Generalversammlung Toastmasters Luzern 25.06.2013 Zeit 20:16-21:30 Ort Restaurant Seepark Luzern Anwesend Alex Mühle, Uwe Müller, Rosa-Maria Schildknecht, Roger Hard, Gordana Klaric, Peter Eberli, Crispin Perez Protokoll Rosa-Maria Schildknecht Traktanden Rückblick/Ausblick Bestimmung Protokollführer Einhaltung Fristen Beschlussfähigkeit Jahresrechnung Revision Budget Wahlen Rückblick Der Präsident gibt einen Rückblick auf die vergangenen Monate Ausblick/Ziele Der Präsident gibt einen Ausblick und erklärt seine Ziele für das neue Amtsjahr. Diese sind: Erreichung von 20 Mitgliedern Einführung Mentoring Officer Training Beschreibung aller Rollen/Chargen auf Deutsch Bestimmung Protokollführer Protokollführerin ist Rosie Feststellung Einhaltung Fristen Die in den Statuten vorgegebenen Fristen wurden eingehalten. Feststellung Beschlussfähigke Die Beschlussfähigkeit ist nicht gegeben. Die letzten drei Treffen waren durchschnittlich 9 Mitglieder anwesend. An der GV waren nur 7 Mitglieder anwesend. Daher ist das Quorum nicht erreicht. Die Statuten sehen für einen solchen Fall vor, dass die GV trotzdem durchgeführt wird und alle Mitglieder entsprechend informiert werden. Sie haben eine Frist von 2 Wochen um eine Einsprache für einzelne Punkte oder für die GV als Gesamtes einzureichen. Machen 1/5 aller aktiven Mitglieder eine Einsprache, dann muss der Punkt oder die GV wiederholt werden.
Präsentation Jahresrechnung 1. Toastmasters Jahr Der Präsident erklärt, dass das Toastmastersjahr vom 1. Juli bis 30. Juni dauert. Die Mitgliederbeiträge müssen jedoch jeweils halbährlich am 1.4 und 1.10. an TMI bezahlt werden. Dies macht die Rechnung etwas kompliziert.
2. Aufteilung Mitgliederbeitrag, Zahlung an TMI 20$ pro Mitglied geht an TMI für die Registratur und 72$ Jahresbeitrag Für die Jahresrechnung wird mit dem Tageskurs gerechnet, für das Budget mit dem Durchschnittskurs
3. Kontoauszug Der obere Teil ist der Teil IST. Im unteren Teil sind die erwarteten Beträge aufgeführt. Da teilweise die Mitglieder ev. erst im September bezahlen, wird nur pro Rata einkassiert. Daher kann sich der Betrag von 1700.- noch reduzieren. Für das Budget wurde 1400.- genommen. Die erwarteten Abgaben an TMI gelten dann wenn wir 20 Mitglieder haben und offziell bei Toastmasters International (TMI) registriert sind.
4. Jahresrechnung Als Aktiven gilt der Saldo des Postkontos. Als Passiven wurde die Abgabe an TMI bereits eingerechnet. Würden wir das nicht so machen, würden wir einen viel zu hohen Gewinn ausweisen, der aber eigentlich nicht Gewinn ist. Erläuterungen zu den einzelnen Punkten: Websitehosting, Domain-Name und nicht bezahlte Konsumationen wurde gesponsert sowie die Initialabgabe TMI. Das eingekaufte Material sind die Bänder und Pins.
5. Revisionsbericht Auf eine Revision wurde verzichtet. Die Statuten schreiben vor, dass ein Treffen vor der GV ein Mitglied als Revisior bestimmt wurde. Da die Rechnung nicht abgeschlossen war und die Rechnung nur für ein Teil eines Jahres ist, wurde darauf verzichtet. Die Revision wurde gemeinsam an der GV durchgeführt. Die Jahresrechnung wurde einstimmig angenommen. Budget Um das Budget zu verstehen, muss zuerst einmal der Grundsatz gezeigt werden, was der Club generell einnimmt bei 20 Mitgliedern und welche Ausgaben an TMI er hat. Nicht eingerechnet in der untern Aufstellung ist die Registratur. Es wurde ein Grundsatz festgelegt, dass 85% des mutmasslichen Gewinns in das Budget als Ausgaben genommen werden, 15% als Reserve.
Des Weiteren muss festgehalten werden, da aufgrund der Verschiebung des Toastmasters Jahr und des Finanzjahrs eingenommene Mitgliederbeiträge aufgehoben werden müssen um TMI zu bezahlen. Nehmen wir an, dass wir im September uns registrieren können, dann erhalten wir im März die Mitgliederbeiträge und müssen im April einen Teil an TMI weiterleiten. Um das Ziel von 20 Mitgliedern zu erreichen schlägt der Präsident folgendes Budget vor: Beim Ertrag sind die Neueintritte und Ausstände von 1400 (siehe Erklärung unter Punkt Kontoauszug) sowie die Jahresbeiträge ab März für 20 Mitglieder prognostiziert. Bei den Ausgaben ist ein IST-Aufwand von 2360 (20 Mitglieder inkl. Registratur) abzüglich den bereits im aktuellen Jahr zurückgestellten Betrag. Zudem ist die Reserve für Oktober 2014 enthalten, da der Halbjahresmitgliederbeitrag im Oktober 2014 sich aus den Mitgliederbeiträgen März 2014 bezahlt wird. Fehlt diese Reserve würden wir einen zu hohen Gewinn ausweisen und dann ein Problem haben, wenn das Geld ausgegeben wäre. Eigentlich gehört der Betrag nichts in Budget 1.7.2013-30.6.2014 aber ohne gibt es eine Verzerrung. Das Budget wurde einstimmig angenommen.
Wahlen Einstimmig in den Vorstand gewählt wurden: Präsident: VP Weiterbildung: VP Mitgliedschaft: VP Öffentlichkeitsarbeit: Saalmeisterin: Kassier: Beisitzerin: Alex Mühle Uwe Müller Rosa-Maria Schildknecht Roger Hard Gordana Klaric Alex Mühle Renate Frey Anträge von Mitgliedern/Diverses Es gingen einige Fragen genereller Natur ein aber keine Anträge. Die Protokollführerin: Der Präsident, Datum, Unterschrift, Datum, Unterschrift