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GoBD Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronische Form sowie zum Datenzugriff
Übersicht Gesetzliche Grundlagen der GoBD Aufzeichnungspflichten Änderungen bei Kassensysteme Prüfungsverfahren
Gesetzliche Grundlagen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.07.2001 Änderung der Abgabenordnung: seit 2002 Zugriff möglich steuerliche Außenprüfungen: Betriebs-, Umsatzsteuer- und Lohnsteuer- Außenprüfungen.
Aufzeichnungspflichten Originäre nach Abgabenordnung Aufzeichnung jeder Einnahme und Ausgabe Aufzeichnung des Wareneingangs Aufzeichnung des Warenausgangs EStG/UStG Betriebsausgaben Anlageverzeichnis Lohnkonto Berechnung der Umsatzsteuer
Aufzeichnungspflichten steuerliche 141 AO 22 UStG 4 Abs. 3 EStG außersteuerliche 238 ff. HGB GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Aufzeichnungspflichten Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle Unveränderbarkeit Ursprünglicher Inhalt muss feststellbar bleiben Gilt nicht nur für Buchungen Zeitnahe Erfassung notwendig = innerhalb 10 Tage Geordnete Belegablage reicht
Aufzeichnungspflichten Verpflichtung zur geordneten und zeitgerechten Aufzeichnung Grundaufzeichnung in verschiedenen Formen möglich Grundaufzeichnung in Papierform Grundaufzeichnung in elektronischer Form Verbot nachträglicher, unprotokollierter Änderungen Journalfunktion Bei zeitgerechter Erfassung = Grundaufzeichnung Bei zeitversetzter Erfassung = Grundaufzeichnung nicht erfüllt (aber z.b. über Belegablage möglich)
Aufbewahrungspflichten Aufbewahrungspflicht 10 Jahre Handelsbücher Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte Konzernabschlüsse Buchungsbelege Aufbewahrungspflicht 6 Jahre Empfangene Handelsbriefe Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe
Aufzeichnungspflichten Identifizierung steuerlich relevanter Daten Selektion Archivierung im maschinell auswertbaren Verfahren
Neuregelungen GoBD Zulässigkeit von ersetzenden Scannen Festschreiben von Buchungssätzen spätestens bei Abgabe Umsatzsteuer-Voranmeldung Aufbewahrungspflicht der steuerlich relevanten Unterlagen (Papier oder digital) Grundsatz in Papier vorhanden Aufbewahrung in Papier oder digital Digital vorhanden digital aufzubewahren
Neuregelungen GoBD Ausweitung der Geltung der GoBDauf alle Aufzeichungspflichtigen Verfahrensdokumentation notwendig bei DV-Systemen Normierung der zeitnahen Aufzeichnung 10 Tage (Ausnahmen monatliche oder quartalsweise Buchung)
Gesetzlicher Hintergrund Kassenprüfung BMF vom 26.11.2010 Elektronische Registrierkassen müssen die GoBD erfüllen Elektronische und unveränderbare Aufzeichnung sämtlicher steuerlich relevanter Daten + Aufbewahrung 10 Jahre Digitale Unterlagen und Strukturinformationen in einem elektronisch auswertbaren Datenformat
Kassenführung Grundsatz: Aufzeichnung d. Geschäftsvorfälle Aus 146 Abs.1 AO und 147 AO ergibt sich, dass Unternehmer ihre Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen haben und Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten müssen
Kassenführung -Erleichterungen großes Barzahlungsgeschäft geringe Beträge gegen Barzahlung werden an unbekannte Personen ausgeführt Hier ist es unzumutbar, jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Aus diesem Grund dürfen Tageseinnahmen auch summarischermittelt werden.
