RECHNUNGSPRÜFUNGSORDNUNG der Stadt Emsdetten

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1 - 1 - RECHNUNGSPRÜFUNGSORDNUNG der Stadt Emsdetten Der Rat der Stadt Emsdetten hat unter Bezug auf die Bestimmungen der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der ab geltenden Fassung am 28. Nov die nachstehende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: 1 Geltungsbereich (1) Die Stadt Emsdetten unterhält eine örtliche Rechnungsprüfung mit der Bezeichnung Rechnungsprüfungsamt. (2) Die Rechnungsprüfungsordnung bestimmt Rahmen und Grundsätze für die Tätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Emsdetten. 2 Rechtliche Stellung (1) Das Rechnungsprüfungsamt ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. (2) Der Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin ist Dienstvorgesetzte(r) der Dienstkräfte des Rechnungsprüfungsamtes. (3) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist das Rechnungsprüfungsamt an Weisungen nicht gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. 3 Organisation, Bestellung und Abberufung (1) Das Rechnungsprüfungsamt besteht aus dem Leiter bzw. der Leiterin sowie den Prüferinnen und Prüfern. (2) Der Leiter bzw. die Leiterin und die Prüferinnen und Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes werden vom Rat bestellt und abberufen. (3) Sie müssen persönlich für die Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes geeignet sein und über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. (4) Der Leiter bzw. die Leiterin ist Vorgesetze(r) der Dienstkräfte des Rechnungsprüfungsamtes. Er bzw. sie weist den Prüferinnen bzw. den Prüfern die Prüfungsaufgaben zu. Neben den Prüferinnen bzw. Prüfern trägt er bzw. sie die Verantwortung für den Inhalt und die Durchführung der Prüfungsgeschäfte. 4 Gesetzliche Aufgaben Das Rechnungsprüfungsamt hat folgende gesetzliche Aufgaben gemäß 103 Abs. 1 GO NRW:

2 die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt ( 101 GO NRW), 2. die Prüfung der Jahresabschlüsse der in 97 Abs. 1 Nrn. 1, 2 und 4 benannten Sondervermögen (Gemeindegliedervermögen; Vermögen der rechtlich unselbständigen örtlichen Stiftungen; rechtlich unselbständige Versorgungs- und Versicherungseinrichtungen), 3. die Prüfung des Gesamtabschlusses, 4. die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses, 5. die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Stadt und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen, 6. bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV- Buchführung) der Stadt und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung, 7. die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung, 8. die Prüfung von Vergaben. In die Prüfung des Jahresabschlusses sind die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben (z.b. Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem SGB II und Sozialhilfe nach dem SGB XII) auch dann einzubeziehen, wenn die Zahlungsvorgänge selbst durch den Träger der Aufgabe vorgenommen werden und wenn diese insgesamt finanziell von erheblicher Bedeutung sind. Gemäß 92 Abs. 4 und 5 GO NRW prüft das Rechnungsprüfungsamt die Eröffnungsbilanz. 5 Übertragene Aufgaben (1) Der Rat überträgt dem Rechnungsprüfungsamt aufgrund des 103 Abs. 2 GO NRW 1. die Prüfung der Verwaltung auf Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit, 2. die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß 114 a (einschließlich der Prüfung der Beteiligungsverwaltung), 3. die Stellungnahme zu den auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sowie des Vergabewesens zu erlassenden Anordnungen, Dienstanweisungen und sonstigen allgemeinen Vorschriften. 4. die Prüfung der Vergaben und die Belegprüfung für die Sonderrechnung Abwasserwerk, 5. die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat,

