Der Bürgermeister. IX. Wahlperiode Sitzungsvorlage Nr. H 079 V Vorberatung Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung keine Beschlussfassung Rat

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1 Der Bürgermeister IX. Wahlperiode Sitzungsvorlage Nr. H 079 V Vorberatung Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung keine Beschlussfassung Rat öffentlich Datum: Amt/Aktenzeichen 10/ Auskunft erteilt: Frau Müller-Deilmann Mitwirkung durch./. Neufassung der öffentlich rechtlichen Vereinbarung zwischen dem Kreis Viersen und der Gemeinde Grefrath über die Wahrnehmung der örtlichen Rechnungsprüfung vom sowie der Rechnungsprüfungsordnung vom Sachverhalt: Der Rat der Gemeinde Grefrath hat in seiner Sitzung am aufgrund der Neuordnung der Gemeindeprüfung in Nordrhein-Westfalen zum den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit dem Kreis Viersen über die Wahrnehmung der örtlichen Rechnungsprüfung beschlossen (Vorlage-Nr. H 291 V VII. Wahlperiode-). Ebenso wurde eine Rechnungsprüfungsordnung verabschiedet, die das Prüfungsverfahren regelt. Aufgrund der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) zum stimmte der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am der Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft WIBERA AG für die Prüfung der Eröffnungsbilanz und des 1. Jahresabschlusses der Gemeinde Grefrath durch das Rechnungsprüfungsamt des Kreises Viersen (RPA) zu (Vorlage-Nr. R 266 V). Mit Schreiben vom teilt das RPA der Gemeinde Grefrath mit, dass die Prüfungstätigkeit im Wesentlichen wie im Jahr 2007 umfassend erläutert, fortgeführt werden soll. Das NKF Einführungsgesetz NRW hat nicht nur die Umstellung des kommunalen Rechnungswesens auf die doppelte Buchführung und die Festlegung eines Eröffnungsbilanzstichtages, sondern auch die Verfahrensweise für die Prüfung des Jahresabschlusses detailliert festgelegt. Zukünftig gehört es zu den gesetzlichen Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses und der örtlichen Rechnungsprüfung, die Eröffnungsbilanz der Gemeinde sowie jährlich den Jahresabschluss zu prüfen und einen Bestätigungsvermerk abzugeben. Aufgrund der Veränderungen im Zusammenhang mit der Prüfung des Jahresabschlusses, des Gesamtabschlusses und der übrigen vorgegebenen Prüfungsbereiche erhöht sich der Leistungs- und Rechnungsumfang auf eine ¾ Prüferstelle. Ausgehend von dem seinerzeitigen Angebot, das für die Komplettprüfung Kosten in Höhe von rd ohne die Prüfung des Gesamtabschlusses vorsah, werden nunmehr auch die zwischenzeitlichen Personalkostensteigerungen sowie die Prüfung des Gesamtabschlusses berücksichtigt. Die Änderungen sind erstmalig für die Prüfung des Jahresabschlusses 2010 im Jahre 2011 anzuwenden. Beim Gesamtabschluss sollte lt. RPA für die erste Prüfung die Möglichkeit offen bleiben, Dritte (Wirtschaftsprüfer) hinzuzuziehen oder ggf. zu beauftragen. Das RPA schlägt vor, sowohl die öffentlich-rechtliche Vereinbarung

2 2 mit dem Kreis Viersen als auch die Rechnungsprüfungsordnung der Gemeinde Grefrath neu zu fassen. In einem am geführten Gespräch zwischen den Kämmerern der kreisangehörigen Gemeinden Brüggen, Schwalmtal, Niederkrüchten und Grefrath stellte sich heraus, dass es aus finanzieller Sicht nicht günstiger ist, bestimmte Prüfungsarbeiten (z.b. Prüfung des Gesamtabschlusses) einem privaten Wirtschaftsunternehmen zu übertragen. Der Vorteil bei der Inanspruchnahme des RPA ist, dass die jederzeitige Beratung durch die Mitarbeiter/innen unkompliziert möglich ist und nicht gesondert berechnet wird. Beide vom RPA erstellten Entwürfe sind dieser Vorlage als Anlage beigefügt. 2. Stellungnahme zum Haushaltsplan: Die Vorlage berührt den Haushaltsplan auf der Ausgabenseite. Die benötigten Mittel müssen im Haushaltsplan des kommenden Jahres 2011 zur Verfügung gestellt werden. 3. Beschlussentwurf: Der Rat der Gemeinde Grefrath beschließt die öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kreis Viersen und der Gemeinde Grefrath über die Wahrnehmung der örtlichen Rechnungsprüfung (Anlage I) sowie die Rechnungsprüfungsordnung der Gemeinde Grefrath (Anlage II). 4. Abstimmungsergebnis: Zustimmungen: Ablehnungen: Enthaltungen: 5. Anlagen: Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kreis Viersen und der Gemeinde Grefrath über die Wahrnehmung der örtlichen Rechnungsprüfung Rechnungsprüfungsordnung der Gemeinde Grefrath Lommetz

