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6) Mitteilungspflicht der eingesetzten elektronischen Kassensysteme an die Finanzverwaltung ab 2020 sowie 7) Bußgeldandrohung bis zu 25.000 bei Verstößen nach 1-5). Der vorstehenden Auflistung ist zu entnehmen, dass die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung ab dem 01.01.2017 erheblich gestiegen sind. Es kann nun spekuliert werden, wie lange in der Praxis eine Schonzeit gewährt wird, wenn nicht sofort sämtliche Anforderungen an die Kassenführung nach den neuen Spielregeln erfüllt werden. Der Literatur und den zwischenzeitlich ergangenen Verwaltungsverlautbarungen ist jedoch zu entnehmen, dass man es mit der Verschärfung bei der Kassenführung ab 01.01.2017 ernst meint. Deshalb unsere dringende Empfehlungen an Sie: 1. Registrierkassen ggfs. müssen Sie investieren! Bei Einsatz von Registrierkassen sollten Sie zum 01.01.2017 bzw. sehr zeitnah danach dafür gesorgt haben, dass Sie eine zulässige Registrierkasse mit Datenhaltung im Einsatz haben. Eine zulässige Kasse in diesem Sinne ist eine Registrierkasse sowie eine EDV-Kasse, die a) alle Journaldaten speichert; b) über eine externe Datenschnittstelle (Ausgabemöglichkeit, Exportmöglichkeit) verfügt sowie c) sämtliche Journaldaten für die gesamte Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren zur Verfügung stellen kann (Stichwort Datensicherheit). Es müssen somit bei sämtlichen im Einsatz befindlichen Kassensysteme (Ausnahme offene Ladenkasse) die folgenden Daten digital und einzelnen gespeichert und für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden können: Journaldatei mit sämtlichen Bewegungsdaten bzw. einzelnen Geschäftsvorfällen inkl. sämtlicher Stornobuchungen; Aller Auswertungsdateien (z.b. Bedienerberichte, Warengruppenberichte, Statistiken); Sämtliche Programmierungsdateien und dazugehörige Änderungsprotokolle; Stammdaten- und Einrichtungsdateien sowie Strukturinformationsdateien; Zahlungsinformationen aufgeteilt in Barzahlungen, Scheck- bzw. Kreditkartenzahlungen. Darüber hinaus sind für sämtliche im Einsatz befindlichen Kassensysteme (Registrierkasse und EDV-Kassen) Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen sowie Einrichtungsprotokolle für Kellner, Verkäufer und Trainingsspeicher nebst weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung über die gesamten 10 Jahre aufzubewahren. Zusammenfassend zur Registrierkasse: Die neuen Kassensysteme, gleichgültig ob EDV-Kassen oder Registrierkassen müssen sämtliche Vorgänge im Sinne einer Unveränderbarkeit fortlaufend protokolliert sowie darüber hinaus gewährleisten, dass die Protokollierungsdaten für die gesamte Aufbewahrungsverpflichtungsdauer von 10 Jahren zur Verfügung gestellt werden können. Bei diesem Themenumfeld wird es für Sie als Unternehmer und unsere Mandanten unumgänglich sein, den Kassenhersteller bzw. den Kassenhändler dazu zu verpflichten, Ihnen schriftlich zu garantieren bzw. zu bestätigen, dass die Voraussetzungen, die von der Finanzverwaltung gefordert werden mit der von Ihnen investierten Kasse erfüllt werden können. Darüber hinaus müssen Sie selbst dafür Sorge tragen, dass sämtliche anwenderspezifische Eingaben protokolliert und über 10 Jahre hinweg digital aufbewahrt werden.

