OFFICE (ALLGEMEIN) Inhalte 2010er-Version BÜROASSISTENTINNEN/-ASSISTENTEN TEIL 1: OFFICE-ANWENDUNGEN (Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, Outlook 2010) 1 Tastatur 10 2 Grundbegriffe 12 2.1 Fensterelemente 12 2.1.1 Schnellzugriffsleiste 13 2.1.2 Menübänder 13 2.1.3 Backstage-Ansicht 14 2.1.4 Weitere REGISTER für spezielle Aufgaben 15 2.1.5 Kontextmenü - Minisymbolleiste 16 2.1.6 Statusleiste 17 2.1.7 Bildschirmansichten 17 2.1.8 Druckvorschau 18 2.2 Office-Hilfe 19 WORD 2010 3 GRUNDLAGEN 20 3.1 Dokumente 20 3.1.1 Neues Dokument: Text erfassen 20 3.1.2 Speichern, speichern unter 20 3.1.3 Dokumente öffnen/holen und schliessen 22 3.1.4 Dokumente drucken 23 3.1.5 Interessant: Speichern als PDF 23 3.2 Navigieren und markieren 24 3.2.1 Einfügemarke positionieren 24 3.2.2 Markieren 24 3.2.3 Fenster anordnen/auswählen 24 3.3 Korrigieren 26 3.3.1 Rechtschreibung 26 3.3.2 Grammatik-Prüfung 28 3.3.3 Sprache bestimmen 28 3.4 Arbeitserleichterungen 29 3.4.1 Arbeitsschritte rückgängig machen 29 3.4.2 Formatierung wiederholen 29 3.4.3 Silbentrennung 29 3.4.4 Thesaurus 30 3.4.5 Suchen und Ersetzen 31 3.4.6 Verschieben und kopieren 34 4 FORMATIERUNGEN 37 4.1 Zeichenformatierung 37 4.1.1 Schriftarten 37 4.1.2 Schriftgrad - Schriftgrösse 38 4.1.3 Schrift-Formate zuweisen 38 4.1.4 Für Profis: Symbole einfügen 39 4.2 Absatzformate 42 4.2.1 Ausrichtungen 42 4.2.2 Einzüge 43 C:\DATEN_NF\400_EDUGUIDER\INHALTSVERZEICHNISSE\Inhaltsverzeichnissse_Büroass_Office_2010.docx
4.2.3 Zeilen-/Absatzabstand 44 4.3 Seitenformatierungen 48 4.3.1 Satzspiegel - Seiteneinrichtung 48 4.3.2 Kopf- und Fusszeile 49 4.3.3 Seitenzahlen einfügen 50 5 TEXTGESTALTUNG 52 5.1 Tabulatoren 52 5.1.1 Tabulatoren setzen 52 5.1.2 Tabulatoren bearbeiten 53 5.2 Aufzählung und Nummerierung 56 5.2.1 Aufzählung 56 5.2.2 Nummerierung 57 5.3 Tabellen 59 5.3.1 Tabellen erstellen 59 5.3.2 Tabellentools 60 5.4 Handhabung von Tabellen 63 5.4.1 Navigieren 63 5.4.2 Markieren 63 5.4.3 Tabellen platzieren 63 5.4.4 Zellengrösse festlegen 64 5.4.5 Spalten und Zeilen ergänzen/löschen 64 5.4.6 Spalten/Zeilen anpassen 64 5.4.7 Zellen verbinden/teilen 65 5.4.8 Tabellen zeichnen 65 5.5 Tabellen gestalten 66 5.5.1 Rahmenlinien und Schattierung 66 5.5.2 Texte ausrichten 66 5.5.3 Textabstand von Rahmenlinien 67 6 SERIENDRUCK 72 6.1 Serienbriefe 72 6.1.1 Serienbrief: Sechs Schritte zum Erfolg 72 6.1.2 Regeln: Bedingungsfelder 76 6.2 Etiketten drucken 79 6.2.1 Etiketten für einen Massenversand 79 7 AUTOMATISIEREN (FÜR PROFIS) 81 7.1 Formatvorlagen 81 7.1.1 Formatvorlagen-Typen 81 7.1.2 Formatvorlagen ändern 83 7.2 Inhaltsverzeichnis 85 7.3 Word-Optionen 87 7.3.1 AutoKorrektur 87 7.3.2 Schnellbausteine 88 7.3.3 Neue Schnellbausteine 89 8 WORD-ANHANG 91 8.1 Häufige Tastaturkombinationen 91 8.2 Häufig Schreibregeln 92 2
