Recruiting Datenschutzhinweise für Mitarbeiter

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1 Recruiting Datenschutzhinweise für Mitarbeiter Weshalb erflgt diese Infrmatin? Der Schutz Ihrer persnenbezgenen Daten - das sind z.b. Ihr Name, Ihre Persnalnummer und andere Infrmatinen, die sich auf Sie beziehen - ist uns ein wichtiges Anliegen. Die Transparenz über die Datenverarbeitung ist ein zentrales Prinzip der eurpäischen Datenschutz-Grundverrdnung (DS-GVO). Im Anwendungsbereich der DS-GVO werden Ihre Daten bei der Besetzung freier Stellen gemäß den Vrgaben der DS-GVO swie gegebenenfalls weiterer rechtlicher Bestimmungen zum Datenschutz verarbeitet. Die Verarbeitung umfasst unter anderem die Erhebung, Speicherung, Nutzung, Veränderung und Löschung persnenbezgener Daten. Wer ist für die Verarbeitung persnenbezgener Daten verantwrtlich? Die Deutsche Pst AG stellt Ihnen und den DPDHL Knzerngesellschaften eine zentrale Plattfrm zur Präsentatin weltweiter Jbangebte mit flgenden Funktinalitäten zur Verfügung: Jb Alerts Ihre Registrierung Ihre Bewerbung Glbale Sichtbarkeit Die datenschutzrechtliche Verantwrtung für die Plattfrm liegt bei der Deutschen Pst AG. Für ausgeschriebene Stellen und die im Zusammenhang mit einer Bewerbung stattfindenden Datenverarbeitungen ist die in der Ausschreibung angegebene Knzerngesellschaft verantwrtlich. An wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden? Sweit es um Funktinalitäten der Plattfrm geht, können Sie sich an die Datenschutzbeauftragte der Deutschen Pst AG wenden. Sie erreichen sie unter datenschutz@dpdhl.cm. Sllten Sie zu der Ansicht gelangen, Ihre Datenschutzrechte würden nicht ausreichend gewahrt, können Sie bei der für die Deutsche Pst AG zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Infrmatinsfreiheit Nrdrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, Düsseldrf bzw. für Page 1 f 6 Deutsche Pst DHL Grup Charles-de-Gaulle-Str Bnn Germany dpdhl.cm

2 den Fall, dass Sie Beamter/In sind, die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit, Husarenstraße 30 in Bnn) Beschwerde einlegen. Sweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer knkreten Stellen-ausschreibung geht, wenden Sie sich bitte an den sfern erfrderlichen betrieblichen Datenschutzbeauftragten der ausschreibenden Knzerngesellschaft. Die Kntaktdaten können Sie sfern vrhanden der Liste Knzerngesellschaften entnehmen. Drt finden Sie auch die Angabe, welche Datenschutzaufsichtsbehörde für die jeweilige Knzerngesellschaft zuständig ist. Wfür werden Ihre Daten verwendet? Ihre Daten werden im Kntext der Besetzung freier Stellen verwendet. Dies umfasst neben der Kntaktaufnahme mit Ihnen und der Entscheidung über die Besetzung insbesndere flgende Vrgänge: Jb Alerts Sfern Sie den Jb Alert aktivieren, wird Ihre -Adresse genutzt, um Sie über aktuelle, Ihren Suchkriterien (Kategrie, Standrt) entsprechende Jbangebte in unseren Knzerngesellschaften zu infrmieren. Ihre Registrierung Das digitalisierte Bewerbungsverfahren erfrdert Ihre Registrierung auf der Plattfrm. Hierfür werden Ihr Name, Ihre -Adresse swie ggfs. das vn Ihnen in my Talent Wrld eingestellte Ft als Ihr Prfil gespeichert. Falls Sie bereits in my Talent Wrld angelegt und damit drt nutzungsberechtigt sind, können Sie die für Sie vreingestellten Infrmatinen übernehmen und/der durch Ihre privaten Kntaktdaten ersetzen bzw. ergänzen. Ihr Plattfrm-Kennwrt wird ebenfalls drt gespeichert. Ihre Bewerbung Ihre Bewerbung bei einer Knzerngesellschaft wird drt vn für das Bewerbungsverfahren verantwrtlichen Mitarbeitern der vn den dafür beauftragten Mitarbeitern einer anderen Deutsche Pst DHL Knzerngesellschaft betreut und Ihre Daten drt verarbeitet. Glbale Sichtbarkeit Wenn Sie wünschen, dass Ihr Lebenslauf vn für die Besetzung vn ffenen Stellen verantwrtlichen Mitarbeitern des Knzerns Deutsche Pst DHL Grup weltweit eingesehen werden sll, um Ihnen ggfs. ein für Sie interessantes Jb-Angebt zusenden zu können, setzen Sie den zustimmenden Haken bei der Abfrage: Bitte berücksichtigen Page 2 f 6

