Karl-Heinz List Einfach gut formulieren Kurz, klar und korrekt schreiben für Chefs und Personaler
Inhalt Inhalt Einleitung: Die Sprache im Beruf...7 Ökonomisch schreiben was heißt das?...11 Sprachgefühl Gefühl und Sprache... 11 Vom sparsamen Umgang mit Wörtern... 19 Grammatikalisch korrekt schreiben... 22 Knapp und präzise schreiben... 31 Verständlich und anschaulich schreiben... 37 Sprachlich korrekt stilistisch verbesserungswürdig? Eine Übung... 41 Eine Sprache viele Sprachen?...47 Die Sprache der Chefs... 47 Die Sprache der Juristen... 52 Die Sprache in Stellenanzeigen... 60 Die Sprache in Bewerbungsbriefen... 64 Die Sprache in Arbeitszeugnissen... 80 Die Selbstpräsentation im Internet... 87 Übungen...93 Mustertexte...125 Zu guter Letzt...177 Literatur...179 Inhaltsverzeichnis CD-ROM...181 Über den Autor...183
Einleitung: Die Sprache im Beruf Wörter-Ökonomie ist dem Verstand ebenso einträglich als Geld-Ökonomie. Georg Christoph Lichtenberg (Sudelbücher B, 146) Bevor man einen Text verfasst, sollte man sich darüber klar werden, was man dem Empfänger mitteilen möchte. Was ist die Kernaussage meiner Information, meiner Botschaft? Wie muss ein Text sein? Sprachlich korrekt nach den Regeln der Grammatik und Rechtschreibung Kurz und knapp, weil wir die Zeit des Lesers nicht vergeuden dürfen Verständlich, sonst können wir dem Leser kein richtiges Bild von der Sache vermitteln Anschaulich und lebendig, weil sich sonst der Leser langweilt und nicht weiterliest Lesefreundlich, das heißt mit klarer Gliederung: Kapitel, Abschnitte, Absätze sowie Unterstreichungen, Hervorhebungen Überflüssiges lässt man weg: was der Leser schon weiß, was nicht von Interesse ist oder was sich aus dem Zusammenhang ergibt. Ich werde mich hier nicht mit Rechtschreibung befassen. Dazu gibt es den Duden und die Rechtschreibprüfung der Textverarbeitungsprogramme. Was die sprachliche Korrektheit angeht, beschränke 7
ich mich auf ein paar wichtige Regeln der Grammatik. Schwerpunkt dieses Buches ist vielmehr der sparsame Umgang mit Wörtern. Sprachökonomie vom sparsamen Umgang mit Wörtern Von Sprachökonomie haben die Betriebswirte in den Unternehmen noch nichts gehört. Sie schreiben ihre Briefe, E-Mails, Angebote und Kündigungen in einem ausladenden Hauptwörterstil, vermeiden die einfache Sprache und glauben tatsächlich, dass ihr gehobener Schreibstil der Position und ihrer Bedeutung im Unternehmen angemessen ist. Den Begriff Sprachökonomie haben nicht etwa Ökonomen geprägt, sondern Sprachwissenschaftler. Der sparsame Umgang mit Wörtern gelte nicht nur für Dichter, schreibt der Sprachwissenschaftler Willy Sanders, um so mehr aber für die Wirtschaft, für Unternehmen, wo nach dem ökonomischen Prinzip der Nutzenmaximierung verfahren werde. Sprachökonomie vereinfache eine Sprache und erhöhe ihre Effizienz. Für Georg Möller ist Sprachökonomie ein Stilprinzip und Reinhard Nickisch meint, dass stilistisch gut sei, was übersichtlich und sprachökonomisch formuliert sei. Angenehm soll die Sprache sein, nicht geschwätzig, aufgeblasen, abstrakt und floskelhaft. Soll man schreiben wie man spricht? Es kommt darauf an. Die Umgangssprache kennt oft weder Genitiv noch Konjunktiv. Es wäre schade, wenn sich das auch in der Schriftsprache einbürgern würde. Die Schriftsprache ist präziser als das gesprochene Wort. In der Umgangssprache gibt es viele Floskeln und Füllwörter, die wir in der geschriebenen Sprache weglassen sollten: Nicht wahr, na ja, doch. Die Umgangssprache ist stilistisch ein Vorbild, weil sie lebendig ist. Die Schriftsprache ist grammatisch sorgfältiger. Meistens. 8
Aus dem Geschäftsbericht einer Krankenkasse: Seit 1999 bietet die Kasse ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein zweijähriges Fernstudium Angewandte Gesundheitswissenschaften der Universität Bielefeld an. Die ersten Absolventen sind im vergangenen Jahr fertig geworden, und am laufenden Studiengang nehmen wiederum zwanzig Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen teil. Man merkt: Fertig geworden ist eine andere Stilebene und passt nicht in einen Text, der veröffentlicht wird. Der Schriftsteller Ludwig Reiners meint dazu: Man kann die Umgangssprache nicht kurzerhand kopieren; nur die lebendige Form, den abwechslungsreichen Ausdruck, den natürlichen Ton sollen wir von ihr lernen. Aus einem Mitarbeitergespräch: Der Chef sagt zu seinem Mitarbeiter: Ich komme auf Ihr Positionspapier zurück und will gleich in medias res gehen. Nach eingehender Beratung mit der Geschäftsleitung gibt es noch Klärungsbedarf, was einzelne Details angeht. Ich will Ihnen meine Meinung nicht aufoktroyieren, nur so viel: Ihre Vorschläge sollten Sie dahingehend abändern, dass wir die Grundstücke nicht kaufen wollen, sondern anmieten. Sie sollten schnellstmöglich das Zeitfenster für die Realisierung präzisieren. Ich denke, dass wir inzwischen gut aufgestellt sind und dieses Problem endlich durch eine neue Innovation auf den Weg gebracht wird. 9
Das falsche gesprochene Wort klingt harmloser als das geschriebene. Oft aber werden die Fehler, die mündlich gemacht werden, im schriftlichen Text nicht vermieden, wie hier: nach eingehender Beratung einzelne Details aufoktroyieren abändern anmieten neue Innovation Wer in einer Firma Briefe, Angebote, Verträge, Protokolle, Aktennotizen und Arbeitszeugnisse schreibt, muss kein Sprachkünstler sein und formulieren können wie Arthur Schopenhauer oder Heinrich Heine. Aber er sollte in der Lage sein, kurze und verständliche Sätze zu schreiben. Wer ein Talent besitzt wie Truman Capote, braucht ein Buch wie dieses bestimmt nicht. Der großer Stilist sagt über sich selbst: Ich habe mein ganzes Leben gewusst, ich könnte ein Häufchen Wörter nehmen und in die Luft werfen, und sie würden genau richtig herabfallen. Ich bin ein sprachlicher Paganini. Der Nutzen für den Leser dieses Buches besteht daran, dass er ein Gespür für die Feinheiten der Sprache entwickeln kann. Hier geht es nicht um Perfektion. Aus Fehlern lernen wir am meisten, schreibt Marcel Proust. Dinge sind selten vollkommen, Menschen niemals. Doch Übung macht den Meister. Dieses Buch bietet Ihnen Gelegenheit dazu. 10