Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom 21. März 2015 (Abl. S. 126)

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1 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Abendmahlsfeiern, regelmäßige und besondere Abkündigungen Ablösungen Aktenpläne Amtshandlungen, regelmäßige und besondere Amtsübergaben, Akten und Protokolle An- und Abmeldungen zu Gemeindekreisen und Vereinen An- und Abmeldungen zum Kindergarten An- und Abmeldungen zum kirchlichen Unterricht Angebote und Prospekte, unberücksichtigte Anlagen zu den Kirchenbüchern (nach Bescheinigung der Vollzähligkeit der Kirchenbucheintragungen durch den Kirchenbuchführer bzw. Kirchenbuchführerin) Arbeitszeitlisten Archiv, Unterlagen zum Asyl- und Ausländerpolitik Beichte, regelmäßige und besondere Bekenntnisstand Belege (soweit keine Dauerbelege), Beratungsstellen, eigene - Organisation, sberichte, Statistik Berechtigung und Verpflichtung Dritter zu besonderen Leistungen (Baulast Deputate etc.) Seite von

2 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Berechtigungen, dauernde - Steuer- und Gebührenfreiheit, Abgaben, Erbbaurechte, Dienstbarkeiten Besondere Ereignisse der kirchlichen Körperschaft Bewerbungen nichtberücksichtigter Personen Bibliotheksarbeit, nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit Bilanzen Bücher zur Rechnungsführung Chronik Darlehen nach Abtragung der Schuld und Löschung im Grundbuch Datenschutz, nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit Datenverarbeitung, nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit Diakoniestationen in eigener Trägerschaft Diakonische Arbeit im eigenen Amts- und Aufgabenbreich Fürsorgetätigkeit im eigenen Amts- und Aufgabenbereich Diakonischen Einrichtungen in eigener Trägerschaft Dienstanweisungen Disziplinarakten, sofern wichtig f.d. Betroffenen oder die eigene Körperschaft Entwicklungshilfe, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren Erwachsenenbildung, nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit Familienarbeit, eigene Findbuch (Archiv) Seite von

3 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Frauenarbeit, eigene Friedensarbeit Friedhof, Anlage-, Übersichts- und Belegungspläne Friedhof, besondere Erbbegräbnisse Friedhof, besonderer Grabdenkmäler Friedhof, bestattete Personen und Urnen Friedhof, Kriegsgräber Friedhöfe, Widmungen, Entwidmungen Friedhofssatzungen Friedhofsverwaltung, Grundsätzliches Gemeindebriefe Gemeindekreise, Zielsetzung, Veranstaltung, Arbeitsberichte Geschäftsordnungen Geschäftsverteilungspläne Gesellschaftspolitische Arbeit (eigene, d.h. kirchliche) Gottesdienste, regelmäßige und besondere Grabsteine und Grabdenkmäler, Unterlagen zur Genehmigung Grundstücke Gründung Grundvermögen, Erwerb Seite 3 von

4 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Grundvermögen, Veränderungen Grundvermögen, Verkauf Handzettel und Anschläge für regelmäßige Gottesdienste und übliche Veranstaltungen Haus- und Straßensammlungen (Unterlagen) Haushaltspläne Haushaltspläne, Aufstellung Heime in eigener Trägerschaft Hypotheken nach Abtragung der Schuld und Löschung im Grundbuch srechnungen, Aufstellung Jubiläen Jugendarbeit, eigene Jugendverbände, eigene Kassationsprotokolle (Archiv) Kindereinrichtungen der eigenen Jugendarbeit - Einrichtung und Bau, Verträge, Organisation, Konzeption, Heimaufsicht Kindertagesstätten, eigene Kirche- Ausstattungsgegenstände (Taufe, Kanzel, Altar, Orgel, Uhr, Bestrahlung, Kunstwerke, Denkmäler Kirchenaus- und -übertritte Kirchenbücher Seite 4 von

5 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Kirchengeschichte Kirchengrundbuch (früher Lagerbuch) Kirchenmitgliedschaft Kirchenmusik Kirchenmusik, Veranstaltungen Kirchenmusikalische Prüfungen Kirchensteuerkappungen, Unterlagen bei Kirchensteuerstellen im Zusammenhang mit Kirchentage, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen Kirchgeld und Kirchensteuern, Erhebung Kirchliche, Gebäude, Abschlussrechnungen Kirchliche Gebäude, Abschlussrechnungen Kirchliche Gebäude, Bauberichte, ausgeführte Angebote Kirchliche Gebäude, Bauplanung, Finanzierung, Zeichnungen Kirchliche Gebäude, Einrichtung und bauliche Unterhaltung Kirchliche Gebäude, Einrichtung und bauliche Unterhaltung Kirchliche Gebäude, Grundsteinlegung Kirchliche Gebäude, Inventar Kirchliche Gebäude, Nutzung (ohne Vermietung) Kirchliche Gebäude, Versicherung Kirchliche Verwaltungsgerichtsbarkeit Seite von