3 Sie mich für andere Psitinen und ermöglichen Sie, dass meine Infrmatinen bei einer Suche auffindbar sind. Welche Daten werden vn Ihnen erhben? Registrierungsdaten zur Plattfrm: -Adresse und Kennwrt Kntaktdaten (Adresse, Telefnnummer, -Adresse etc.) und andere Stammdaten Bewerbungsdaten wie Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie ggf. darüber hinaus nch zur Verfügung stellen und in Bewerbungsgesprächen mitteilen Bewerbungsft Aufgrund natinaler Regelung ggf. Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis, Daten zur gesundheitlichen Eignung Vrstrafen, sweit dies im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Tätigkeit erfrderlich ist, z.b. bei Kraftfahrern U.U. Kntdaten in Fällen der Reisekstenerstattung Ggf. - im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers - Daten, die Sie in öffentlich zugänglichen Netzwerken der Plattfrmen mit beruflichem Schwerpunkt über sich zur Verfügung gestellt haben. Wie werden Ihre Daten erhben? Sfern Sie Nutzer vn my Talent Wrld sind, werden über Ihren Arbeitgeber Ihre dienstliche -Adresse, Ihr Name und ggf. ein vn Ihnen eingestelltes Ft für Ihr Prfil für die Registrierung auf der Plattfrm vreingestellt. Sie können diese Daten übernehmen der durch andere Daten ersetzen. Im Übrigen speichern Sie Ihre Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Mtivatinsschreiben etc.) selbst, wenn Sie Ihr Prfil anlegen und sich unter Beifügung vn Bewerbungsunterlagen auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben. Haben Sie Ihre Daten öffentlich zugänglichen Netzwerken der Plattfrmen mit beruflichem Schwerpunkt zur Verfügung gestellt, werden diese im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers verarbeitet. Page 3 f 6

4 Welche Daten werden vn Ihnen benötigt? Um Ihre Bewerbung mit Aussicht auf Erflg prüfen zu können, wird eine aussagekräftige Bewerbung benötigt. Hierzu gehören neben Ihren Stamm- und Kntaktdaten in jedem Fall Infrmatinen, die Aufschluss über Ihre Eignung für die ausgeschriebene der vn Ihnen anvisierte Stelle geben (Bewerbungsdaten). Sfern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht, bestimmte Vraussetzungen zu erfüllen (beispielsweise in Deutschland eine ärztliche Bescheinigung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz der die Flugfähigkeit vn Pilten nach den Regeln der Eurpäischen Flugsicherheitsagentur), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen. Wenn Sie Daten zur Verfügung stellen, die nicht zwingend benötigt werden, tun Sie dies freiwillig. Sfern Sie Snderrechte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, wie z.b. als Schwerbehinderte/r, bitten wir Sie, dies anzugeben. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet? Ihre Bewerbung und die hierfür vn Ihnen im erfrderlichen Umfang zur Verfügung gestellten persnenbezgenen Daten werden zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines (neuen) Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO (Durchführung vn vrvertraglichen Maßnahmen). Sfern die Knzerngesellschaft, bei der Sie sich bewerben, verpflichtet ist, vr der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses sicherheitsrelevante und/der ähnliche Prüfungen durchzuführen (z.b. Abgleich gegen die Sanktinslisten der Eurpäischen Unin), ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Sfern Sie die Optin Glbale Sichtbarkeit Ihres Lebenslaufs wünschen und/der Unterlagen wie Fts etc. einreichen, die nicht unbedingt für Ihre Bewerbung erfrderlich sind, ist Grundlage für deren Verarbeitung Ihre Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO. Abhängig vn den knkreten Gegebenheiten des Bewerbungsverfahrens können darüber hinaus auch natinale Rechtsvrschriften zur Anwendung kmmen, wie beispielsweise in Deutschland 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Österreich 11 Datenschutzgesetz (DSG). Page 4 f 6

