Elektronische Abrechnung mit gesetzlichen Kassen Inhaltsverzeichnis Überblick Überblick... 3 Elektronische Abrechnung mit gesetzlichen Kassen...3 HebRech Daten-VersandService...4 Schritt für Schritt zur ersten elektronischen Rechnung...4 Elektronische Abrechnung - Voraussetzungen... 5 Voreinstellung in HebRech: Versandart einstellen (Schritt 1)..5 Rechnungsversand... 6 Rechnung erstellen (Schritt 2)...6 Versandart ändern bei bestehender Rechnung...7 Rechnung drucken (Schritt 3)...8 Ausgangskorb, Rechnung versenden (Schritt 4)...9 (1) Übertragungsweg online per Internet...11 (2) Übertragungsweg über Web-Browser...11 Originalbelege (Urbelege) zur Rechnung (Schritt 5)...13 Rechnungsstatus beim ServiceCenter abrufen...13 Bearbeitungszeiten...14 HebRech aktualisieren...15 Datenschutz und Sicherheit...15 Copyright 2015 www.hebrech.de Druck: 14.12.2015 Elektronische Abrechnung mit gesetzlichen Kassen Bei der elektronischen Abrechnung werden die Rechnungen online an die gesetzlichen Krankenkassen übertragen. Zusätzliche Papierbelege wie ärztliche Anordnungen und Unterschriftenlisten werden per Post an die Kassen geschickt. Die gesetzliche Grundlage für Hebammen findet sich in 301a SGB V. Danach sind sowohl Kassen, als auch Hebammen zum elektronischen Datenaustausch verpflichtet. Sobald eine Kasse in der Lage ist, Hebammenrechnungen elektronisch anzunehmen, darf sie 5% des Rechnungsbetrags für die manuelle Erfassung abziehen ( 303 SGB V), wenn Sie eine Papierrechnung erhält aus Gründen, welche die Hebamme zu verantworten hat. Die jeweils aktuelle HebRech-Version (Aktualisierung über das Online-Update, siehe S. 15) erkennt automatisch, welche Kasse Rechnungen elektronisch annimmt. Es gibt nur noch wenige Ausnahmen, die keine elektronischen Rechnungen annehmen. Sie finden diese unter www.hebrech.de/datenaustausch. Für HebRech-Kundinnen werden komfortable Möglichkeiten angeboten, an der elektronischen Abrechnung teilzunehmen. Variante 1: HebRech Daten-VersandService an gesetzliche Kassen Diese Variante wird in diesem Heft beschrieben. Übertragung der Rechnungen aus HebRech per Mausklick an das HebRech ServiceCenter sehr preisgünstig durch Flatrate kostenfreie Verschlüsselung der Daten kein Einverständnis der Betreuten notwendig Variante 2: HebRech Express-ZahlungsService Sie erhalten Ihr Geld vorab und wir übernehmen die Abwicklung mit den Kostenträgen Erfassung der Abrechnungsdaten in HebRech und Übertragung per Mausklick an das ServiceCenter (Privat- und Kassenrechungen) Versand der Papierunterlagen an das ServiceCenter Prüfung und Freigabe der Abrechnungen durch das ServiceCenter, Überweisung des Geldes durch unseren Partner Severins GmbH nach wenigen Tagen die direkte Kommunikation mit den Kostenträgern entfällt Datenweitergabe nur mit den Einverständnis der Betreuten Weitere Informationen zum Express-ZahlungsService erhalten Sie unter www.hebrech.de/ezsinfo 2 3
HebRech Daten-VersandService HebRech Daten-VersandService Erfassen Sie zunächst Ihre Rechnungsdaten in HebRech. Die fertigen Rechnungen werden per Mausklick an das HebRech ServiceCenter übertragen. Das ServiceCenter kümmert sich um den technischen Ablauf und übermittelt Ihre elektronischen Daten an die jeweiligen Krankenkassen. Für alle inhaltlichen Rückfragen wendet sich die Krankenkasse direkt an Sie. Die Kasse überweist Ihnen den Rechnungsbetrag direkt auf Ihr Konto. Hinweis: Die Datenweiterleitung durch das HebRech ServiceCenter erfolgt nur bei Vorliegen des Wartungs-Abos. Elektronische Abrechnung - Voraussetzungen Voraussetzung für das Übertragen der Daten