Seite 1 Was ist sigmail.de? Sigmail ist der E-Mail-Server auf www. signaturportal.de. Eine E-Mail Adresse auf signaturportal.de lautet deshalb @sigmail.de. Warum sigmail.de? Der einfachste Weg elektronische Rechnungen (PDF-Dokumente) zu signieren und signierte elektronische Rechnungen automatisch zu verifizieren ist die Nutzung der E-Mail Funktion auf signaturportal.de. Rechnungen (PDF-Dokumente) die Sie der E-Mail als Anlage beifügen werden automatisch beim Postausgang qualifiziert signiert bzw. beim Empfang qualifiziert verifiziert. Mit der Einrichtung eines Kunden Kontos auf signaturportal.de erhalten Sie ein E-Mail-Postfach, welches über Ihre Kunden@sigmail.de Adresse erreichbar ist. Ihre E-Mail-Adresse ergibt sich aus dem von Ihnen gewählten Benutzernamen. Beispiel: Benutzername mit Verwendungszweck: Rechnungszustellung_Meyer GmbH E-Mail Adresse mit Verwendungszweck: Rechnungszustellung_Meyergmbh@sigmail.de Benutzername ohne Verwendungszweck: Meyer GmbH E-Mail Adresse ohne Verwendungszweck: Meyergmbh@sigmail.de Informieren Sie Ihre Lieferanten, dass alle elektronischen Rechnungen zukünftig über Ihre Kunden@sigmail.de Adresse einzureichen sind, um eine automatische Verifikation nach 15 UStG zu ermöglichen. Möchten Sie Ihre Kunden@sigmail.de Adresse Ihren Lieferanten nicht mitteilen, können Sie die Forwarding - Funktion nutzen, (nähere Erläuterung dazu: https://www.signaturportal.de/pdf-files/sigmail-neuerungen.pdf ), oder Sie leiten eingehende Rechnungen einfach per E-Mail, mit der Funktion weiterleiten, an ihre eigene Kunden@sigmail.de Adresse weiter um die Verifikationsfunktionen zu nutzen.
Seite 2 1.Voreistellungen im Portal 1. Loggen sie sich auf signaturportal.de ein und klicken sie auf die linke Hauptnavigation Einstellungen 2. Mail-Einstellungen Aktivieren Sie unter dem Reiter, Postfach, Mail Einstellungen die Mail-Einstellungen wie nachfolgend abgebildet. 3. Rechnungsausgang Aktivieren Sie unter dem Reiter Rechnungsausgang, Signaturfunktionen die gewünschten Signatur-Optionen für sigmail.de sowie andere Nutzungseinstellungen.
Seite 3 4. Empfängerverifikation Empfänger für die der Empfängerservice aktiv ist, erhalten neben der elektronischen Rechnung ein Verifikationsprotokoll incl. Zeitstempel. Für die Bereitstellung zahlen sie zugunsten des Empfängers 1ePorto aus Ihrem Guthaben. In nachfolgender Tabelle sind die Rechnungsempfängers aufgeführt die für den Posteingang als vertrauenswürdig gelten. In der Spalte Empfängerservice aktiv ist gekennzeichnet welche Adressen am sog. Empfängerservice teilnehmen. Sie können einzelne Empfänger aus diesem Status entfernen. Folgen Sie dazu dem Link ändern. Empfänger für die der Empfängerservice nicht aktiviert ist erhalten nur die signierte Rechnung
Seite 4 5. Rechnungseingang Aktivieren Sie unter dem Reiter Rechnungseingang, Verifikation die Einstellung vertrauenswürdige und unbekannte um automatisch für alle eingehende Rechnungen ein Verifikationsprotokoll GdPdU/GOBS incl. Zeitstempel gemäß 2 Nr.14SigG zu erhalten.
Seite 5 Forwarding: Wenn sie bei dieser Funktion auf Ja gehen, werden alle Rechnungen incl. Verifikationsprotokolle auf Ihre Referenzadresse weitergeleitet. (Siehe Mail-Einstellung). 6. e-porto Bestellung Bestellen Sie e-porto in ausreichender Menge oder einen Flat-Tarif.
Seite 6 Einrichten von Thunderbird: POP3 E-Mail Abruf und SMTP-Versand via sigmail.de 1. Klicken Sie im Menü Datei" auf Neu". Wählen Sie Konto... 2. Im Konten-Assistent wählen Sie das E-Mail-Konto aus und bestätigen mit Weiter. 3. Geben Sie bei Identität Ihren Namen und Ihre sigmail.de E-Mail-Adresse ein. Unter Ihr Name tragen Sie zunächst Ihren Namen ein, welcher als Absender der E- Mails erscheinen soll. (z.b. Meyer GmbH) Unter E-Mail-Adresse" tragen Sie Ihre sigmail.de Adresse ein (z.b. meyer_gmbh@sigmail.de)
Seite 7 4. Im Fenster Server-Informationen geben Sie die Einstellungen zum Abholen Ihrer E- Mails vom Server an. Die Einstellungen zum Versenden folgen erst später. Wählen Sie POP Unter Posteingang-Server tragen Sie bitte sigmail.de ein. 5. Unter Benutzernamen tragen Sie bitte Ihre sigmail - Kontokennung (z.b.1010101245@sigmail.de diese finden Sie nach dem Login unter dem Usernamen) ein.
