HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ZUR PROMOTION

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1 HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ZUR PROMOTION Allgemeine Fragen Wann sollte die Promotion im Promotionsamt angemeldet werden? Das Promotionsvorhaben soll zum frühestmöglichen Zeitpunkt im Promotionsamt angemeldet werden, d.h. unverzüglich sobald das Thema und der Doktorvater/Betreuer feststehen. Diese Erstanmeldung führt zur Annahme als Doktorand/Doktorandin, die eigentliche Zulassung zur Promotion (das Prüfungsverfahren) wird erst mit der Abgabe der fertigen Dissertationsschrift eröffnet. Wo sind Antragsunterlagen und Schriften einzureichen? Alle Unterlagen wie auch die Dissertationsschriften müssen im Promotionsamt eingereicht werden. Es werden nur vollständige und digital ausgefüllte Unterlagen angenommen. Anträge und sonstige Unterlagen können per Post zugesandt oder am Empfang des Verwaltungsgebäudes abgegeben werden. Ein Termin in der Sprechstunde ist hierfür nicht unbedingt notwendig. Wer kann eine Promotion betreuen? Gemäß 9 Abs. 1 der Promotionsordnung können Professoren, Juniorprofessoren, Hochschul- und Privatdozenten der Medizinischen Fakultät und zusätzlich auch Nachwuchswissenschaftler Doktoranden betreuen. Der in dem Antrag auf Annahme als Doktorand genannte Betreuer ist nach 5 Abs. 4 für die offiziellen Schritte nach der Promotionsordnung verantwortlich. Die hauptberuflich an der Medizinischen Fakultät tätigen Professoren und Privatdozenten finden Sie im Personalteil des Vorlesungsverzeichnisses der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. Mein verantwortlicher Betreuer / Betreuerin (Doktorvater / -mutter) ist nicht mehr in Freiburg tätig. Ihre angemeldete Promotion kann auch dann weiter betreut und vom Betreuer begutachtet werden, wenn der/die Betreuer/in an eine andere Stelle wechselt. Voraussetzung hierfür ist, dass der zweite Gutachter ein hauptamtlich an der Medizinischen Fakultät Freiburg tätiger Professor oder Privatdozent ist. Mein verantwortlicher Betreuer / Betreuerin (Doktorvater / -mutter) möchte die Betreuung der Promotion an einen Kollegen abgeben. Sofern die Betreuung nicht mehr möglich oder nicht sinnvoll ist, kann diese auch einem anderen, fachnahen Kollegen übertragen werden. Der Betreuerwechsel wird in einem formlosen Anschreiben an den Promotionsbeauftragten beantragt. Der Doktorand, der bisherige Betreuer und der zukünftige Betreuer müssen durch ihre Unterschriften ihr Einverständnis erklären. Ist die Immatrikulation Voraussetzung für eine Promotion? Nein, auch Exmatrikulierte können promovieren. Die Immatrikulation bringt den Vorteil, als Promotionsstudent einige Vergünstigungen zu erhalten. Voraussetzung für die Einschreibung als Promotionsstudent ist, dass Sie von der Medizinischen Fakultät als Doktorand angenommen wurden. Die entsprechende Annahmebescheinigung, die Sie von der Medizinischen Fakultät bei der Anmeldung als Doktorand bekommen, müssen Sie zur Einschreibung im Studierendensekretariat (Service Center Studien, Sedanstraße) vorlegen. Version: Seite 1

2 Welche Möglichkeiten zur Promotion in Freiburg habe ich, wenn ich an einer anderen Universität studiert habe? Wenn der Doktorand bisher noch nicht für mindestens ein Jahr im Bereich der Medizinischen Fakultät Freiburg tätig gewesen ist, muss ein Antrag auf Erlass der Pflichtsemester gem. 5 Abs. 3 der Promotionsordnung gestellt werden. Sofern die Forschungstätigkeit im Zusammenhang mit der Dissertation an einer Einrichtung der Medizinischen Fakultät durchgeführt wird, legen Sie dem Antrag eine Kopie Ihres Arbeitsvertrages bei. Wird die Forschungstätigkeit extern durchgeführt, muss aus dem Antrag hervorgehen, wo die Arbeit durchgeführt wird, wie der Bezug zur Medizinischen Fakultät