EXCEL 2010 9 GRUNDLAGEN 94 9.1 Excel-Oberfläche 94 9.1.1 Excel-Statusleiste 95 9.1.2 Excel-Bildschirmansichten 95 9.2 Arbeitsmappen und Tabellenblätter 96 9.2.1 Arbeitsmappen öffnen/speichern 96 9.2.2 Tabellenblätter - Tabellenregister (Blattregister) 96 9.2.3 Tabellenblätter einfügen/löschen/verschieben 96 9.2.4 Navigieren und Markieren 97 9.2.5 Spalten- und Zeilengrössen bestimmen 98 9.3 Korrigieren 99 9.3.1 Arbeitsschritte rückgängig machen 99 9.3.2 Zellinhalte korrigieren 99 9.4 Seiten einrichten - drucken 100 9.4.1 Seitenansicht - Druckvorschau 101 10 EXCEL VERSTEHEN 104 10.1 Daten verarbeiten - Rechnen lassen 104 10.1.1 Grundtypen von Daten 104 10.2 Formeln 106 10.2.1 Konstanten oder Zellbezüge 106 10.2.2 Grundoperationen 107 10.2.3 Reihen - AutoAusfüllen 108 10.3 Funktionen 110 10.3.1 Unterschied: Formel/Funktion 110 10.3.2 Funktion SUMME 111 10.3.3 Funktion MAX und MIN 112 10.3.4 Funktion ANZAHL und ANZAHL2 112 10.3.5 Funktion MITTELWERT 113 10.3.6 AutoBerechnen 114 10.4 Absolute, relative Bezüge 116 10.4.1 Automatisch relativ 116 10.4.2 Absolut setzen 117 10.5 Rechnen mit Prozenten 118 10.6 Funktionsassistent: Neue Funktionen 119 10.6.1 Funktion RUNDEN 120 10.6.2 Für Profis: Funktion VRUNDEN 121 11 FORMATE 123 11.1 Eine Zelle - 5 Ansichten 123 11.2 Zellformate - Layout 124 11.2.1 Zeichen- und Absatzformate 124 11.2.2 Muster und Schattierungen (Ausfüllen) 125 11.2.3 Rahmenlinien 126 11.3 Zahlenformate 127 11.3.1 Übersicht: Zahlenformate 128 11.3.2 Datum und Uhrzeit 128 3
12 DIAGRAMME 129 12.1 Zahlen grafisch darstellen 129 12.1.1 Diagramm erstellen 130 12.1.2 Bestandteile eines Diagramms 131 12.1.3 Begriffe 132 12.1.4 Diagramme planen 132 POWERPOINT 2010 13 GRUNDLAGEN 134 13.1 Elemente des PowerPoint-Bildschirms 134 13.1.1 Bildschirmansichten 136 13.2 Neue Präsentation erstellen 137 13.2.1 Folien-Layouts 137 13.2.2 Alles geht über Platzhalter! 137 14 PRÄSENTATIONSELEMENTE 139 14.1 Gestaltungs-Tipps 139 14.2 Text erfassen und gliedern 141 14.3 Tabellen erstellen 143 14.4 Diagramme 144 14.4.1 Diagramm-Gestaltungstipps 144 14.4.2 Diagramm erstellen 144 14.4.3 Diagramme bearbeiten 145 14.5 SmartArt - Organigramme 148 14.5.1 SmartArt einfügen 148 14.5.2 Organigramm einfügen 148 14.6 Grafik, ClipArt und WordArt 150 14.6.1 Auswahl und Gestaltung von Grafiken 150 14.6.2 Grafische Elemente einfügen 150 14.6.3 Bilder/ClipArts verändern 151 14.7 Textfelder und Formen 154 15 Drucken 157 15.1 Folien 157 15.1.1 Notizen 157 15.1.2 Handzettel und Gliederungsansicht 157 16 FÜR PROFIS: MASTER 159 16.1.2 Kopf- und Fusszeilen 163 17 PRÄSENTIEREN - ANIMIEREN 164 17.1 Bildschirmpräsentation 164 17.1.1 Manuell präsentieren 164 17.2 Folienübergänge animieren 164 17.3 Objekte animieren 166 17.3.1 Effekte hinzufügen 166 OUTLOOK 2010 18 Grundlagen 168 18.1 Bildschirm-Aufbau (Posteingang) 168 18.1.1 Persönliche Ordner: Outlook Heute 169 18.2 Unterschiedliche Ordner-Ansichten 170 4
18.2.1 Standardansichten 170 18.2.2 Lesebereich 170 18.3 Backstage: Outlook-Optionen 171 19 OUTLOOK-ELEMENTE 172 19.1 Ordner KONTAKTE 172 19.1.1 Adresse hinzufügen 172 19.1.2 Kontaktformular 173 19.1.3 Kontakte drucken 174 19.2 Ordner POSTEINGANG: E-Mail 175 19.2.1 Nachrichten empfangen: öffnen und lesen 175 19.2.2 Anhänge öffnen, aber 176 19.2.3 Nachrichten löschen 176 19.3 Ordner POSTAUSGANG 178 19.3.1 An...; Cc... und Bcc 178 19.3.2 Netiquette (Netikette) 178 19.3.3 Nachricht senden 179 19.3.4 Dateien mitschicken 179 19.3.5 E-Mails beantworten 180 19.4 Ordner KALENDER 181 19.4.1 Termin, Ereignis, Besprechung 181 19.4.2 Ansicht des Kalenders 181 19.4.3 Termine/Ereignisse eingeben 182 19.4.4 Kalender drucken 183 5
