Anleitung für die Mail-Umstellung

Anleitung für die Mail-Umstellung Version/Datum: 1.0 04-September-2013 Autor/Autoren: Green.ch Autorenteam Seite 1/12

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 1 Einleitung... 3 2 Allgemeine Informationen zur Migration... 3 2.1 Kontakt zu green.ch... 3 3 Die Migration... 3 3.1 Wichtige Vorbereitungen... 3 3.2 Ihre neuen Zugangsdaten... 3 3.3 Ablauf der Email-Umstellung seitens green.ch... 3 3.3.1 Die Umstellung... 4 3.4 Kundenseitige Umstellung bei POP/IMAP Email-Konten... 4 3.4.1 Einstellungen für @IhreDomain.xy Email-Kontos... 4 3.4.2 Das neue Webmail... 4 3.4.3 Die neue Administrations-Konsole... 4 4 Konfigurationsanleitungen... 5 4.1 Profil-Reparatur im Outlook 2007/2010 für Business Konten... 5 4.2 Einstellung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos... 8 FAQ (Häufig gestellte Fragen)... 11 4.2.1 Gehen während der Umstellung Emails verloren?... 11 4.2.2 Wie lange wird mein E-Mail Konto nicht erreichbar sein?... 11 4.2.3 Weshalb gibt es einen Unterbruch?... 11 4.2.4 Was ist eine Domain?... 11 4.2.5 Was ist eine TLD (Top Level Domain)?... 11 5 Fact Sheet... 12 5.1 Mail-Client Einstellungen... 12 5.2 E-Mail-Restriktionen... 12 Seite 2/12

1 Einleitung Die green.ch AG, als führender schweizer Anbieter von Web- und Mailhosting-Lösungen, ist bestrebt mit innovativen Lösungen und fortschrittlichen Angeboten ihre Produkte ständig auf dem neusten Stand zu halten. In diesem Zusammenhang hat die green.ch AG die Serverlandschaft in den letzten Monaten auf georedundante Cluster, verteilt über 3 Rechencentren, verschoben und die Netzwerk-Infrastruktur aktualisiert. Aus diesem Grund wird der Mail-Server, auf welchem sich Ihre Email-Konten befinden, abgeschaltet. Damit Sie Ihre Email-Konten weiterverwenden können, werden diese auf die neue Mail- Server-Umgebung von green.ch migriert. Wir sind bemüht, die Migration für unsere Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Trotzdem ist es unumgänglich, dass der Besitzer des Email-Kontos oder der jeweilige IT-Verantwortliche Einstellungen bei den Email-Programmen oder Domänen vornehmen muss. Dieses Dokument liefert alle notwendigen Informationen und Anleitungen für die kundenseitigen Arbeitsschritte welche während der Migration nötig sind. Zudem liefert es Auskunft über den Ablauf der Umstellung und zu den einzelnen Arbeitsschritten. Sollten Sie die Migration nicht selbst durchführen können, konsultieren Sie bitte Ihren IT-Verantwortlichen. 2 Allgemeine Informationen zur Migration 2.1 Kontakt zu green.ch Sollten Sie Fragen zur Migration haben, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. Unser Kundendienst steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr telefonisch unter 0844 842 842 zur Verfügung. Alternativ können Sie uns mittels Ticketanfrage über contact.green.ch erreichen. 3 Die Migration 3.1 Wichtige Vorbereitungen green.ch ist sich bewusst, dass die Email-Korrespondenz heutzutage eines der wichtigsten Kommunikations-Mittel darstellt. Aus diesem Grund werden diese Migrationen mit äusserster Vorsicht geplant und durchgeführt. Für die alten Installationen, welche noch nicht mindestens Outlook 2007 haben, finden Sie im Anhang eine Anleitung wie Sie diese Aktualisieren können. Beachten Sie dass diese Vorgehensweise danach Mailboxen mit Outlook Lizenzen Benötigen. Ebenfalls befindet sich auf der Homepage: http://www.green.ch/de-ch/support/anleitungen.aspx die Anleitung um nach der Migration die Konto Reparatur unter Outlook 2010 durchzuführen. Diese Anleitung ist nur für Business Konten relevant. Für die Einrichtung auf allen neueren Geräten und Systemen (Outlook ab 2007 (Mac & Win), iphone-ipad, Android ab 2.2, Nokia ab S^3) benötigen Sie nur noch die E-Mail Adresse, Passwort und den Server www.mail-ch.ch zum einrichten des Business Mail Accounts. Trotz sorgfältiger Migration empfehlen wir Ihnen dringend, Sicherheitskopien ihrer Email-Konten anzufertigen. 3.2 Ihre neuen Zugangsdaten Die Zugangsdaten zu Ihrer E-Mail Adresse bleiben bestehen und wurden im Email hinterlegt. Die Angaben zum Server werden in dieser Anleitung aufgeführt. 3.3 Ablauf der Email-Umstellung seitens green.ch Bitte entnehmen Sie den Zeitpunkt der Umstellung aus dem erhaltenen Email. Seite 3/12

