Workshop Standesämter in interkommunaler Zusammenarbeit am in Uffing am Staffelsee

Workshop Standesämter in interkommunaler Zusammenarbeit am 23.05.02013 in Uffing am Staffelsee Sehr geehrte Damen und Herren werte Amtskollegen Die Gemeinde Emmering gehört zur VG Assling mit zk. 7150 Einwohnern die Gemeinde Emmering hat zk. 1450 Einwohner. Der Bürgermeister ist nach dem Gesetz Eheschließungsbeamter Frau Hagsbach hat mich gebeten über den Entstehungsprozess der Großen Übertragung zu erzählen Warum: Die VG sollte 2 besser noch 3 Standesbeamte ( grundsätzlich gehobenen Dienstes) beschäftigen, die verpflichtet sind, regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen zu besuchen. Erfüllung der Aufgaben des Standesamtes obliegt den Gemeinden als Aufgabe des übertragenen Wirkungskreises. Dazu zählt u. a. die Beurkundung von Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerschaften, Sterbefälle, Kirchenaustritte und Vaterschaftsanerkennungen sowie Führung der Testamentsverzeichnisse. Schwierig wird es da vor allen für kleine Standesämter, wenn bei der Prüfung der Personenstandsfälle ausländisches Privatrecht berücksichtigt werden muss. In der Kreisstadt Ebersberg befindet sich die Kreisklinik. Dort werden sehr viele Landkreisbürger geboren aber auch viele Sterbefälle sind hier verzeichnet. Für diese Fälle ist schon das Standesamt Ebersberg zuständig, so dass unsere Gemeindebürger für eine Geburts - oder Sterbeurkunde bereits nach Ebersberg fahren müssen. Was bleibt da noch für das Örtliche Standesamt. Mit schwierigen Fällen, besonders mit ausländischen Personen, sind große Standesämter öfter konfrontiert und schöpfen aus dem Erfahrungsschatz. Die jährlich anfallenden Kosten wurden zum Stichtag 01.07.2011 für sämtliche Standesamtstätigkeiten mit 13.700 sowie die hieraus zu erwartenden Gebühreneinnahmen mit 5.290 ermittelt. Grundlage hierfür waren die durchschnittlichen Personenstandsfälle der vergangenen Jahre sowie die Personal-, Sach- und Gemeinkosten entsprechend dem Kostenberechnungsschema des Bayer. Prüfungsverbandes für einen IT-Arbeitsplatz unter besonderer Berücksichtigung der Standesamtsaufgaben. Hieraus errechnet sich ein ungedeckter Bedarf von 8.400 bzw. bei 7.150 Einwohnern ein Betrag von 1,18 /Einw.. Dieser Betrag wird an das Standesamt Ebersberg jährlich abgeführt. Die jährlich anfallenden Kosten betrugen zum Stichtag 01.07.2011 13700 sowie die zu erwartenden Gebühreneinnahmen von ca. 5.290 in der Gesamten VG. Hieraus errechnet sich ein ungedeckter Betrag von 8.400, somit beträgt die Belastung pro EW (7.150 Einwohnern) 1,18. Dieser Betrag wird jetzt Jährlich für die VG fällig. Es braucht kein seperater Raum mit Arbeitsplatz vorgehalten werden. Das wahrscheinlich benötigte Digitale Speichermedium mit ca. 60.000 sowie ein brand- und diebstahlsicherer Aufbewahrungsort konnten eingespart werden, bei sowieso engen Platzverhältnissen. Schwierigkeiten gab es eigentlich nur, wenn das Standesamt abgegeben wird. Die Gemeinde verliert ein Stück Selbstständigkeit, das man auch nicht vom Tisch weisen kann. Die Akzeptanz bei den Bürgern ist gut. Die üblichen Urkunden (Geburts- und Sterbeurkunden) werden im Standesamt Ebersberg abgeholt. Der Bürgermeister hat weiterhin das Privileg eine Trauung zu vollziehen. Sollte der Bürgermeister zur Trauung nicht gewünscht werden oder keine Zeit haben, so vollzieht der Standesbeamte aus Ebersberg bei uns in Emmering die Trauung, ist auch kein Problem. Ich wünsche der Versammlung einen guten Verlauf. Die

