Speichermedien, Ordner und Dateien Eine Einführung
Fast alle Hard- und Software-Bezeichnungen, die in diesem Text erwähnt werden, sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche beachtet werden! Bei der Erstellung des Textes haben wir sorgfältig darauf geachtet, daß die in diesem Text enthaltenen Informationen richtig und genau sind. Die Firma CHRISTIAN ROGGE TEXT- UND IT-DIENSTLEISTUNGEN übernimmt jedoch keine Garantie für die Fehlerlosigkeit, Wirtschaftlichkeit oder Eignung dieser Informationen für einen bestimmten Zweck. Ferner haftet die Firma CHRISTIAN ROGGE TEXT- UND IT-DIENSTLEISTUNGEN für Schäden, die auf Fehler oder Ungenauigkeiten der Informationen zurückzuführen sind, nur dann, wenn diese durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz von der Firma CHRISTIAN ROGGE TEXT- UND IT- DIENSTLEISTUNGEN verursacht wurden. Copyright 2006 by Christian Rogge Text- und IT-Dienstleistungen Lange Str. 5 28870 Ottersberg www.christianrogge.de Seite 2
Dateien, Ordner, Speichermedien Speichermedien und Laufwerke Ein Speichermedium ist alles, worauf man etwas speichern kann: Festplatte CD-ROM DVD-ROM Diskette USB-Stick Es gibt fest eingebaute Speichermedien und solche, die man in den PC einführen und wieder entnehmen kann. Ein fest eingebautes Speichermedium ist z.b. die Festplatte. Entnehmbare Speichermedien sind CD-ROMs, Disketten usw. Die Teile des PC, in die man die Speichermedien einführt, nennt man Laufwerke: Diskettenlaufwerk CD-ROM-Laufwerk Auch die Festplatte wird als Laufwerk bezeichnet, obwohl man keine Speichermedien einführen kann... Datei Zusammengehörige Daten werden als Datei abgespeichert, und zwar in einer vorgegebenen Anordnung. Jede Datei hat: einen Namen eine bestimmte Größe (die von der Menge der Daten abhängt, die in ihr enthalten sind) einen Ort, an dem sie gespeichert ist. Dateien enthalten Daten, sonst nichts. Je mehr Daten eine Datei enthält, desto größer ist sie. Eine Datei kann auch gar keine Daten enthalten. Man sagt dann, die Datei ist leer. Hier sind einige Beispiele für verschiedene Daten, die in einer Datei enthalten sein können: Texte Zahlentabellen Programme Bilder Videofilme Klänge (Geräusche, Musik) A Y 1 y 5 7 b x r 4 Seite 3
Ordner Zusammengehörige Dateien können in Ordnern strukturiert abgelegt werden, damit man sie schnell wiederfinden kann. Jeder Ordner hat: einen Namen eine bestimmte Größe (die von der Menge und Größe der Dateien abhängt, die in ihm enthalten sind) einen Ort, an dem er gespeichert ist. Ordner können sowohl Dateien als auch Ordner enthalten. Auch ein Ordner kann leer sein: Er enthält dann weder Dateien noch Ordner. 1 A Y 7 y 5 b x r 4 Namen Jede Datei, jeder Ordner und jedes Laufwerk hat einen Namen. Laufwerke werden mit einem Buchstaben, gefolgt von einem Doppelpunkt bezeichnet: c: d: Ordner und Dateien werden mit einem Namen bezeichnet, der bis zu 256 Zeichen lang sein darf: Programme Eigene Dateien Brief an Kunde X.doc Dateibezeichnungen bestehen aus dem Dateinamen und einem Anhang, der drei Zeichen lang ist und durch einen Punkt vom Dateinamen abgetrennt wird: textdocument.doc tabelle.xls bild von papa im urlaub.jpg Der Anhang wird auch Extension genannt. Er kann auch weggelassen werden. Pfadangabe Jede Datei und jeder Ordner werden an einem Ort gespeichert, den man genau lokalisieren kann. So kann die Datei brief.doc z.b. in einem Ordner gespeichert sein, der geschäftsbriefe heißt, und der auf dem Laufwerk c: gespeichert ist. Anhand der Extension erkennt Windows, um was für eine Datei es sich handelt und mit welchem Programm sie zum Bearbeiten geöffnet werden muß. Die meisten Programme hängen beim Speichern von Dateien automatisch ihre eigene Extension an den Dateinamen. Bekannte Extensionen sind z.b.:.doc Microsoft Word.xls Microsoft Excel.ppt Microsoft PowerPoint.exe,.com ausführbare Programmdateien Um den Speicherort einer Datei oder eines Ordners zu benennen, verwendet man die Pfadangabe. Dabei gibt man nacheinander das Laufwerk, alle Ordnernamen und ggf. den Dateinamen an, in Seite 4