3.3.1 Die Umstellung Für diese Umstellung ist ein Zeitfenster von ca. 1 bis 2 Stunden notwendig. Sie werden ab dem im Email erwähnten Datum einen entsprechenden Unterbruch des Maildienstes erfahren. 3.4 Kundenseitige Umstellung bei POP/IMAP Email-Konten Wenn Sie Ihre Emails via POP oder IMAP auf Ihr Email-Programm laden, müssen Sie am Tag der Umstellung Ihr Email- Programm (z.b. Outlook, Thunderbird, Mac Mail etc.) umkonfigurieren. Sobald Sie dies erledigt haben, werden die Emails wieder auf Ihren Computer zugestellt. 3.4.1 Einstellungen für @IhreDomain.xy Email-Kontos Benutzername: Passwort: Ihre Email-Adresse Ihr persönliches Passwort (wurde im Email zugestellt) Posteingangsserver (POP): ALT: pop.ihredomain.xy NEU: pop.ihredomain.xy Port: 110 oder Posteingangsserver (IMAP): ALT: imap.ihredomain.xy NEU: imap.ihredomain.xy Port: 143 Postausgangsserver (SMTP): ALT: smtp.ihredomain.xy NEU: smtp.ihredomain.xy Port: 587 3.4.2 Das neue Webmail Auch wenn Sie Ihr Email-Programm am Tag der Umstellung noch nicht neu konfiguriert haben, werden Ihnen die Emails nach der Umstellung bereits auf das neue Webmail zugestellt. Sie können das Webmail wie folgt erreichen: Link zum Webmail: Benutzername: Passwort: https://owa.ihredomain.xy Ihre Email-Adresse Ihr persönliches Passwort 3.4.3 Die neue Administrations-Konsole Neu können Sie bequem persönliche Einstellungen in Ihrem Email-Konto vornehmen. Sie können unter anderem folgende Einstellungen vornehmen: Emails an eine Email-Adresse weiterleiten Das Passwort anpassen Usw. Hierzu steht Ihnen die Administrationskonsole unter my.green.ch zu Verfügung. Sie können die Administrationskonsole wie folgt erreichen: Link: https://my.green.ch Benutzername: Passwort: Ihre Email-Adresse Ihr persönliches Passwort Seite 4/12

4 Konfigurationsanleitungen Die Profil-Reparatur können Sie nach der abgeschlossenen Migration durchführen. Die Informationen für Einstellungen von Outlook POP/IMAP Konten dienen lediglich zur Kontrolle oder Korrektur der Kontoeinstellungen. Im Ideal Fall haben Sie Ihr Konto bereits so Konfiguriert. Wichtig : Die Business Konten funktionieren erst wieder nach der Profil-Reparatur 4.1 Profil-Reparatur im Outlook 2007/2010 für Business Konten 1. Starten Sie Outlook und melden Sie sich mit Ihrem gewohnten Benutzernamen und Passwort an. 2. Anschliessend klicken Sie auf Datei (File). 3. Anschliessend auf Account Settings. Seite 5/12

4. Anschliessend Klicken Sie auf Reparieren (Repair). 5. In diesem Fenster nur auf Weiter (Next) klicken. Seite 6/12

6. Anschliessend werden die Kontoeinstellungen neu geladen und eingerichtet. 7. Klicken Sie auf Beenden (Finish). 8. Anschliessend können Sie alle Fenster schliessen und Outlook neu starten. Seite 7/12

4.2 Einstellung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und wählen Sie unter Konteneinstellungen im Drop-Down Menu Kontoeinstellungen aus. 2. Wählen Sie das betroffene Email-Konto aus und klicken Sie auf Ändern. Seite 8/12

3. Geben Sie in den Feldern a. Posteingangsserver b. Postausgangsserver c. Benutzername d. Passwort die Daten gemäss Fact Sheet (Siehe Kapitel 5) ein. Ihren neuen Benutzernamen und das neue Passwort haben Sie im Email erhalten. Klicken Sie anschliessend auf Weitere Einstellungen. 4. Wählen Sie den Reiter Postausgangsserver an und kontrollieren Sie, dass der Hacken bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung gesetzt ist. Markieren Sie zusätzlich die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. Seite 9/12