an das HebRech ServiceCenter: online per Internet: eine direkte Internetverbindung am PC per Web-Browser: ein Internetzugang an einem anderen PC, sowie eine Möglichkeit zum Übertragen der Daten auf diesen PC (z. B. USB-Stick, Netzwerk) Voreinstellung in HebRech: Versandart einstellen (Schritt 1) In HebRech muss eingestellt sein, dass Sie Rechnungen elektronisch über das HebRech ServiceCenter versenden wollen. Die Versandart über HebRech Daten- VersandService ist bereits voreingestellt und muss nicht geändert werden. Zur Überprüfung wählen Sie Optionen / Variablen Rechnung / weitere Variablen. Schritt für Schritt zur ersten elektronischen Rechnung Diese Schritte werden auf den folgenden Seiten ausführlich beschrieben. Einmalig: Schritt 1: Einstellung der Versandart (bei der Installation bereits voreingestellt) zu finden unter Menütitel Optionen / Variablen Rechnung / weitere Variablen / Voreinstellung Versandart: über HebRech Daten-VersandService Bei jeder Rechnung: Schritt 2: Rechnung für den elektronischen Versand erstellen Die Neuanlage einer Rechnung erfolgt wie gewohnt. Bei Eingabe des IKs der Kasse erkennt HebRech, ob die Rechnung elektronisch versendet wird. Als Versandart ist über HebRech Daten-VersandService voreingestellt. Bei bereits bestehenden Rechnungen kann die Versandart manuell geändert werden über Ändern / Versandart. Schritt 3: Rechnung drucken (Datei erstellen) Die Rechnung über 'DruckRech' endgültig drucken. Die erstellte Datei wird in den Ausgangskorb an das ServiceCenter gelegt, ein Belegausdruck wird ausgegeben. Schritt 4: Rechnung versenden Im Ausgangskorb den Übertragungsweg festlegen und die Rechnung versenden (online per Internet oder per Web-Browser). Schritt 5: Originalbelege per Post verschicken Für den separaten Postversand von Originalbelegen (z. B. Unterschriftenlisten) wird der Beleg-Begleitzettel ausgedruckt. Die Belege müssen zusammen mit dem Beleg- Begleitzettel an die aufgedruckte Adresse der Kasse geschickt werden. Den aktuellen Bearbeitungsstatus Ihrer Rechnung können Sie jederzeit online abrufen, weitere Informationen finden Sie auf Seite 13. 4 5
Rechnungsversand Rechnungsversand Für jede Kassenrechnung muss eine Versandart angegeben werden: als Papierrechnung, über HebRech Daten-VersandService oder über HebRech Express-ZahlungsService. Die jeweils aktuelle HebRech-Version erkennt automatisch, welche Kasse elektronische Hebammen-Rechnungen annimmt. Die zugehörigen Adressen werden dem bundeseinheitlichen Kassenverzeichnis entnommen (Kostenträgerdatei). Die Kostenträgerdatei kann nicht selbst geändert werden und ist in HebRech integriert. Sie wird zusammen mit HebRech über das Online-Update aktualisiert. Rechnungen an Kassen, die noch keine elektronischen Rechnungen verarbeiten, können nur auf Papier versendet werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter www.hebrech.de/datenaustausch. Die Kostenträgerdatei hat nichts mit der Kassenliste (Papierrechnung) gemeinsam. Diese Kassenliste gilt nur für Papierrechnungen. Rechnung erstellen (Schritt 2) Bei der Neuanlage einer Kassenrechnung wird nach Eingabe des Institutionskennzeichens (IK) der Krankenkasse die Versandart angezeigt. Im nächsten Fenster werden Kostenträger und Annahmestellen für Daten und Papierbelege angezeigt. Versandart ändern bei bestehender Rechnung Die Versandart kann bei bereits vorhandenen Rechnungen geändert werden. Wählen Sie auf der Karteikarte Ändern und Versandart. Klicken Sie auf Weiter und legen Sie die gewünschte Versandart fest. 6 7
