Zwischen- und Abschlussprüfungen. Anforderungen der Ausbildungsordnung. Fachangestellter für Bürokommunikation Fachangestellte für Bürokommunikation

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1 Anforderungen der Ausbildungsordnung Zwischen- und Abschlussprüfungen Fachangestellter für Bürokommunikation Fachangestellte für Bürokommunikation Ausbildung in der Bundesverwaltung Erläuterungen für Prüfungsausschüsse und Ausbildungsträger Stand: Bundesverwaltungsamt

2 Das Bundesverwaltungsamt dankt allen, die sich in der beruflichen Ausbildung und Prüfung junger Menschen engagieren. Sie legen wesentliche Grundsteine für die erfolgreiche Gestaltung beruflicher Lebensläufe. Ob diese Grundsteine als eine sichere und innovative Basis wirksam werden, entscheiden zuallererst die Absolventinnen und Absolventen der Berufsausbildung. Umso wichtiger ist es, ihnen durch überzeugende Ausbildungskonzepte zu vermitteln, welche Chancen die abgeschlossene berufliche Grundbildung ihrem Werdegang eröffnet. Die Informationen zur Ausbildungsordnung der Fachangestellten für Bürokommunikation erläutern die Philosophie dieses ausbaufähigen Berufs, die sich in den Bedingungen der Prüfungen widerspiegelt. Auch wenn die Hinweise nicht alle Fragen beantworten können, sollen sie zur konformen Umsetzung der Ausbildungsordnung beitragen und die Arbeit der Prüfungsausschüsse des Bundesverwaltungsamtes unterstützen. Die Verantwortung, die mit der Vermittlung und Feststellung beruflicher Qualifikationen verbunden ist, ist auf die ständige Überprüfung von Aktualität und Effizienz der Ausbildungs- und Prüfungsverfahren angewiesen. Dieser Leitfaden, der auf den erstmals 1993 erschienenen Erläuterungen basiert, berücksichtigt neue Entwicklungen und bezieht die praktischen Erfahrungen der vergangenen Jahre ein. Die unverzichtbare Gleichbehandlung der Prüflinge setzt übereinstimmende Prüfungsmodalitäten voraus. Die Prüfungsausschüsse des Bundesverwaltungsamtes werden gebeten, ihre Arbeit auf der Grundlage der aktualisierten Hinweise zu gestalten. Anliegen und Angebot des Bundesverwaltungsamtes als zuständige Stelle nach dem Berufsbildungsgesetz und des Berufsbildungsausschusses beim Bundesverwaltungsamt ist, die qualitative Weiterentwicklung der beruflichen Ausbildung und der Prüfungen zu fördern. Die Erkenntnisse, die Sie in der Praxis gewinnen, sind die Grundlage solcher Überlegungen. Wir freuen uns auf Ihre Vorschläge und Anregungen. BUNDESVERWALTUNGSAMT Zuständige Stelle nach dem Berufsbildungsgesetz Referat VMA I Köln Telefon

3 Inhalt Seite Die Berufsausbildung der Fachangestellten für Bürokommunikation 3 Zeitliche Gliederung der Berufsausbildung [Übersicht] 7 Vorgaben der Ausbildungsordnung zur Vermittlung der Ausbildungs- 8 inhalte [Übersicht über Zeitrahmen und integrative Vermittlung] Berufliche Prüfungen 9 Die Zwischenprüfung 10 Anforderungen an Aufgaben der Zwischenprüfung (Beschluss des Berufsbildungsausschusses) Inhalte der Zwischenprüfung 14 Beispiel für eine Teilaufgabe der Zwischenprüfung 15 Die Abschlussprüfung 16 Bestehen der Abschlussprüfung 17 Mündliche Ergänzungsprüfung 17 Wiederholungsprüfung 18 Anforderungen an die Prüfungsaufgaben schriftliches Prüfungsfach "Bürowirtschaft" schriftliches Prüfungsfach "Verwaltung" schriftliches Prüfungsfach "Wirtschafts- und Sozialkunde" praktisches Prüfungsfach "Textverarbeitung" praktisches Prüfungsfach "Assistenz- und Sekretariatsaufgaben" praktisches Prüfungsfach "Bürgerorientiertes Verwaltungshandeln 37 im Fachbereich" 13 Anhang 41 Erläuterungen zu ausgewählten Stichworten der Prüfungsordnung für Abschlussprüfungen 42 Organisation der Prüfungen 48 Beschluss des Berufsbildungsausschusses zur Konkretisierung der Ausbildungsordnung 51 Beschluss des Berufsbildungsausschusses zum Einsatz von Multiple-Choice-Aufgaben in beruflichen Prüfungen 54 Beispiele für Prüfungsaufgaben in den praktischen Fächern der Abschlussprüfung 55 Vordrucke für das Prüfungswesen [Übersicht] 68 Verordnung über die Berufsausbildung 82 Ausbildungsrahmenplan 85 Rahmenlehrplan 94 Grundsätze für die Durchführung von Zwischenprüfungen 114 Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschlussprüfungen 116 2

4 Die Berufsausbildung der Fachangestellten für Bürokommunikation hat sich etabliert. Seine ungebrochene Attraktivität beweisen allein die beachtlich gestiegenen Ausbildungszahlen in der Bundesverwaltung. Die Ausbildungsordnung für diesen Verwaltungsberuf des öffentlichen Dienstes ist im zeitlichen Zusammenhang mit dem Beruf des Kaufmanns / der Kauffrau für Bürokommunikation entwickelt worden und teilweise an dessen Ausbildungskonzept angelehnt. Sie wurde am 12. März 1992 (BGBl. I S. 507) erlassen und trat am 1. August 1992 in Kraft. Durch Änderungsverordnung vom 21. Oktober 1999 (BGBl. I S. 2066) ist die bis dahin vorgeschriebene Vermittlung der Kurzschrift entfallen; die Prüfungsinhalte wurden angepasst. Die Berufsausbildung der Fachangestellten für Bürokommunikation dauert drei Jahre. Sie qualifiziert nicht etwa - wie dem Namen irrtümlich entnommen werden könnte - für technisch orientierte Tätigkeiten, sondern für Aufgaben der Bürosachbearbeitung in der mittleren Funktionsebene. Der Zugang zu diesem Beruf ist nicht von einem bestimmten allgemein bildenden Schulabschluss abhängig. Die Ausbildungsordnung enthält hierzu keine einschränkende Regelung. Bisher sind überwiegend Schulabgängerinnen und -abgänger mit mittlerem Bildungsabschluss zur Ausbildung eingestellt worden. Rechtliche Grundlage der Berufsausbildung ist das Berufsbildungsgesetz (BBiG), auf dem die Ausbildungsordnung der Fachangestellten für Bürokommunikation beruht. Das Berufsausbildungsverhältnis kommt durch einen privatrechtlichen Ausbildungsvertrag zwischen den einzelnen Auszubildenden und dem Ausbildungsbetrieb bzw. der ausbildenden Behörde zustande. Der Beruf der Fachangestellten für Bürokommunikation ist als Querschnittsberuf konzipiert, der nicht auf einen speziellen Verwaltungszweig (wie z.b. Sozialversicherungsfachangestellte) ausgerichtet ist. Er ist multifunktional in der gesamten Bandbreite der öffentlichen Verwaltung einsetzbar. Wie Beispiele aus der Vergangenheit zeigen, kann dieser Beruf auch für Arbeitsplätze außerhalb des öffentlichen Dienstes geeignet sein. Ziel dieser Berufsausbildung ist es nicht, spezialisierendes Detailwissen zu vermitteln, sondern fachliche Grundpfeiler zu schaffen und transferierbare, aufgabenund berufsübergreifende Qualifikationen zu entwickeln, auf denen die Fachangestellten in der Berufspraxis eigenständig aufbauen können und die ihren flexiblen beruflichen Einsatz ermöglichen. Die einzelnen Positionen des Berufsbildes der Fachangestellten für Bürokommunikation zeigen eine ausgewogene Mischung von verwaltungsspezifischen fachlichen Inhalten, bürotechnischen und organisatorischen Elementen. Die Gesamtqualifikation wird abgerundet durch kommunikative Befähigungen und die Prägung des beruflichen Handelns durch bürgerorientiertes Dienstleistungsbewusstsein. Wenn Sie bereits Erfahrungen mit diesem Ausbildungsberuf gesammelt haben - erinnern Sie sich noch an die Broschüre des Bundesverwaltungsamtes zur Einführung des Berufsbildes? Sie wurde eingeleitet mit den Worten "Neuer Beruf mit Zukunft - für die Zukunft der öffentlichen Verwaltung". Jetzt ist der Beruf der Fachangestellten für Bürokommunikation über zwanzig Jahre alt und Text der Ausbildungsordnung 3 Ausbildungsberufsbild (Auszug) (1) Gegenstand der Berufsausbildung sind mindestens die folgenden Fertigkeiten und Kenntnisse: 1. der Ausbildungsbetrieb 1.1 Stellung und Aufgaben des Ausbildungsbetriebes im Gesamtsystem der öffentlichen Verwaltung, 1.2 Berufsbildung, 1.3 Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle Ressourcenverwendung; 2. Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, bürgerorientiertes Handeln; 3. Verwaltungsorganisation und -betrieb 3.1 Verwaltungshandeln, 3.2 Organisation und Funktionszusammenhänge; 4. Bürowirtschaft 4.1 Organisation des Arbeitsplatzes, 4.2 Arbeits- und Organisationsmittel, 4.3 bürowirtschaftliche Abläufe, 4.4 Materialbewirtschaftung, Bestell- und Vergabewesen, 4.5 Statistik; 5. Informationsverarbeitung 5.1 Grundlagen der Informationsverarbeitung, 5.2 Bürokommunikation, 5.3 schreibtechnische Qualifikationen, 5.4 Textformulierung und -gestaltung, 5.5 automatisierte Textverarbeitung, 5.6 Datenschutz; 6. Assistenz- und Sekretariatsaufgaben 6.1 Kommunikation und Kooperation im Büro und Bürokoordination, 6.2 Organisationsaufgaben; 7. Finanzwesen 7.1 öffentliches Finanzwesen, 7.2 Kassenwesen; 8. Personalwesen 8.1 Grundzüge des Personalwesens, 8.2 Personalaufgaben; 9. Fachaufgaben einzelner Fachbereiche, Verwaltungsverfahren und Rechtsanwendung 9.1 Organisation und Arbeitsabläufe, 9.2 Verwaltungsverfahren, 9.3 Rechtsanwendung. Nah verwandt ist der Beruf der Verwaltungsfachangestellten. Die Ausbildungsordnung aus dem Jahr 1999 enthält zwar betriebswirtschaftliche Inhalte, die bei den Fachangestellten für Bürokommunikation nicht zu finden 3