Kassenführung offen Aufzeichnung der Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch (Kassenführung)getrennt voneinander, wie z.b. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen Ermittlung der Tageseinnahmen: Bestand zählen./. Einlagen + Entnahmen und Ausgaben =Tageseinnahmen
Kassenführung geschlossen Sie führen ein Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung)das sämtliche Bargeldbewegungen beinhaltet. (Es muss jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank im Kassenbuch erfasst werden) Jederzeitige Bestandsermittlung möglich - Kassensturzfähigkeit
Verwendung einer Registrierkasse Z-Bon = Tageseinnahmen zu den jeweiligen Steuersätzen Übertrag der Einnahmen ins Kassenbuch Aufzeichnung aller Geldbewegungen im Kassenbuch zum Zeitpunkt der Geldbewegung (nicht Belegdatum)
Neuregelung Keine Verschärfung durch GoBD Kein Verpflichtung zur Führung einer elektronischen Kasse BMF-Schreiben vom 26.11.2010 gilt weiterhin: Nachverfolgung von Änderungen Ausgedruckte Form reicht nicht Vorsicht vor Übergangsregelung bis 2017
GoBDbei Registrierkassen Das BMF schreibt vor: alle Daten des Kassensystems zwingend elektronisch aufzuzeichnen elektronisch erstellten Unterlagen während der Aufbewahrungsdauer (in der Regel 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein müssen. Pflicht zur manipulationssicheren Speicherung der Daten: jede Änderung muss nachverfolgbarsein. Stornos dürfen zum Beispiel nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.
Beispiele aus der Betriebsprüfung
Fazit Vollständigkeit der Betriebseinnahmen Kassenminusprüfung Vergleich mit Vorjahren externer Vergleich (Richtsätze) Zeitreihenvergleich: Umsatz im Verhältnis zum Wareneinkauf und Personal Prüfung der Vollständigkeit der Kassenbelege Abfrage der Registrierkasse
Neue Prüfungsverfahren Datenzugriffsrecht nur bei Außenprüfungen Sachliche Umfang bestimmt weiterhin Prüfungsanordnung Zugriff auf: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Kassensystem, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehr Email-Archivierung Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten- Management-System Archivierungspflicht umfasst auch Verfahrensdokum.
Arten des Zugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch den Prüfer Mittelbarer Zugriff (Z2) Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung (Z3) Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyse-Programms Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung)unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes(gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen). Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
Vorgehensweise: Zeitreihenvergleich chronologische Ordnung der Daten Verteilung der Warensorten, die nicht wöchentlich eingekauft wurden Bildung von Wochensummen des verteilten Wareneinkaufs und der Einnahmen Ermittlung des Wochenrohaufschlags als Differenz aus Einnahmen und Wareneinkäufen
Zeitreihenvergleich Beispiel: War in fast allen Wochen, z. B. der Wareneinsatz 1.000 Euro, die Erlöse 2.000 Euro, so ergibt sich ein Rohaufschlag von 100 %. Tauchen aber plötzlich und unerklärlich in der Woche 30 bis 35 (bei gleichem Wareneinkauf von 1.000 Euro) Erlöse von 3.000 Euro auf, ergibt dies "seltsamerweise" einen Rohgewinnaufschlag von 200 %. Die höchsten Aufschläge über mehrere Wochen werden dann dem gesamten Jahr als übliche Rohgewinnaufschläge zugrunde gelegt.
Zeitreihenvergleich Häufige Argumente zur Anfechtung: Warenvernichtung (z. B. durch Kühlanlagenausfall) Schwund, Gratisabgaben Änderung der Betriebsstruktur oder Bewirtschaftung Warenbestandsschwankungen Berücksichtigungder Argumente nur, wenn sie durch Unterlagen belegbar sind (in Prüferpraxis häufig nicht der Fall). Die angeführten Argumente können Gegenteiliges bewirken, da in diesen Fällen der Wareneinsatz weiter sinkt und die Aufschlagsätze weiter steigen. Zur Berücksichtigung von Warenbestandsschwankungen werden Zeitreihenvergleiche mit gleitendem Wochendurchschnitt der Wareneinkäufe verwendet.
Konsequenz bei Mängeln ZUSCHÄTZUNGEN
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