3 3 Anlage I zur Vorlage- Nr. H 079 V Rechnungsprüfungsordnung der Gemeinde Grefrath vom Der Rat der Gemeinde Grefrath hat am folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: 1. Aufgaben der Rechnungsprüfung Die Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung werden gemäß 102 Abs. 2 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) vom Rechnungsprüfungsamt des Kreises Viersen mit folgender Ausnahme wahrgenommen: Für den Bereich der Zahlungsabwicklung gilt die Vereinbarung zwischen der Gemeinde Grefrath und der Stadt Nettetal. Dem Rechnungsprüfungsamt werden, unabhängig von den gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung, gemäß 103 Abs. 2 GO NRW folgende Aufgaben übertragen: 1.1 a) Die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. b) Die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfungen, die sich die Gemeinde bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehält. 1.2 Nach Ermessen des Leiters des Rechnungsprüfungsamtes sind folgende Prüfungen möglich: a) Die Prüfung, ob bei der Bewirtschaftung des Personalaufwands die Vorschriften des Beamten- und Besoldungsrechts sowie die Tarifverträge beachtet wurden, und zwar vor Aushändigung der Urkunden und vor Abgang der Bescheide über die Besoldungs- und Vergütungsfestsetzungen. b) Die Prüfung von Anordnungen vor ihrer Zuleitung an die Finanzbuchhaltung. 1.3 Das Rechnungsprüfungsamt kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen. 2. Ausstattung und Unterrichtung des Rechnungsprüfungsamtes 2.1 Dem Rechnungsprüfungsamt sind auf Wunsch Ausfertigungen folgender Unterlagen zu übersenden: a) Tagesordnungen und Vorlagen für die Sitzungen des Rates und des Haupt- und Finanzausschusses sowie die Niederschriften über die Sitzungen. b) Prüfungsberichte anderer Prüfungsinstanzen (z.b. Rechnungshöfe, Bezirksregierung, Gemeindeprüfungsanstalt, Finanzamt). c) Alle Verträge, Bewilligungsbescheide oder dergl., in denen sich die Gemeinde ein Prüfungsrecht vorbehält. 2.2 Das Rechnungsprüfungsamt ist unverzüglich über alle festgestellten oder vermuteten Unregelmäßigkeiten zu unterrichten, durch die die Haushaltswirtschaft oder das Vermögen der Gemeinde berührt werden oder berührt werden können.

4 4 3. Rechte und Pflichten der Prüfer/innen 3.1 Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes weist den Prüfern/Prüferinnen ihre Aufgaben zu. 3.2 Die Prüfer/innen sind in der Beurteilung der Prüfungsvorgänge nur dem Gesetz unterworfen. Sie prüfen in eigener Verantwortung. 3.3 Die Prüfer/innen können von den Dienststellen und Einrichtungen der Gemeinde jede für die Prüfung notwendige Auskunft, den Zutritt zu allen Räumen, die Öffnung von Behältnissen usw. und die Vorlage und Aushändigung von Unterlagen, einschl. elektronischer Dateien, verlangen. Sie können Ortsbesichtigungen durchführen und die zu prüfenden Stellen aufsuchen. Die Prüfer/innen weisen sich durch einen Dienstausweis mit Lichtbild aus. 3.4 Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes unterrichtet den Bürgermeister über alle besonderen Vorkommnisse die bei Prüfungen festgestellt werden. 4. Prüfungsberichte 4.1 Prüfungsberichte werden vom Leiter des Rechnungsprüfungsamtes unterzeichnet. Er entscheidet, welche Beanstandungen oder Hinweise in den Prüfungsbericht aufgenommen werden und übernimmt die Verantwortung für das Prüfungsergebnis im Ganzen. Die Verantwortung für die einzelnen Berichtsinhalte trägt der/die jeweilige Prüfer/in. 4.2 Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes legt die Berichte über die Prüfung dem Bürgermeister vor. 4.3 Das jeweilige Ergebnis der Berichte über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses (Bestätigungsvermerk, eingeschränkter Bestätigungsvermerk oder Versagung eines Bestätigungsvermerks) sind vom/von der Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses unter Angabe von Ort und Tag zu unterzeichnen. 4.4 Schriftwechsel im Zusammenhang mit der Ausräumung von Prüfungsfeststellungen wird, soweit erbeten, vor der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses dem/der Ausschussvorsitzenden und weiteren von den Fraktionen bestimmten Mitgliedern zugeleitet. Der Rechnungsprüfungsausschuss kann sich die Bestimmung der Mitglieder vorbehalten. 5. Inkrafttreten: Die Rechnungsprüfungsordnung tritt am in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt tritt die bisherige Rechnungsprüfungsordnung vom außer Kraft.