5 sind; beide Ausbildungsgänge zeichnen sich jedoch aus durch die Befähigung zur komplexen und ganzheitlichen Aufgabenwahrnehmung, berufliche Flexibilität und Mobilität auf Grund einer breit angelegten beruflichen Bildung, hohen Standard an fachlicher Qualifizierung (jedoch Vermeidung fachlicher Überspezialisierung), organisatorische, methodische, kommunikative und soziale Kompetenzen, die aufgaben- und berufsübergreifende Bedeutung haben, versierten Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik, Bürgerorientierung, Transparenz und Qualität des Verwaltungshandelns. In der Berufsausbildung nimmt die praktische Ausbildung am Arbeitsplatz den größten Raum ein. Ihre inhaltliche und zeitliche Gestaltung ist in den beiden Anlagen der Ausbildungsordnung, dem Ausbildungsrahmenplan, präzisiert. Während die Anlage I ("sachliche Gliederung") auf die Inhalte der Ausbildung eingeht, stellt die Anlage II ihre zeitliche Struktur dar. Zeitpunkt und Vermittlungsdauer sind hier nicht in starren Zeiteinheiten angegeben, sondern beruhen auf einer flexiblen Zeitrahmenmethode. Die Anlage II verdeutlicht darüber hinaus das integrative Vermittlungskonzept, das der Ausbildung der Fachangestellten für Bürokommunikation zugrunde liegt; fachliche und aufgabenübergreifende Ausbildungsinhalte werden praxiskonform verknüpft (s. S. 8). Hier ist der Zusammenhang mit 4 Abs. 2 der Ausbildungsordnung zu sehen. Die Reproduktion auswendig gelernten Faktenwissens, die keine Rückschlüsse auf erworbene Handlungskompetenz zulässt, ist als berufliche Grundlage nicht ausreichend. Die Ausbildungsordnung betont, dass die Auszubildenden zu einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit befähigt werden sollen, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt. Text der Ausbildungsordnung 4 Ausbildungsrahmenplan (Auszug) (2) Die in dieser Rechtsverordnung genannten Fertigkeiten und Kenntnisse sollen so vermittelt werden, dass der Auszubildende zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit im Sinne des 1 Abs. 2 des Berufsbildungsgesetzes befähigt wird, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt. Diese Befähigung ist auch in den Prüfungen nachzuweisen. Die beruflichen Qualifikationen müssen durch aktive Einbeziehung der Auszubildenden in die Arbeitsprozesse trainiert werden. In diesem Sinn ist die methodische Vorgabe des 5 Abs. 1 der Ausbildungsordnung zu verstehen. Text der Ausbildungsordnung 5 Durchführung der Berufsausbildung (Auszug) (1) Während der Berufsausbildung beim Ausbildenden soll der Auszubildende mit Vorgängen befasst werden, die den im Ausbildungsrahmenplan bezeichneten Fertigkeiten und Kenntnissen entsprechend auszuwählen sind. Die Auszubildenden sind mit geeigneten, realen "Vorgängen" zu befassen. Das bedeutet, dass die praktische Ausbildung nicht aus der alltäglichen Verwaltungspraxis herausgelöst werden kann. Die Auszubildenden sollen die Anforderungen von Arbeitsplätzen kennen lernen und unter praxisüblichen äußeren Bedingungen arbeiten. Die Praxis kann vor allem wegen der zu erwerbenden Berufserfahrungen durch keine andere Ausbildungsform adäquat ersetzt werden. Die Ausbildungsträger sind grundsätzlich an die strukturellen Vorgaben des Ausbildungsrahmenplanes gebunden. 4 Abs. 1 der Ausbildungsordnung räumt jedoch weitreichende Gestaltungsfreiheit ein, wenn "betriebspraktische Besonderheiten" einen anderen Ausbildungsablauf erfordern. Er kann auch notwendig werden, wenn Auszubildende wegen besonderer Vorbildung oder überdurchschnittlicher Leistungen eine verkürzte Ausbildungszeit ableisten. Text der Ausbildungsordnung 4 Ausbildungsrahmenplan (Auszug) (1) Die Fertigkeiten und Kenntnisse nach 3 sollen nach den in den Anlagen I und II enthaltenen Anleitungen zur sachlichen und zeitlichen Gliederung der Berufsausbildung (Ausbildungsrahmenplan) vermittelt werden. Eine von dem Ausbildungsrahmenplan abweichende sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildungsinhalte ist insbesondere zulässig, soweit eine berufsfeldbezogene Grundbildung vorausgegangen ist oder betriebspraktische Besonderheiten die Abweichung erfordern. Die Ausbildungsbehörde, die zur Berufsausbildung einstellt, ist für ihre Durchführung verantwortlich. Sie muss den individuellen Ausbildungsverlauf planen und ihn für jeden Auszubildenden in einem nachvollziehbaren betrieblichen Ausbildungsplan festhalten. Der Ausbildungsplan ist Bestandteil des Ausbildungsvertrages (vgl. 11 Abs. 1 Nr. 1 BBiG). Dahinter verbirgt sich ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit, die das Erkennen von Zusammenhängen und Auswirkungen beruflichen Handelns, aber auch Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz voraussetzt. Diese Komponenten und die Befähigung zur ganzheitlichen Aufgabenerledigung werden durch den integrativen Vermittlungsansatz gefördert. Text der Ausbildungsordnung 6 Ausbildungsplan Der Ausbildende hat unter Zugrundelegung des Ausbildungsrahmenplanes für den Auszubildenden einen Ausbildungsplan zu erstellen. 4

6 Die praktische Ausbildung wird nach den Vorgaben der Ausbildungsordnung durch eine dienstbegleitende Unterweisung von 420 Stunden (à 60 Minuten) ergänzt und vertieft. Text der Ausbildungsordnung 5 Durchführung der Berufsausbildung (Auszug) (2) Zur Ergänzung und Vertiefung der Berufsausbildung sind die im Ausbildungsrahmenplan bezeichneten Fertigkeiten und Kenntnisse in einer dienstbegleitenden Unterweisung von 420 Stunden zu vermitteln. Dabei kommen insbesondere Fertigkeiten und Kenntnisse nach 3 Abs. 1 Nr. 9 in Betracht; dem Auszubildenden sind Einsichten in Sinn, Zweck und Bedeutung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften, mit denen er fallbezogen befasst wird, zu vermitteln. Die dienstbegleitende Unterweisung ist inhaltlich mit dem schulischen Rahmenlehrplan abzustimmen und zeitlich unter Beachtung der Pflicht des Auszubildenden zum Besuch der Berufsschule zu organisieren. Die dienstbegleitende Unterweisung ist kein eigenständiges Element, sondern Teil der betrieblichen Ausbildung. Sie ist nicht etwa als theoretische Unterrichtsveranstaltung zu verstehen, sondern fallbezogen, das heißt, praxis- und handlungsorientiert auszurichten. Ihre Schwerpunkte liegen grundsätzlich im Verwaltungsverfahren und in der Rechtsanwendung. Sie kann auch als Instrument genutzt werden, Defizite in anderen inhaltlichen Positionen der Berufsausbildung auszugleichen. gesamten Ausbildungszeit parallel besuchen. Der Berufsschulunterricht wird in unterschiedlichen Formen angeboten, zum Beispiel als Teilzeitunterricht (an einzelnen Tagen in der Woche) oder in Blockform (jährlich mehrere zusammenhängende Wochen). Die Berufsschule vermittelt allgemeine und berufsbezogene Inhalte. Die Gegenstände des berufsbezogenen Unterrichts mit einem Gesamtumfang von 880 Stunden sind in dem Rahmenlehrplan für den Beruf der Fachangestellten für Bürokommunikation geregelt, den die Kultusministerkonferenz am 10. April 1992 beschlossen hat (s. Anhang). Auf dieser Grundlage werden die schulischen Lehrpläne entwickelt. Berufsbezogener Berufsschulunterricht 1. Allgemeine Wirtschaftslehre Berufsausbildung Grundlagen des Wirtschaftens Betrieblicher Leistungsprozess Rechtliche Grundlagen des betrieblichen Leistungsprozesses Materialbewirtschaftung Zahlungsverkehr und Kredite Wirtschaftsordnung Grundzüge der Wirtschaftspolitik Steuern 2. Bürokommunikation und Büroorganisation Std. 160 (5) (10) (10) (40) (10) (30) (15) (30) (10) 120 Dienstbegleitende Unterweisung Ergänzung und Vertiefung der praktischen Ausbildung Fallbezogene Gestaltung Vorrangige Inhalte Sinn, Zweck und Bedeutung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften 9. Fachaufgaben einzelner Fachbereiche, Verwaltungsverfahren und Rechtsanwendung 9.1 Organisation und Arbeitsabläufe, 9.2 Verwaltungsverfahren, 9.3 Rechtsanwendung Umfang: 420 Stunden (à 60 Minuten) Im Bereich des Bundesverwaltungsamtes haben sich viele ausbildende Behörden zu Verbünden zusammengeschlossen, um die dienstbegleitende Unterweisung gemeinsam durchzuführen. Diese Form der Kooperation führt zu einer wesentlichen Reduzierung des Arbeits- und Kostenaufwandes. Gestaltung von Arbeitsraum, Arbeitsplatz und Arbeitszeit Arbeitsabläufe Aufbauorganisation und Führung in Betrieben Ablauforganisation Kommunikationsformen Aufgabenbezogene Kommunikation 3. Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Verwaltungsbezogenes Rechnen Statistik Haushalts- und Kassenwesen 4. Öffentliche Verwaltung und Rechtsanwendung Staatsrecht Arbeits- und Tarifrecht und dienstrechtliche Vorschriften Soziale Sicherung Verwaltungsrecht Kommunalrecht 5. Informationsverarbeitung Datenverarbeitung Textverarbeitung (20) (15) (20) (15) (30) (20) 80 (20) (20) (40) 200 (20) (80) (30) (50) (20) 320 Wie in allen Ausbildungsgängen, die auf der Grundlage des Berufsbildungsgesetzes geschaffen worden sind und dem Verzeichnis der anerkannten Ausbildungsberufe (herausgegeben vom Bundesinstitut für Berufsbildung) entnommen werden können, vollzieht sich auch die Berufsausbildung der Fachangestellten für Bürokommunikation im dualen Ausbildungssystem. Beteiligt ist die Berufsschule, welche die Auszubildenden während der Die Ausbildungsordnung stellt die Verbindung zur Berufsschule in 5 Abs. 2 letzter Satz her. Die dienstbegleitende Unterweisung ist danach inhaltlich mit dem schulischen Rahmenlehrplan abzustimmen. Zeitlich ist sie so zu organisieren, dass die Pflicht der Auszubildenden zum Besuch der Berufsschule nicht berührt wird. 5