denen die Datei oder der Ordner enthalten sind. Die einzelnen Namen trennt man durch einen rückwärts gerichteten Schrägstrich, der Backslash genannt wird. Für das obige Beispiel lautet die Pfadangabe: c:\geschäftsbriefe\brief.doc Laufwerk Ordner Datei Windows Explorer Zum Verwalten der Ordner und Dateien verwendet man den Windows Explorer. (Nicht mit dem Internet Explorer verwechseln!) Der Windows Explorer kann unterschiedlich aussehen je nach der Art, wie man ihn startet. Windows Explorer starten Die einfachste Art, den Windows Explorer zu starten, ist ein Doppelklick auf das Symbol Arbeitsplatz, das sich auf dem Desktop befindet. Explorer in der Arbeitsplatz-Ansicht Wenn Sie den Windows Explorer so gestartet haben, klicken Sie im Menü Ansicht auf Explorer- Leiste und dann auf Ordner, um die Ordner-Ansicht in der Explorerleiste einzuschalten. Damit Seite 5
läßt es sich nämlich besser arbeiten. Explorer in der Explorer-Ansicht (Explorerleiste zeigt Ordner) Den letzten Schritt können Sie sich auch sparen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Arbeitsplatz klicken und dann Explorer wählen, wird die Ordner-Ansicht der Explorerleiste gleich von Anfang an gezeigt. Die Ordner-Ansicht der Explorerleiste zeigt sämtliche Laufwerke und Ordner auf Ihrem PC in einer stammbaumartigen Ansicht. Sie sehen hier jedoch keine Dateien. Im Hauptfenster sehen Sie immer den Inhalt des gerade geöffneten Ordners (oder Laufwerks). Inhalt eines Ordners oder Laufwerks anzeigen lassen Sie können sich den Inhalt eines Ordners oder Laufwerks anzeigen lassen, indem Sie entweder in der Explorerleiste auf das entsprechende Symbol klicken (Einfachklick!), oder indem Sie im Hauptfenster auf das Symbol doppelklicken. In beiden Fällen wird der Ordner (das Laufwerk) geöffnet, d.h. sein Inhalt wird Ihnen im Hauptfenster angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol in der Explorerleiste klicken, werden Ihnen direkt unter diesem Symbol alle Ordner angezeigt, die sich direkt im Ordner (im Laufwerk) befinden, das Sie damit gerade geöffnet haben. Außerdem können Sie zwei weitere Veränderungen beobachten: Zum einen hat sich das kleine Pluszeichen, das neben dem Symbol zu sehen war, in ein Minuszeichen verwandelt, und zum anderen hat sich das Ordnersymbol wenn Sie denn einen Ordner und kein Laufwerk angeklickt haben von einem geschlossenen zu einem geöffneten Mäppchen verändert. Seite 6
Wenn Sie in der Explorerleiste neben einem Laufwerks- oder Ordnersymbol ein kleines Pluszeichen sehen, dann können Sie davon ausgehen, daß Sie dort weitere, untergeordnete Ordner finden können. Sie können dann entweder auf das Ordnersymbol klicken dann öffnen Sie den Ordner (lassen ihn also im Hauptfenster anzeigen). Oder aber Sie klicken auf das kleine Pluszeichen. Dann werden Ihnen in der Explorerleiste alle untergeordneten Ordner angezeigt. Der Ordner selbst wird dann nicht geöffnet. Sie können diese Anzeige der untergeordneten Ordner auch wieder ausblenden. Dafür klicken Sie einfach auf das kleine Minuszeichen... Verschiedene Ansichten im Hauptfenster Sie können sich die Inhalte von Laufwerken oder Ordnern im Hauptfenster auf unterschiedliche Art anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im Menü Ansicht auf den entsprechenden Eintrag. Die Ansicht Filmstreifen zeigt Ihnen am unteren Rand des Hauptfensters eine Vorschau der Dokumente. Auf diese Vorschaubilder können Sie klicken, um sich eine große Abbildung direkt große Anzeige des gewählten Vorschaubildes ausgewähltes Vorschaubild Filmstreifen Hauptfenster des Explorers in der Filmstreifen -Ansicht darüber anzeigen zu lassen. Diese Ansicht ist allerdings nur sinnvoll, wenn man sich den Inhalt eines Ordners mit Bilddateien anschauen möchte. Für die meisten Dateien ist eine solche Vorschau Seite 7