Auszug aus der Niederschrift über die Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Aßling )moindo am 15. Dezember 2010 im Ratszimmer im Gemeindesaal in Aßling Vorsitzender Josef Singer, stellvertr. Gemeinschaftsvorsitzender Schriftführer Wilfried Graupe, Leiter der Geschäftsstelle Von den ordnungsgemäß geladenen 12 Mitgliedern des Gemeinderates sind 11 anwesend. entschuldigt/unentschuldigt (Name): Lampl Werner 1 Mitglied Die Sitzung war öffentlich - nichtöffentlich. Sitzungsgegenstände: Lfd. Nr., Vortrag, Beratung, Beschluss 4. Zukunft des Standesamtes der Verwaltungsgemeinschaft Aßling Die Erfüllung der Aufgaben des Standesamts obliegt den Gemeinden als Aufgabe des übertragenen Wirkungskreises. Dazu zählen u. a. die Beurkundung von * Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerschaften, Sterbefällen, Kirchenaustritten und Vaterschaftsanerkennungen sowie die Führung der Testamentsverzeichnisse. Schwierig wird es da vor allem für kleinere Standesämter, wenn bei der Prüfung der Personenstandsfälle ausländisches Privatrecht berücksichtigt werden muss. Für die Aufgabenerfüllung müssen mindestens 2, besser noch 3 Standesbeamte (grundsätzlich gehobenen Dienstes) beschäftigt werden, die verpflichtet sind, regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen zu besuchen. Mit der Reform des Personenstandsgesetzes (PStG) zum 01.01.2009 wurde die Einführung elektronischer Personenstands-Register (PSt) anstelle der bisherigen PSt-Bücher verbindlich vorgegeben. Standesämter, die noch nicht über eine * Ausstattung zur elektronischen Führung der PSt-Register verfügen, können bis spätestens 31.12.2013 die PSt-Fälle in einem Papierregister zwischenbeurkunden. Bisher werden die PSt-Bücher dezentral geführt. Das neue PStR lässt aber auch eine zentrale Registerführung auf Landesebene zu. Das Bayer. StMl hat deshalb eine ergebnisoffene Machbarkeitsstudie in Auftrag gegeben, die im Ergebnis ein Modell der zentralen Registerführung empfiehlt. Laut aktueller Information des Bayer. Staatsministerium des Innern (StMl) soll Ende dieses Jahres der Ministerrat über eine zentrale Registerführung abstimmen. Feststeht, dass Mehrkosten auf die einzelnen Gemeinden zukommen, aber es steht (noch) nicht fest in welcher Höhe. Dieses Damokles-Schwert der ungewissen Kosten ist für viele Bürgermeister der Grund zu überlegen, ob sich die Gemeinde die Erfüllung der Aufgaben eines Standesamts in Zukunft noch leisten kann. Kreisangehörige Gemeinden können die Aufgaben des Standesamtes nämlich nach dem neuen Gesetz zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (AGPStG - in Kraft seit 01.08.2008) auch einer anderen Gemeinde übertragen. Hierzu bedarf es jeweils eines Beschlusses mit 2/3-Mehrheit der übertragenden und der aufnehmenden Gemeinde. Es gibt 2 Möglichkeiten der Übertragung:

- Seite 2 - Bei der kleinen Lösung wird nur die Erfüllung der Aufgaben übertragen. Bei der großen Lösung werden die Aufgaben der übertragenden Gemeinde komplett auf die aufnehmende Gemeinde übertragen und auch nur noch deren Gemeindesiegel verwendet, kostenmäßig hat diese Übertragung den größten Einspareffekt. Die Befugnis des zum Standesbeamten bestellten Bürgermeisters der übertragenden Gemeinde zur Vornahme von Eheschließungen bleibt von der Übertragung unberührt; für seine Bestellung bleibt weiterhin die übertragende Gemeinde zuständig. Auch