5 Wer hat Zugriff auf Ihre Daten? Die knzernweiten Stellenbesetzungsprzesse sehen vr, dass ggf. neben dem Vrgesetzten und der Persnalabteilung der Knzerngesellschaft, die die Stelle ausschreibt, Persnal- Dienstleister und technische Dienstleister (Auftragsverarbeiter) swhl aus anderen Knzerngesellschaften als auch vn Fremdgesellschaften Zugriff auf Ihre Daten haben können. Sllte das der Fall sein, sind diese als Auftragsverarbeiter zur Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Anfrderungen verpflichtet. Ihre Daten werden in jedem Fall nur berechtigten Persnen zur Verfügung gestellt. Ggf. hat ein Betriebsrat im Kntext der Wahrnehmung seiner gesetzlichen Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung Zugriff auf Ihre Daten. Wie erflgt die Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb des Geltungsbereichs der DS- GVO? Sllten Sie sich auf eine Stelle außerhalb des Eurpäischen Wirtschaftsraums bewerben und/der Ihre Daten Knzerngesellschaften außerhalb dieses Territriums zugänglich machen, s geschieht diese Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe der Deutsche Pst DHL Grup Knzerndatenschutzrichtlinie. Diese stellt sicher, dass unsere Knzerngesellschaften weltweit persnenbezgene Daten nach Standards verarbeiten, welche ein nach dem eurpäischen Datenschutzrecht gefrdertes, angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen. Unsere Knzerndatenschutzrichtlinie ist durch die eurpäischen Aufsichtsbehörden als sgenannte Binding Crprate Rules (BCR) genehmigt. Eine Zusammenfassung der Inhalte können Sie einsehen unter der in Ihrer zuständigen Persnalabteilung. Wird ein externes Unternehmen außerhalb des Eurpäischen Wirtschaftsraums als (technischer) Dienstleister tätig, sichern vertragliche Vereinbarungen, die Einhaltung des eurpäischen Datenschutzstandards. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Ihre im Kntext einer knkreten Bewerbung verarbeiteten Daten werden gelöscht, wenn nach Abschluss dieses Bewerbungsverfahrens gesetzliche Fristen, die eine Vrhaltung rechtfertigen, abgelaufen sind. Dies hängt maßgeblich vn den für die ausschreibende Knzerngesellschaft anzuwendenden Rechtsvrschriften ab. In vielen eurpäischen Ländern geht man vn einer Frist vn sechs bis zwölf Mnaten aus. Wünschen Sie, dass Ihr Lebenslauf über die Funktinalität Glbale Sichtbarkeit den für die Besetzung ffener Stellen verantwrtlichen Mitarbeitern im Knzern weltweit zur Page 5 f 6

6 Verfügung stehen sll, wird er slange vrgehalten, bis Sie die Funktin deaktivieren der Ihr privates Prfil auf der Plattfrm löschen bzw. dieses nach Ablauf der Nutzungsfrist gelöscht wird. Im Falle einer Anstellung bei einer Knzerngesellschaft wird Ihre Bewerbung drt Ihrer Persnalakte hinzugefügt und nach den für diese maßgeblichen Regelungen aufbewahrt. Wie wird über Ihre Bewerbung entschieden? Grundsätzlich werden Bewerbungen vn den für die Stellenausschreibung verantwrtlichen Mitarbeitern der Persnalabteilung persönlich geprüft. Sllte ausnahmsweise im zulässigen Rahmen eine autmatisierte Entscheidung getrffen werden der eine autmatisierte Verarbeitung, Bewertung und Vrhersage bestimmter Aspekte Ihrer Persn (Prfilbildung) durchgeführt werden, wird die Knzerngesellschaft, bei der Sie sich bewerben, Sie über Ihr diesbezügliches Anhörungs- und Widerspruchsrecht infrmieren. Welche Rechte haben Sie? Entsprechend den Bestimmungen der DS-GVO haben Sie das Recht, Auskunft über die Daten zu erhalten, die über Sie gespeichert werden, Berichtigung falscher Daten, die über Sie gespeichert werden, zu verlangen, Löschung der Daten über Sie zu verlangen, die nicht mehr gespeichert werden dürfen, ggf. eine Kpie Ihrer über Sie gespeicherten Daten (ggf. in elektrnischer Frm) zu erhalten, Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer Daten zu widerrufen. Wie machen Sie Ihre Rechte geltend? Wie Sie Ihre Rechte selbst wahrnehmen können, erfahren sie hier. Im Übrigen können Sie sich an die für eine knkrete Stellenausschreibung angegebene Kntaktpersn im Bewerbungsverfahren wenden. Änderungen dieser Infrmatin Diese Infrmatin beruht auf dem Stand vm Mai Bitte beachten Sie, dass wir uns vrbehalten, diesen Hinweis bei Bedarf zu ändern. Page 6 f 6