gar nicht möglich. Deshalb läßt sich diese Ansicht auch nur auswählen, wenn Bilder im angezeigten Ordner enthalten sind. Die Miniaturansicht zeigt Ihnen wo das möglich ist jeweils eine winzige Vorschau auf den Inhalt der Dateien. Hauptfenster des Explorers in der Miniaturansicht In der Ansicht Kacheln werden Ihnen große Symbole angezeigt, die Sie beliebig im Hauptfenster anordnen können ganz ähnlich wie die Symbole auf dem Desktop. Hauptfenster des Explorers in der Kachel -Ansicht Seite 8
Die Ansicht Symbole ist fast identisch mit der Ansicht Kacheln. Allerdings sind die einzelnen Symbole kleiner als in der Kachel -Ansicht. (In früheren Windows-Versionen hieß es dementsprechend auch große und kleine Symbole.) Hauptfenster des Explorers in der Symbole -Ansicht In der Ansicht Liste werden die Symbole in mehreren Spalten untereinander in einer Liste angeordnet. Sie können die Symbole nicht beliebig im Hauptfenster plazieren. Aber Sie können sie nach Name, Größe, Typ und Änderungsdatum sortieren lassen. Klicken Sie hierzu im Menü auf Ansicht und dann auf Symbole anordnen nach. Jetzt können Sie die gewünschte Art der Sortierung auswählen. Hauptfenster des Explorers in der Ansicht Liste Die Ansicht Details schließlich zeigt Ihnen eine Liste, die nicht nur die Symbole und Datei- bzw. Ordnernamen enthält, sondern zusätzlich eine ganze Reihe weiterer Informationen zu den einzelnen Objekten wie Größe, Typ, letztes Änderungsdatum usw. Welche Detailinformationen angezeigt werden sollen, können Sie einstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich mit den Spaltenüberschriften klicken. Daraufhin erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie per Mausklick alle Seite 9
Detailinformationen ein- oder ausblenden können. (Ein Häkchen neben einem Eintrag bedeutet eingeblendet, kein Häkchen bedeutet ausgeblendet.) Der kleine Pfeil zeigt an, wonach (Position des Pfeils) und wie herum (Orientierung des Pfeils) sortiert wird. Auf die Spaltenüberschriften klicken, um nach dem entsprechenden Kriterium zu sortieren. Hauptfenster des Explorers in der Ansicht Details In der Detailansicht können Sie die Liste der angezeigten Ordner und Dateien ganz einfach umsortieren: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die entsprechende graue Spaltenüberschrift. Daraufhin wird die Liste nach dieser Spalte sortiert. Standardmäßig wird die Liste aufwärts sortiert. Das bedeutet A zuerst und Z zuletzt. Wenn Sie die Liste abwärts sortieren möchten, klicken Sie einfach ein zweites Mal auf die entsprechende graue Spaltenüberschrift. Die Liste wird jetzt abwärts sortiert ( Z zuerst, A zuletzt). Wie herum und nach welcher Spalte die Liste gerade sortiert ist, können Sie immer an dem kleinen grauen Dreieck erkennen, das in einer der Spaltenüberschriften zu sehen ist: Die Position des Dreiecks gibt das Sortierkriterium an: Die Spalte, in der sich das Dreieck befindet, ist diejenige, nach der die Liste sortiert ist. Die Orientierung des Dreiecks gibt die Sortierrichtung an: Zeigt die Spitze des Dreiecks nach oben, ist aufwärts sortiert. Zeigt sie nach unten, ist abwärts sortiert. Dateien erstellen Datei erstellen Sie nicht mit dem Windows Explorer, sondern mit den Anwendungsprogrammen: Word-Dokumente erstellen Sie mit Microsoft Word, Excel-Tabellen erstellen Sie mit Microsoft Excel, usw. Ordner anlegen Einen neuen Ordner legen Sie mit dem Windows Explorer in drei einfachen Schritten an: 1. Speicherort wählen 2. Ordner erstellen 3. Ordner benennen Um diese Schritte detailliert zu beschreiben, dient uns ein konkretes Beispiel: Wir möchten im Ordner Briefe auf Laufwerk c: einen Ordner anlegen, der Kunden heißen soll. Die Pfadangabe für diesen neuen Ordner wäre also: c:\briefe\kunden Seite 10