Unser Rat: Holen Sie sich eine schriftliche Bestätigung Ihres Kassenherstellers oder Kassenaufstellers ein, dass Ihre Kasse die Anforderungen der Finanzverwaltung ab 01.01.2017 erfüllen. 2. Themenbereich offene Ladenkasse: Die Einzelaufzeichnungspflicht Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (in Kraft getreten am 29.12.2016) wurde auch normiert, dass sämtliche Geschäftsvorfälle im Einzelnen aufgezeichnet werden müssen. Somit gilt ab dem 01.01.2017 der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht, was bedeutet, dass sämtliche Einzelgeschäfte, die zu Bareinnahmen führen, einzeln aufzuzeichnen sind. Diese Voraussetzung ist bei Registrierkassen und EDV-Kassen automatisch gewährleistet. Unverändert gilt, dass die offene Ladenkasse weiterhin geführt werden darf - es wurde somit also grundsätzlich keine Registrierkassenpflicht normiert. Trotzdem gilt auch für die offene Ladenkasse die Einzelaufzeichnungsverpflichtung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls, so dass für Dienstleister und Handwerksbetriebe, die keinen Handel betreiben gilt, dass ab 01.01.2017 jede einzelne Bareinnahme aufzuzeichnen ist. Diese Aufzeichnung kann durch eine begleitende Auflistung geführt werden, bei der der Inhalt des Geschäfts sowie der Name, die Firma sowie die Adresse des Vertragspartners aufgezeichnet wird. Als Anlage fügen wir diesem Mandantenrundschreiben eine Verlautbarung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe vom 31.10.2016 bei, aus der sich diese Anforderung auch ergibt (vgl. Textziffer 3 der Verlautbarung). 3. Die unangemeldete Kassennachschau ab 2018: Ab dem 01.01.2018 hat das Finanzamt das Recht, ohne vorherige Ankündigung (ohne Prüfungsanordnung) und ohne, dass sich der Finanzbeamte vorher ausweisen muss, in den Geschäftsräumen die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen vom Kasseneinnahmen sowie Kassenausgaben zu überprüfen. Die Prüfung erfolgt dabei während der üblichen Geschäftszeiten. Dabei können computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen und auch offene Ladenkassen kontrolliert werden. Eine Beobachtung der Kassen und Ihrer Handhabung in den Geschäftsräumen ist dabei ausdrücklich nach der Gesetzesbegründung ohne vorhergehende verpflichtende Vorlage eines Ausweises des Amtsträgers erforderlich. Somit sind also Testkäufe ab 01.01.2018 möglich. Soweit die unangekündigte Kassennachschau Anlass zu Beanstandungen gibt, kann der Finanzbeamte ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. 4. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ab 2020: Ab dem 01.01.2020 sieht das Gesetz einen Manipulationsschutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vor, über die ab diesem Zeitpunkt jede elektronische Registrierkasse verfügen muss. Für Registrierkassen, die die Voraussetzungen ab 01.01.2017 erfüllen (vgl. vorstehende Ausführungen unter Textziffer 1) wird eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2022 geschaffen, nach der diese noch bis zu diesem Zeitpunkt weiter genutzt werden können. 5. Verpflichtende Belegausgabe ab 2020: Gesetzlich normiert wurde auch, dass ab 01.01.2020 bei jedem Verkaufsvorgang mit einer

elektronischen Registrierkasse ein Kassenbon an den Kunden ausgegeben werden muss. Dabei kann die Finanzbehörde aus Zumutbarkeitsgründen eine widerrufbare Befreiung erteilen. Aus den Kreisen der Finanzverwaltung wird jedoch signalisiert, dass es solche Ausnahmen nur in sehr extremen Ausnahmefällen und äußerst selten geben wird. 6. Verpflichtung der Mitteilung der eingesetzten Kassensysteme gegenüber den Finanzbehörden: Ab dem 01.01.2020 müssen sämtliche Unternehmen, die elektronische Kassen bzw. Registrierkassen im Einsatz haben, für sämtliche dieser Kassen innerhalb von 4 Wochen nach amtlichen Vordruck die Art des verwendeten elektronischen Kassensystems, die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl, die Serienummern und die Anschaffungsdaten der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (Kassen) sowie gegebenenfalls das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten Kassensystems sowie des Datum der jeweiligen Inbetriebnahme des Kassensystems mitteilen. 7. Bußgeldandrohung: Bei Verstoß gegen die vorgenannten verpflichtenden Elemente der Kassenbuchführung bzw. der Buchführung insgesamt drohen Bußgelder bis zu 25.000,00. Es tut uns leid, dass wir Sie auf diesem Wege zum wiederholten Male auf dieses nicht sehr angenehme und äußerst unerfreuliche Themenfeld hinweisen müssen. Seien Sie jedoch dabei versichert, dass wir die vorstehenden Hinweise nicht ohne Grund erteilen, zeigt doch die Praxis, dass dieses Themenfeld auch zukünftig von den Finanzbehörden mit großer Aufmerksamkeit verfolgt werden wird. Sollten Sie Fragen haben bzw. weitergehende Unterstützung in diesem Themenumfeld bedürfen, so zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Dabei dürfen wir an dieser Stelle ausdrücklich darauf hinweisen, dass auch Vorsysteme bzw. digitale Vorsysteme von der Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht betroffen sind. Wir bitten um Verständnis, dass wir für die im Einsatz befindlichen digitalen Vorsysteme (z.b. Warenwirtschaft, Personal- bzw. Zeiterfassungssysteme, PPS-Systeme, ERP-Systeme etc.) keine Haftung auf Richtigkeit im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung übernehmen können. Mit freundlichen Grüßen Ihr Team von WGKK Partner