können die Eheschließungen/Lebenspartnerschaften wie bisher im eigenen Trauungszimmer vorgenommen werden, sie müssen nur beim aufnehmenden Standesamt beantragt und beurkundet werden. Was würde für eine Aufgabenübertragung sprechen: Die Beurkundungen von Geburten und Sterbefällen werden wegen dem Territorialprinzip i. d. R. von den Standesämtern vorgenommen, zu deren Bezirk eine Klinik oder ein Altenheim gehört. So bleiben fast nur noch die Beurkundung von Eheschließungen bzw. die Begründung von Lebenspartnerschaften in sogenannten kleineren Gemeinden. Gleichzeitig wachsen mit ansteigendem Anteil ausländischer Bevölkerungsgruppen die Anforderungen an die Fach- und Rechtskenntnisse der Standesbeamten unter Berücksichtigung des internationalen Privatrechts. Neben der ohnehin erforderlichen Zusatzausbildung müssen die Standesbeamten deshalb regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen besuchen, um den Anforderungen gerecht werden zu können. Außerdem müssen unabhängig von der Anzahl der Personenstandsfälle spätestens ab 2014 alle Standesämter für die elektronische Registerführung gerüstet sein und damit die Kosten für Soft- und Hardware sowie Anwenderschulungen tragen. Bei einem Zusammenschluss mehrerer Standesämter kann mittels Vereinbarung die Aufteilung der Kosten für Personal, Raum und EDV und die Verrechnung der Einnahmen geregelt werden. Was sind die Nachteile einer Zusammenlegung: Der Bürger muss evtl. längere Anfahrtswege in Kauf nehmen, kann dafür aber auch in Spezialfällen mit umfassender Beratung rechnen, da die Standesbeamten mit mehr Fällen auch mehr Routine haben. Wie oft muss man außerdem noch ins Standesamt? Geburten und Sterbefälle meldet i. d. R. das Kreiskrankenhaus oder das Bestattungsunternehmen, nur zur Eheschließung oder zu Erklärungen nach dem Namensrecht muss man noch persönlich vorsprechen. Das aufnehmende Standesamt braucht ausreichenden Lagerraum für die PSt- Bücher und nach Ablauf der Fortführungsfristen (30, 80 und 110 Jahre) müssen die Bücher vor Ort archiviert werden. Eine eventuell beabsichtigte Zusammenlegung muss organisatorisch, rechtlich, finanziell und vor allem personell durchdacht und abgewogen werden. Im Landkreis hatten wir bereits eine Zusammenlegung, dabeihat die Gemeinde Anzing der Gemeinde Poing die StA-Aufgaben umfassend übertragen. Auslöser hierfür war, dass der bisherige StA-Leiter die Gemeinde verlassen wollte und hierfür Ersatz gefunden hätte werden müssen. Grundsätzlich ist es wichtig, dass bei den Überlegungen neben den finanziellen Aspekten auch die Interessen des Personals berücksichtigt werden. Die Stadt Ebersberg hat bei 3 vollen Arbeitskräften und ca. 1200 Beurkundungen im Jahr noch Kapazitäten frei. Im Anschluss an den Sachvortrag und nach Beratung war die VG-Versammlung der

- Seite 3 - Meinung, dass vor einer endgültigen Meinungsbildung in den Gremien der Mitgliedsgemeinden zunächst ein Angebot von der Kreisstadt Ebersberg einzuholen ist. Dann, nach den Beschlussfassungen in den Mitgliedsgemeinden wird das Thema in der nächsten VG-Versammlung beschlussmäßig abgehandelt. Die VG-Versammlung war mit dieser Vorgehensweise einverstanden. Keine Beschlussfassung. Abotimmungoorgobnis: für gegen den Deschluss Die Übereinstimmung dieses Auszuges mit der Urschrift wird beglaubigt /-<''5,Yi;.'/tX Aßlin 9> 2 0. Dez. 2010 /<%^S : >\ Verwaltungsgemeinschaft Aßling Gomoind R ptcc^.6^, K% \py AV Ströbele N x$i;o^;>' (Verw.Ang.)