INTERNET Teil 2: Internet, Bürokommunikation, Wirtschaftssprache 1 BROWSER: INTERNET-EXPLORER 7 2 SUCHEN UND SURFEN 9 2.1 Einfache Suche 9 2.1.1 Domainname 9 2.1.2 WWW-Dienst 9 2.1.3 Suchdienste 11 2.1.4 Suche eingrenzen 12 3 INFORMATIONEN WEITERVERARBEITEN 14 3.1 Web-Seiten drucken 14 3.1.1 Text-Ausschnitte kopieren 15 3.1.2 Bilder kopieren, speichern 15 3.2 Downloads 16 3.2.1 Free-/Shareware und Co. 16 3.3 Informationen wiederfinden 17 3.3.1 Favoriten (Lesezeichen) 17 3.3.2 Registerkarten-Gruppen 18 4 INTERNETDIENSTE 19 4.1 E-Mail 19 4.1.1 Gratis-Mail-Adressen 19 4.2 Foren 20 4.2.1 Usenet 20 4.2.2 Newsgroup 21 4.2.3 Personalisierte News 21 4.2.4 RSS-Feeds 22 BÜROKOMMUNIKATION 5 BÜROORGANISATION 23 5.1 Aufbewahrung von Daten 23 5.1.1 Datensicherheit 23 5.1.2 Datensicherung - Backup 23 5.2 Datenschutz ' Personenschutz 25 5.3 Computerviren - Schädlinge aller Art 26 5.3.1 Schutz vor Viren 26 6 ORDNUNG GEGEN DAS CHAOS 28 6.1 Archivierung 28 6.1.1 Ablage Registratur, Archiv 28 6.1.2 Aktenwert 28 6.1.3 Aktenbedeutung 29 6.2 Ordnungsarten 30 6.2.1 Bezugspunkte 30 6.3 Ablagesysteme 32 6.3.1 Karteien 32 6.3.2 Datenbanken 32 6.3.3 Hängeregistraturen 33 6.3.4 Ordner 33 6
7 ARBEITSPLATZGESTALTUNG 34 7.1 Ergonomie 34 7.1.1 Büromöbel 34 7.1.2 Weitere Ergonomie-Kriterien 35 WIRTSCHAFTSSPRACHE 8 KORRESPONDENZ - WOZU 37 8.2 Anforderungen an einen guten Brief 39 8.2.1 Sinn einer guten Briefdarstellung 39 9 BRIEFDARSTELLUNG 40 9.1 Grundbrief 40 9.1.1 Linksadressierung 40 9.1.2 Rechtsadressierung 41 9.1.3 Privatbrief 42 9.1.4 Briefumschlag-Formate 43 9.1.5 Papierformate 43 9.1.6 Kuvert-Formate 44 9.2 Briefelemente 45 9.2.1 Absender 45 9.2.2 Adressierung 45 9.2.3 Referenzzeichen 46 9.2.4 Datum 46 9.2.5 Inhaltsangabe (Betreff) 46 9.2.6 Anrede 46 9.2.7 Brieftext, -inhalt 47 9.2.8 Grussformel 47 9.2.9 Beilagen 48 9.3 Brief-Darstellungsformen 50 9.3.1 Briefraster 50 9.4 Darstellungsempfehlungen 53 9.4.1 Abschnitte strukturieren 53 9.4.2 Stichwortangaben - Kurztitel 54 9.4.3 Nummerierung, Aufzählung, Gliederung 56 9.4.4 Beträge und Preiskolonnen stehen rechts 58 9.4.5 Titel - Beschreibung - Preis 60 9.4.6 Vergleiche ermöglichen 62 9.4.7 Übungspool - zur Repetition 63 10 SCHREIBSTIL 67 10.1 Häufige Stil-Fallen 67 10.1.1 Wählen Sie Verben statt Nomen 67 10.1.2 Tappen Sie nicht in Sprachfallen 68 10.1.3 Verzichten Sie auf Fremdwörter 68 10.1.4 Schreiben Sie in der Wirklichkeitsform 69 11 GESCHÄFTSKORRESPONDENZ 70 11.1 Ziel und Absicht 70 11.1.1 Was erwarten Sie vom Empfänger? 70 11.1.2 Was erwartet der Empfänger von Ihnen? 70 7
11.2 Anfrage 71 11.2.1 Bestimmte/unbestimmte Anfrage 71 11.2.2 Anfragen per E-Mail 73 11.3 Angebot 74 11.4 Liefermahnung 76 11.5 Mängelrüge 77 11.6 Zahlungsmahnung 79 11.6.1 Zahlungsmahnung - 3 Stufen 79 12 ALLGEMEINE KORRESPONDENZ 81 12.1 Gesuche und Eingaben 81 12.2 Spezielle Ereignisse 83 12.2.1 Mitteilungen, Ankündigungen 83 12.2.2 Geschäftsnotizen 83 12.2.3 Einladungen 85 12.2.4 Glückwünsche 86 13 BEWERBUNG 88 13.2 Bewerbungsdossier 88 13.2.1 Bewerbungsschreiben 88 13.2.2 Personalienblatt 90 13.2.3 Vorstellungsgespräch 92 13.3 Arbeitszeugnis 93 8