Rechnungsversand Rechnung drucken (Schritt 3) Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, wählen Sie DruckRech auf der Karteikarte. Markieren Sie endgültig Daten-VersandService und wählen Sie Drucken. Für den Versand wird der Rechnungsnummer eine Kennung angehängt. Ausgangskorb, Rechnung versenden (Schritt 4) Nach dem endgültigen Erstellen einer elektronischen Rechnung werden alle Rechnungen, die zum Versenden bereit sind, im Ausgangskorb angezeigt. Ausgangskorb öffnen Wenn Rechnungen im Ausgangskorb enthalten sind, wird dieser bei Verlassen des Rechnungs-Programmteils automatisch geöffnet. Sie können den Ausgangskorb auch selbst öffnen, dazu gibt es mehrere Möglichkeiten: - im Fenster Parameter Rechnungsdruck durch Mausklick auf Ausgangskorb - mit Mausklick auf die Statusanzeige der Rechnung (Karteikarte) - in der Menüzeile: Menütitel Rechnung, Ausgangskorb an ServiceCenter Nach Rückfrage werden die Dateien für den elektronischen Versand erzeugt. Der Belegausdruck der digitalen Rechnung für Ihre eigenen Unterlagen sowie der Begleitzettel für Belege zu einer digitalen Rechnung werden gedruckt. Die Rechnung wird aus dem Ausgangskorb entfernt, wenn sie erfolgreich übertragen worden ist oder wenn sie geändert wird. In diesem Fall wird der Status auf in Bearbeitung gesetzt. 8 9
Rechnungsversand Rechnung versenden Übertragungswege Im Folgenden werden die beiden möglichen Übertragungswege beschrieben. Übertragungsweg online per Internet Dieser Übertragungsweg ist die einfachste Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu versenden. Wählen Sie diese Option, wenn Ihr Computer direkt mit dem Internet verbunden ist. Nachdem Sie Jetzt alles übertragen! gewählt haben, wird die Internet-Verbindung zum HebRech ServiceCenter aufgebaut und die Rechnungen werden automatisch übertragen. Eine Meldung zeigt die erfolgreiche Übertragung an. Der Übertragungsweg online per Internet ist voreingestellt. Falls Ihr HebRech-PC keine Internetverbindung hat, Sie aber Zugang zu einem anderen PC mit Internetverbindung haben, wählen Sie per Web-Browser. Wenn Sie vor dem Versenden noch weitere Rechnungen erstellen wollen, wählen Sie Später übertragen. Der Rechnungs-Ausgangskorb wird geschlossen. Rechnung aus dem Ausgangskorb entfernen Haben Sie eine Rechnung im Ausgangskorb liegen und stellen fest, dass Sie noch eine Änderung daran vornehmen müssen, können Sie sie wieder aus dem Ausgangskorb entfernen. Übertragungsweg per Web-Browser Bei der Übertragung per Web-Browser müssen Sie die Rechnungsdaten zuerst speichern, z. B. auf einem USB-Stick. Anschließend verbinden Sie den USB-Stick mit einem PC mit Internetverbindung. Dort öffnen Sie die Internet-Seite des HebRech ServiceCenters und übertragen die Rechnungsdaten. Wählen Sie den Übertragungsweg per Web-Browser und klicken Sie auf Jetzt Datei erstellen!. Alle Rechnungen im Ausgangskorb werden in einer Rechnungs- Versanddatei zusammengefasst. Öffnen Sie den Ausgangskorb über den Menüpunkt Rechnung / Ausgangskorb an ServiceCenter. Machen Sie dann einen Doppelklick auf die Rechnung, die Sie entnehmen wollen. Ein Hinweisfenster öffnet sich und bietet drei Möglichkeiten: Rechnung weiter bearbeiten: Die Rechnung wird dem Ausgangskorb entnommen und wieder in Bearbeitung gesetzt. Rechnungsstatus kennzeichnen als 'bereits übertragen': Diese Funktion kann nützlich sein, um eine Rechnung nachträglich als bereits übertragen zu kennzeichnen. Rechnung im Ausgangskorb belassen zum Versenden. 10 11