Az.: 110-2/3 Sb: Ip Vereinbarung über die Übertragung der Aufgaben des Standesamts gem. Art. 2 Abs. 2 AGPStG Zwischen der Stadt Ebersberg, vertreten durch den 1. Bürgermeister Walter Brilmayer und der Verwaltungsgemeinschaft Aßling, vertreten durch den Vorsitzenden Werner Lampl wird folgende Vereinbarung geschlossen: 1.) Übertragung der Aufgaben des Standesamts (1) Gemäß Art. 2 Abs. 2 des Gesetzes zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (AGPStG) vom 8. Juli 2008 (GVBI. S. 344) überträgt die Verwaltungsgemeinschaft Aßling (VG Aßling) die Zuständigkeit für sämtliche Aufgaben des Standesamts mit Wirkung ab dem 01. Juli 2011 auf die Stadt Ebersberg (sogenannte große Übertragung" i. S. d. IMS v. 15.10.2008, IA3-2001.6-14). Die Stadt Ebersberg nimmt diese Übertragung an und erfüllt ab diesem Zeitpunkt sämtliche Standesamtsaufgaben auch für das Gebiet der VG Aßling. Der Standesamtsbezirk Ebersberg erstreckt sich ab diesem Zeitpunkt auch auf das Gebiet der VG Aßling. (2) Die VG Aßling hebt die Bestellung der bisher von ihr bestellten Standesbeamten mit Ablauf des 30.06.2011 auf. Unberührt hiervon bleibt die Befugnis der von der VG Aßling zu Standesbeamten bestellten Bürgermeister zur Vornahme von Eheschließungen. Künftige Änderungen oder Aufhebungen dieser Bestellungen sowie Neubestellungen hierfür bleiben in der Entscheidungsbefugnis der VG Aßling. Sie sind der Stadt Ebersberg anzuzeigen. (3) Die Gemeinschaftsversammlung der VG Aßling nach Anhörung der Mitgliedsgemeinden sowie der Stadtrat Ebersberg haben dieser Übertragung jeweils mit einer Mehrheit von mindestens zwei Drittel der gesetzlichen Zahl ihrer Mitglieder zugestimmt. 2.) Übergabeverhandlung (1) Das Standesamt der VG Aßling übergibt alle laufenden Personenstandsregister und Sammelakten an das Standesamt Ebersberg. Im Einzelnen wird hierzu auf Anlage 1 verwiesen, die wesentlicher Bestandteil dieser Vereinbarung ist. Die Unterlagen werden damit Eigentum der Stadt Ebersberg. Die bisherigen Standesamtssiegel verbleiben bei der VG Aßling. Sie werden von dieser unbrauchbar gemacht oder vernichtet. (2) Die Vertragsparteien stellen klar, dass Personenstandsbücher, die bereits Archivgut geworden sind oder künftig werden, ebenfalls bei der Stadt Ebersberg verbleiben und entsprechend der Archivregelung der Stadt Ebersberg deren Archiv hinzugefügt werden.