Schritt 1 Speicherort festlegen: Öffnen Sie das Laufwerk oder den Ordner, in welchem Sie den neuen Ordner anlegen möchten. Für unser Beispiel müssen Sie also den Ordner Briefe auf Laufwerk c: öffnen. Klicken Sie dazu in der Explorerleiste auf den Ordner Briefe im Laufwerk c:. Schritt 2 Ordner erstellen: Klicken Sie im Menü Datei zunächst auf Neu und wählen Sie dann Ordner. Im Hauptfenster erscheint jetzt ein neues Ordnersymbol mit der Bezeichnung Neuer Ordner. Schritt 3 Ordner benennen: Um den Ordnernamen herum wird ein Kästchen angezeigt, und der Name selbst ist unterlegt. Das bedeutet, daß Sie den Ordner umbenennen können. Tippen Sie einfach einen neuen Namen ein. Dateien löschen Klicken Sie im Hauptfenster auf die Datei, die Sie löschen möchten. Der Dateiname ist jetzt markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie im Kontextmenü Löschen. Oder tippen Sie stattdessen einfach auf die Taste Entf auf Ihrer Tastatur. Damit es Ihnen nicht zu leicht gemacht wird, Dateien aus Versehen zu löschen, fragt Windows jetzt noch einmal nach. Wenn Sie sich sicher sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Wenn nicht, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Nein den ganzen Vorgang abbrechen. Wenn Sie den Ordner in der Explorerleiste nicht sehen können, stellen Sie sicher, daß: 1. die Explorerleiste überhaupt angezeigt wird (Menü Ansicht - Explorerleiste, Häkchen neben Ordner ) und 2. der Ordner auch eingeblendet ist (ggf. auf die kleinen Pluszeichen neben den übergeordneten Laufwerken und Ordnern klicken. Wenn sich die Datei, die Sie löschen möchten, nicht auf einem anderen Computer befindet, wird sie standardmäßig in den Papierkorb verschoben. Der Papierkorb ist eine Absicherung beim Löschen. Falls sie etwas irrtümlich gelöscht haben, können Sie es aus dem Papierkorb wieder zurückholen. Wenn Sie sich ganz sicher sind und eine Datei ohne Umweg über den Papierkorb löschen möchten, halten Sie einfach die Umschalt -Taste auf der Tastatur gedrückt, bevor Sie den Löschvorgang auslösen. Sie erhalten dann eine etwas andere Sicherheitsabfrage. Dieselbe Sicherheitsabfrage erhalten Sie auch, wenn Sie eine Datei von einer Freigabe im Netzwerk löschen. Hier funktioniert der Papierkorb nämlich nicht, und deshalb werden Dateien auf Netzwerkfreigaben grundsätzlich direkt gelöscht. Seien Sie also entsprechend vorsichtig! Seite 11
Ordner löschen Ordner löschen Sie ganz genau so wie Dateien auch. Bei Ordnern sollten Sie allerdings noch vorsichtiger sein als bei Dateien ohnehin schon! Und zwar deshalb, weil beim Löschen eines Ordners auch sein gesamter Inhalt gelöscht wird! Wenn Sie es richtig ungeschickt anstellen, können Sie also hunderte Dateien und Ordner auf einen Schlag löschen. Dateien und Ordner umbenennen Dateien und Ordner können Sie jederzeit umbenennen. Dazu klicken Sie einfach im Hauptfenster einmal auf den Ordner oder die Datei und tippen dann auf der Tastatur F2. Der Name wird jetzt von einem Kästchen umrandet und unterlegt dargestellt. Sie können jetzt einen anderen Namen eintippen und den alten dabei ersetzen. Sie können auch die Pfeiltasten auf der Tastatur verwenden, um eine Schreibmarke zu positionieren und den Namen zu verändern. Wenn Sie mit dem Bearbeiten des Namens fertig sind, tippen Sie einfach die Return -Taste auf der Tastatur oder klicken mit der linken Maustaste irgendwo auf einen freien Bereich des Hauptfensters. Wenn Sie die Änderungen verwerfen und den alten Namen behalten möchten, tippen Sie die Esc - Taste auf der Tastatur. Das funktioniert aber nur, wenn Sie noch nichts anderes angeklickt haben. Statt der F2 -Taste können Sie auch mit der Maus arbeiten. Klicken Sie den Namen im Hauptfenster einmal an. Warten Sie eine Sekunde. Klicken Sie den Namen noch einmal an. Jetzt können Sie den Namen bearbeiten. Dateien (und Ordner) kopieren Wenn Sie eine Kopie einer Datei z.b. auf einem anderen Laufwerk anlegen möchten, gehen Sie dazu in drei Schritten vor: 1. Zu kopierende Datei (Quelle) auswählen 2. Kopie anfertigen 3. Kopie im Zielordner (Ziellaufwerk) ablegen Nehmen Sie sich zum Löschen von Ordnern und Dateien unbedingt Zeit und Ruhe. Der Zeitaufwand, den Sie benötigen, um