3 die Beratung der Verwaltung, Betriebe und sonstigen Einrichtungen der Stadt im Rahmen der vorgenannten Aufgaben, auch mit dem Ziel der Prävention von Unregelmäßigkeiten, 7. die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen, 8. die Prüfung von Buchungsbelegen vor ihrer Zuleitung an die Geschäftsbuchhaltung (Visa-Kontrolle), soweit der Leiter bzw. die Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes dies aus besonderem Anlass zeitweilig für erforderlich hält. (2) Das Rechnungsprüfungsamt ist ermächtig, die Prüfung der Jahresabschlüsse der Zweckverbände, in denen die Stadt Emsdetten Mitglied ist, zu übernehmen. (3) Wenn dringende dienstliche Gründe es erfordern, ist der Leiter bzw. die Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes ermächtigt, hinsichtlich Art und Umfang der Prüfungen Einschränkungen anzuordnen oder einzelne Gebiete von der Prüfung auszunehmen, soweit dadurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden. 6 Prüfaufträge (1) Der Rat kann dem Rechnungsprüfungsamt weitere Prüfaufträge erteilen. (2) Der Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin kann innerhalb seines bzw. ihres Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss ( 103 Abs. 3 GO NRW) dem Rechnungsprüfungsamt Aufträge zur Prüfung erteilen. 7 Befugnisse (1) Dem Leiter bzw. der Leiterin und den Prüferinnen und Prüfern ist die Durchführung der ihnen gestellten Aufgaben in entgegenkommender Weise zu erleichtern. Insbesondere sind ihnen alle für die Prüfung notwendigen Auskünfte zu erteilen, Akten, Schriftstücke, Bücher, Pläne, Belege und sonstige Unterlagen vorzulegen, auszuhändigen oder zu übersenden. (2) Zur Prüfung von Auftragsvergaben sind dem Rechnungsprüfungsamt die Vergabeunterlagen einschließlich der Aufforderungen zur Abgabe der Angebote und einschließlich der nicht berücksichtigten Angebote vor der Auftragserteilung vollständig vorzulegen. Sofern über die Vergabe ein Ausschuss oder der Rat zu beraten und/oder zu entscheiden hat, ist dem Rechnungsprüfungsamt die Beschlussvorlage der Verwaltung vorzulegen, und zwar vor der Zuleitung an das Beratungs-/Beschlussgremium; etwaige Beanstandungen des Rechnungsprüfungsamtes sind dem Gremium zuzuleiten. (3) Der Leiter bzw. die Leiterin und die Prüferinnen bzw. die Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes sind befugt, sich Behälter usw. öffnen zu lassen und Materialproben zu nehmen; es ist ihnen Zutritt zu allen Dienst-, Geschäfts- und Betriebsräumen sowie zu Grundstücken und Baustellen zu gewähren. Soweit der Zweck der Prüfung es erlaubt, ist den betreffenden Stellen rechtzeitig vorher die Absicht der Inaugenscheinnahme/Materialprobenentnahme mitzuteilen. (4) Der Leiter bzw. die Leiterin und die Prüferinnen bzw. die Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes sind berechtigt, an Aufmessungen, (Teil-)Abnahmen und Endbegehungen teilzunehmen.

4 - 4 - (5) Der Leiter bzw. die Leiterin und die Prüferinnen bzw. die Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes weisen sich durch einen vom Bürgermeister bzw. von der Bürgermeisterin ausgestellten Dienstausweis aus. (6) Ergeben sich bei der Prüfung Schwierigkeiten zwischen dem Leiter bzw. der Leiterin oder den Prüferinnen bzw. Prüfern des Rechnungsprüfungsamtes und der zu prüfenden Stelle, so trifft der Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin die erforderlichen Maßnahmen. (7) Der Leiter bzw. die Leiterin und die Prüferinnen und Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes sind berechtigt, an den Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse teilzunehmen. 8 Informationspflicht der Verwaltung und Betriebe (1) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle Vorschriften, Beschlüsse und Verfügungen sowie alle sonstigen Unterlagen, die zur Prüfung benötigt werden (z. B. Beschlussvorlagen, Stellenpläne, Dienstanweisungen, Satzungen, Lohntarife, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen usw.), unverzüglich nach ihrem Erscheinen zuzuleiten bzw. zugänglich zu machen. (2) Das Rechnungsprüfungsamt ist von allen Unregelmäßigkeiten oder dergleichen, die festgestellt oder vermutet werden, unter Darlegung des Sachverhaltes unmittelbar und unverzüglich zu unterrichten. Das gleiche gilt bei allen Verlusten durch Diebstahl, Beraubung, Brand usw. sowie bei Kassenfehlbeträgen. Die Mitteilungspflicht obliegt der Leiterin bzw. dem Leiter der betreffenden Organisationseinheit. Ist die Leiterin bzw. der Leiter selbst betroffen, so obliegt die Mitteilungspflicht der jeweiligen Vertretung. (3) Das Rechnungsprüfungsamt ist von der Absicht, wesentliche Änderungen in der Organisation der Verwaltung oder auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (einschließlich der Einrichtung von Zahlstellen und der Bereitstellung von Handvorschüssen) vorzunehmen, insbesondere wenn damit Umstellungen auf EDV sowie Änderungen in diesem Bereich verbunden sind, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass es sich vor der Entscheidung äußern kann. Ihm sind Vertragsentwürfe zur Neugründung von Gesellschaften oder zur Beteiligung an Gesellschaften bzw. Änderung der Beteiligung rechtzeitig vor der Entscheidung zuzuleiten. (4) Das Rechnungsprüfungsamt erhält die Tagesordnungen, die Beschlussvorlagen (mit Anlagen) und Sitzungsniederschriften des Rates und seiner Ausschüsse zur Kenntnisnahme. Das Gleiche gilt für die vergleichbaren Gremien der Betriebe, Zweckverbände und sonstige Organisationseinheiten, die der Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes unterliegen. (5) Dem Rechnungsprüfungsamt sind Bilanzen, Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern o. ä. sowie Geschäfts-/Lageberichte von städtischen Eigenbetrieben, eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, Gesellschaften oder solchen, an denen die Stadt unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, vorzulegen. (6) Das Rechnungsprüfungsamt erhält die Namen und Unterschriftsproben der verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Bediensteten. Außerdem sind ihm die Namen der Bediensteten bekanntzugeben, die berechtigt sind, für die Stadt Verpflichtungserklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken. (7) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Prüfungsberichte anderer Prüfungsorgane (Bundesrechnungshof, Landesrechnungshof, Bezirksregierung, Kreis, Gemeindeprüfungsanstalt, Sozialversicherungsträger, Finanzamt, usw) unverzüglich und vollständig zuzuleiten.