Übertragungswege Beim ersten Übertragen per Web-Browser muss ein Verzeichnis für die Rechnungsdaten bestimmt werden. Wählen Sie ein Medium, mit dem die Datei auf einen anderen Computer übertragen werden kann (z. B. USB-Stick, CD, Netzwerk). Den Namen der gespeicherten Versanddatei finden Sie auf der Anleitung für Versand per Web-Browser, die anschließend gedruckt wird. Hinweis: Diese Versandart ist nur notwendig, wenn kein direkter Anschluss ans Internet besteht. Mit direktem Anschluss wählen Sie online per Internet. Die Anleitung kann erneut ausgedruckt werden über Drucken in der Menüzeile und Anleitung für Versand über Web-Browser. Sie enthält den Namen der Versanddatei, die Internet-Adresse für die Übertragung, das Passwort für die Legitimation und die Liste der enthaltenen Rechnungen. Wählen Sie sich wie gewohnt in das Internet ein und starten Sie den Web- Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox oder andere). Tragen Sie in die Adresszeile die Internet-Adresse des HebRech ServiceCenters ein und laden Sie die Seite. Originalbelege (Urbelege) zur Rechnung (Schritt 5) Beim Versand von elektronischen Daten müssen Originalbelege zu einer Rechnung (z. B. Unterschriftenlisten) separat per Post verschickt werden. Dazu ist der Begleitzettel für Belege zu einer digitalen Rechnung erforderlich: Er wird automatisch gedruckt, wenn die Rechnung endgültig für das HebRech ServiceCenter erstellt wird. Nur wenn es keine Belege zur Rechnung gibt, wird kein Begleitzettel gedruckt. Manche Kassen oder Annahmestellen möchten trotzdem einen Belegbegleitzettel: Über das Menü Drucken in der Menüzeile können Sie den Beleg-Begleitzettel jederzeit ausdrucken. Die Adresse der Belegannahmestelle ist zu finden: auf dem Begleitzettel für Belege im Anschriftenfenster, auf dem Belegausdruck der digitalen Rechnung, über die Schaltfläche Zusatzinfos, / Kasse. Den Begleitzettel senden Sie zusammen mit allen zur Rechnung gehörenden Belegen an die Belegannahmestelle (Belegempfänger). Die Rechnung selbst wird elektronisch versandt. Originalbelege (z. B. Unterschriftenlisten) müssen immer zusammen mit dem Begleitzettel per Post an die Belegannahmestelle geschickt werden. Ohne Begleitzettel ist eine Bearbeitung bei den Kassen nicht möglich. Es ist empfehlenswert, eine Kopie der Originalbelege für die eigenen Unterlagen zu behalten! Rechnungsstatus beim ServiceCenter abrufen Die Online-Statusabfrage ist bei allen Rechnungen möglich, die online oder per Web-Browser übertragen wurden, und noch nicht bezahlt sind. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Rechnungsstatus abzurufen: Klicken Sie auf die Zeile im Statusfeld der Rechnungskarteikarte Wählen Sie Durchsuchen und öffnen Sie die in der Anleitung genannte Versanddatei. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf Absenden. Die Datei wird an das HebRech ServiceCenter übertragen. oder gehen Sie über den Menüpunkt Rechnung / Rechnungsstatus beim Service- Center. Hier können Sie den Status entweder für eine bestimmte oder für alle Rechnungen abrufen. 12 13
Bearbeitungszeiten Die Rückmeldungen des ServiceCenters Das ServiceCenter gibt die folgenden Status-Rückmeldungen: im ServiceCenter eingegangen, bei Kasse eingegangen, mehrfach übertragen, abgewiesen. Ein Klick auf den Status ermöglicht Ihnen den Ausdruck eines Statusberichtes für die Kommunikation mit der Krankenkasse. Das Fenster, das Sie durch das online Abrufen am Bildschirm sehen, besteht aus zwei Teilen: Der obere Teil dient zu Ihrer eigenen Information und beschreibt in Kurzform den Verarbeitungsstand Ihrer Rechnung. Der untere Teil wird nur angezeigt, falls die Eingangsbestätigung von der Kasse vorliegt. Es handelt sich um eine ausführliche Information