7 Hier eröffnet sich die Chance einer umfassenden Lernortkooperation. Wie erfolgreich praktizierte Modelle in der Bundesverwaltung beweisen, können das arbeitsteilige Vorgehen zwischen Ausbildungsbetrieb bzw. Träger der dienstbegleitenden Unterweisung und Berufsschule vereinbart und ein verzahntes, aufeinander aufbauendes Ausbildungssystem geschaffen werden. Die Aufgabenaufteilung richtet sich nach den originären fachlichen Kompetenzen der Lernorte. Die Effizienz der Ausbildung kann hierdurch erheblich gesteigert werden; die oftmals wenig sinnvolle doppelte Vermittlung von Ausbildungsinhalten wird weitgehend vermieden. Die zwangsläufig entstehenden zeitlichen Freiräume können genutzt werden, die Schwerpunkte der Ausbildung intensiver zu behandeln oder sie durch weitere Qualifikationen zu ergänzen. Nach 7 der Ausbildungsordnung müssen die Auszubildenden ein Berichtsheft in Form eines Ausbildungsnachweises führen. Das Berichtsheft hat für Ausbildungsverantwortliche ebenso wie für Auszubildende eine wichtige Kontrollfunktion im Hinblick auf die ordnungsgemäße Durchführung der Berufsausbildung. Die Führung des Berichtsheftes ist außerdem Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung ( 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). Text der Ausbildungsordnung 7 Berichtsheft Der Auszubildende hat ein Berichtsheft in Form eines Ausbildungsnachweises zu führen. Ihm ist Gelegenheit zu geben, das Berichtsheft während der Ausbildungszeit zu führen. Der Ausbildende hat das Berichtsheft regelmäßig durchzusehen. Weitere Informationen zur Berufsausbildung geben Ihnen die Broschüren... Fachangestellter für Bürokommunikation / Fachangestellte für Bürokommunikation - Erläuterungen zur Verordnung über die Berufsausbildung Herausgeber: Bundesinstitut für Berufsbildung - Verlag BW Bildung und Wissen - ISBN Hinweise für die praktische Ausbildung im Beruf Fachangestellter für Bürokommunikation / Fachangestellte für Bürokommunikation Herausgeber: Bundesverwaltungsamt Berufsausbildung in der Bundesverwaltung - Grundlagen des Berufsbildungsgesetzes, Einstellung und Betreuung von Auszubildenden - Hinweise für Ausbildungsbehörden Herausgeber: Bundesverwaltungsamt 6

8 Zeitliche Gliederung der Berufsausbildung 1. Ausbildungsjahr 2. Ausbildungsjahr 3. Ausbildungsjahr 1.1 Stellung und Aufgaben des Ausbildungsbetriebes im Gesamtsystem der öffentlichen Verwaltung 1.2 Berufsbildung 1.3 Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle Ressourcenverwendung 1.3 Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle Ressourcenverwendung 2. Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, bürgerorientiertes Handeln 2. Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, bürgerorientiertes Handeln 2. Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, bürgerorientiertes Handeln 3.1 Verwaltungshandeln 3.1 Verwaltungshandeln 3.2 Organisation und Funktionszusammenhänge 3.2 Organisation und Funktionszusammenhänge 4.1 Organisation des Arbeitsplatzes 4.2 Arbeits- und Organisationsmittel 4.2 Arbeits- und Organisationsmittel 4.2 Arbeits- und Organisationsmittel 4.3 bürowirtschaftliche Abläufe 4.3 bürowirtschaftliche Abläufe 4.3 bürowirtschaftliche Abläufe 4.4 Materialbewirtschaftung, Bestell- und Vergabewesen 4.5 Statistik 4.5 Statistik 5.1 Grundlagen der Informationsverarbeitung 5.2 Bürokommunikation 5.2 Bürokommunikation 5.2 Bürokommunikation 5.3 schreibtechnische Qualifikationen 5.3 schreibtechnische Qualifikationen 5.3 schreibtechnische Qualifikationen 5.4 Textformulierung und -gestaltung 5.4 Textformulierung und -gestaltung 5.4 Textformulierung und -gestaltung 5.5 automatisierte Textverarbeitung 5.5 automatisierte Textverarbeitung 5.5 automatisierte Textverarbeitung 5.6 Datenschutz 5.6 Datenschutz 5.6 Datenschutz 6.1 Kommunikation und Kooperation im Büro und Bürokoordination 6.2 Organisationsaufgaben 6.2 Organisationsaufgaben 7.1 öffentliches Finanzwesen 7.1 öffentliches Finanzwesen 7.2 Kassenwesen 7.2 Kassenwesen 8.1 Grundzüge des Personalwesens 8.1 Grundzüge des Personalwesens 8.2 Personalaufgaben 8.2 Personalaufgaben 8.2 Personalaufgaben 9.1 Organisation und Arbeitsabläufe 9.1 Organisation und Arbeitsabläufe 9.2 Verwaltungsverfahren 9.2 Verwaltungsverfahren 9.3 Rechtsanwendung 9.3 Rechtsanwendung 7

9 Integrative Vermittlung der Ausbildungsinhalte und Zeitrahmen Berufsbildpositionen Zeitpunkt Zeitrahmen Integrative Vermittlung 1. Der Ausbildungsbetrieb 1.1 Stellung und Aufgaben des Ausbildungsbetriebes 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Gesamtsystem der öffentlichen Verwaltung 1.2 Berufsbildung 1. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 1.3 Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate Ressourcenverwendung 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 4.4 / 4.5 / 7.1 / 7.2 fortzuführen 2. Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, bürgerorientiertes Handeln während der gesamten Ausbildungsdauer insbesondere im Zusammenhang mit Positionen 3 / 5 / 6 / 9 3. Verwaltungsorganisation und -betrieb einschließlich Position Verwaltungshandeln 2. Ausbildungsjahr 4-5 Monate einschließlich Positionen 4.2 / 4.3 / 5.2 / Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Zusammenhang mit Pos. 9 fortzuführen 3.2 Organisation und Funktionszusammenhänge 1. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 3. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 4. Bürowirtschaft 4.1 Organisation des Arbeitsplatzes 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate 4.2 Arbeits- und Organisationsmittel 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 3.1 / 9 fortzuführen 3. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 4.3 bürowirtschaftliche Abläufe 1. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 3.1 / 9 fortzuführen 3. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 4.4 Materialbewirtschaftung, Bestell- und Vergabewesen 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate einschließlich Positionen 1.3 / 5.5 / Statistik 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate einschließlich Positionen 1.3 / 5.5 / Ausbildungsjahr 3-4 Monate 5. Informationsverarbeitung einschließlich Position Grundlagen der Informationsverarbeitung 1. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 5.2 Bürokommunikation 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 3.1 / 9 fortzuführen 3. Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Zusammenhang mit Position 9 fortzuführen 5.3 schreibtechnische Qualifikationen 1. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 3. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 5.4 Textformulierung und -gestaltung 1. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 4-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 3.1 / 9 fortzuführen 3. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 5.5 automatisierte Textverarbeitung 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 4.4 / 4.5 / 7.1 / 7.2 fortzuführen 3. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 5.6 Datenschutz 1. Ausbildungsjahr 4-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate im Zusammenhang mit Positionen 4.4 / 4.5 / 7.1 / 7.2 fortzuführen 3. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 6. Assistenz- und Sekretariatsaufgaben einschließlich Position Kommunikation und Kooperation im Büro 1. Ausbildungsjahr 3-4 Monate und Bürokoordination 6.2 Organisationsaufgaben 1. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 3. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 7. Finanzwesen 7.1 öffentliches Finanzwesen 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate einschließlich Positionen 1.3 / 5.5 / Ausbildungsjahr 3-5 Monate 7.2 Kassenwesen 2. Ausbildungsjahr 3-5 Monate einschließlich Positionen 1.3 / 5.5 / Ausbildungsjahr 3-5 Monate 8. Personalwesen 8.1 Grundzüge des Personalwesens 1. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 2. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 8.2 Personalaufgaben 1. Ausbildungsjahr 3-4 Monate 2. Ausbildungsjahr 3-4 Monate Fachaufgaben einzelner Fachbereiche, Verwaltungsverfahren und Rechtsanwendung Organisation und Arbeitsabläufe Verwaltungsverfahren Rechtsanwendung 3. Ausbildungsjahr 3-5 Monate 2. Ausbildungsjahr 4-5 Monate 1. Fachbereich einschließlich Positionen 2 / 4.2 / 4.3 / 5.2 / Ausbildungsjahr 4-5 Monate 2. Fachbereich einschließlich Positionen 2 / 3.1 / 5.2 8