Seite 8 6. Tragen Sie bei der Konten-Bezeichnung den Namen ein unter dem Ihr sigmail.de-konto im Thunderbird erscheinen soll. 7. Im Fenster Zusammenfassung können Sie nun Ihre Angaben noch einmal überprüfen. Die Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos zum Abholen von E-Mails von sigmail.de schließen Sie mit einem Klick auf Fertig stellen ab.
Seite 9 8. Ihr neu eingerichtetes Konto ist nun in der linken Leiste unter Konten aufgeführt. 9. Klicken Sie nun auf den Namen Ihres sigmail.de Kontos und wählen im rechten Feld Konten-Einstellungen bearbeiten.
Seite 10 10. Nun erscheint ein Fenster Konten. Wählen Sie dort zunächst in der linken Leiste den Punkt Postausgang-Server (SMTP) aus und anschließend im rechten Feld Hinzufügen.... 11. Im nun erscheinenden Fenster SMTP-Server tragen Sie bitte die Daten für den E-Mail Versand über sigmail.de ein.
Seite 11 Unter Beschreibung vergeben Sie eine Bezeichnung für die E-Mail Versand- Einstellungen für sigmail.de. Als Server tragen Sie bitte sigmail.de ein. Unter Port geben Sie 465 an. Der POP3 Port lautet 995. Wählen Sie Benutzername und Passwort verwenden aus und tragen Sie als Benutzername Ihre Postfach-Adresse (Kontonummer@sigmail.de) ein. Schließen Sie Ihre Eingaben mit OK ab. 12. Der jetzt neu eingerichtete E-Mail Versand über sigmail.de muss nun noch bei Ihrem sigmail.de Konto eingestellt werden. Wählen Sie dazu im Konten -Fenster in der linken Leiste den Namen Ihres sigmail.de Kontos aus.
Seite 12 13. Im rechten Feld erscheinen jetzt Konten-Einstellungen zu Ihrem sigmail.de Konto. Wählen Sie dort bitte unter Postausgang-Server (SMTP) den eben neu erstellten Server für sigmail.de (sigmail.de) aus. 14. Schließen Sie das Fenster Konten mit OK. 15. Nun ist Ihr sigmail.de Konto im Thunderbird eingerichtet. 16. Um die E-Mails (z.b. elektronische Rechnungen/Verifikationsprotokolle) Ihres sigmail.de - Kontos abzurufen klicken Sie bitte auf Abrufen". Tipp: Nach dem Abrufen der E-Mails mit Thunderbird, werden Ihre Nachrichten von Ihrem sigmail.de Konto gelöscht. Wenn Sie das nicht möchten, aktivieren Sie die Option "Kopie aller Nachrichten auf Server belassen". Sie können dann den Zeitraum auswählen, nach welchem ein Löschen der E-Mails erfolgen soll. Bitte beachten Sie dass die Größe Ihres sigmail.de-postfachs auf 10 MByte Gesamtvolumen begrenzt ist. Nach erreichen dieses Volumens können keine weiteren E-Mails mehr angenommen werden! Löschen Sie daher bitte regelmäßig Ihre alten E-Mails. 17. Beim erstmaligen Abruf Ihrer E-Mails fragt Thunderbird Sie nach Ihrem Passwort. Geben Sie bitte das Passwort an, welches Sie in den sigmail.de Einstellungen hinterlegt haben.
Seite 13 18. Um PDF- Dokumente qualifiziert signiert an den Empfänger zu senden verfassen Sie eine neue E-Mail. Dazu wählen Sie Verfassen. 19. Fügen Sie das PDF- Dokument als Anhang zur E-Mail hinzu. Durch betätigen des Schalters Senden wird die E-Mail versendet und die Anlage gemäß Ihren Einstellungen qualifiziert signiert und an den Empfänger zugestellt.
Seite 14 Beim erstmaligen Versand fragt Thunderbird nach Ihrem Passwort. Geben Sie bitte das Passwort an, welches Sie in den sigmail.de Einstellungen hinterlegt haben. Haben Sie weitere Fragen? Bitte nutzen Sie zunächst den Hilfe Bereich auf signaturportal.de Oder nutzen Sie einen der nachfolgenden Kontakte: Hotline: 01805/ 691188 (14 Cent/min.) Preise aus dem Mobilfunk können abweichen! Mo.- Sa. 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr E- Mail: support@signaturportal.de