Info oktober 2014 www.bdo.ch recht rationell interessant administriert xxxxx der lohnausweis (3. Teil) spesen, berufsauslagen (2. Teil) Der Lohnausweis ist die wichtigste Grundlage für die Besteuerung der Arbeitnehmenden. Diese, aber auch die Steuerbehörden vertrauen darauf, dass der Lohnausweis korrekt erstellt wird. Spesen sind bei den Arbeitnehmenden beliebt, denn sie zählen nicht zum steuerbaren Lohn. Was Spesen sind und was der Unterschied zwischen Spesen und Berufsauslagen ist, stellen wir in unserem zweiten Beitrag zum Lohnausweis dar. Einleitung Spesen sind Auslagen, welche während der Arbeitszeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit anfallen, Berufsauslagen sind Ausgaben, welche für die Ausübung des Berufs notwendig sind oder die Berufsausübung erst ermöglichen. Die Spesen sind vom Arbeitgeber zu tragen, die Berufsauslagen vom Mitarbeitenden. Dieser kann die Berufsauslagen als Gewinnungskosten mit der Steuererklärung geltend machen. Spesen sind z.b. Bahnbillette, Zwischenverpflegung während der Reise, Parkgebühren während eines Kundenbesuchs. Beispiele für Berufsauslagen sind Kosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte, die Mittagsverpflegung ausserhalb des Arbeitsorts sowie die mit dem Beruf zusammenhängenden Weiterbildungs- und Umschulungskosten. Berufsauslagen fallen vor oder nach der Arbeit an. Umgangssprachlich werden «Spesen» und «Berufsauslagen» oft nicht unterschieden und unter dem Begriff «Spesen» subsummiert. Aus steuerlicher Sicht, gibt es jedoch grosse Unterschiede zwischen diesen beiden Kostenarten und deren Unterscheidung ist für die Erstellung eines korrekten Lohnausweises wichtig. Wir stellen nachfolgend zuerst die Spesen, dann die Berufsauslagen vor: Link: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Link: Formular Lohnausweis Die Spesen im Lohnausweis Spesen können effektiv oder pauschal entrichtet werden. Effektive Spesen Zu den effektiven Spesen zählen die gemäss Beleg ausbezahlten Spesen, aber auch pauschalierte Spesen. Bei solchen werden die Spesen pauschal, aber aufgrund eines konkreten Vorfalls ausbezahlt. Bei pauschalierten Spesen wird eine Fallpauschale pro effektives Ereignis bezahlt, z.b. CHF 30 pro Mittagessen.
2 Keine betragsmässige Angabe der effektiven Spesen auf dem Lohnausweis Falls die folgenden Vorgaben eingehalten werden, kann auf die betragsmässige Angabe der Spesen verzichtet werden (siehe Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis): Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet. Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30. Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet. Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg. Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet. Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet. In diesem Falle ist das Feld unter 13.1.1 anzukreuzen: Rz 52 Wegleitung eingehalten wurden. Damit bestätigt der Lohnausweisersteller, dass die Vorgaben von Sofern einem Mitarbeiter während mindestens der Hälfte der Arbeitstage die auswärtige Hauptmahlzeit mittels Spesen entschädigt wird (bspw. CHF 30 pro Mahlzeit) ist das Feld «G» auf dem Lohnausweis zusätzlich anzukreuzen. Betragsmässige Angabe der effektiven Spesen auf dem Lohnausweis Es gibt Fälle, in welchen höhere Spesen gerechtfertigt sind und an den Mitarbeitenden ausgerichtet werden müssen. Nach Art. 327a OR hat der Arbeitgeber den Angestellten alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Spesen können betragsmässig im Feld 13.1.1 oder 13.1.2 deklariert werden. Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung eines von der Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglements. Repräsentationsausgaben Unter Repräsentationsausgaben versteht die Steuerverwaltung Kosten, welche im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege zu Drittpersonen entstanden sind. Die anfallenden Kosten müssen stets durch das Geschäftsinteresse gedeckt sein, ansonsten keine «geschäftsmässig begründeten» Kosten vorliegen. Als Nachweis sind bspw. auf den Restaurantrechnungen der Zweck der Einladung und die Gäste zu vermerken. Pauschalspesen Pauschale Spesenvergütungen liegen vor, wenn ein Betrag pro Zeitperiode, z.b. pro Monat, ausgerichtet wird. Die Entschädigung erfolgt somit ungeachtet der effektiven Zahl der Kostenereignisse (z.b. Mahlzeiten, gefahrene Kilometer etc.). Pauschale Spesenvergütungen sind bei allen Arbeitnehmenden im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Das gilt auch bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements. Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Wenn der Arbeitgeber zu hohe Spesen ausrichtet, wird der «versteckte» Zusatzlohn zum Einkommen dazugezählt. Grundsätzlich werden pauschale Repräsentationsspesen von der Steuerverwaltung nur bei leitenden Mitarbeitenden akzeptiert. Ausnahmen gibt es beispielsweise bei Angestellten, welche zur Hauptsache im Aussendienst tätig sind. Mittels pauschalen Repräsentationsspesen werden alle Ausgaben bis CHF 50 pro Einzelereignis (also für jede einzelne Geldausgabe) abgegolten. Verschiedene zeitlich gestaffelte Ausgaben können somit auch dann nicht zusammengezählt werden, wenn sie im Rahmen eines einzigen Geschäftsauftrages (beispielsweise anlässlich einer Geschäftsreise) anfallen (Kumulationsverbot). Empfänger von Pauschalspesen können Kleinausgaben bis CHF 50 nicht effektiv geltend machen, da diese mit der Pauschale bereits abgegolten sind. Dies wird von den Unternehmungen, aber auch von den Pauschalspesenempfängern oft vergessen. Von dieser 50-Franken-Regelung ausgenommen sind u.a. folgende Punkte: Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreisen Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen ausserhalb des Ortsrayons (Radius 30 km)
3 Alles klar? Es ist doch nicht so einfach wie folgendes Beispiel aufzeigt: Beispiel Herr Marco Seiler Marco Seiler ist leitender Angestellter mit Pauschalspesen von CHF 800 pro Monat. Aus diesem Grunde achtet er stets auf die 50-Franken-Limite. Als ihn eine Mitarbeiterin bittet, auf dem Arbeitsweg einen Artikel im Wert von CHF 42 in einer nahegelegenen Papeterie abzuholen und mitzubringen, da dieser dringend benötigt wird, stellt sich die Frage, ob er diese Ausgabe nun abrechnen kann oder ob diese unter die 50-Franken-Pauschale fällt? Lösung: Es handelt sich vorliegend nicht um Spesen, da Marco Seiler keine von ihm verursachten Kosten geltend machen will, welche vom Arbeitgeber erstattet werden müssen. Vielmehr handelt es sich um indirekte Stellvertretung. Diese liegt vor, wenn ein Arbeitnehmender einen Gegenstand für die Gesellschaft kauft, welcher direkt in den Besitz der Firma übergeht. Diese Ausgaben sind von der «Firmenkasse» zu bestreiten. Nur hat der Mitarbeitende diese ja in der Regel nicht bei sich. Der Arbeitnehmende schiesst dem Unternehmen den Betrag vor und kann diesen, unabhängig von den Spesen, geltend machen. Von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement Um sicher zu stellen, dass die Steuerbehörden keine Aufrechnungen bei von Rz 52 der Wegleitung abweichenden effektiven oder pauschalierten Spesen vornehmen wird und um die Akzeptanz von Pauschalspesen zu gewährleisten, empfiehlt es sich, ein Spesenreglement von der zuständigen Steuerverwaltung am Ort des Hauptsitzes der Unternehmung genehmigen zu lassen. Es gibt Steuerverwaltungen, welche so weit gehen, dass nicht mit ihr abgesprochene Pauschalspesen von bspw. CHF 6'000 systematisch als Einkommen aufgerechnet werden, andere bestätigen ein zu genehmigendes Spesenreglement erst ab 10 spesenberechtigten Mitarbeitenden. Es empfiehlt sich, Spesenreglemente nach dem Musterreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz zu gestalten. Im Lohnausweis sind bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements nur die Pauschalspesen (vgl. Ziffer 13.2 des Lohnausweises) anzugeben. Firmen mit einem genehmigten Spesenreglement haben im Lohnausweis unter Ziffer 15 folgenden Vermerk anzubringen: «Spesenreglement durch Kanton X am... (Datum) genehmigt.» Steuerliche Behandlung von Spesen bei genehmigtem Spesenreglement Die Angabe der effektiven Spesen auf dem Lohnausweis entfällt. Die Pauschalspesen (nicht die Fallpauschalen) müssen auf dem Lohnausweis unter Ziffer 13.2.x angegeben werden Bei den Pauschalspesen entfällt der Verwendungsnachweis. Es wird lediglich geprüft, ob das von der Steuerverwaltung genehmigte Spesenreglement eingehalten wird. Das Spesenreglement schafft somit Rechtssicherheit. Im Lohnausweis wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht. Das am Firmensitz genehmigte Spesenreglement gilt (i.d.r.) in allen Kantonen. Bei Quellensteuern fliessen pauschale Repräsentationsspesen nur dann nicht in die Steuerberechnung mit ein, wenn das Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigt wurde. Die Höhe der pauschalen Repräsentationsspesen an leitende Mitarbeitende orientiert sich an den damit abgegoltenen Kosten. Oft wird die Summe, als Orientierungshilfe, in Abhängigkeit der Lohnhöhe festgelegt. Der Kanton Zürich akzeptiert beispielsweise in der Regel Repräsentationsspesen in der Höhe von maximal 3,5 % bis 4,5 % des Lohnes, mit einer absoluten Obergrenze von CHF 24'000. Obwohl formell nicht gebunden, akzeptieren die meisten AHV-Ausgleichskassen ein genehmigtes Spesenreglement auch aus AHV-Sicht. Link: Musterreglement für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen der Schweizer Steuerkonferenz SSK
4 Mögliches Konzept zur Ausrichtung von effektiven und pauschalierten Spesen für Aussendienstmitarbeitende Bei Aussendienstmitarbeitenden mit einem Geschäftswagen kann eine monatliche Spesenpauschale mittels von der Steuerverwaltung genehmigtem Spesenreglement verlangt werden. Es ist aber auch möglich, die effektiven Reisetage mittels einer Pauschale von z.b. CHF 50 abzurechnen (davon CHF 30 für das Mittagessen und CHF 20 für Kleinauslagen). Zusätzlich werden nur Übernachtungskosten und Kundeneinladungen zu einer Hauptmahlzeit gegen Beleg vergütet. Alle anderen Auslagen sind mit der Pauschale abgedeckt. Dies bedingt eine monatliche Spesenmeldung auf einem Spesenformular, worin die effektiven Reisetage vermerkt sind. Während den Ferien, Krankheit, Unfall oder bei Büroarbeitstagen wird die Pauschale nicht vergütet. Dies ist ein einfach zu handhabendes Konzept für den Mitarbeitenden, aber auch für die Gesellschaft und ohne grosse Administration umsetzbar. Berufsauslagen Für viele schwierig zu verstehen ist das Konzept der Berufsauslagen. Diese oft als «Spesen» erlebten Kostenelemente stellen für die Steuerverwaltung Entschädigungen dar, welche zum Bruttolohn (vgl. Ziffern 1-7 des Lohnausweises) zu addieren sind. Der Arbeitnehmende muss die Berufskosten bezahlen und nicht der Arbeitgeber. Es empfiehlt sich, diese Posten unter Ziffer 7 «Andere Leistungen» aufzuführen und zu benennen (z.b. «Miete Büro im Privathaus/Wohnung»). Der oder die Steuerpflichtige können diese Kostenelemente in der Steuererklärung unter den «Berufskosten» zum Abzug bringen. Auf diese Weise hat der Fiskus die volle Kontrolle über diese Kostenelemente und wird bei der Veranlagung beurteilen, ob die Berufsauslagen effektiv als berufsnotwendig zum Abzug zugelassen werden können. Berufsauslagen sind etwa Wegvergütungen, die Entschädigungen für die Nutzung privater Arbeitszimmer oder Lagerräume. Es versteht sich, dass die Unternehmen mit diesem Konzept gewisse Schwierigkeiten haben. Auch ist zu vermuten, dass längst nicht alle steuerpflichtigen Privatpersonen diese Berufsunkosten als solche erkennen und als Abzug in der Steuererklärung einsetzen. Letztlich könnte der Arbeitgeber unter der Optik der Fürsorgepflicht den Mitarbeitenden eine Anleitung zur Erstellung der privaten Steuererklärung erstellen, damit diese den Abzug nicht vergessen. In jedem Fall ist das Konzept in der Praxis oft kaum verständlich. Beispiel Sonja Habertür Frau Habertür hat sich in der Wohnung ein Büro eingerichtet. Sie arbeitet jeweils am Freitag im Homeoffice. Da sie nicht zwei Büros in ihrer Wohnung hat, benutzt der Ehemann das private Büro auch für die private Korrespondenz und für die Erledigung der Zahlungen. Bei den Kindern ist das Büro ebenfalls beliebt, da sie dort PC-Spiele machen können. Der Arbeitgeber vergütet für das Homeoffice, inklusive Privat-PC, Büro-Infrastruktur, Strom, Heizung etc. CHF 400 pro Monat. Als vorbildlicher Arbeitgeber wird die Entschädigung für das Homeoffice unter Punkt 7 im Lohnausweis ausgewiesen und das Ehepaar Habertür macht diesen Betrag als Berufsauslagen geltend. Kommen sie damit durch? Lösung: Aus steuerlicher Sicht sind Homeoffices eine Grauzone. Selten stehen am Arbeitsort zu wenig Büros zur Verfügung und die Mitarbeitenden haben keinen festen Arbeitsplatz. Häufig schätzen die Mitarbeitenden örtlich flexibles Arbeiten und am Arbeitsplatz steht das Büro leer wenn daheim gearbeitet wird. Dazu wird das Büro im Privathaus oder in der Wohnung in der Regel auch privat benützt. Der Nachweis der ausschliesslichen geschäftlichen Nutzung gelingt kaum, wenn nicht zwei Büros eingerichtet sind. Ob der Fiskus den Abzug akzeptieren wird, bleibt somit fraglich.