10 Berufliche Prüfungen Qualität im Sinne des 4 Abs. 2 der Ausbildungsordnung (Handlungsorientierung, Praxisbezug), Tragender und verfassungsrechtlich verbürgter Grundsatz des Prüfungswesens ist die Gleichbehandlung der Prüflinge, aus dem das Prinzip der Chancengleichheit resultiert. Das heißt, dass gleiche Prüfungsbedingungen gewährleistet sein müssen und rechtliche Rahmen unbedingt einzuhalten sind, anderenfalls sind die Prüfungen anfechtbar. Grundlage für Prüfungen in anerkannten Ausbildungsberufen ist das Berufsbildungsgesetz (BBiG). Es regelt berufsübergreifend Modalitäten und Zielsetzung der Prüfungen ( 37 ff. BBiG). Die Ausbildungsordnung baut auf dem Berufsbildungsgesetz auf. Diese Rechtsquellen sind die Basis für die Prüfungsregelungen der zuständigen Stellen nach dem Berufsbildungsgesetz. Die angehenden Fachangestellten für Bürokommunikation legen während ihrer Berufsausbildung eine Zwischenprüfung ab. Ihre berufliche Handlungsfähigkeit weisen sie letztlich gegen Ende der Ausbildung in der Abschlussprüfung nach. Das Bundesverwaltungsamt hat eine Prüfungsordnung für Abschlussprüfungen für den Beruf Fachangestellter / Fachangestellte für Bürokommunikation und Grundsätze für die Durchführung von Zwischenprüfungen erlassen (s. Anhang). Die inhaltlichen Anforderungen der Prüfungen richten sich sowohl nach der Ausbildungsordnung und dem dazugehörigen Ausbildungsrahmenplan als auch nach dem Rahmenlehrplan der Kultusministerkonferenz für die Berufsschulen. Zulässigkeit im Sinne der Ausbildungsordnung, Sachliche Richtigkeit, Verständlichkeit, Plausibilität von Aufgaben und Lösungshinweisen, Gewichtung der Bewertung, Zeitansätze für die Bearbeitung, Erfordernis und Eignung von Hilfsmitteln. Die Erstellung der Prüfungsaufgaben umfasst die Entwicklung von detaillierten Lösungs- und Bewertungshinweisen, die den Korrektorinnen und Korrektoren der Prüfungsarbeiten als Grundlage für die übereinstimmende Bewertung der Prüfungsleistungen dienen. Die erwartete Aufgabenlösung wird in möglichst kleine Teilschritte aufgegliedert, denen die erreichbaren Punkte zugeordnet sind. Lösungshinweise sind nicht zu verwechseln mit Musterlösungen. Sie umreißen das erwartete Ergebnis in der Regel stichwortartig und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Korrigierenden haben damit die Möglichkeit, flexibel auf abweichende oder weitergehende Lösungsansätze der Prüflinge zu reagieren. Die Bewertung der Prüfungsleistungen - sowohl der Zwischen- als auch der Abschlussprüfung - richtet sich nach der Prüfungsordnung des Bundesverwaltungsamtes für die Durchführung von Abschlussprüfungen. Aus Gründen der Vergleichbarkeit und Einheitlichkeit in der Bundesverwaltung wird in Anlehnung an den Beamtenbereich ein lineares Bewertungssystem angewandt: In den Prüfungen sollen die Auszubildenden nach der Ausbildungsordnung praxisbezogene Aufgaben oder Fälle bearbeiten. Hier sind ganzheitliche Ansätze zu verwirklichen, welche die nicht mehr zeitgemäße Trennung beruflicher Kenntnisse und Fertigkeiten ausschließen. Besonders die Aufgaben der Abschlussprüfung müssen sich an vollständigen beruflichen Handlungen orientieren, die auch die Vorgaben des 4 Abs. 2 der Ausbildungsordnung berücksichtigen. Hiernach sollen die Auszubildenden in den Prüfungen nachweisen, dass sie zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit befähigt sind, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt. In seinem Appell vom 26./27. Mai 1999 betont der Berufsbildungsausschuss beim Bundesverwaltungsamt, dass Multiple-Choice-Aufgaben für den Nachweis beruflicher Handlungskompetenz weniger geeignet sind (s. Anhang). Nicht nur vor dem Hintergrund, dass die Prüfungen entscheidend für die beruflichen Perspektiven der Auszubildenden sind und mit äußerster Sorgfalt vorbereitet werden müssen, sondern auch um die Arbeit der Prüfungsausschüsse zu unterstützen und auf die Vergleichbarkeit der Prüfungen einwirken zu können, hat das Bundesverwaltungsamt als zuständige Stelle nach dem Berufsbildungsgesetz überregionale Arbeitsgruppen eingerichtet, die mit Fachspezialisten besetzt sind. Sie entwickeln Prüfungsaufgaben, die sich an den nachfolgenden Gütekriterien orientieren. Eine den Anforderungen in besonderem Maß entsprechende Leistung 100 bis 87,5 v.h. der erreichbaren Gesamtpunktzahl, Note sehr gut (1) Eine den Anforderungen voll entsprechende Leistung unter 87,5 bis 75 v.h. der erreichbaren Gesamtpunktzahl, Note gut (2) Eine den Anforderungen im Allgemeinen entsprechende Leistung unter 75 bis 62,5 v.h. der erreichbaren Gesamtpunktzahl, Note befriedigend (3) Eine Leistung, die zwar Mängel aufweist, aber im Ganzen den Anforderungen noch entspricht unter 62,5 bis 50 v.h. der erreichbaren Gesamtpunktzahl, Note ausreichend (4) Eine Leistung, die den Anforderungen nicht entspricht, jedoch erkennen lässt, dass die notwendigen Grundkenntnisse vorhanden sind unter 50 bis 25 v.h. der erreichbaren Gesamtpunktzahl, Note mangelhaft (5) Eine Leistung, die den Anforderungen nicht entspricht und bei der selbst die Grundkenntnisse lückenhaft sind unter 25 bis 0 v.h. der erreichbaren Gesamtpunktzahl, Note ungenügend (6) Weitere Einzelheiten der Prüfungsordnung sind im Anhang erläutert. 9

11 Die Zwischenprüfung In der Mitte der Ausbildungszeit, nach etwa eineinhalb Jahren, legen die Auszubildenden eine Zwischenprüfung ab. Den genauen Prüfungstermin bestimmt das Bundesverwaltungsamt als zuständige Stelle nach dem Berufsbildungsgesetz im Benehmen mit den Prüfungsausschüssen, soweit nicht einheitliche Prüfungsaufgaben übereinstimmende Termine erfordern. Das Ablegen der Zwischenprüfung ist nach 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Die Rolle der Zwischenprüfung beschränkt sich nicht auf diesen formalen Aspekt, ihre Bedeutung reicht wesentlich weiter (s. folgende Seite). Zielsetzung und Einzelheiten der Zwischenprüfung ergeben sich aus den Grundsätzen des Bundesverwaltungsamtes für die Durchführung von Zwischenprüfungen in dem anerkannten Ausbildungsberuf Fachangestellter / Fachangestellte für Bürokommunikation (s. Anhang). Die Zwischenprüfung wird schriftlich durchgeführt. Sie dauert 180 Minuten und ist in drei Fächer gegliedert. Nach den Regelungen des Bundesverwaltungsamtes steht den Prüflingen für jedes Prüfungsfach eine Bearbeitungszeit von 60 Minuten zur Verfügung. Gegenstand der Zwischenprüfung sind die Ausbildungsinhalte, die der Ausbildungsrahmenplan für das erste Ausbildungsjahr vorsieht. In die Zwischenprüfung fließt außerdem der nach dem Rahmenlehrplan zu vermittelnde Berufsschulstoff ein, soweit er im Sinne der Ausbildungsordnung für die Berufsausbildung wesentlich ist. Text der Ausbildungsordnung 8 Zwischenprüfung (Auszug) (1) Zur Ermittlung des Ausbildungsstandes ist eine Zwischenprüfung durchzuführen. Sie soll in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres stattfinden. (2) Die Zwischenprüfung erstreckt sich auf die in den Anlagen I und II für das erste Ausbildungsjahr aufgeführten Fertigkeiten und Kenntnisse sowie auf den im Berufsschulunterricht entsprechend dem Rahmenlehrplan zu vermittelnden Lehrstoff, soweit er für die Berufsausbildung wesentlich ist. (3) Die Zwischenprüfung ist schriftlich anhand praxisbezogener Fälle oder Aufgaben in insgesamt höchstens 180 Minuten in folgenden Prüfungsfächern durchzuführen: 1. Bürowirtschaft, 2. Verwaltung, 3. Wirtschafts- und Sozialkunde. Die in der Ausbildungsordnung genannten Prüfungsfächer sind nicht eindeutig definiert. Zur Sicherung übereinstimmender Prüfungsverfahren sind die Inhalte des 1. Prüfungsfachs "Bürowirtschaft" im Bereich des Bundesverwaltungsamtes der gleichnamigen Berufsbildposition des Ausbildungsrahmenplanes entnommen. Schwerpunkt dieses Prüfungsfachs sind verwaltungstechnische Inhalte. Die Zwischenprüfung der Fachangestellten für Bürokommunikation Zeitpunkt in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres Dauer 180 Minuten (60 Minuten je Fach) Prüfungsform schriftlich anhand praxisbezogener Fälle oder Aufgaben Gegenstand betriebliche Ausbildungsinhalte des 1. Jahres Lehrstoff der Berufsschule des 1. Jahres, soweit er für die Berufsausbildung wesentlich ist Prüfungsfächer 1. Bürowirtschaft (Organisation des Arbeitsplatzes, Arbeits- und Organisationsmittel, bürowirtschaftliche Abläufe) 2. Verwaltung (Grundzüge des Personalwesens, Personalaufgaben) 3. Wirtschafts- und Sozialkunde (Wirtschaftslehre einschl. Vertragsrecht, Staatsrecht) 10