innezuhalten und noch ein zweites Mal nachzudenken, ist viel geringer als der, den Sie für die Wiederbeschaffung Ihrer Daten aufwenden müssen! Anhand der Extension erkennt Windows, mit welchem Programm eine Datei geöffnet werden muß. Deshalb dürfen Sie die Extension (.txt,.doc usw.) nicht einfach löschen oder verändern! Achten Sie beim Umbenennen immer darauf, daß die Extension erhalten bleibt, um Probleme zu vermeiden! Schritt 1 Quelle auswählen: Klicken Sie mit der linken Maustaste im Hauptfenster auf die Datei, die Sie kopieren möchten. Die Datei ist jetzt markiert. Schritt 2 Kopie anfertigen: Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren. Schneller geht's über die Tastatur: Tippen Sie Strg+c. Es sieht so aus, als sei nichts weiter geschehen. Aber Windows hat unsichtbar eine Kopie der Datei zwischengespeichert. Schritt 3 Kopie im Zielordner ablegen: Öffnen Sie den Ordner (das Laufwerk), in dem die Kopie der Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Einfügen. Auch Seite 12
hier geht's mit der Tastatur schneller: Tippen Sie Strg+v. Die zwischengespeicherte Kopie der Datei wird eingefügt und gespeichert. Im Ergebnis gibt es jetzt zwei Dateien mit gleichem Inhalt, die völlig unabhängig voneinander sind. Das bedeutet auch: Wenn Sie den Inhalt der einen Datei bearbeiten, ändert sich in der anderen Datei nichts. Ordner können Sie übrigens auf genau die gleiche Weise kopieren. Dateien (und Ordner) verschieben Beim Verschieben einer Datei geschieht eigentlich nichts anderes, als daß die Datei zunächst in den Zielordner kopiert und dann an ihrem ursprünglichen Speicherort gelöscht wird. Letztendlich reichen die Befehle zum Kopieren und Löschen bereits aus, um Dateien verschieben zu können. Windows bietet hier allerdings eine etwas bequemere Lösung: Sie können Dateien in einem Zug verschieben. Auch das Verschieben von Dateien erfolgt in drei Schritten: 1. Zu verschiebende Datei (Quelle) auswählen 2. Kopie anfertigen und Datei zum anschließenden Löschen vorbereiten 3. Kopie im Zielordner (Ziellaufwerk) ablegen und Quelldatei löschen Schritt 1 Quelle auswählen: Klicken Sie wie beim Kopieren mit der linken Maustaste im Hauptfenster auf die Datei, die Sie kopieren möchten. Die Datei ist jetzt markiert. Schritt 2 Kopie anfertigen: Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Verschieben. Schneller geht's auch hier wieder über die Tastatur: Tippen Sie Strg+x. Wenn Sie genau hinsehen, erkennen Sie, daß die ausgeschnittene Datei etwas blasser angezeigt wird. Damit zeigt Windows nämlich, daß es eine Kopie zwischengespeichert und die Datei gleichzeitig zum Löschen vorgemerkt hat. Schritt 3 Kopie im Zielordner ablegen: Öffnen Sie den Ordner (das Laufwerk), in dem die Kopie der Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Einfügen. Schneller geht's mal wieder per Tastatur, und zwar mit Strg+v. Die zwischengespeicherte Kopie der Datei wird eingefügt, gespeichert und gleichzeitig am ursprünglichen Speicherort gelöscht. Natürlich funktioniert auch das Verschieben von Ordnern genau wie das Verschieben von Dateien. Dateien (und Ordner) mit der Maus kopieren und verschieben Wenn Ihnen das Kopieren und Verschieben auf die oben beschriebene Weise zu umständlich erscheint, können Sie auch die Maus verwenden: Stellen Sie sicher, daß der Zielordner (das Ziellaufwerk) in der Explorerleiste auf der linken Seite sichtbar ist. Öffnen Sie den Ordner (das Laufwerk), in dem sich die Datei befindet, die Sie kopieren oder verschieben wollen. Zeigen Sie mit der Maus im Hauptfenster auf die Datei, die Sie verschieben möchten. Drücken Sie die rechte Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie die Datei jetzt mit der Maus auf den Zielordner oder das Ziellaufwerk links in der Explorerleiste. Lassen Sie die rechte Maustaste los. Es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Datei verschieben oder kopieren wollen, oder ob Sie ganzen Vorgang lieber abbrechen möchten. Seite 13