Az.: 110-2/3 2 Sb: Ip 3.) Kostenregelung (1) Das entstehende Gebührenaufkommen steht in vollem Umfang der Stadt E- bersberg zu. (2) Die Vertragsparteien haben zum Stichtag 01.07.2011 die jährlichen für sämtliche Standesamtstätigkeiten im Gebiet der VG Aßling anfallenden Kosten mit derzeit 13.700 sowie die hieraus zu erwartenden Gebühreneinnahmen mit 5.290 ermittelt. Grundlage hierfür waren die durchschnittlichen Personenstandsfälle der vergangenen Jahre im Standesamt VG Aßling sowie die Personal-, Sach- und Gemeinkosten entsprechend dem Kostenberechnungsschema des Bayer. Prüfungsverbandes öffentlicher Kassen für einen IT-Arbeitsplatzes unter besonderer Berücksichtigung der Standesamtsaufgaben. Hieraus errechnet sich ein ungedeckter Bedarf von 8.400 bzw. bei 7.150 Einwohnern (Stand: 30.06.2009) ein Betrag von 1,18 /Einwohner. (3) Die VG Aßling entrichtet an die Stadt Ebersberg für das Kalenderjahr 2011 anteilig für 6 Monate einen Betrag von 1,18 pro Einwohner. Künftig erhöht oder verringert sich der Betrag entsprechend der Veränderung des Tabellenbetrages Entgeltgruppe 9, Stufe 5 TVöD (kommunal). Einmalzahlungen oder Änderungen der Wochenarbeitszeit und des Jahresurlaubs werden entsprechend umgerechnet. Jeweils maßgebliche Einwohnerzahl ist die Zählung des Bayer. Landesamts für Statistik und Datenverarbeitung zum 30.06. des Vorvorjahres. (4) Der Betrag ist für das Jahr 2011 am 01.10.2011 und in den folgend jeweils zum 01.07. jeden Jahres in einer Summe zur Zahlung fällig. (5) Jede Vertragspartei kann eine Anpassung dieser Kostenregelung verlangen, wenn sich die heute bekannten Voraussetzungen erheblich verändern. Dies gilt insbesondere, wenn im Gebiet einer der Vertragsparteien eine personenstandsrelevante Einrichtung (z. B. Geburtsklinik, Pflegeheim etc.) errichtet, geschlossen oder wesentlich verändert wird. 4.) Geltungsdauer, Beendigung (1) Diese Vereinbarung ist unbefristet. (2) Gemäß Art. 2 Abs.3 AGPStG kann die Übertragung der Standesamtsaufgaben nur mit Beschlüssen einer Mehrheit von je zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Mitglieder der VG Aßling und des Stadtrats Ebersberg jederzeit aufgehoben werden. Gegen den Willen einer Vertragspartei kann die Übertragung der Standesamtsaufgaben durch das Landratsamt Ebersberg aufgehoben werden, wenn dringende Gründe des öffentlichen Wohls vorliegen. 5.) Schlussbestimmungen (1) Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform. (2) Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Vereinbarung berührt die rechtliche Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Tritt ein solcher Fall ein, verpflichten sich die Beteiligten, die nichtigen oder unwirksamen Bestimmungen durch solche zu ersetzen, die dem ursprünglichen Sinn entsprechen oder möglichst nahe kommen. Dies gilt auch für Vertragslücken, die nicht durch einvernehmliche Auslegung oder Analogie geschlossen werden können.

Az.: 110-2/3 Sb:Ip (3) Meinungsverschiedenheiten aus dieser Vereinbarung werden die Vertragsparteien im Sinne gut nachbarschaftlicher Zusammenarbeit einvernehmlich regeln. Jede Vertragspartei kann hierzu das Landratsamt Ebersberg zur Schlichtung einschalten. (4) Diese Vereinbarung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Genehmigung durch das Landratsamt Ebersberg sowie der amtlichen Bekanntmachung durch beide Vertragsparteien und das Landratsamt Ebersberg. (5) Diese Vereinbarung wird dreifach ausgefertigt. Jede Vertragspartei sowie das Landratsamt Ebersberg erhalten eine Ausfertigung. Aßling, den 2 8. Mai 2011 Ebersberg, den o^og^o/fj r VG Aßling Ar ^ STADT EBERSBERG ^Werner Lampl Vorsitzender der VG ter öriirpayer 1. Bürgermeister 7 Q r, 1 "' i Diese Vereinbarung wurde in der VG Aßling am...:...'.:..'...'.'... und in der Stadt Ebersberg am amtlich bekanntgemacht. Das Landratsamt Ebersberg hat der Vereinbarung mit Schreiben vom zugestimmt und sie am '...'..S./.. 1 :...bekannt gemacht. " L. IOA A