12 Das 2. Prüfungsfach "Verwaltung" ist inhaltlich an das gleichlautende Fach der Abschlussprüfung angelehnt. Es beinhaltet das Personalwesen. Das Haushaltsrecht kann nicht einbezogen werden, weil es erst ab dem zweiten Ausbildungsjahr zu vermitteln ist. Das 3. Prüfungsfach "Wirtschafts- und Sozialkunde" bezieht sich auf Inhalte des Berufsschulunterrichts, insbesondere im Bereich des Staatsrechts, der Wirtschaftslehre einschließlich des Vertragsrechts. Die im Einzelnen in Frage kommenden Inhalte der Zwischenprüfung sind auf Seite 14 wiedergegeben. Der Berufsbildungsausschuss beim Bundesverwaltungsamt hat die Inhalte des 2. Prüfungsfachs "Verwaltung" durch Beschluss vom 28. Mai 1998 konkretisiert (s. Anhang). Danach soll der Schwerpunkt im Tarifrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, aber auch der Auszubildenden, liegen. Entgeltberechnungen sind in der Zwischenprüfung wegen deren Beschränkung auf die Inhalte des ersten Ausbildungsjahres nicht zu fordern. Auszug aus dem Beschluss des Berufsbildungsausschusses vom 28. Mai Prüfungsfach "Verwaltung" Im 2. Fach der Zwischenprüfung soll der Prüfling für Angestellte und Auszubildende a) Arbeiten im Zusammenhang mit personellen Veränderungen durchführen, insbesondere Verträge und Schriftstücke fertigen Dazu zählen Tätigkeiten wie - Arbeitsverträge entwerfen - Auflösungsverträge entwerfen - Kündigungsfristen berechnen - Kündigungsschreiben entwerfen b) Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten, insbesondere Urlaubs-, Krank- und Unfallmeldungen bearbeiten Dazu zählen Tätigkeiten wie - Urlaubsansprüche berechnen - Unfallmeldungen bei Arbeitsunfällen aufnehmen Die Zielsetzung der Zwischenprüfung und die daraus resultierenden Konsequenzen für ihre Gestaltung sind in den Grundsätzen des Bundesverwaltungsamtes für die Durchführung von Zwischenprüfungen verankert. Die Zwischenprüfung soll erkennen helfen, ob die Auszubildenden den erwarteten Ausbildungsstand erreicht haben. Sie verfolgt nicht etwa den Zweck, bei schlechtem Abschneiden eine Entscheidung über das Fortbestehen des Ausbildungsverhältnisses herbeizuführen. Sie ist auch nicht mit der Folge des Bestehens oder Nichtbestehens verknüpft. Unzureichende Leistungen in der Zwischenprüfung sollen die Ausbildungsverantwortlichen vielmehr als Hinweis für notwendige Korrekturen der Ausbildung nutzen. Die individuelle pädagogische Förderung der Auszubildenden steht hierbei im Vordergrund. Auszug aus den Grundsätzen für die Durchführung von Zwischenprüfungen 1. Zweck und Zielsetzung (...) Die Zwischenprüfung soll erkennen helfen, ob die Auszubildenden den durch die Ausbildungsordnung vorgegebenen Ausbildungsstand erreicht haben. Der Ausbildungsstand soll vorrangig unter dem Gesichtspunkt der pädagogischen Förderung der Auszubildenden beurteilt werden. Die Zwischenprüfung kann diese Funktion nur erfüllen, wenn bei allen am Prüfungsgeschehen Beteiligten Klarheit über ihre Zielsetzung besteht. Die Aufgabenstellung, die Durchführung der Zwischenprüfung und die Mängelhinweise sind danach auszurichten. (...) Das Leistungsbild, das mit der Zwischenprüfung ermittelt wird, soll in erster Linie Auskunft geben über das Vorhandensein der nach der Ausbildungsordnung geforderten Fertigkeiten und Kenntnisse, die Fähigkeit, diese Fertigkeiten und Kenntnisse im Sinne des 4 Abs. 2 der Ausbildungsordnung bei der Ausführung konkreter Arbeitsaufträge umzusetzen, mögliche Defizite, die den erfolgreichen Verlauf der Ausbildung gefährden. In der Zwischenprüfung sind praxisbezogene Fälle oder Aufgaben zu bearbeiten, die für den Nachweis beruflicher Handlungskompetenz geeignet sind. Hieraus ergibt sich, dass die Aufgabenstellungen realen Berufsanforderungen anzupassen sind und den Prüfungsregelungen entsprechend konkrete Arbeitsaufträge enthalten. Die bezugslose Abfrage theoretischen Wissens kann nicht in Betracht kommen. Das Niveau der Prüfungsaufgaben muss jedoch den noch geringen Berufserfahrungen der Auszubildenden Rechnung tragen. Auszug aus den Grundsätzen für die Durchführung von Zwischenprüfungen 3. Aufgabenstellung Im Hinblick auf die Zielsetzung der Zwischenprüfung kommt der Qualität der Prüfungsaufgaben eine besondere Bedeutung zu. Sie müssen für den Nachweis beruflicher Handlungskompetenzen gemäß der Ausbildungsordnung geeignet sein. Nach 8 Abs. 3 der Ausbildungsordnung haben die Prüflinge praxisbezogene Fälle oder Aufgaben zu lösen. Unter Berücksichtigung des Zwecks und der Zielsetzung der Zwischenprüfung (s. Nr. 1) sollen sich die zugrunde liegenden Aufgabenstellungen soweit wie möglich an der Arbeitssituation der Ausbildungsbehörde orientieren und möglichst konkrete Arbeitsaufträge enthalten. (...) Bedenkliche Ergebnisse in den Zwischenprüfungen waren 2009 Anlass für den Berufsbildungsausschuss, sich mit der inhaltlichen Gestaltung der Prüfungsaufgaben zu befassen (s. Seite 13). 4 Abs. 2 der Ausbildungsordnung betont den handlungsorientierten Charakter von Ausbildung und Prüfung. Hiernach ist die Befähigung zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt, auch in der Zwischenprüfung nachzuweisen. 11

13 Die Zwischenprüfung wird diesem Anspruch nur zu einem Teil gerecht werden können, weil die Auszubildenden in der Hälfte ihrer Ausbildungszeit nicht über genügend berufspraktische Kenntnisse und Erfahrungen verfügen. Dennoch können solche Ansätze durch einfachere reale Aufgabenstellungen, wie sie im Berufsalltag anfallen, verwirklicht werden (s. Aufgabenbeispiel S. 15). Text der Ausbildungsordnung 4 Ausbildungsrahmenplan (Auszug) (2) Die in dieser Rechtsverordnung genannten Fertigkeiten und Kenntnisse sollen so vermittelt werden, dass der Auszubildende zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit im Sinne des 1 Abs. 2 des Berufsbildungsgesetzes befähigt wird, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt. Diese Befähigung ist auch in den Prüfungen nachzuweisen. Beschränkungen ergeben sich auch durch die Bearbeitungszeit. Der Umfang der Prüfungsaufgaben muss so bemessen sein, dass er von durchschnittlich begabten Auszubildenden bewältigt werden kann. Zur Praxisbezogenheit von Aufgabenstellungen gehört, dass die Auszubildenden die im Beruf üblichen Hilfsmittel, wie Gesetzestexte, Vordrucke, Taschenrechner, in den Prüfungen benutzen können. Beispiel für eine nicht geeignete Prüfungsaufgabe Nennen Sie fünf wesentliche Bestandteile eines Arbeitsvertrages. (Hilfsmittel: Keine) (s. Nr. 8.2 a des Ausbildungsrahmenplanes "... Verträge... fertigen...") Aussagekraft für die Qualität der Ausbildung noch für den Ausbildungserfolg der Auszubildenden haben. Die Grundsätze des Bundesverwaltungsamtes für die Durchführung der Zwischenprüfungen legen Einzelheiten der Vor- und Nachbereitung fest. Verfahren, die dort nicht geregelt sind, und die Bewertung der Prüfungsleistungen richten sich nach der Prüfungsordnung für Abschlussprüfungen. Die Zielsetzung der Zwischenprüfung stellt besondere Anforderungen an die Bewertungsanmerkungen, die die Korrigierenden in den Prüfungsarbeiten anbringen. Erwartet werden konkrete Hinweise zu den Fragen Beherrschen die Prüflinge die grundlegenden Inhalte des ersten Ausbildungsjahres? Können sie diese Kenntnisse berufspraktisch umsetzen und anwenden? Können sie Aufgaben verwaltungstechnisch erledigen? Wo muss die Berufsausbildung ergänzt oder intensiviert werden? Die drei Prüfungsarbeiten der Zwischenprüfung werden getrennt bewertet; auf dieser Grundlage wird die Gesamtnote der Zwischenprüfung gebildet. Auszug aus den Grundsätzen für die Durchführung von Zwischenprüfungen 8. Bewertung; Feststellung des Ausbildungsstandes (...) Die einzelnen Prüfungsarbeiten sind getrennt voneinander zu beurteilen; auf dieser Grundlage ist eine Gesamtnote zu bilden. Korrektur- und Bewertungshinweise sind so abzufassen, dass eine Mängel- und Ursachenanalyse möglich ist. Die Anforderungen der Prüfungsaufgaben dürfen sich nur in dem Rahmen bewegen, die die Zielvorgaben des Ausbildungsrahmenplanes und des Rahmenlehrplanes zulassen. Der Ausbildungsrahmenplan beschreibt in der Rubrik "Zu vermittelnde Fertigkeiten und Kenntnisse" Endqualifikationen. Die gewählten Verben zeigen auf, ob sich die geforderten Kompetenzen auf der Ebene des Wissens oder Verstehens (z.b. "darstellen" oder "erläutern") bewegen oder ob sie der praktischen Anwendung zuzuordnen sind (z.b. "bearbeiten" oder "berechnen"). Unabhängig davon ist das Niveau der späteren beruflichen Anforderungen in der mittleren Funktionsebene zu beachten. Formal betrachtet kommt es nicht darauf an, dass die Ausbildungsinhalte, die für die Zwischenprüfung relevant sind, tatsächlich vermittelt wurden. Insoweit können durch die Zwischenprüfung Defizite der praktischen Ausbildung aufgedeckt werden. 4 Abs. 1 der Ausbildungsordnung lässt jedoch zu, dass die Ausbildung u.a. wegen betriebspraktischer Besonderheiten von den sachlichen und zeitlichen Vorgaben des Ausbildungsrahmenplanes abweicht. Die Prüfungsaufgaben sollen sich daher so weit wie möglich an der Ausbildungssituation orientieren. Eine vom Ausbildungsgeschehen völlig losgelöste Prüfungsgestaltung würde verzerrte Leistungsbilder erzeugen, die weder hinreichende Den Ausbildungsverantwortlichen ist eine Mängel- und Ursachenanalyse nur möglich, wenn sie sich ein Bild von den Prüfungsleistungen ihrer Auszubildenden machen können. Die Prüfungsbescheinigung mit den Noten reicht hier nicht aus. Aus diesem Grund werden den Auszubildenden die korrigierten Arbeiten der Zwischenprüfung, die Prüfungsaufgaben und die Lösungshinweise zurückgegeben. Auszug aus den Grundsätzen für die Durchführung von Zwischenprüfungen 11. Rückgabe der Prüfungsarbeiten Den Auszubildenden werden die korrigierten Prüfungsarbeiten sowie die Aufgabentexte und Lösungshinweise zusammen mit der Prüfungsbescheinigung zurückgegeben. Gleichzeitig werden die Ausbildungsverantwortlichen gebeten, den in der Zwischenprüfung ermittelten Leistungsstand und Möglichkeiten zur Behebung von festgestellten Leistungsdefiziten mit den Auszubildenden zu besprechen. 12