5 - 5-9 Berichte und Prüfungsbemerkungen (1) Das Rechnungsprüfungsamt führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftwechsel selbständig, und zwar unter der Bezeichnung Stadt Emsdetten - Rechnungsprüfung. (2) Für Prüfvermerke und Zeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Akten, usw. ist grüne Farbe zu verwenden. (3) Zu Prüfberichten oder Prüfungsbemerkungen des Rechnungsprüfungsamtes ist gemäß Aufforderung fristgerecht Stellung zu nehmen. Soweit es sich um wesentliche Beanstandungen im Einzelfall oder um Prüfungsbemerkungen von allgemeiner Bedeutung handelt, ist die Stellungnahme von der Leiterin bzw. dem Leiter der Verwaltungseinheit abzugeben - in wichtigen Fällen hat die Fachbereichsleiterin bzw. der Fachbereichsleiter die Stellungnahme mitzuzeichnen. 10 Unterrichtungspflicht Werden bei der Durchführung der Prüfung wesentliche Unregelmäßigkeiten, insbesondere Anhaltspunkte für Korruption festgestellt, so hat das Rechnungsprüfungsamt durch seinen Leiter bzw. seine Leiterin unverzüglich den Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin zu unterrichten. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist in seiner nächsten Sitzung, ggf. in Abstimmung mit der Staatsanwaltschaft, Bericht zu erstatten. 11 Prüfung des Jahresabschlusses und Gesamtabschlusses (1) Der Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin leitet den vom Kämmerer aufgestellten Entwurf des Jahresabschlusses einschließlich Lagebericht dem Rechnungsprüfungsamt zu. (2) Das Rechnungsprüfungsamt legt seinen Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung vor. (3) Der Rechnungsprüfungsausschuss berät über den Bericht des Rechnungsprüfungsamtes. In seinem Schlussbericht fasst der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung in einem Bestätigungsvermerk zusammen und legt diesen mit dem Schlussbericht dem Rat zur Feststellung des Jahresabschlusses und zur Beschlussfassung über die Entlastung vor. (4) Der Bestätigungsvermerk kann gem. 101 Abs. 3 GO 1. uneingeschränkt erteilt, 2. eingeschränkt erteilt oder 3. aufgrund von Beanstandungen versagt werden. (5) Die Absätze 1 bis 4 finden für die Prüfung des Gesamtabschlusses entsprechende Anwendung. (6) Werden der Jahresabschluss, der Gesamtabschluss, der Lagebericht oder der Gesamtlagebericht geändert, nachdem das Rechnungsprüfungsamt seinen Prüfbericht dem Rechnungsprüfungsausschuss vorgelegt hat, so sind diese Unterlagen, soweit die Änderung es erfordert, erneut zu prüfen. Die Absätze 1 bis 3 finden entsprechende Anwendung.

6 - 6 - (7) Soweit der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsausschusses nicht mit der Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes übereinstimmt, ist die abweichende Auffassung des Leiters bzw. der Leiterin dem Rat zur Kenntnis zu bringen. 12 Beauftragung Dritter Das Rechnungsprüfungsamt kann sich gemäß 103 Abs. 5 GO NRW mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen. 13 Inkrafttreten Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am in Kraft. Gleichzeitig tritt die Rechnungsprüfungsordnung vom außer Kraft.