Rechnungsprüfungsordnung des Landkreises Cuxhaven

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1 Rechnungsprüfungsordnung des Landkreises Cuxhaven Aufgrund des 36 Abs. 1 Ziffer 2 der Nds. Landkreisordnung i. V. m. 65, 67 NLO in der zurzeit geltenden Fassung hat der Kreistag des Landkreises Cuxhaven in seiner Sitzung am folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: 1 Rechtliche Stellung des Rechnungsprüfungsamtes (1) Diese Rechnungsprüfungsordnung bestimmt Rahmen und Grundsätze der Rechnungsprüfung beim Landkreis Cuxhaven durch dessen Rechnungsprüfungsamt. (2) Das Rechnungsprüfungsamt ist dem Kreistag unmittelbar unterstellt und nur diesem verantwortlich. Der Kreistag und der Kreisausschuss haben das Recht, dem Rechnungsprüfungsamt Aufträge zur Prüfung der Verwaltung zu erteilen. Bei der sachlichen Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist das Rechnungsprüfungsamt unabhängig und insoweit an Weisungen nicht gebunden. (3) Der Landrat ist Dienstvorgesetzter des im Rechnungsprüfungsamt eingesetzten Personals. (4) In Erfüllung der Aufgaben ist die Übermittlung personenbezogener Daten an das Rechnungsprüfungsamt gemäß 11 i.v.m. 10 Nds. Datenschutzgesetz zulässig. 2 Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes (1) Neben den dem Rechnungsprüfungsamt obliegenden gesetzlichen Aufgaben ( 119 Abs. 1 und 2 NGO) überträgt der Kreistag dem Rechnungsprüfungsamt nach 119 Abs. 3 NGO folgende weitere Aufgaben: 1. die Prüfung von Vorräten und Vermögensbeständen, 2. die Prüfung der Verwaltung auf Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, 3. die Prüfung der Wirtschaftsführung von Unternehmen und Einrichtungen nach 108 ff. NGO, die Prüfung der Betätigung als Gesellschafter oder Aktionär in Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit, einschließlich der Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, 4. die Prüfung von Plänen, Kostenberechnungen und Erläuterungen nach 10 Gemeindehaushaltsverordnung, 5. die Prüfung der Geschäfts- und Haushaltsführung von Vereinen, deren Mitglied der Landkreis Cuxhaven ist und deren Verlustabdeckung durch den Landkreis sichergestellt wird. (2) Weitere Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes ergeben sich aus besonderen Rechtsvorschriften (z. B. 82 Abs. 6 Satz 5 NGO), Bewilligungsbescheiden u. ä. (Prüfung von Abrechnungen, Verwendungsnachweisen etc.). (3) Das Rechnungsprüfungsamt kann mit der Durchführung der Jahresabschlussprüfung Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder andere Dritte beauftragen oder zulassen, dass die Beauftragung im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt unmittelbar durch das Unternehmen erfolgt. Die Kosten der Jahresabschlussprüfung trägt das Unternehmen.

2 (4) Dem Rechnungsprüfungsamt wird ein Prüfungsrecht bei Dritten verschafft, wenn diese Teile des Haushaltes ausführen oder vom Landkreis Cuxhaven Ersatz von Aufwendungen bzw. Zuwendungen erhalten oder Mittel oder Vermögensgegenstände verwalten. 3 Leiter/-in und Dienstkräfte des Rechnungsprüfungsamtes (1) Der Kreistag beruft den Leiter/die Leiterin und die Prüfer/-innen des Rechnungsprüfungsamtes und beruft sie ab. Die Abberufung bedarf der Zustimmung der Kommunalaufsichtsbehörde. Die Prüfer/-innen müssen neben der persönlichen Eignung auch über die für ihre Prüfungstätigkeit erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. (2) Der Leiter/die Leiterin ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung der Prüfungsgeschäfte dem Kreistag gegenüber verantwortlich. Er/Sie teilt den Dienstkräften die Arbeitsgebiete im Rahmen des Dienstverteilungsplanes zu und regelt durch Vereinbarungen, Prüfpläne, Dienstanweisungen oder Anordnungen deren Tätigkeit. 4 Durchführung der Aufgaben (1) Die Prüfer und Prüferinnen führen die Prüfungen in den ihnen übertragenen Aufgabengebieten in eigener Verantwortung durch. Die Prüfungen sind nach Maßgabe der haushalts- und kassenrechtlichen Bestimmungen und dieser Rechnungsprüfungsordnung in den jeweils geltenden Fassungen durchzuführen. Das Rechnungsprüfungsamt kann die Prüfung nach seinem pflichtgemäßen Ermessen beschränken und auf die Vorlage einzelner Prüfungsunterlagen verzichten. (2) Das Rechnungsprüfungsamt ist im Rahmen seiner Aufgaben befugt, von den Organisationseinheiten sowie von den seiner Prüfung unterliegenden Gesellschaften, Anstalten und Stiftungen usw. jede für die Prüfung notwendige Auskunft, das Öffnen von Behältern usw. und die Vorlage, Aushändigung und Übersendung von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen sowie Leserechte von Datenträgern, wenn auf diesen zu prüfende Informationen gespeichert sind oder sein könnten, zu erhalten und zu verlangen. Die Prüfer/- innen sind berechtigt, sich Abschriften und Kopien von Unterlagen sowie Ausdrucke von gespeicherten Daten zu fertigen. (3) Die Prüfer/-innen können für die Durchführung ihrer Prüfungen nach 119 NGO Aufklärung und Nachweise auch gegenüber den Abschlussprüfern der verselbständigten Aufgabenbereiche verlangen. (4) Die Prüfungen können ohne vorherige Anmeldung an Ort und Stelle durchgeführt werden. Im Rahmen ihrer Prüfungsaufgaben ist den Dienstkräften des Rechnungsprüfungsamtes Zutritt zu allen Räumen, Grundstücken und Baustellen und bei Inventuraufnahmen zu gewähren sowie Einblick in die Bestände, Aktenbücher und sonstigen Unterlagen zu gestatten; das gilt auch für Prüfungsmaßnahmen im Rahmen von Veranstaltungen. Sie können sich dabei angeschaffte oder noch anzuschaffende Gegenstände oder Verfahren vorführen und erläutern lassen. Die Prüfer/-innen haben sich ggf. durch einen Dienstausweis auszuweisen. Bei wichtigen Prüfungen soll die Leitung der zu prüfenden Einrichtung über den Prüfungsumfang unterrichtet werden, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Vor Abschluss solcher Prüfungen und der Erstellung des Prüfungsberichtes soll das Ergebnis mit der geprüften Stelle erörtert werden.

