Grundlagen der Videokommunikation Rahmenbedingungen 1
Rahmenbedingungen für Videokonferenzen Die Besonderheiten von Videokonferenzen Vorbereitungen für eine Videokonferenz Vorbereitung mit neuen Partnern Technische und organisatorische Vorbereitungen Der Moderator in einer Mehrpunktkonferenz Gestaltung von visuellen Hilfsmitteln Raumgestaltung Die Videokonferenz 2
Videokonferenz: Besonderheiten Gefühl des direkten Kontaktes mit dem Gesprächspartner allerdings Eindrücke vom Partner eingeschränkt (meist sind nur das Gesicht und ein kleiner Teil des Hintergrundes zu sehen) Verhalten in der Videokonferenz bedarf etwas Übung lokales Bild lenkt oft ab vom Gesprächspartner Interaktion ist wichtigster Aspekt der Konferenz Technik setzt jedoch Grenzen und stellt neue Anforderungen 3
Videokonferenz: Vorbereitungen (I) Vorbereitung mit neuen Partner große Bedeutung, da es Einfluß auf die Qualität der weiteren Zusammenarbeit haben wird Klärung der teilnehmenden Endgeräte vor dem ersten Kontakt per Videokonferenz kurze Vorstellung mit Hilfe eines anderen Mediums sinnvoll bei komplexen Themen vorher kurze Zusammenfassung und/oder Tagesordnung an die anderen Teilnehmer per E-Mail senden 4
Technische und organisatorische Vorbereitungen (1) Umgang mit dem System sollte vertraut sein etwa 24 Stunden vor Beginn der Konferenz noch einmal alle Verbindungen überprüfen (bei internationalen Konferenzen möglichst noch früher) Verfügbarkeit der Teilnehmer und des Videokonferenzraumes prüfen; Telefonnummern aller Teilnehmer austauschen Wer baut den Ruf auf? Videokonferenz: Vorbereitungen (II) Bei Verwendung der MCU: Einwahlnummern testen Konferenzleiter wählen, der im Umgang mit der MCU geübt ist 5
Videokonferenz: Vorbereitungen (III) Technische und organisatorische Vorbereitungen (2) eine Videokonferenz bei Diskussion maximal eine Stunde, bei Vorträgen maximal 1,5 Stunden längere Konferenzen in zwei oder mehr Sitzungen aufteilen übersichtliche Agenda mit angestrebten Zielen des Treffens aufstellen Tagesordnungspunkte nach ihrer Wichtigkeit ordnen alle Unterlagen rechtzeitig vorher allen Teilnehmern zustellen überraschende Änderungen der Themen oder des Ablaufes vermeiden Datenpräsentation mittels H.239 nutzen Verbindung einige Minuten vor dem vereinbarten Starttermin aufbauen 6
Videokonferenz: Vorbereitungen (IV) Technische und organisatorische Vorbereitungen (3) falls VC-System auf einem PC läuft, alle nicht benötigten Anwendungen schliessen; Bildschirmschoner und die Energiesparfunktion des PC ebenfalls deaktivieren während der Konferenz vor äußeren (z.b. durch andere Personen) und internen Störungen (z.b. Handy oder Mail) schützen bei MCU-Nutzung vor sich ein Schild mit dem eigenen oder dem Standortnamen platzieren 7
Videokonferenz: Vorbereitungen (V) Der Moderator in einer Mehrpunktkonferenz MCU-Konferenzen durch einen Moderator leiten lassen, dieser sollte sowohl sehr genau über das Thema Bescheid wissen, als auch viel Erfahrung mit Videokonferenzen haben falls die Teilnehmer sich nicht kennen, allen die Gelegenheit zur kurzen Vorstellung geben danach noch einmal die Tagesordnung mitteilen voice-switching führt bei ungeübten Teilnehmern anfangs zur Irritation Moderator stellt in geeigneter Weise (bspw. Fragerunden) in regelmäßigen Abständen sicher, dass noch alle Teilnehmer in der Konferenzschaltung sind 8
Videokonferenz: Vorbereitungen (VI) Gestaltung von visuellen Hilfsmitteln bei der Gestaltung von Folien oder Präsentationen sind einige Punkte zu beachten: mindestens Schriftgröße 24pt Serifenlose Schriften bevorzugen Querformat ist besser als Hochformat eine Seite sollte nicht zu viele Informationen beinhalten ein Bild sagt mehr als 1000 Worte (... aber jeder deutet es anders) Vortrag vor einer Diskussion darüber noch einmal kurz zusammenfassen 9
Videokonferenz: Vorbereitungen (VII) Allgemeine Raumgestaltung Sitzgelegenheiten in ausreichender Zahl bereitstellen Sitzordnung so gestalten, daß niemand seinen Nachbarn blockiert; alle Monitore sollen für alle Beteiligten gut sichtbar sein den Eindruck nicht einzusehender Stellen für die Gegenstelle vermeiden Mikrofon so platzieren, dass alle gehört werden können; gegebenenfalls mehrere Mikrofone verwenden stark reflektierende Oberflächen vermeiden Alle diese Forderungen lassen sich mit einem parabolischen oder halbkreisförmigen Tisch erfüllen. 10
