I. Angaben zur Verantwortlichkeit, Art. 30 Abs. 1 b) DSGVO. II. Angaben zur Verarbeitungstätigkeit

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1 X Ersterstellung Änderung eines bestehenden Verzeichnisses Erstellungsdatum: Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Vertragserfüllung I. Angaben zur Verantwortlichkeit, Art. 30 Abs. 1 b) DSGVO 1. Verantwortlicher Fachbereich/verantwortliche Führungskraft Klaus Marwede, Geschäftsführer von kmb2 Abrechnungszentrum GmbH 2. Bei gemeinsamer Verantwortlichkeit: Klaus Marwede, Geschäftsführer von kmb2 Abrechnungszentrum GmbH II. Angaben zur Verarbeitungstätigkeit 3. Risikobewertung Besteht bei der Verarbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen? XNein Ja Seite 1

2 4. Zwecke der Verarbeitungen/der Verarbeitungstätigkeit Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden, Absatzmittlern und Leistungspartnern 5. Rechtsgrundlage der Verarbeitungen/der Verarbeitungstätigkeit Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f der EUDSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten) 6. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten, Art. 30 Abs. 1 c) DSGVO 6.1. Betroffene Personengruppen 6.2. Kategorien personenbezogener Daten - Kunden - Absatzmittler - Leistungspartner - Name - Vorname - Postalische Anschrift - -Adresse - Bankverbindung - Informationen zum Vertragsgegenstand Seite 2

3 7. Kategorien von Empfängern, denen die Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, Art. 30 Abs. 1 d) DSGVO 7.1. Interne Empfänger Mitarbeiter, die mit der Vorbereitung und Durchführung von Verträgen befasst sind Externe Empfänger Absatzmittler, Leistungspartner, Subunternehmer, Auftraggeber (sofern kmb2 selbst Subunternehmer ist) 7.3. Vertragliche Dienstleister (Vertrag der Auftragsdatenverarbeitung als Anlage beifügen) - Plan.io GmbH, Berlin (Aufgabenmanagementsystem, Planio GmbH Rudolfstr Berlin, Deutschland -Adresse: kundenservice@plan.io Internet: plan.io/de/ Telefon: +49 (30) Telefax: +49 (30) Vertretungsberechtiger Geschäftsführer: Jan Schulz-Hofen, M.Sc. Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin) Registernummer: HRB B - Sevenit GmbH, Karlsruhe (Faktura- System, SEVENIT GmbH Hauptstraße Offenburg Telefon: Telefax: support@sevdesk.com Internet: Geschäftsführer: Fabian Silberer Marco Reinbold Registergericht: Amtsgericht Freiburg Seite 3

4 Registernummer: HRB und1, Montabaur (Web-Server, 1&1 Internet SE Elgendorfer Str Montabaur -Adresse: Internet: unternehmen.1und1.de/ Telefon: +49 (0) Registergericht (1&1 Internet SE): Amtsgericht Montabaur Registernummer: HRB 24498, Registergericht (1&1 Telecommunication SE): Amtsgericht Montabaur Registernummer: HRB Datenübermittlungen in Drittländer oder an internationale Organisationen, Art. 30 Abs. 1 e) DSGVO Übermittlung X Nein Ja Wenn ja, dann: Name des Drittlandes / der internationalen Organisation 9. Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien, Art. 30 Abs. 1 f) DSGVO Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Informierung oder Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen längere Zeiträume. Sodann bestimmen die gesetzlichen Fristen den Löschzeitpunkt. 10. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Art. 30 Abs. 1 g) i.v.m. Art. 32 Abs. 1 DSGVO Siehe Anlage IV zur kmb2 - Datenschutzerklärung Seite 4

5 10.1. Art der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen und Software (optional) Werkzeug Redmine (Plan.io), SaaS sevdesk (Faktura), SaaS Gimp OpenOffice (writer) OpenOffice (calc) Google Kalender DATEV Verfahren Auftragsabwicklung von Erstkontakt bis Abrechnung (mit Ausnahme der eigentlichen Abrechnung) Rechnungen schreiben, Gutschriften schreiben, Angebote schreiben, Angebots- und Rechnungsanlagen herstellen Angebots- und Rechnungsanlagen herstellen, Schriftverkehr mit Betroffenen pseudonimisierter Export von Daten aus Redmine (siehe oben) zwecks anonymisierten Auswertungen sowie der Darstellung in Grafiken Terminplanung der Geschäftsleitung (wird noch in 2018 umgestellt auf ein in Europa gehostetes Opensource-Tool, damit auch Kalender- Daten nicht mehr in die USA übertragen werden. Buchhaltung, Debitoren- und Kreditorenüberwachung, Lohnbuchungen Art der Software, die einige unserer Subunternehmer nach unserer Kenntnis einsetzen (Wir wirken darauf ein, das einzudämmen): Werkzeug Whatsapp Google Kalender dropbox Microsoft Verfahren Übermittlung von Bildern von Baustellen innerhalb von Teams Planung von Bauvorhaben und anderen Terminen Speicherung von komplexen Vertragsunterlagen Exchange-Server, Kalendersysteme, Mail-Clients (Outlook), Office-Programme (zum Teil in der Cloud gehostet) Konkrete Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Art. 30 Abs. 1 g) i.v.m. Art. 32 Abs. 1 DSGVO Siehe Anlage IV zur kmb2 - Datenschutzerklärung Braunschweig, Seite 5