5 Folgen bei Nichtanerkennung der Spesen und Umqualifikation durch die Steuerverwaltung Die Steuerverwaltung kann die Spesen vor Ort prüfen. Bei einer Umqualifikation ist wie folgt zu unterscheiden: Bezeichnung der Spesenbezüger Rechtsfolge Personenunternehmungen (Einzelfirma, Kollektivgesellschaften) Leistungen an den Inhaber bzw. Beteiligte Leistungen an Mitarbeitende Privataufwand Lohn Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) Leistungen an den Inhaber bzw. Beteiligte Leistungen an Mitarbeitende Verdeckte Gewinnausschüttung Lohn Fazit Bei Einführung des sogenannten «Neuen Lohnausweises» im Jahr 2007 war die Entrüstung gross und die Neuregelung wurde teilweise als Zumutung empfunden. Heute ist davon kaum mehr etwas zu hören. Gewisse Punkte machen dennoch Schwierigkeiten, die Tücken stecken, wie fast immer, in den unzähligen Details. So ist die Unterscheidung von Spesen, Berufsauslagen und Lebenshaltungskosten in gewissen Fällen nicht einfach. Falls vom Konzept der Steuerverwaltung abgewichen wird, besteht bei gewisse Sachfragen Unsicherheit. In diesen Fällen empfiehlt es sich, ein auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes Spesenreglement bei der Steuerverwaltung einzureichen und genehmigen zu lassen. Nur so entsteht Rechtssicherheit für alle Beteiligten. Den ersten Beitrag zum Lohnausweis können Sie mit folgenden Link einsehen: Link: BDO Info August 2014: Der Lohnausweis, Teil 1, Geschäftswagen
6 Hinweis auf Lohnausweis-App von BDO Für alle wichtigen Fragen im Alltag zum Thema «LOHNAUSWEIS» hat BDO eine App entwickelt! Mittels Volltext- und Stichwortsuche sowie direktem Antippen auf dem Lohnausweisformular finden Sie darin Antworten und Beispiele. Die ipad- und Android-App steht Ihnen gratis als Download im itunes-store und im Google-Play-Store zur Verfügung. Autor Co-Autor Hanpeter Baumann, dipl. Treuhandexperte, Partner, BDO AG Liestal, Tel: 061 927 87 00, E-Mail: hanspeter.baumann@bdo.ch Lukas Kretz, dipl. Steuerexperte, BDO AG Aarau, Tel: 062 834 91 91, E-Mail: lukas.kretz@bdo.ch Haben Sie Fragen? Für Fragen oder bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenpartner oder eine unserer 32 Niederlassungen in Ihrer Nähe. http://www.bdo.ch/de/meta/standorte/ oder Tel. 0800 825 000 Hinweis Diese Publikation will einen Überblick vermitteln; sie enthält Informationen allgemeiner Art und kann eine individuelle Abklärung nicht ersetzen. Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass überlagernde Vorschriften bestehen können. Bei einer Verknüpfung mit einem früher erschienenen Newsletter ist die Rechtsentwicklung seit dem Erscheinen zu berücksichtigen. Copyright Ein Abdruck dieses Artikels (auch auszugsweise) ist nur mit schriftlicher Zustimmung von BDO und mit Quellenangabe gestattet. Bitte senden Sie uns ein Belegexemplar zu. Ansprechperson: Heidi Fundinger Tel: 044 444 35 09 E-Mail: heidi.fundinger@bdo.ch