zum Vorgehen am DATEV DMS classic Server finden Sie im Info-DB Dokument Nr. 1000372. 15. Lesecache vergrößern und Task für das verkleinern des Lesecache einrichten Für das endgültige Löschen von Dokumenten wird ein größerer Lesecache benötigt (bisher war der Standard 4.000MB), vergrößern Sie daher (falls nicht bereits geschehen) den Lesecache auf mindestens 8.000MB oder 16.000MB. 1. Starten Sie am DATEV DMS classic Server die saadmin.msc über %datevdmsprog%\saadmin.msc 2. Wechseln Sie nach <Servername> Dokumente Caches 3. Markieren Sie den Cache Default und wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten. 4. Ändern Sie die max. Größe auf min. 8.000 besser 16.000MB Hinweis: Die hier gewählte Größe wird der Cache temporär einnehmen, wenn viele Dokumente gelöscht werden, daher ist sicherzustellen, dass die notwendige Festplattenkapazität gegeben ist. 5. Bestätigen Sie das Fenster mit OK Hinweis: Sollten Sie den Task für das regelmäßige Leeren des Lesecache noch nicht eingerichtet haben (ersichtlich in der saadmin.msc unter Prozesse Tasks), holen Sie das bitte nach. Alle Informationen dazu finden Sie in der Info-Db im Dokument 1036595. 16. Optional: Start der Dienste der DATEV E-Mail-Archivierung Wenn Sie zusätzlich zu DATEV DMS classic das separate Produkt DATEV E-Mail-Archivierung einsetzen, starten Sie die DATEV EMA Dienste am DATEV DMS Server. Wechseln Sie in das Verzeichnis %datevdmsprog%\ema\emaadmin Starten Sie den Prozess StartEMAServices.exe über das Kontextmenü als Administrator ausführen. Seite 10 von 10