Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN. Organisation von Besprechungen

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1 Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

2 Leitfaden zur Als QMB habe Sie gewiss des Öfteren und Workshops in Ihren Unternehmen durchzuführen. Sie kommen so sehr schnell in die Rolle des Organisators und stellen Sie sich einige Einrichtung Fragen: und Nutzung eines Prepay-Kontos Was muss ich bei der Organisation der Besprechung alles beachten? Wie integriere ich Vorgesetzte/Führungskräfte so, dass Workshops und erfolgreich durchgeführt werden? Die Besprechung muss also vom Leiter sorgfältig geplant werden. Seine methodischen Kenntnisse müssen ihn dazu befähigen, die Besprechung ordentlich zu planen und zu führen. Zur Planung gehört zum Beispiel auch das Schaffen von geeigneten Rahmenbedingungen. Der Besprechungsleiter muss sich somit auch Gedanken zur Örtlichkeit, dem Zeitpunkt der Veranstaltung, der Einladung der Teilnehmer usw. machen. Der Leiter muss sich im Vorfeld ein bestimmtes Ziel gesteckt haben. Er hat sich überlegt, wie er dieses Ziel mit Hilfe der Teilnehmer erreichen kann und hat den Verlauf der Veranstaltung (Begrüßung, Tagesordnung usw.) bewusst geplant. Er ist sich seiner eigenen Funktion und der der Teilnehmer bewusst. Folgender Leitfaden führt Sie durch die Organisation Ihrer Besprechung um Spontan- Sitzungen nach dem Motto: Machen Sie mal mit zweifelhaftem Ergebnis zu vermeiden. Der Leitfaden ist so konzipiert, dass Sie mit diesem Schritt für Schritt Ihre Besprechung vorbereiten können und die Eintragungen natürlich auch handschriftlich vornehmen können. Zur formalen Organisation finden Sie die folgenden direkt nutzbaren Formblätter: - Organisation der Besprechung - Einladung zur Besprechung - Teilnehmerliste - Besprechungsprotokoll Viel Erfolg bei der Planung Ihrer nächsten Besprechung! I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 2 von

3 Besprechung am: Thema: Vorbereitende Ihr Fragen Vorteil als Auswertung, Know-NOW Notizen User: 1. Vorbereitung der Besprechung - Inhalte Was soll mit der Sitzung erreicht werden? Einrichtung Welche Ziele sind am und wichtigsten? Nutzung eines Prepay-Kontos Wie gehe ich vor? Wie sollte der inhaltliche Leitfaden, die Grobstruktur aussehen? Bsp.: - Zeitlicher Rahmen, - wieviel Redezeit jede/r hat, -... Was ist mir bei dieser Besprechung wichtig (persönlich, für die Gesprächspartner/in, für den Inhalt usw.)? Welche Prioritäten sollte ich setzen? Welche Methoden und Materialen setze ich ein? Bsp.: - Fragerunde, - Flipcharts zur Visualisierung, - Referat, - schriftliche Unterlagen, -... Welche Informationen, benötige ich vor der Besprechung unbedingt noch? I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 3 von

4 Vorbereitende Fragen Auswertung, Notizen 2. Vorbereitung der Besprechung - Gesprächspartner/in Wer sollte an der Besprechung teilnehmen? Worauf muss ich bei den einzelnen Personen achten? Welche unerwarteten Fragen werden evtl. gestellt? Welche Probleme, welche Konflikte könnten in der Besprechung auftauchen? Wie steht es um die Offenheit und Informationstransparenz? Wie/ womit kann ich die Offenheit vergrößern/ die Beziehungsbasis stärken? I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 4 von