3 (5) Bei der Kreiskasse und bei jeder ihrer Zahlstellen sowie den Sonderkassen sind durch das Rechnungsprüfungsamt in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Kassenprüfung vorzunehmen und bei Zahlstellen mit Bargeldverkehr damit eine unvermutete Kassenbestandsaufnahme zu verbinden. Beim Ausscheiden der Kassenverwalterin oder des Kassenverwalters ist eine Kassenprüfung vorzunehmen. Die Handvorschüsse sind mindestens jährlich einmal unvermutet zu prüfen. Die vorgeschriebene Prüfung der Zahlstellen und Sonderkassen obliegt der Kassenleitung, die der Handvorschüsse dem Leiter der jeweiligen Organisationseinheit. Dadurch wird das Prüfungsrecht des Rechnungsprüfungsamtes jedoch nicht berührt. (6) Auftragsvergaben nach der HOAI, VOB, VOL und VOF sind dem Rechnungsprüfungsamt unaufgefordert mit den vollständigen Bearbeitungsunterlagen nach Durchführung des Vergabeverfahrens rechtzeitig vor Auftragserteilung zur Prüfung vorzulegen, wenn der (Netto)-Wert der Vergaben bei 1. Aufträgen nach VOL EUR überschreitet, 2. Aufträgen im Hochbaubereich EUR überschreitet und 3. Aufträgen im Tiefbaubereich EUR überschreitet. 4. HOAI-Verträge sind vor ihrem Abschluss zur Prüfung vorzulegen, wenn das Honorar einen Wert von EUR überschreitet. (7) Das Rechnungsprüfungsamt führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftverkehr selbständig. Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes hat ein Rederecht in den Sitzungen des Kreistages, des Kreisausschusses und aller Fachausschüsse in Prüfungsangelegenheiten. 5 Prüfungsgrundsätze (1) Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes entscheidet im Rahmen ihres fachlichen Ermessensspielraumes darüber, wann, wie und in welchem Umfang die gesetzlich definierten Aufgaben wahrgenommen werden, soweit sie keinen anderslautenden Prüfauftrag erhalten hat. (2) Der Prüfungstätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes liegen folgende Grundsätze zugrunde: 1. eine zielgerichtete Beratung im Vorfeld der Prüfung und innerhalb eines Prüfungsverfahrens, 2. eine erweiterte Beratungsfunktion außerhalb der Prüfungstätigkeit zur Vermeidung eines nachträglichen Prüfungsverfahrens, 3. beratende Mitwirkung in Arbeits- und Projektgruppen bei der Entwicklung und Einführung komplexer Verfahren, 4. Beachtung der Wirtschaftlichkeit bei der Festlegung des Prüfungsumfanges und der Prüfungsdauer, 5. Verlagerung der Prüfungsschwerpunkte von der umfassenden Ordnungsmäßigkeitsprüfung zur Wirtschaftlichkeits- und Zweckmäßigkeitsprüfung, 6. Verstärkung der begleitenden Prüfung.