Selbstverständlich gilt auch beim Kopieren und Verschieben mit der Maus für Ordner das gleiche wie für Dateien. Verknüpfungen Sie können an jeder Stelle des Dateisystems Verknüpfungen mit Dateien und Ordnern anlegen. Verknüpfungen sind nichts anderes als Verweise auf Sie können beim Ziehen auch die linke Maustaste gedrückt halten. Die Regeln, nach denen dann kopiert oder verschoben wird, sind jedoch so komplex, daß es sich für Anfänger auf jeden Fall empfiehlt, die rechte Maustaste zu verwenden. Ein weiterer Vorteil der rechten Maustaste ist, daß Sie stets die Möglichkeit haben, den Vorgang abzubrechen, wenn Sie sich geirrt haben. eine Datei oder einen Ordner, die an einem ganz anderen Ort gespeichert sein können. Wenn Sie einen Doppelklick auf eine solche Verknüpfung setzen, dann wird die Datei geöffnet, auf die die Verknüpfung verweist. Sie kennen Verknüpfungen übrigens schon: die meisten Symbole, die Sie auf dem Desktop sehen, sind nichts anderes als Verknüpfungen zu Programmdateien, die sich irgendwo in den Tiefen der Verzeichnisse und Unterverzeichnisse Ihrer Festplatte befinden. Verknüpfungen können Sie überall anlegen, wo Sie auch Dateien oder Ordner ablegen können. Am sinnfälligsten sind vielleicht die Verknüpfungen auf dem Desktop. Wenn Sie z.b. den Ordner c:\dokumente und einstellungen\karl-heinz\eigene dateien\briefe\kunden\2006 immer wieder besonders schnell öffnen möchten, legen Sie einfach eine Verknüpfung auf dem Desktop an. Dazu klicken Sie im Hauptfenster mit der rechten Maustaste auf den Ordner, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. (Für unser konkretes Beispiel bedeutet das: Öffnen Sie den Ordner c:\dokumente und einstellungen\karl-heinz\eigene dateien\briefe\kunden und klicken Sie im Hauptfenster auf den Ordner 2006.) Klicken Sie im Kontextmenü auf Verknüpfung erstellen.... Sofort wird eine Verknüpfung mit dem gewählten Ordner erstellt und von Windows mit einer Standardbezeichnung benannt. (In unserem Beispiel hieße die Verknüpfung Verknüpfung mit 2006 ) Eine Verknüpfung können Sie übrigens daran erkennen, daß das zugehörige Symbol in der unteren linken Ecke ein winziges Quadrat mit einem Pfeil aufweist. Außerdem werden Verknüpfungen in der Detail-Ansicht des Windows Explorers unter Typ als Verknüpfung aufgeführt. Die Verknüpfung können Sie jederzeit umbenennen ganz genau so wie eine Datei oder einen Ordner. Egal, welche Bezeichnung Sie der Verknüpfung geben, Sie verweist immer auf denselben Ordner bzw. dieselbe Datei. (Unsere Beispielverknüpfung könnten Sie also Kundenbriefe 2006 nennen, oder 2006. Natürlich könnten Sie sie auch Gustav oder Eusebia nennen, aber vermutlich ergibt das nicht viel Sinn...) Sie können eine Verknüpfung auch beliebig kopieren oder verschieben ganz wie Dateien und Ordner auch. (In unserem Beispiel würden Sie die Verknüpfung also ausschneiden und auf dem Desktop wieder einfügen...) Desktopverknüpfungen lassen sich übrigens sehr einfach mit einer speziellen Funktion herstellen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder die Datei, zu der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Klicken Sie im Kontextmenü erst auf Senden an... und dann auf Desktop (Verknüpfung erstellen). Und schon haben Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop abgelegt, die Sie nur noch umzubenennen brauchen. Seite 14