5 Vorbereitende Fragen Auswertung, Notizen 3. Vorbereitung der Besprechung - Organisatorisches Welches Material und welche Technik benötige ich? Bsp.: - Moderationswände, -papier - Moderatorenkoffer - Flipchart, ausreichend Papier - elektronisches Flipchart, Stifte - Overheadprojektor - Folien und Stifte - Diaprojektor (rund / längs) - Videokamera, Fernseher, Beamer - Aufleger für Projektor Welche äußerlichen Störfaktoren muss ich bedenken, ggf. ausschalten? Wer ist im Vorfeld worüber zu informieren und wer ist einzuladen? Wo sollte ich/die Teilnehmer stehen/sitzen, damit ein guter Kontakt möglich ist (Raum, Anzahl Plätze, etc.)? Bsp. für Sitzordnung: - U-Form, - parlamentarisch, - Stuhlkreis, ohne Tische Was muss ich in Bezug auf Getränke, Lüftung, Pausenverpflegung und sonstiges organisieren (Zeiten)? Bsp.: - Kaffee, Tee, kalte Getränke - Imbiss - Mittagessen I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 5 von

6 Vorbereitende Fragen 4. Persönliche inhaltliche Vorbereitung Wie sollen die Gesprächspartner/innen nach der Sitzung rausgehen? Was sollen Sie sich dabei denken? Was sollen Sie danach tun? Auswertung, Notizen Vor welchen möglichen Situationen fürchte ich mich? Wie kann ich ihnen intelligent und auf mein Ziel hin orientiert begegnen? Was wäre für mich das beste Ergebnis/ was das schlechteste Ergebnis nach dieser Besprechung? Wie möchte ich nach dem Gespräch rausgehen, was möchte ich mir sagen? I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 6 von

7 Organisation der Besprechung Am von bis Ort / Raum reserviert am / durch Ausstattung nötig im Raum Rest bestellt durch Kostenlos und unverbindlich verfügbar registrieren am unter Moderationswände, -papier Moderatorenkoffer Flipchart, -papier elektronisches Flipchart, Stifte Overheadprojektor Overheadfolien und Stifte Diaprojektor (rund / längs) Videokamera Fernsehgerät Beamer (2500 Ansi Lumen) Magnetleisten, Magnete Tischordnung für Raum Anzahl Plätze: U-Form parlamentarisch Stuhlkreis, ohne Tische Bewirtung nicht nötig Kaffee O Tee O kalte Getränke für Imbiss für Mittagessen für Einladung und Tagesordnung Termin vereinbart Terminvereinbarung verschickt Tagesordnung verschickt Informationen zu TOPs verschickt Personen bestellt Personen bestellt Personen bestellt I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 7 von

8 Einladung zur Besprechung Veranstalter der Besprechung: Routinebesprechung Projektbesprechung Wichtiger Anlass Einrichtung Termin: und Thema/ Nutzung eines Prepay-Kontos Beginn: Projekt: Ort: Ende: zur Information/ Verteiler: Teilnehmer/Verteiler: Protokollführer: Zeitnehmer: TOP- Nr. Agenda (TOP) Berichter Zeitbedarf Beschluss notwendig Unterlagen/ Information/ Vorbereitung Sie Tools möchten sich über dieses und weitere Rückmeldung: Ich werde an der Besprechung teilnehmen nicht teilnehmen Kommentar/Begründung... Datum/Unterschrift... I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 8 von

9 Teilnehmerliste Sitzung (Projekt/Team) Am von bis Name Bereich / Funktion Unterschrift Sie Tools möchten sich über dieses und weitere I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 9 von

10 Besprechungsprotokoll Sitzung (Projekt/Team) Zu TOP-Nr. Erledigung durch Am von bis Mitwirkung Aufgabe, Aktivität Termin Sie Tools möchten sich über dieses und weitere Verteiler Registrieren Teilnehmer (siehe Teilnehmerliste) und downloaden! weitere Mitarbeiter: Protokoll erstellt am durch I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 10 von

11 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie das Häkchen unter Extras - Optionen... - Ansicht - Formatierungszeichen im Feld Alle, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - Aus Datei ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie die (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 8. Bitte ergänzen Sie die Spalte Sonstige Hinweise mit ggf. relevanten Festlegungen Ihres Qualitätsmanagementsystems Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. I_Leitfaden Besprechungsorganisation.doc - Rev. 1.0 Seite 11 von