5 5 Anlage II zur Vorlage Nr. H 079 V Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kreis Viersen und der Gemeinde Grefrath über die Wahrnehmung der örtlichen Rechnungsprüfung Der Kreis Viersen (im folgenden Kreis ) und die Gemeinde Grefrath (im folgenden Gemeinde ) schließen gemäß 102 Abs. 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein- Westfalen (GO NRW) vom (GV NRW S. 666) in der derzeit geltenden Fassung folgende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Wahrnehmung von Aufgaben der örtlichen Rechungsprüfung: 1 (1) Die Gemeinde hat keine eigene örtliche Rechnungsprüfung gemäß 102 (1) GO NRW eingerichtet. (2) Die Gemeinde überträgt der örtlichen Rechnungsprüfung des Kreises gemäß 102 (2) GO NRW die Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung. (3) Der Kreis übernimmt diese Aufgabe und stellt deren ordnungsgemäße Erledigung mit folgender Ausnahme sicher: Für den Bereich der Zahlungsabwicklung (Kasse) gilt die Vereinbarung zwischen der Gemeinde Grefrath und der Stadt Nettetal. Mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses der Gemeinde kann sich Dritter als Prüfer bedient werden. (1) Die Übertragung umfasst die Aufgaben nach 103 GO NRW. 2 (2) Der Rechnungsprüfungsausschuss der Gemeinde bedient sich der örtlichen Rechnungsprüfung des Kreises bei der Erfüllung seiner Aufgabe. Diese ist verpflichtet, die Arbeit des Rechnungsprüfungsausschusses entsprechend vorzubereiten und zu begleiten. 3 (1) Für die Dauer der in der Regel vor Ort stattfindenden jährlichen Prüfung wird der durchschnittliche Personalaufwand einer Prüferstelle des Rechnungsprüfungsamtes mit einem Anteil von 75 % zugrunde gelegt. Die Prüfung wird je nach Bedarf in einem oder mehreren Blöcken abgeleistet. Die Dauer kann nach Ermessen des Leiters der örtlichen Rechnungsprüfung verlängert oder verkürzt werden. (2) Sonderprüfungen auf Verlangen der Gemeinde erfolgen im Einvernehmen mit dem Leiter der örtlichen Rechnungsprüfung und werden auf der Grundlage des Tarifs für die Rechnungsprüfung des Kreises Viersen in der jeweils geltenden Fassung abgerechnet. (3) Der Leiter der örtlichen Rechnungsprüfung fertigt die Berichte und legt sie dem Bürgermeister vor. Dieser leitet den Bericht an den/die Vorsitzende/n und die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses weiter. 4

6 6 (1) Das Prüfungsentgelt beträgt für die unter 2 genannten Aufgaben pauschal jährlich und deckt sämtliche mit der vertragsgemäßen Prüfungstätigkeit im Zusammenhang stehenden Kosten ab. Sollte die Prüfung des Gesamtabschlusses entfallen, vermindern sich Prüfungsumfang und Prüfungsentgelt um 7,5 %. (2) Das Prüfungsentgelt ist an die Erhöhungen der Beamtenbesoldung gekoppelt. Bemessungsgrundlage ist die Besoldungsgruppe A 12 zum Stand Maßgebend für Veränderungen des Entgelts ist die Besoldung zum des jeweiligen Jahres, in dem die Prüfung stattfindet. (3) Sollte sich der Umfang der örtlichen Rechnungsprüfung wesentlich verändern, so wird das Prüfungsentgelt entsprechend angepasst. (4) Das Prüfungsentgelt ist innerhalb eines Monats nach Übergabe des Prüfungsberichtes an die Gemeinde fällig. 5 (1) Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung tritt mit Wirkung vom (für das zu prüfende Jahr 2010) in Kraft und gilt für 5 Jahre. Sie ersetzt die öffentlich-rechtliche Vereinbarung vom (2) Die Geltungsdauer verlängert sich um jeweils ein Jahr, wenn die Vereinbarung nicht von einem Beteiligten spätestens 1 Jahr vor Fristablauf schriftlich gekündigt wird. 6 (1) Sollte eine Bestimmung dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen in dieser Vereinbarung enthaltenen Regelungen. Sofern die unwirksame Bestimmung nicht ersatzlos fortfallen kann, ist sie durch eine solche zu ersetzen, die dem beabsichtigten Sinn und Zweck am nächsten kommt. Gleiches gilt, soweit die Vereinbarung lückenhaft sein sollte. (2) Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Sie sind vorzunehmen, wenn gesetzliche Änderungen dies erfordern. Viersen, den Für den Kreis Viersen Grefrath, den Für die Gemeinde Grefrath Ottmann Landrat Lommetz Bürgermeister Im Auftrag Dr. Coenen Kreisdirektor Elvira Müller-Deilmann vertretungsberechtigte Beamtin