Mögliche Fehlermeldungen richtig interpretieren Beim Verschieben oder Kopieren von Ordnern kann es Ihnen passieren, daß Sie eine Fehlermeldung zu sehen bekommen, die besagt, daß der Ordner nicht verschoben werden kann, weil Ziel- und Quellordner identisch sind. Das ist kein Grund zur Panik, sondern völlig logisch: Sie können einen Ordner nicht in sich selbst hineinkopieren. Genauso wenig, wie Sie einen Koffer in sich selbst verpacken können. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche OK. Erstens bleibt Ihnen gar nichts anderes übrig. Und zweitens bleibt alles beim Alten... Schreibschutz anlegen und aufheben Dateien lassen sich mit einem Schreibschutz versehen. Beim Löschen und Verschieben von Dateien mit dem Windows Explorer spielt der Schreibschutz keine große Rolle: Nur die Bestätigungsabfragen lauten bei schreibgeschützten Dateien etwas anders als bei normalen Dateien. Trotzdem werden Sie irgendwann in die Verlegenheit kommen, den Schreibschutz aufheben zu müssen. Dateien, die Sie von einer CD auf die Festplatte kopieren, sind nämlich standardmäßig schreibgeschützt. Wenn Sie eine solche Datei bearbeiten möchten, müssen Sie den Schreibschutz aufheben, um die Änderungen speichern zu können. Beim Öffnen eines Laufwerks erscheint die Meldung Datenträger einlegen. Klar, was hier schiefgegangen ist: Sie haben versucht, von einem Laufwerk zu lesen, in dem sich kein Datenträger befindet. (Keine Diskette im Diskettenlaufwerk, keine CD im CD-Laufwerk, etc.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die schreibgeschützte Datei. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Eigenschaften. Im Kästchen neben Schreibgeschützt ist ein kleines Häkchen zu sehen. Entfernen Sie dieses Häkchen, indem Sie daraufklicken. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche OK. Jetzt können Sie die Datei zur Bearbeitung öffnen und die vorgenommenen Änderungen speichern. Der Papierkorb Wenn Sie nicht gerade die Umschalt-Taste beim Löschen gedrückt halten oder auf einer Netzwerkfreigabe arbeiten, dann werden alle Dateien und Ordner, die Sie löschen, in den Papierkorb verschoben. Sie können versehentlich gelöschte Dateien wieder aus dem Papierkorb herausholen. Öffnen Sie hierzu den Papierkorb entweder über die Explorerleiste oder über das Papierkorb-Symbol auf dem Desktop. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie wiederherstellen möchten und klicken Sie im Kontextmenü auf Wiederherstellen. Die Datei wird an ihren ursprünglichen Seite 15
Speicherort zurückbefördert. Die Pfadangabe zum ursprünglichen Speicherort können Sie der Spalte Ursprung entnehmen vorausgesetzt, Sie haben die Detail-Ansicht eingeschaltet. Auch die Dateien im Papierkorb nehmen Platz auf der Festplatte ein. Und Sie können jederzeit von jedem, der Zugriff auf den Papierkorb hat, wiederhergestellt werden. Beides Gründe, die gelöschten Objekte im Papierkorb endgültig zu löschen, wenn Sie sicher sind, daß Sie sie nicht mehr benötigen. Klicken Sie zum endgültigen Löschen mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Objekt, und wählen Sie im Kontextmenü Löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja. Wenn Sie den Papierkorb auf einen Schlag komplett leeren möchten, klicken Sie im Menü Datei auf Papierkorb leeren und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja. Alle Objekte, die sich im Papierkorb befinden, werden gelöscht. Spezielle Windows-Ordner Auf der Explorerleiste des Windows Explorers sind einige Spezialordner zu sehen, die von Windows bei der Installation angelegt wurden, und die spezielle Funktionen ausführen. Einer dieser Spezialordner ist der oben beschriebene Papierkorb. Am oberen Ende der Baumstruktur, die Sie in der Explorerleiste sehen, steht der Desktop. Wenn Sie das entsprechende Symbol anklicken, werden Ihnen im Hauptfenster alle Verknüpfungen, Dateien und Ordner angezeigt, die direkt auf Ihrem Desktop abgelegt sind. Direkt unterhalb des Desktops sehen Sie in der Explorerleiste den Ordner Eigene Dateien. Wenn Sie Ihre Daten nicht auf einem Dateiserver im Netzwerk speichern, sollten Sie alle Dateien, die Sie selbst erstellen also alle Word-Dokumente, Excel-Tabellen etc. in diesem Ordner oder einem seiner Unterordner speichern. Sie haben es dann leichter, Ihre Daten wiederzufinden oder eine Sicherheitskopie davon zu machen. Unterhalb des Ordners Eigene Dateien finden Sie ein Symbol für den Arbeitsplatz. Unter dem Arbeitsplatz sind alle Laufwerke und die darauf gespeicherten Ordner und Unterordner aufgeführt. Schließlich