4 6 Prüfungsberichte (1) Über alle Prüfungen sind grundsätzlich schriftliche Berichte oder Vermerke zu fertigen. Geringfügige Beanstandungen sind mit der geprüften Organisationseinheit mündlich oder fernmündlich auszuräumen. Über wesentliche Beanstandungen und Fragen von nicht unerheblicher Bedeutung ist in jedem Fall ein schriftlicher Prüfungsbericht (Prüfungsbemerkung) zu fertigen, der den in Betracht kommenden Stellen auf dem Dienstweg zur Abstellung der Mängel zuzuleiten ist. Das Rechnungsprüfungsamt soll vor Abschluss wichtiger Prüfungen das Prüfungsergebnis mit der Leitung der geprüften Organisationseinheit besprechen. Die Berichte und Vermerke werden von den jeweils zuständigen Prüfern unterzeichnet. Die Amtsleitung bzw. die Fachgebietsleitung nimmt eine Gegenzeichnung vor. (2) Werden bei Durchführung der Prüfung Veruntreuungen, Unterschlagungen, wesentliche Unkorrektheiten oder wesentliche Unregelmäßigkeiten festgestellt, sind der Landrat und -soweit Kassengeschäfte betroffen sind - auch der Kassenaufsichtsbeamte von der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes unverzüglich zu unterrichten. (3) Das Rechnungsprüfungsamt hat den über die Prüfung der Jahresrechnung zu erstellenden Schlussbericht unverzüglich zu fertigen und dem Landrat vorzulegen. Dieser leitet den Schlussbericht mit seiner Stellungnahme dem Kreistag über den Finanz- und Kreisausschuss zu. Das Rechnungsprüfungsamt hat den Schlussbericht auf Verlangen zu erläutern. (4) Das Rechnungsprüfungsamt hat die Berichte über zusätzliche Prüfungen, die es im Auftrag des Kreistages oder Kreisausschusses durchgeführt hat, zugleich dem Vorsitzenden des Kreistages, den Mitgliedern des Finanzausschusses und dem Landrat vorzulegen. (5) Der Leiter/die Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes hat das Recht und auf Verlangen des Kreistages die Pflicht, im Kreistag, im Kreisausschuss oder im Finanzausschuss vorzutragen. Die Einladungsfristen sind dabei zu beachten. 7 Zusammenarbeit zwischen der geprüften Einrichtung und dem Rechnungsprüfungsamt (1) Das Rechnungsprüfungsamt ist von der Absicht, Änderungen auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens vorzunehmen, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass eine gutachtliche Stellungnahme vor der Umsetzung möglich ist. Das gilt auch für Dienstanweisungen nach 41 GemKVO. (2) Vor der Einrichtung oder Aufhebung von Kassen, der Einführung von Gutscheinen und geldwerten Drucksachen, der Einrichtung von Konten bei Geldinstituten bzw. des Internet- Banking, der Einführung von Geldautomaten oder anderen wichtigen Veränderungen ist das Rechnungsprüfungsamt gutachtlich zu hören. Es hat sich insbesondere zu den vorgesehenen Sicherungsmaßnahmen zu äußern. (3) Dem Rechnungsprüfungsamt sind unaufgefordert zu übersenden: 1. Alle Einladungen (einschließlich Tagesordnungen und Beratungsunterlagen), Niederschriften und Beschlüsse des Kreistages, des Kreisausschusses und der Fachausschüsse,

5 2. alle über den Einzelfall hinausgehenden Anordnungen, die das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen betreffen (dazu gehören auch Satzungen, Gebührenordnungen, Tarife, Preisverzeichnisse u. a. m.), 3. Berichte anderer Prüfungsorgane oder Beratungsstellen (Kommunalprüfungsanstalt, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Wirtschaftsprüfer usw.), 4. Schriftverkehr mit der Kommunalaufsicht, der sich auf den Haushaltsplan und die Jahresrechnung bezieht, 5. die Zwischen- und Jahresabschlüsse einschließlich der Geschäftsberichte der wirtschaftlichen Unternehmen und der öffentlichen Einrichtungen sowie der Unternehmen, an denen der Landkreis beteiligt ist, 6. die Mitteilung über den Wechsel in der Kassenleitung. (4) Dem Rechnungsprüfungsamt sind unaufgefordert die Namen der Dienstkräfte mitzuteilen, die 1. zur Abgabe verpflichtender Erklärungen bevollmächtigt werden (mit Angabe des Umfanges dieser Vollmacht), 2. Anordnungsbefugnisse erhalten (mit Unterschriftsproben und Angaben des Umfangs der Befugnis), 3. zur Wahrnehmung von Kassengeschäften ermächtigt werden, 4. Administratorenrechte für das Haushalts- und Kassenprogramm einschließlich der Hilfsprogramme erhalten haben. (5) Das Rechnungsprüfungsamt ist bei Vorliegen des Verdachts von dienstlichen Verfehlungen oder Unregelmäßigkeiten unter Darlegung des Sachverhaltes von der betreffenden Organisationseinheit sofort zu unterrichten. Das gilt auch bei der Feststellung von wesentlichen Kassenfehlbeträgen, bei Verlusten durch Vermögens- und Eigentumsdelikten oder sonstigen Ursachen, durch die ein Vermögensschaden für den Landkreis entstanden sein könnte. 8 Anwendung anderer Vorschriften Soweit in dieser Rechnungsprüfungsordnung auf kommunalrechtliche oder haushaltsrechtliche Vorschriften verwiesen wird, gelten diese in ihrer jeweils gültigen Fassung für die Rechnungsprüfungsordnung. 9 Inkrafttreten Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am in Kraft.