5. Wechseln Sie in den Reiter Erweitert und kontrollieren Sie die Serveranschlussnummern. Bei Posteingangsserver (POP3) verwenden Sie Port 110. Sollten Sie Ihr Konto mit IMAP konfiguriert haben, verwenden Sie bitte Port 143. Beim Postausgangsserver (SMTP) verwenden Sie bitte Port 587. Klicken Sie auf OK um das Fenster zu verlassen. 6. Da während der Umstellung beim testen der Kontoeinstellungen ein Fehler auftritt, entfernen Sie den Hacken bei Konteneinstellungen durch klicken auf Schaltfläche Weiter testen. Klicken Sie nun auf Weiter und im folgenden Fenster auf Fertigstellen. Die Umstellung der Konten kann ca. 2 Stunden in Anspruch nehmen. Der Unterbruch ist notwendig, damit Ihre Emails auf das neue System kopiert werden können. Seite 10/12

FAQ (Häufig gestellte Fragen) 4.2.1 Gehen während der Umstellung Emails verloren? Die Umstellung wird durch green.ch mit aller Sorgfalt geplant. Es gehen keine Emails verloren. Es ist jedoch trotzdem ratsam, eine Kopie der Emails auf dem Computer zu erstellen. Während des Umzuges wird das Email-Konto für einen gewissen Zeitraum gesperrt. Dies hat zur Folge, dass Emails, welche zu diesem Zeitpunkt an das Email-Konto gesendet werden mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgesendet werden. Moderne Email-Server versuchen die Emails eine gewisse Zeit erneut zuzustellen. Daher wird sich die Anzahl Emails, welche nicht zustellbar sein werden, in Grenzen halten. 4.2.2 Wie lange wird mein E-Mail Konto nicht erreichbar sein? Der Umzug eines Kontos ist leider nicht ohne Unterbruch möglich. In der Regel dauert der Unterbruch ca. 2 Stunden. Bei sehr umfangreichen Konten kann der Unterbruch jedoch auch mehr Zeit in Anspruch nehmen. 4.2.3 Weshalb gibt es einen Unterbruch? Während des Unterbruchs werden Ihre Emails vom alten auf den neuen Server kopiert. Während dieser Zeit dürfen die Email-Konten nicht aktiv sein da sonst Emails oder Kalendereinträge etc. verloren gehen können. 4.2.4 Was ist eine Domain? Die Domain ist der Name, welcher eindeutig auf Ihr Email-Konto oder ihre Internet-Seite verweist. Bei der Email-Adresse steht die Domain immer hinter dem @-Zeichen. 4.2.5 Was ist eine TLD (Top Level Domain)? Die TLD stellt den hintersten Teil der gesamten Domain dar (zum Beispiel.ch oder.com). Seite 11/12

5 Fact Sheet 5.1 Mail-Client Einstellungen Mail-Server @IhreDomain.xy Benutzername Posteingangsserver (POP3) Posteingangsserver (IMAP) Postausgangsserver (SMTP) Authentifizierung Posteingang und Postausgang Webmail Admin-Konsole @IhreDomain.xy Benutzername: Ihre Email-Adresse Passwort: Ihr persönliches Passwort pop.ihredomain.xy (Port 110) imap. IhreDomain.xy (Port 143) smtp. IhreDomain.xy (Port 587) Ihre Email-Adresse Zwingend mit Benutzernamen und persönlichem Passwort https://owa.ihredomain.ch oder https://owa.mail-ch.ch https://my.green.ch 5.2 E-Mail-Restriktionen Maximale Empfängerzahl Maximale Attachementgrösse Versandlimit in einem gewissen Zeitraum 50 Empfänger pro Mail 25 MB pro Mail 250 Mails pro Stunde und Domain Gut zu Wissen! Green.ch ist Mitglied der Initiative StopSpam. Details finden Sie unter www.stopspam.ch. Daher ist unauthentifizierter Versand von E-Mails auf den green.ch Systemen nicht gestattet. Es muss zwingend mit dem korrekten Benutzernamen und Passwort authentifiziert werden. Email Aliase werden nicht mehr angeboten. Dafür können Sie nun bis zu 5 Email-Adressen erfassen. Es kann nur noch mit Email Adressen authentifiziert werden, für welche ein Abonnement bei green.ch besteht. Zum Beispiel wird der Versand mit einer gmx.ch-adresse über den Postausgangsserver smtp.ihredomain.xy nicht mehr möglich sein. Empfang mit TLS ist über POP (Port 110) und IMAP (Port 143) nicht möglich. Seite 12/12