14 Anforderungen an Aufgaben der Zwischenprüfungen für die Verwaltungsberufe Die Erfahrungen haben gezeigt, dass die Aussagekraft der Zwischenprüfung entscheidend von der inhaltlichen Qualität, aber auch von der redaktionellen Gestaltung der Prüfungsaufgaben und vor allem von ihrer leistungsbezogenen Angemessenheit abhängt. Da die Ergebnisse der letzten Zwischenprüfungen Fragen aufgeworfen haben, hat sich der Berufsbildungsausschuss beim Bundesverwaltungsamt mit diesem substantiellen Thema befasst. Eine eingehende Begutachtung der Prüfungsaufgaben und der erwarteten Lösungen führte zu dem Ergebnis, dass die Aufgabenqualität deutlich verbessert ist. Dennoch ist bei der Aufgabenentwicklung ständig die Einhaltung von Grundregeln zu reflektieren, wie die Ausrichtung der Anforderungen an den Leistungsmöglichkeiten nach dem 1. Ausbildungsjahr, die Vermeidung von Randgebieten, die Stärkung der Chancengleichheit durch eine thematische Aufgabenmischung. Der Berufsbildungsausschuss bittet die Autorinnen und Autoren der Prüfungsaufgaben im Interesse der Auszubildenden und der Zielsetzung der Zwischenprüfung eindringlich, seinen Feststellungen besonders Rechnung zu tragen. Stellungnahme des Berufsbildungsausschusses beim Bundesverwaltungsamt vom 18. Februar 2009 Inhaltlich angemessene Prüfungsaufgaben sind ein Schlüssel für die Signalfunktion und Prognosewirkung der Zwischenprüfung im Hinblick auf Güte und Erfolg der Berufsausbildung und letztlich auch für ihre Akzeptanz. Für Auszubildende ist die Zwischenprüfung in der Regel die erste berufliche Prüfung. Sie legen sie nach einer Ausbildungsdauer von höchstens eineinhalb Jahren ab. Zu diesem Zeitpunkt befinden sie sich noch in einem umfassenden, nicht abgeschlossenen Lernprozess und haben von daher keine abgerundeten Berufserfahrungen. Eine verlässliche Leistungsmessung und hohe Aussagekraft der Zwischenprüfung kann nur erreicht werden, wenn ihre Anforderungen die noch unvollkommene Berufsreife der Auszubildenden berücksichtigen und an der Leistungs fähigkeit durchschnittlich Begabter ausgerichtet sind. Es besteht die Gefahr, dass sich das Niveau der Zwischenprüfungsaufgaben der Abschlussprüfung annähert. Indizien sind zum Beispiel ein Übermaß an Rechtsanwendung und das Beurteilen schwierigerer Sachverhalte. Die Auszubildenden sind hier überfordert, weil die notwendigen Kompetenzen bei ihrem gegenwärtigen Qualifikationsstand nicht ausgeprägt sein können. Die systematische Rechtsanwendung wird erst in einem späteren Stadium der Berufsausbildung trainiert. Die Zwischenprüfung dient der Überprüfung, ob die Auszubildenden den in der Ausbildungsordnung festgelegten Leistungsstand erreicht haben. Grundlage sind die Inhalte des ersten Ausbildungsjahres. Es werden Antworten auf die Fragen erwartet, ob die Auszubildenden die notwendigen Grundlagen beherrschen und angemessene Regelsituationen des Berufsalltags bewältigen können. Der Bezug zur beruflichen Tätigkeit ist unerlässlich und muss auch in Aufgaben des Fachs Wirtschafts- und Sozialkunde beachtet werden. Auch wenn die Prüfungsthematik zum Zeitpunkt der Zwischenprüfung eingeschränkt ist, sollte sie auf wesentliche Kernbereiche konzentriert werden; inhaltliche Randbereiche sollten vermieden werden. Dennoch ist eine Mischung von Aufgaben unterschiedlicher Gebiete anzustreben, um allen Auszubildenden die Chance zu geben, ihr Können unter Beweis zu stellen. Die Beschränkung auf ein Schwerpunktthema birgt die Gefahr in sich, dass die Leistungseinschätzung vom Zufall der Vermittlungsintensität oder Spezialisierung abhängig wird. Das Leistungsbild wird auch verfälscht, wenn Prüfungsaufgaben überfrachtet und zeitlich nicht in zumutbarem Bearbeitungstempo zu bewältigen sind. Die Wirkung eines klaren Sachverhaltes, einer eindeutigen Aufgabenstellung und einer insgesamt sorgfältigen redaktionellen Aufbereitung darf nicht unterschätzt werden. Sie erleichtert Auszubildenden den Einstieg in die Bearbeitung und hilft, Zeit zu sparen. Die Angabe der erreichbaren Punkte für die einzelne Aufgabe, die sich immer an insgesamt 100 erreichbaren Punkten je Prüfungsfach orientiert, ist ein wichtiger Hinweis für die Auszubildenden auf ihre Relevanz und ihren Schwierigkeitsgrad. Bei offenen Fragen müssen alternative, fachlich vertretbare Lösungen zulässig sein. 13

15 Prüfungsfächer der Zwischenprüfung Inhalte der Zwischenprüfung nach dem Ausbildungsrahmen- bzw. Rahmenlehrplan 1. Prüfungsfach "Bürowirtschaft" Bearbeitungsdauer: 60 Minuten 4.1 Organisation des Arbeitsplatzes a) Möglichkeiten der Arbeitsplatz- und Arbeitsraumgestaltung unter Berücksichtigung ergonomischer Grundsätze an Beispielen des Ausbildungsbetriebes erläutern b) einschlägige Vorschriften für Büroarbeitsplätze beachten und den eigenen Arbeitsplatz sachgerecht gestalten 4.2 Arbeits- und Organisationsmittel a) betriebliche Arbeits- und Organisationsmittel fachgerecht handhaben sowie wirtschaftlich und umweltgerecht einsetzen b) rechtzeitige Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und -geräten veranlassen 4.3 Bürowirtschaftliche Abläufe a) Posteingang bearbeiten, Postverteilung durchführen und Postausgang kostenbewusst bearbeiten b) Registraturarbeiten sachgerecht durchführen, Aufbewahrungsfristen beachten c) Dateien und Karteien führen und zur Erfüllung von Arbeitsaufgaben einsetzen d) Termine planen, überwachen und erforderliche Maßnahmen einleiten 2. Prüfungsfach "Verwaltung" Bearbeitungsdauer: 60 Minuten 8.1 Grundzüge des Personalwesens a) Arbeits-, Ausbildungs- und Dienstverhältnisse hinsichtlich Rechtsgrundlagen, Art, Begründung und Beendigung unterscheiden b) Pflichten und Rechte von Auszubildenden, Arbeitern, Angestellten und Beamten erläutern c) Grundzüge des Arbeits- und Tarifrechtes darstellen Der Konkretisierungsbeschluss des Berufsbildungsausschusses ist zu beachten 8.2 Personalaufgaben a) Arbeiten im Zusammenhang mit personellen Veränderungen durchführen, insbesondere Verträge und Schriftstücke fertigen, Berechnungen durchführen b) Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten, insbesondere Urlaubs-, Krank- und Unfallmeldungen bearbeiten 3. Prüfungsfach "Wirtschafts- und Sozialkunde" In Betracht kommen insbesondere folgende Inhalte des Rahmenlehrplanes Wirtschaftslehre einschließlich Vertragsrecht Staatsrecht Bearbeitungsdauer: 60 Minuten 14

16 Beispiel für eine Teilaufgabe der Zwischenprüfung (Nr. 4.3 d des Ausbildungsrahmenplanes "Termine planen,...") Sie haben die Aufgabe, in Ihrer Dienststelle die Belegung des großen Sitzungssaales (50 Plätze) und des kleinen Sitzungsraumes (20 Plätze) zu koordinieren. In der kommenden Woche sollen folgende Veranstaltungen stattfinden: Der Referatsleiter III A 1 möchte mit seinen 11 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an einem Vormittag eine Referatsbesprechung durchführen, die 2 bis 3 Stunden dauern wird. Er hat am Montag und Dienstag Urlaub. Von Mittwoch bis Freitag ist bereits seit längerem eine ganztägige Schulung für 35 Beschäftigte Ihrer Dienststelle geplant, für die ein Sitzungsraum benötigt wird. Am Montag wird eine mindestens 25-köpfige Gruppe von Gästen erwartet, die über die Aufgabengebiete des Amtes informiert werden soll. Anschließend wird die Gruppe in der Kantine das Mittagessen einnehmen, bevor sie das Haus wieder verlässt. Am Dienstag werden vormittags im großen und nachmittags im kleinen Sitzungssaal nicht verschiebbare Handwerksarbeiten durchgeführt. Eine kurzfristige Sitzung des Präsidenten und des Vizepräsidenten Ihres Amtes mit den 7 Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern soll an einem geeigneten Termin in der kommenden Woche stattfinden. Sie wird nicht länger als 2 Stunden dauern. Der Präsident befindet sich ab Donnerstag auf einer Dienstreise. Außerdem ist ein Termin für die wöchentliche Sitzung des örtlichen Personalrates (2 Stunden) zu finden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass von den 9 Mitgliedern 2 teilzeitbeschäftigt sind (Frau Zahn ist nur vormittags und Herr Rüsseler nur montags bis mittwochs im Haus). Aufgabe Koordinieren Sie die Belegung der Sitzungsräume so, dass nächste Woche alle Veranstaltungen durchgeführt werden können. Tragen Sie die Belegung der Räume bzw. die Veranstaltungen in den vorgegebenen Plan ein, damit Sie von Ihren Kollegen und Vorgesetzten nachvollzogen werden können. Reservierungsplan großer Sitzungssaal kleiner Sitzungssaal vormittags nachmittags vormittags nachmittags Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 15