mit allen Angaben zum Versand und zur Weiterleitung Ihrer Rechnung. Änderung der Statusanzeige Nach Abfrage der Rückmeldung ändert sich die Statusanzeige auf der Rechnungskarteikarte in bei Kasse eingegangen oder abgewiesen. Im Falle, dass die Rechnung abgewiesen wurde, erhalten Sie vom HebRech- ServiceCenter eine schriftliche Anleitung über das weitere Vorgehen. Automatischer Statusabgleich Zusätzlich zu den beiden beschriebenen Möglichkeiten der Statusabfrage gibt es in HebRech einen automatischen Statusabgleich. Er wird einmal pro Sitzung durchgeführt, wenn Sie eine Online-Verbindung zum ServiceCenter herstellen. Der Status von allen Online-Rechnungen wird damit angepasst. Bearbeitungszeiten Die Bearbeitung und Weiterleitung Ihrer Daten erfolgt zeitnah. Wegen der Abhängigkeit von externen Internetverbindungen, der komplexen Abläufe und Zusammenhänge, sowie unerwarteten Auftragsspitzen können bestimmte Bearbeitungsfristen nicht zugesichert werden. Sollen Abrechnungsdaten über den Daten-VersandService bis Ende eines Jahres beim Kostenträger eingegangen sein (z.b. wegen Verjährung), müssen diese spätestens bis 22.12. des Jahres bei der HebRech GmbH & Co. KG eingehen. Bitte beachten Sie, dass in solchen Fällen auch die Papierbelege rechtzeitig bei den Kassen vorliegen müssen. HebRech aktualisieren Regelmäßig werden neue HebRech-Versionen angeboten. Diese enthalten Anpassungen an gesetzliche Änderungen, neue Programmfunktionen und anderes mehr. HebRech kann über das HebRech Update aktualisiert werden: Menütitel Hilfe / Update. Führen Sie hier das Online-Update oder einen Download per Browser durch. Datenschutz und Sicherheit Aus Datenschutzgründen müssen alle personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Einblick geschützt werden. Für die Weiterleitung der Rechnungen an die Kassen werden die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) genau beachtet. Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Die Verarbeitung der Rechnungen im ServiceCenter erfolgt vollautomatisch. Die Mitarbeiter des HebRech ServiceCenters haben bei der regulären Rechnungsverarbeitung keinen Einblick in Rechnungsdaten und unterliegen darüber hinaus der Schweigepflicht ( 203 Abs.1 Nr.5 StGB). Nach Abschluss des Verarbeitungsvorgangs und Eingang der Rechnungen bei der Empfängerkasse, werden die Rechnungsdaten gelöscht. Danach werden nur Protokolldaten aufbewahrt, die zur Abrechnung, Rechnungsverfolgung und für statistische Auswertungen benötigt werden. Datenschutz-Zertifikat Entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der gesetzlichen Schweigepflicht ( 203 StGB) sind Sie zum vertraulichen Umgang mit den sensiblen Gesundheitsdaten Ihrer Betreuten verpflichtet. Andernfalls drohen Bußgeld- und Strafverfahren, die zu Haft oder Berufsverbot führen können. Sehr umfangreiche Vorschriften befassen sich in 11 BDSG mit der Auftragsdatenverarbeitung. Danach sind Sie zur gewissenhaften Auswahl Ihres Dienstleisters verpflichtet. Ferner müssen Sie sich als Auftraggeber regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen und die Ergebnisse dokumentieren. Das HebRech ServiceCenter hat sich erneut durch ein unabhängiges Datenschutzgutachten zertifizieren lassen. Die Prüfung bescheinigt dem HebRech ServiceCenter die Einhaltung hoher Datenschutz- und Sicherheitsstandards. So können Sie leicht nachweisen, dass die Einhaltung Ihrer gesetzlichen Pflichten bereits durch eine unabhängige Instanz geprüft wurde und vermeiden unnötige Risiken. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.hebrech.de/zertifikat 14 15