Anlage

Baden-Württemberg OBERFINANZDIREKTION KARLSRUHE 31. Oktober 2016 Informationen zum Thema,,Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung" Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere 145 bis 147 AO. Außerdem gibt es mehrere Verwaltungs- vorschriften. Diese sind: BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBI. 1 2010, 1342, BMF-Schreiben vom 14. November 2014, BStBI. 1 2014, 1450 (GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), (gültig ab 1. Januar 2015; bis 31. Dezember 2014: GDPdU - BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (BStBI 1, 415)), BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996, BStBI. 1 1996, 34 (gültig laut der Übergangsfrist nach dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 bis 31. Dezember 2016 für nicht aufrüstbare Registrierkassen). Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung vorgelagerte Systeme" wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme. Der Einsatz dieser Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden. Moltkestraße 50 76133 Karlsruhe Telefon 0721 926-0 Fax 0721 926-2725 poststelle@ofdka.bwl.de www.oberfinanzdirektion-karlsruhe.de

Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- und PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden? 1. Einzelaufzeichnungspflicht Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt (BFH-Urteil vom 16. Dezember 2014, X R 42/13, BStBI. 11 2015, 519 u. a.). Im Übrigen ergibt sich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften in 22 Abs. 2 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz. Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz ermitteln (sog. Einnahmen-Überschuss- Rechner). Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (vgl. 147 Absatz 3 Satz 1 AO bzw. 257 Absatz 4 HGB) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Neben den vorgenannten Journaldaten sind u. a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmier- anleitungen aufzubewahren. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters in Anspruch zunehmen.

Hierdurch anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Die IT- Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. 2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen Wird ein Kassensystem verwendet, bei dem eine dauerhafte Datenspeicherung im o. g. Sinn technisch nachweislich nicht möglich ist, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung - BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBI. 1 2010, 1342). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden: alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere: o Bedienungsanleitung o Programmieranleitung o alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdatenänderungen, u. a. Artikelpreise) o Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. o alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive: o Name des Geschäfts o Datum o Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos, Retouren u. ä.) o Entnahmen o Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)

alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen durch Vorlage der Programmierprotokolle. Zu den Protokollen nachträglicher Programmänderungen gehören beispielsweise Artikelpreisänderungen, Einrichten eines Bedieners oder Trainers, Berichtseinstellungen und Änderungen von Steuersätzen. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal- Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert und dokumentiert werden (z. 8. Defekt der Registrierkasse, Nachstornos). Fehlen die Programmierungsunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programm- änderungen, stellt dies einen formellen Mangel der Buchführung dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht. Dies berechtigt für sich genommen ("Schätzungsbefugnis dem Grunde nach") zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen (BFH-Urteil vom 25. März 2015, X R 20/13, BStBI 2015, 743). 3. Einsatz von offenen Ladenkassen Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC- Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind: o Inhalt des Geschäfts o Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein (BFH-Urteil vom 13. März 2013, X B 16/12). Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (z. B. Excel- Kassenbuch). Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. sofern möglich - mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.

4. Datenzugriffsrecht Der Finanzverwaltung steht nach 147 Abs. 6 AO bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu. Hier kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. Für die Datenträgerüberlassung sind alle unter Punkt 1 aufgeführten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. 5. Folgen von Mängeln Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit nach 158 AO keine Beweiskraft für die Besteuerung. Das Finanzamt hat die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen ( 162 AO). Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Löschen von Daten bzw. bei Manipulationen in der Programmierung von Kassensystemen durch Kassenhersteller/-aufsteller/lT- Unternehmen bzw. Dritte liegt ein Straftatbestand vor. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit nach 274 Abs. 1 StGB (Urkundenunterdrückung) oder nach 370 AO (Steuerhinterziehung/ Beihilfe zur Steuerhinterziehung) für die Unternehmerin/den Unternehmer und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.