Akustik (1) Videokonferenz: Vorbereitungen (VIII) äußere Lärmquellen, wie Verkehrsgeräusche, Büromaschinen, Klimaanlagen, Aufzugsschächte und angrenzende Gänge, so stark wie möglich abgeschirmen Raum nach außen akustisch isolieren Einsatz geräuschabsorbierender Materialien (wie z.b. Vorhänge,Teppiche oder akustische Deckenmaterialien) im Raum Raumhöhe und Einrichtung des Raumes sollten ebenfalls die Schallwellen minimieren Oberflächen, welche den Schall gut reflektieren (z.b. Fenster, glatte Wände oder gekachelte Böden) vermeiden 11
Akustik (2) Videokonferenz: Vorbereitungen (IX) Einzelpersonen sollten Headset benutzen; konstanter Mikrofonabstand bei nahezu keinen Rückkopplungen wird gewährleistet Gruppen können nahempfindliches Standmikrofon (dynamisches Mikro) benutzen, an das der Sprecher herantritt Lautsprecher in Richtung der geringsten Empfindlichkeit des Mikrofons aufstellen (meist hinter dem Mikrofon) Abstand zwischen Lautsprecher und Mikrofon 5x Abstand zwischen Sprecher und Mikrofon falls Rückkopplung vom Lautsprecher zum Mikrofon zu groß wird, führt es zu lauten rhythmischem Pfeifen Zeitverzögerung bei Übertragung beachten: 1 bis 3 Sekunden 12
Akustik (3) Videokonferenz: Vorbereitungen (X) Bei einem Grenzflächenmikrofon bestimmt die äußere Form die akustischen Eigenschaften entscheidend mit. Raumsignale werden gegenüber Direktsignalen um 3 db gedämpft, was eine Bevorzugung des Direktschalls bedeutet. Beim Einsatz von Grenzflächenmikrofonen ist es erforderlich, das alle Personen direkt am Tisch sitzen und Stöße am Tisch durch Stühle, Füße, Stifte, usw. vermieden werden. 13
Beleuchtung Videokonferenz: Vorbereitungen (XII) Raum mit mindestens 600-650 Lux ausleuchten alle Lichtquellen sollten die gleiche Lichttemperatur ausstrahlen; Mischung verschiedener Quellen (z.b. Tageslicht, Normlichtlampen, Leuchtstoffröhren) vermeiden Plazierung des Lichtes so gestalten, daß die Gesichter nicht im Schatten eines Lichteinfalls von oben liegen (z.b. Schatten der Augenbrauenpartie, welcher auf die Augen fällt). verteiltes (diffuses) Licht ist besser als einzelne Spots jedoch nicht den Eindruck eines "reinen" TV-Studios erwecken Licht nicht direkt auf die Kamera richten und Reflektionen in den Monitoren vermeiden 14
Videokonferenz: Vorbereitungen (XIII) Sonstiges Zubehör: Mischpult Wenn mehrere Mikrofone zum Einsatz kommen oder mehr als ein Rechner an einem Platz verwendet wird, so wird ein Mischpult zur Verteilung der Audiosignale notwendig. Das Absenken der Tiefen und das leichtes Anheben der mittleren Frequenzen verbessert die Verständlichkeit der Sprache für die Gegenseite. 15
Die Videokonferenz (I) Ein echter Blickkontakt ist während der Videokonferenz nicht möglich. Wenn man auf den Monitor blickt, um den Partner zu sehen, hat dieser den Eindruck, dass man an ihm vorbeischaut. Nur ein direkter Blick in die Kamera vermittelt das Gefühl, direkt in die Augen des Gesprächspartners zu sehen, allerdings sieht man so den Partner selbst nicht mehr. Das Dilemma läßt sich ein wenig beheben, indem die eigene Kamera direkt über dem Monitor plaziert wird. Beim Sprechen sollte man in die Kamera schauen, beim Zuhören auf das Videobild des Gegenüber. Es ist ein Kompromiß, aber die beste Methode für die Simulation eines Blickkontaktes. 16
Die Videokonferenz (II) bei längeren Sprechpausen das Mikrofon abschalten, um nicht ständig alle Hintergrundgeräusche zu übertragen Ausschalten aber der Gegenseite mitteilen normale Lautstärke beim Sprechen reicht, keinesfalls muss man für eine ordnungsgemäße Kommunikation schreien bei einer Videokonferenz mit voice-activated (Umschaltung des Bildes auf den aktuellen Sprecher) kann es bei den Gegenstellen durch diesen Vorgang zu einer kurzen Verzögerung kommen häufige und schnelle Bewegungen möglichst vermeiden Sendung eines Standbildes vorher ankündigen nach dem Ende der Konferenz vergewissern, dass die Verbindung auch wirklich getrennt wurde 17