werden Sie noch einen Spezialordner namens Netzwerkumgebung finden. Er ist bei allen Arbeiten mit Netzwerkfreigaben und dergleichen nützlich. Die Größe einer Datei oder eines Ordners Die Maßeinheit Die Größe einer Datei mißt man in Byte. In Anlehnung an andere Maßeinheiten wie Meter oder Gramm verwendet man für große Dateien auch die Maßeinheiten Kilobyte, Megabyte und Gigabyte. Ein Kilobyte sind 1024 Byte. Ein Megabyte sind 1024 Kilobyte. Ein Gigabyte sind 1024 Megabyte. Um sich ein Bild von der Maßeinheit zu machen, stelle man sich vor, daß ein Byte einem gespeicherten Zeichen (Buchstabe, Ziffer, Satzzeichen und dergleichen) entspricht. In einer Datei, die 1 Kilobyte groß ist, sind demnach 1024 Zeichen gespeichert. Seite 16
Wozu braucht man die Größenangabe einer Datei? Der Speicherplatz auf den Speichermedien ist nicht unbegrenzt. Festplatten sind zwar in der Regel so dimensioniert, daß man sich über den Speicherplatz nicht viele Gedanken machen muß, aber schon bei CD-ROMs und erst recht bei Disketten stößt man schnell an die Grenzen des Speicherplatzes. Um herauszufinden, ob ein Ordner auf eine CD-ROM paßt oder ob eine Datei auf einer Diskette gespeichert werden kann, muß man also wissen, wie groß der Ordner oder die Datei ist. Wichtig ist die Größenangabe auch, wenn man eine Datei versenden möchte z.b. als Anhang an einer E-Mail-Nachricht. Die Übertragung von Daten im Internet ist vergleichsweise langsam. Die Bandbreite möglicher Internet-Anschlüsse reicht von einem einfachen Modem bis hin zu superschnellen Anschlüssen über DSL oder Kabel. Sie wissen nur selten, mit welchem Anschluß der Empfänger Ihrer Nachricht auf das Internet zugreift! Je größer eine Datei, um so länger dauert es, sie über das Internet zu übertragen. Die folgende Tabelle zeigt, wie lange die Übertragung einer Datei von 1 Megabyte rein rechnerisch allermindestens dauert: Modem, 56 Kbit/s: ISDN, 64 Kbit/s: DSL, 1024 Kbit/s: 2,44 Minuten 2,13 Minuten 0,13 Minuten Natürlich werden diese rechnerischen Werte nie erreicht. Aber Sie können sich vorstellen, daß Größe einer Datei bei der Übertragung eine große Rolle spielt. Wie groß sollten Dateien maximal sein? Die maximale Größe richtet sich natürlich nach dem Verwendungszweck und nach dem Speicherplatz, der zur Verfügung steht. Grundsätzlich gilt: Eine Datei sollte so klein wie möglich sein! Die folgende Tabelle gibt Ihnen einige Anhaltspunkte: E-Mail-Anhang: Diskette, 3,5'': CD-R/CD-RW: DVD: DVD, Double Layer: Immer so klein wie nur irgend möglich! Wenn Sie wissen, daß der Empfänger nur über einen Modem- Anschluß verfügt, sollten Sie keine Dateien anhängen, die größer als 200 Kilobyte sind. 1,44 Megabyte max. 700 Megabyte sind Standard. Achten Sie auf die Angabe auf dem Rohling. max. 4,7 Gigabyte max 8,5 Gigabyte Wie finde ich heraus, wie groß eine Datei oder ein Ordner ist? Die Größe einer Datei herauszufinden ist einfach: Schalten Sie im Windows Explorer die Detailansicht im Hauptfenster ein und öffnen Sie den Ordner, der die Datei enthält. Die Größe wird in der Tabelle im Hauptfenster angezeigt. Seite 17
Die Gesamtgröße eines Ordners können Sie ermitteln, indem Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und im Kontextmenü Eigenschaften wählen. (Natürlich können Sie so auch bei Dateien verfahren...) Hier finden Sie die Größenangaben zu einem Ordner Dateien und Ordner komprimieren Um Speicherplatz zu sparen oder die Übertragungsgeschwindigkeit zu erhöhen, können Sie Dateien komprimieren. Hierzu gibt es verschiedene Programme, die jedoch nicht zu Microsoft Windows gehören. Die bekanntesten sind vermutlich Winzip und WinRAR. Ein gutes kostenloses Programm (Open Source) ist 7-zip, das unter der Adresse http://www.7-zip.org heruntergeladen werden kann. Mit Kompressionsprogrammen kann man einzelne Dateien oder sogar ganze Ordner in einer Datei abspeichern, die abhängig vom Dateiinhalt bis zu 70% kleiner als das Original sein kann. Seite 18