17 Die Abschlussprüfung Die Berufsausbildung endet mit der Abschlussprüfung. Hier sollen die Auszubildenden nachweisen, dass sie zur qualifizierten und verantwortungsbewussten Ausübung des erlernten Berufs befähigt sind. Die Abschlussprüfung darf grundsätzlich nicht früher als 2 Monate vor dem vertraglichen Ausbildungsende abgeschlossen sein ( 43 Abs. 1 Nr. 1 BBiG). Ihren Zeitpunkt legt das Bundesverwaltungsamt im Benehmen mit den Vorsitzenden der Prüfungsausschüsse fest, soweit nicht einheitliche Prüfungsaufgaben übereinstimmende Termine erfordern. Die Abschlussprüfung der Fachangestellten für Bürokommunikation besteht aus einem schriftlichen und einem praktischen Teil mit jeweils drei Prüfungsfächern. Sie dauert insgesamt 7,5 Stunden. Die Ausbildungsordnung bestimmt die materiellen Anforderungen der Abschlussprüfung. Sie regelt ihre Art, Inhalte und Dauer. Das formelle Prüfungsverfahren richtet sich nach der Prüfungsordnung des Bundesverwaltungsamtes für Abschlussprüfungen im Beruf Fachangestellter / Fachangestellte für Bürokommunikation (s. Anhang). In der Prüfungsordnung werden zum Beispiel das Verfahren der Zulassung, die Zeugniserteilung, die Wiederholungsprüfung und insbesondere der Bewertungsmaßstab geregelt. Die Abschlussprüfung der Fachangestellten für Bürokommunikation Dauer 450 Minuten (7 ½ Std.) Fächer der schriftlichen Prüfung Gegenstand Inhalte der gesamten betrieblichen Ausbildung gemäß Ausbildungsordnung (Ausbildungsrahmenplan) Lehrstoff der Berufsschule, soweit für die Berufsausbildung wesentlich Fächer der praktischen Prüfung 1. Bürowirtschaft Bürowirtschaft Bürokommunikation Dauer: 90 Minuten 2. Verwaltung Finanzwesen Personalwesen Dauer: 90 Minuten 3. Wirtschafts- und Sozialkunde Inhalte des Berufsschulunterrichts Wirtschaftslehre einschl. Vertragsrecht Staatsrecht Dauer: 90 Minuten 6 Prüfungsfächer 1. Textverarbeitung Verfassen und Gestalten eines normgerechten Briefes mit PC Dauer: 55 Minuten 2. Assistenz- und Sekretariatsaufgaben Bearbeitung 1 von 2 Aufgaben nach Wahl, DV-Anwendung Dauer: 65 Minuten 3. Bürgerorientiertes Verwaltungshandeln im Fachbereich Verwaltungsverfahren Rechtsanwendung Bürgerorientierung Dauer: 60 Minuten 40 Minuten Aufgabenbearbeitung 20 Minuten Prüfungsgespräch Text der Ausbildungsordnung 9 Abschlussprüfung (Auszug) (1) Die Abschlussprüfung erstreckt sich auf die in der Anlage I aufgeführten Fertigkeiten und Kenntnisse sowie auf den im Berufsschulunterricht vermittelten Lehrstoff, soweit er für die Berufsausbildung wesentlich ist. Gegenstand der Abschlussprüfung sind grundsätzlich alle im Ausbildungsrahmenplan aufgeführten Fertigkeiten und Kenntnisse sowie der in der Berufsschule vermittelte Lehrstoff, soweit er im Sinne der Ausbildungsordnung für die Berufsausbildung wesentlich ist. Wegen ihrer zeitlichen Begrenzung kann die Abschlussprüfung jedoch nur Ausschnitte der beruflichen Gesamtqualifikation abbilden. Ihre Aussagekraft hängt damit wesentlich von dem Zuschnitt der Prüfungsaufgaben ab (s. S. 18). 16

18 Bestehen der Abschlussprüfung Die sechs Prüfungsfächer der Abschlussprüfung haben das gleiche Gewicht. Zum Bestehen der Abschlussprüfung müssen in zwei schriftlichen und in zwei praktischen Prüfungsfächern mindestens ausreichende Leistungen nachgewiesen werden. Auch das Gesamtergebnis der Prüfung muss mindestens ausreichend ausfallen. Text der Ausbildungsordnung 9 Abschlussprüfung (Auszug) (7) Bei der Ermittlung des Gesamtergebnisses haben alle sechs Prüfungsfächer das gleiche Gewicht. (8) Zum Bestehen der Abschlussprüfung müssen im Gesamtergebnis und in jeweils mindestens zwei der in Absatz 3 sowie in Absatz 5 genannten Prüfungsfächer mindestens ausreichende Leistungen erbracht werden. Werden die Prüfungsleistungen in einem Prüfungsfach mit ungenügend bewertet, ist die Prüfung nicht bestanden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die Note mangelhaft in einem schriftlichen und in einem praktischen Prüfungsfach das Bestehen der Abschlussprüfung nicht in Frage stellt, soweit der Gesamtdurchschnitt der Prüfungsleistungen im ausreichenden Bereich liegt: Untere Grenze des Bestehensbereichs Schriftliche Prüfung Praktische Prüfung 2 Fächer 1 Fach 2 Fächer 1 Fach = Note 4 = Note 5 = Note 4 = Note 5 Gesamtergebnis = Note 4 Bei diesen Noten ist die Prüfung (noch) bestanden. Die Note ungenügend in einem der sechs Prüfungsfächer führt in jedem Fall zum Nichtbestehen der Abschlussprüfung. Da die schriftlichen und praktischen Prüfungsfächer gleichrangige Bestandteile der Abschlussprüfung sind, können die Ergebnisse der schriftlichen und praktischen Prüfungsarbeiten nicht Zulassungsvoraussetzung für das Prüfungsgespräch im 3. praktischen Prüfungsfach sein. Das Prüfungsgespräch ist auch dann zu führen, wenn ein Bestehen der Abschlussprüfung bereits ausgeschlossen ist. Mündliche Ergänzungsprüfung Die Ausbildungsordnung versucht, Grenzfällen gerecht zu werden. Führt die Note mangelhaft in zwei schriftlichen Prüfungsarbeiten zum Nichtbestehen der Prüfung, kann der Prüfling eine mündliche Ergänzungsprüfung in einem mit mangelhaft bewerteten Prüfungsfach beantragen. Der Prüfling bestimmt das Prüfungsfach. Die Ergänzungsprüfung ist auf den schriftlichen Teil der Abschlussprüfung beschränkt. Sie dauert im Regelfall 15 Minuten. Text der Ausbildungsordnung 9 Abschlussprüfung (Auszug) (6) Sind in der schriftlichen Prüfung die Prüfungsleistungen in zwei Prüfungsfächern mit mangelhaft und in dem weiteren Prüfungsfach mit mindestens ausreichend bewertet worden, so ist auf Antrag des Prüflings oder nach Ermessen des Prüfungsausschusses in einem der mit mangelhaft bewerteten Prüfungsfächer die schriftliche Prüfung durch eine mündliche Prüfung von etwa 15 Minuten zu ergänzen, wenn diese für das Bestehen der Prüfung den Ausschlag geben kann. Das Prüfungsfach ist vom Prüfling zu bestimmen. Bei der Ermittlung des Ergebnisses für dieses Prüfungsfach sind die Ergebnisse der schriftlichen Arbeit und der mündlichen Ergänzungsprüfung im Verhältnis zwei zu eins zu gewichten. Diese Korrekturmöglichkeit ist aber nur zulässig, wenn die Leistungen in dem weiteren schriftlichen Prüfungsfach mindestens ausreichend sind und die rechnerische Möglichkeit besteht, dass hierdurch das Nichtbestehen der Abschlussprüfung abgewendet werden kann. Die mündliche Ergänzungsprüfung kann nicht als Instrument zur ausschließlichen Leistungsverbesserung genutzt werden. Das Bestehen der Abschlussprüfung ist von vorneherein ausgeschlossen, wenn die Leistungen in einem Fach mit der Note ungenügend bewertet worden sind. Das Gleiche gilt, wenn mehr als eines der praktischen Prüfungsfächer mangelhaft ausgefallen sind. Sollte die eher seltene Situation eintreten, dass die Note mangelhaft in nur einem schriftlichen Fach das Bestehen der Abschlussprüfung ausschließt, kann in dieser Ausnahmesituation ebenfalls eine Ergänzungsprüfung zugelassen werden. Der verfassungsrechtlich verbürgte Grundsatz der Chancengleichheit würde in diesem offensichtlich nicht bedachten Sonderfall ein Abweichen von den nachrangigen Vorgaben der Ausbildungsordnung und der Prüfungsordnung rechtfertigen. Die Ergebnisse der schriftlichen Arbeit des Fachs, in dem die Ergänzungsprüfung abgelegt wird, und der mündlichen Ergänzungsprüfung werden im Verhältnis 2 : 1 gewichtet, so dass die Ergänzungsprüfung im Regelfall mit hohen Leistungserwartungen verknüpft ist. Beispiel: Ergebnis der schriftlichen Arbeit = 40 Punkte X 2 = 80 Punkte Ergebnis der mündlichen Ergänzungsprüfung = 70 Punkte X 1 = 70 Punkte Summe der Punkte = 150 : 3 = 50 Punkte Das schriftliche Prüfungsfach wird endgültig mit 50 Punkten bewertet. Da eine Ergänzungsprüfung nur in Betracht kommt, wenn sie für das Bestehen der Abschlussprüfung relevant ist, kann sie erst abgelegt werden, wenn auch die 17