6 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Kollekten- und Kirchgeldaufkommen, summarische Übersichten Kollektenabkündigungen Kommunale Stellen,- Organisationen, - Einrichtungen (Beziehungen, Vereinbarungen etc.) Konfessionen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren Konfirmanden- und Religionsunterricht, Überweisungen zum Konfirmandenunterricht, nur aus eigener Arbeit Konfirmationen Konfirmationsjubiläen Kontoauszüge (nach abschließender Entlastung) Konziliarer Prozess, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen Kostendeckungspläne (außerordentliche Haushaltspläne) Krankenhausdokumentationen, bei verstorbenen Erwachsenen Krankenhausdokumentationen, bei verstorbenen Minderjährigen Kulturelle Aktivitäten der eigenen Körperschaft Kunst- und Kulturgut, Bestand und Erhaltung Landwirtschaft, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen Männerarbeit, eigene Menschenrechtsfragen Missionarische Dienste, die eigene Körperschaft betreffend Mitarbeitervertretung, Rechenschaftsberichte Seite 6 von

7 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Mitarbeitervertretung, Wahl Mitarbeitervertretung, Zusammenarbeit Öffentlichkeitsarbeit, nur Vorgänge aus der eigenen Arbeit Organisation Pacht- und Mietverhältnisse (nach Beendigung der Mietverhältnisse) Parteipolitische Stellen, - Organisationen, - Einrichtungen (Beziehungen, Vereinbarungen etc.) Patronat der kirchlichen Körperschaft Personalakten Personalakten kirchlicher Mitarbeiter, mit überwigend Sachbearbeiterfunktion betraut waren (vom Todesjahr an bzw. nach Fortfall von Versorgungsansprüchen) Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche entfällt (von der letzten Versorgungsleistung an) Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche möglich ist (von der letzten Versorgungsleistung an) Personalbeiakten, Beihilfen, Unterstützungen, Urlaub, Dienstbefreiung, Vertretungen, Krank- und Gesundmeldungen Pfarramtliche Zeugnisse, Unterlagen über Ausstellung Pfarramtsübergaben, Akten und Protokolle Pfarrstellen, Besetzung Pfarrstellen, Einrichtung Pflegedokumentationen, bei verstorbenen Erwachsenen Seite 7 von

8 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Pflegedokumentationen, bei verstorbenen Minderjährigen Presseberichte (soweit nicht in der Sachakte) Programmierung Protokollbücher Prozessakten Prozessakten sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt Prozesse vor den ordentlichen Gerichten, die dauernde Rechtverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben Prüfungen Rechnungsbelege zu außerordentlichen Haushaltsplänen ( Dauerbelege ) Rechnungsbelegung und Prüfung der Rechnungen Rechnungsführung Reisekostenabrechnungen und Erstattungen Religionsgemeinschaften, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren Religionsunterricht, nur aus eigener Arbeit Rundschreiben der kirchlichen Verwaltung von zeitlich begrenzter Bedeutung (nach Kenntnisnahme bzw. Erledigung) Rundschreiben kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine Satzungen Schenkungen und Legate Schule, Beziehungen -nur Vorgänge, die die eigene Körperschaft berühren Seite 8 von

9 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Schulen in eigener Trägerschaft, sberichte Schulen in eigener Trägerschaft, Organisation Schulen in eigener Trägerschaft, Schulveranstaltung Schulen in eigener Trägerschaft, Statistik Schulen in eigener Trägerschaft, Zweitschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse Seelsorge, in besonderen Fällen, soweit das Beichtgeheimnis die Aufbewahrung nicht ausschließt Seniorenarbeit, eigene Sondervermögen Sonn- und Feiertagsschutz, Einhaltung oder Verletzung Spendenaktionen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren Staatliche Stellen, - Organisationen, - Einrichtungen (Beziehungen, Vereinbarungen etc.) Statistische Berichte aus dem eigenen Amts- und Aufgabenbereich Stellen für Mitarbeiter, Einrichtung Stellenpläne Stiftungen, Errichtung und Verwaltung Stiftungsvermögen, Errichtung und Verwaltung Umweltschutz, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen Umzugsmeldungen von Gemeindemitgliedern (nach Eintragung) Urlaubslisten vasa sacra, Bestand und Erhaltung Seite 9 von

10 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Veränderungen während der Wahlperiode Veranstaltungen der kirchlichen Körperschaft Veranstaltungen, an denen die Gemeinde (usw.) nicht selbst beteiligt ist, Einladungen dazu Verbände, den eigenen Arbeitsbereich betreffend Vereine, den eigenen Arbeitsbereich betreffend Verhandlungen der kirchlichen Körperschaften, ihrer Organe und Ausschüsse Vermögensnachweise Veröffentlichungen Versicherungen, Abwicklung einzelner Versicherungsfälle (Haftpflicht- und Unfallschäden nach Beendigung des Versicherungsverhältnisses Versicherungsfälle, oweit sie Schäden betreffen (nach Abschluss der Regulierung) Vertretungen, kurzfristige, Unterlagen Verwahrgelder und Vorschüsse (nach Entlastung), Nachweise über nicht abgewickelte Verwendungsnachweise für öffentliche Zuschüsse, soweit keine andere Fristen vorgeschrieben sind Visitationsunterlagen Volkstum und Brauchtum im lokalen und regionalen Bereich Wahlen der kirchlichen Körperschaften, ihren Organe und Ausschüsse Wahlen zu kirchlichen Körperschaften - Unterlagen (vgl. auch weire Stichworte zu Wahlen) Wahlprotokoll mit Wahlergebnis Seite von

11 Handreichung zum Gebrauch der Aufbewahrungs- und Kassationsverordnung der EKM vom. März (Abl. S. 6) Wahlvorschläge Weltanschauungen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren Werkverträge Wirtschaftsangelegenheiten, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft betreffen Seite von