19 Leistungen im Prüfungsgespräch des 3. praktischen Fachs feststehen. Wegen der individuellen Ausrichtung werden Ergänzungsprüfungen als Einzelprüfungen durchgeführt. Alle Inhalte des ausgewählten Prüfungsfachs können thematisch in der Ergänzungsprüfung herangezogen werden. Der Prüfungsausschuss wird sich jedoch wegen der zur Verfügung stehenden Zeit von 15 Minuten auf einzelne Schwerpunkte beschränken müssen. Die Inhalte der schriftlichen Prüfungsarbeit sollten nicht Gegenstand, sondern allenfalls Ausgangspunkt für die Ergänzungsprüfung sein. Sie sollte sich wie im übrigen Prüfungsverfahren auf Regelfälle konzentrieren und keine Randgebiete beinhalten. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die mündliche Ergänzungsprüfung zu gestalten, z.b. praxisbezogene Fragen zu unterschiedlichen Gegenständen des Fachs, vertiefende Fragen zu einem komplexeren Thema oder Diskussion, Kurzvortrag des Prüflings und anschließende Zusatzfragen. Das Abfragen theoretischen Wissens empfiehlt sich auch in dieser kurzen Prüfung nicht. Ein Prüfungsgespräch, in welchem auf die Äußerungen des Prüflings eingegangen und handlungsbezogen hinterfragt wird, dürfte geeigneter sein, seine Kompetenzen festzustellen. Die Verwendung üblicher Hilfsmittel, wie Gesetzestexte, wird auch während mündlicher Ergänzungsprüfungen gestattet. Wiederholungsprüfung Eine nicht bestandene Abschlussprüfung kann nach 37 Abs. 1 BBiG zweimal wiederholt werden. Ein nochmaliges Ablegen einer bestandenen Abschlussprüfung zur Leistungsverbesserung ist ausgeschlossen. Die Ausbildungsordnung enthält keine Vorschriften über die Wiederholung der Abschlussprüfung. Regelungen zur Durchführung von Wiederholungsprüfungen sind den zuständigen Stellen nach dem Berufsbildungsgesetz vorbehalten. Die Prüfungsordnung des Bundesverwaltungsamtes bestimmt in 24, dass Prüflinge von der Wiederholung einzelner Prüfungsfächer auf Antrag befreit werden können, wenn sie mindestens mit ausreichend bewertet worden sind. Voraussetzung ist aber, dass die Abschlussprüfung innerhalb von zwei Jahren wiederholt wird. Im Bereich des Bundesverwaltungsamtes werden in der Regel jährlich zwei Prüfungstermine in den Zeiträumen Mai/August und Dezember/Februar angeboten. erforderlichen beruflichen Fertigkeiten beherrschen, die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen und mit dem für die Berufsausbildung wesentlichen Lehrstoff der Berufsschule vertraut sind. Die gesetzlichen Grundaussagen werden durch 4 Abs. 2 der Ausbildungsordnung ergänzt. Danach umfasst die Befähigung zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren. Text der Ausbildungsordnung 4 Ausbildungsrahmenplan (Auszug) (2) Die in dieser Rechtsverordnung genannten Fertigkeiten und Kenntnisse sollen so vermittelt werden, dass der Auszubildende zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit im Sinne des 1 Abs. 2 des Berufsbildungsgesetzes befähigt wird, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt. Diese Befähigung ist auch in den Prüfungen nachzuweisen. Den handlungsorientierten Ansatz konkretisiert die Ausbildungsordnung durch die Definition der Prüfungsziele in den einzelnen Prüfungsfächern. Neben den Prüfungszielen sind die im Ausbildungsrahmenplan und im schulischen Rahmenlehrplan formulierten Ausbildungsziele zu beachten. Sie legen die nach Beendigung der Berufsausbildung erwarteten fachlichen Qualifikationen fest. Deutliche Hinweise geben auch die ausgewählten Verben des Ausbildungsrahmenplans. Sie zeigen auf, ob sich die geforderten Qualifikationen auf der Ebene des Wissens oder Verstehens (z.b. "darstellen" oder "erläutern") bewegen oder ob sie der praktischen Anwendung zuzuordnen sind (z.b. "bearbeiten" oder "berechnen"). Das Niveau der Abschlussprüfung darf diesen Rahmen nicht überschreiten. Anderenfalls ist die Abschlussprüfung anfechtbar. Praxisgerechte Aufgaben lassen sich auch mit kognitiven Lernzielen entwickeln, wenn sie mit anwendungsbezogenen Inhalten verbunden werden. Beispiel Berufsbildposition 8.1. e "... Aufgaben der Personalvertretung sowie die Beteiligungsarten beschreiben" verbunden mit Berufsbildposition 8.2 a "Arbeiten im Zusammenhang mit personellen Veränderungen durchführen, insbesondere... Schriftstücke fertigen" Prüfungs(teil)aufgabe: Beteiligung des Personalrats wegen der beabsichtigten Kündigung eines Arbeitsverhältnisses Anforderungen an die Prüfungsaufgaben In der Abschlussprüfung soll nach 38 BBiG die berufliche Handlungskompetenz der Auszubildenden festgestellt werden. Hier sollen sie nachweisen, dass sie die Hinter den Anforderungen an die Aussagekraft der Abschlussprüfung verbirgt sich ein hoher Anspruch an die Qualität und die Gestaltung der Prüfungsaufgaben. Sie müssen die zuverlässige Prognose gewährleisten, ob die Auszubildenden über die vorgeschriebene berufliche Handlungsfähigkeit verfügen. 18

20 Hierzu führt Dr. Jens U. Schmidt in der Zeitschrift Berufsbildung in Wissenschaft und Praxis 1998/3 weiter aus, dass die diagnostische Nutzung von Prüfungsaufgaben nach Untersuchungsergebnissen um so erfolgreicher ist, wenn an Stelle eines komplexen Falles eine Vielzahl von Einzelaufgaben gestellt wird, an Hand derer sich vollständige berufliche Handlungen abbilden lassen. Im Idealfall stelle die Prüfung eine Stichprobe von Anforderungssituationen dar, die möglichst repräsentativ für die tatsächliche Arbeitstätigkeit sein soll. Die Zuverlässigkeit, mit der grundlegende Qualifikationen erfasst werden, hänge jedoch nicht nur davon ab, wie repräsentativ die Auswahl der einzelnen Elemente ist, sondern auch davon, wie groß ihre Anzahl und ihre Verschiedenartigkeit ist. Die Einzelelemente in Ausbildungsrahmen- und Rahmenlehrplan sollten gemäß ihrer Wichtigkeit in der Prüfung repräsentiert sein. Erst wenn die Prüfung die wirklichen Anforderungen des Berufs widerspiegele, erfülle sie ihre Funktion als Abschlussprüfung. Ihre Grenzen werden diese Aussagen in der zur Verfügung stehenden Prüfungszeit finden. Anzahl, Umfang und Gehalt der Prüfungsaufgaben müssen an der Leistungsfähigkeit durchschnittlich begabter Prüflinge ausgerichtet sein. Problemgehalt und Komplexität der Prüfungsaufgaben bestimmen sich darüber hinaus nach dem beruflichen Einsatz von Fachangestellten für Bürokommunikation in der mittleren Funktionsebene. Der Abschlussprüfung sind Regelfälle zu Grunde zu legen, die von Berufsneulingen gelöst werden können. "Praxisbezogene" Aufgaben gehen von einem realistischen Sachverhalt aus, der sich mit der typischen beruflichen Praxis deckt. Der Sachverhalt kann sich aus einer Situationsbeschreibung oder, weit praxisnäher, aus einem Schriftwechsel, aus Telefonnotizen oder anderen Schriftstücken ergeben. Er muss alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen enthalten. Die Ausgangssituation wird durch die eigentliche Aufgabenstellung ergänzt. Sie enthält in der Regel Arbeitsaufträge an den Prüfling, die zielgerichtet, präzise und eindeutig formuliert sein müssen. Dies gilt auch für den erwarteten Umfang und die Art der Aufgabenbearbeitung. Wird eine stichwortartige Lösung unter Angabe von Rechtsgrundlagen, oder aber das Gegenteil, eine ausführliche Be- gründung im Rahmen einer Stellungnahme erwartet, dürfen die Prüflinge hierüber nicht in Zweifel gelassen werden. Die verpflichtende Vorgabe der Ausbildungsordnung, dass die Prüflinge praxisbezogene Aufgaben oder Fälle bearbeiten sollen, schließt insbesondere in der Abschlussprüfung die nicht selten zu beobachtende, isolierte Abfrage theoretischen Wissens aus (zum Beispiel "Nennen Sie die Bestandteile eines Verwaltungsaktes"). Zum Praxisbezug gehört auch, dass die Auszubildenden die im Berufsalltag üblichen Hilfsmittel, wie Gesetzestexte, Vordrucke, Kalender, Taschenrechner, in den Prüfungen benutzen können. Ebenso wie in der Zwischenprüfung wird den Autorinnen und Autoren der Prüfungsaufgaben empfohlen, sich so weit wie möglch an der tatsächlichen Ausbildungssituation zu orientieren. Obwohl die Aufgaben in der Bundesverwaltung sehr heterogen sind, kann eine Basis gefunden werden, übereinstimmende Prüfungsaufgaben für Auszubildende unterschiedlicher Bundesbehörden zu entwickeln. Im Bereich des Bundesverwaltungsamtes werden aus Gründen der qualitativen Verbesserung und der Vergleichbarkeit der Prüfungen zunehmend zentral erstellte Prüfungsaufgaben eingesetzt (vgl. S. 9). Die Arbeitsgruppen, die die Prüfungsaufgaben vorbereiten, sind mit Fachspezialisten aus den verschiedenen Ausbildungsverbünden und den beteiligten Berufsschulen besetzt. Besonderheiten der Berufsausbildung können auf diese Weise berücksichtigt und Absprachen für übereinstimmende Ausbildungsverfahren getroffen werden. Bei der Auswahl der Prüfungsthematik ist darauf zu achten, dass alle Prüfungsfächer klar umrissene fachliche Schwerpunkte haben und sich schon aus diesem Grund grundsätzlich nicht überschneiden können (und dürfen). Unabhängig davon kann jeder im Ausbildungsrahmenplan vorgeschriebene Gegenstand der Berufsausbildung in die Abschlussprüfung einbezogen werden, wenn es mit der Zielrichtung des jeweiligen Prüfungsfachs vereinbar ist. Ein kurzer Hinweis... Die vom Bundesverwaltungsamt zur beruflichen Bildung herausgegebenen Broschüren, die aktuellen Prüfungsvorschriften, Vordrucke und sonstige Unterlagen finden Sie im Internet unter - Ausbildung - Mitwirkende - Zuständige Stelle / Berufsbildung 17 19