Freiburg zustande kommt und warum die Arbeit in Freiburg eingereicht wird. Über Anträge auf Erlass der Pflichtsemester entscheidet der Promotionsausschuss. Ich reiche den Antrag auf Anmeldung als Doktorand/Doktorandin und die Unterlagen zur Zulassung zur Promotion gleichzeitig ein. Das ist ein nicht zulässiges Vorgehen (s. 4 Abs. 1 Promotionsordnung). Der Promotionsausschuss muss die Möglichkeit haben, zunächst über die Annahme eines Promotionsvorhabens zu entscheiden. Die Zulassung kann nach positivem Bescheid frühestens 3 Monate später erfolgen (siehe Promotionsordnung 4 Abs. 1). Mein Staatsexamen liegt annähernd 3 Jahre zurück. Was muss ich tun, um eine Verlängerung der Einreichungsfrist zu beantragen, um das Rigorosum zu umgehen? Bitte senden Sie dem Promotionsamt bis spätestens zwei Wochen vor Ablauf der Einreichungsfrist ein formloses Schreiben mit der Bitte um Verlängerung der Einreichungsfrist zu. Dieser Antrag muss gut begründet sein (längerfristige Erkrankung, Erziehungszeiten, technische Schwierigkeiten o.ä.) und auch von Ihrem Betreuer/ Ihrer Betreuerin unterzeichnet werden. Anschließend erhalten Sie von uns einen schriftlichen Bescheid mit einem möglichen neuen Abgabetermin. Kann die Einreichungsfrist ein zweites Mal verlängert werden? In der Regel nicht, jedoch kann die Frist in gut begründeten Ausnahmefällen vom Promotionsbeauftragten nochmals verlängert werden. Welche Zeugnisse müssen vorgelegt werden und in welcher Form? Bitte reichen Sie beglaubigte Kopien des Staatsexamenszeugnisses ein. Der erfolgreiche Abschluss des Studiengangs der Medizin oder der Zahnheilkunde (Staatsexamen) muss für die Zulassung zum Promotionsverfahren nachgewiesen werden. Das Promotionsverfahren kann jedoch bereits eröffnet werden, wenn das Zeugnis über den 1. oder 2. Abschnitt der Ärztlichen Prüfung oder die Zahnärztliche Vorprüfung vorgelegt werden. Die Begutachtung der Dissertation und das Kolloquium können ebenfalls erfolgen. Das Promotionsverfahren kann jedoch erst abgeschlossen werden, wenn das Staatsexamenszeugnis vorliegt. Kann das Kolloquium auch vor der Abgabe der Dissertationsschrift im Promotionsamt stattfinden? Das Kolloquium darf frühestens 3 Wochen nach Abgabe der Dissertationsschriften sowie der weiteren Unterlagen zur Zulassung im Promotionsamt stattfinden. Der Aushang der Kolloquiumsankündigung muss über 2 Wochen in der Klinik / Abteilung / Institut, an dem die Dissertation entstanden ist, erfolgen. Der Aushang muss zeitgleich als pdf-datei dem Promotionsamt zur Veröffentlichung auf der Homepage der Medizinischen Fakultät zugeschickt werden. Wann muss ich die mündliche Prüfung ablegen? Die Zulassung zur Promotion sollte innerhalb von 3 Jahren nach Ablegen des Ärztlichen bzw. des Zahnärztlichen Staatsexamens erfolgen. Erfolgt die Zulassung zur Promotion nicht innerhalb dieser 3-Jahres-Frist, so muss eine Mündliche Prüfung (= Rigorosum) abgelegt werden. Die Mündliche Prüfung erfolgt in 3 Prüfungsfächern (Dissertationsfach, ein Version: Seite 2

3 klinisches und ein theoretisches Fach). Nach 13 Abs. 8 der Promotionsordnung kann im Verfahren zur Erlangung des Dr. med. bzw. Dr. med. dent. anstelle einer mündlichen Prüfung die Ärztliche / Zahnärztliche Prüfung (3. Staatsexamen bei Ärztlicher Prüfung) anerkannt werden, wenn diese zum Zeitpunkt der Beantragung der Zulassung zum Promotionsverfahren nicht länger als 3 Jahre zurückliegt. Ich habe meine Promotionsurkunde verloren wird eine Ersatzurkunde ausgestellt? Eine Original-Urkunde kann nicht mehr ausgestellt werden. Nach Vorlage einer eidesstattlichen Erklärung, dass die Urkunde abhanden gekommen ist, wird eine Ersatzurkunde ausgestellt. Bei Wiederauffinden der Original-Urkunde muss die Ersatzurkunde an das Dekanat zurückgegeben werden. Fragen zur Einreichung der Dissertationsschrift (Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren) Wie viele Exemplare der Dissertation müssen zur Begutachtung (mit dem Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren) im Promotionsamt abgegeben werden? Insgesamt sind drei Exemplare abzugeben, diese werden vom Promotionsamt an die Gutachter weitergegeben. Kann die Dissertation auch in englischer Sprache abgefasst werden? Die Abfassung in englischer Sprache muss zuvor vom Promotionsbeauftragten genehmigt werden (formloser Antrag auf Verfassen in englischer Sprache). Bei englischen Arbeiten muss zusätzlich eine deutsche Zusammenfassung eingefügt werden. Wie reiche ich die Dissertation zur Begutachtung im Dekanat ein? - Format DIN A 4 - einseitig oder beidseitig bedruckt - Zeilenabstand 1,5-zeilig - Literaturverzeichnis einzeilig, alphabetisch sortiert (Name, (Jahr), Titel, Seitenangaben) - Schriftgröße Arial oder Times New Roman, 11 oder 12 pt - Legenden dürfen 1-zeilig und in kleinerer Schrift gedruckt werden. - Der Abstand zu allen Seitenrändern soll 2-3 cm betragen. Bitte beachten Sie Folgendes, falls für die endgültige Druckfassung auf DIN A 5 verkleinert wird: Verwenden Sie einen entsprechend großen Schrifttyp (12 pt), um die Abbildungen nicht zu klein zu konzipieren, damit die Seiten nach Verkleinerung auf DIN A 5 ohne Einschränkung lesbar bleiben und die Seitengestaltung damit bestehen bleiben kann. Abgesehen vom Druckformat müssen die Pflichtexemplare, die Sie am Ende des Promotionsverfahrens bei der Universitätsbibliothek einreichen, mit der zur Begutachtung eingereichten Fassung der Dissertation übereinstimmen. Bitte beachten Sie deshalb bei der Gestaltung von Abbildungen und Tabellen, dass die Anzahl farbiger Seiten die Druckkosten deutlich erhöhen kann. Welche Vorgaben gibt es zur Gliederung? Die Dissertation wird wie folgt gegliedert: - 1. Seite: Deckblatt/Titelseite - 2. Seite: Dekan-/Gutachternamen/Jahr der Promotion - Widmung - Inhaltsverzeichnis - Abkürzungsverzeichnis - Einleitung - Material und Methoden - Ergebnisse Version: Seite 3

4 - Diskussion - Zusammenfassung - Literaturverzeichnis - Publikation - Anhang Lebenslauf Eidesstattliche Versicherung Erklärung zum Eigenanteil Danksagung Wie gebe ich die Eidesstattliche Versicherung zur Eigenleistung ab? Die Eidesstattliche Versicherung muss als Anlage 2 dem Antrag auf Zulassung zur Promotion beigefügt werden. Es ist empfehlenswert, die unterschriebene Eidesstaatliche Versicherung zusätzlich auch in die Schriften einzubinden. In welchen Fällen muss ich eine Erklärung zum Eigenanteil verfassen? Die Erklärung zum Eigenanteil gehört in die Schrift, wenn die Arbeit in einer Arbeitsgruppe entstanden ist, um die Einzelleistung des Doktoranden nachvollziehbar zu machen und abzugrenzen. Die Erklärung zum Eigenanteil muss in die Arbeit mit eingebunden werden. Wie schreibt man eine Erklärung zum Eigenanteil? In der Erklärung zum Eigenanteil müssen die Namen des Doktoranden und aller in der Arbeitsgruppe Teilnehmenden und/oder Koautoren genannt werden und es muss eindeutig aufgeführt werden, welche Beiträge der Doktorand und die einzelnen Teilnehmer/Koautoren geleistet haben. Je nach Art des Dissertationsthemas sollten folgende Punkte erläutert werden: - Wer hat die Studie konzipiert? - Wer hat welche Versuche bzw. Auswertungen durchgeführt? - Wer hat die Datenrecherche durchgeführt? - Wer hat Daten zur Verfügung gestellt? - Wer hat die Arbeit betreut? - Wer hat die Veröffentlichung verfasst? Wenn mehrere Publikationen in die Dissertation einbezogen werden, müssen diese Punkte für die verschiedenen Publikationen getrennt aufgeführt werden. Fragen zum Druck der Pflichtexemplare In welchem Format müssen die Pflichtexemplare gedruckt werden? Druckformat DIN A 4 oder DIN A 5, ein- oder beidseitig bedruckt. Die Titelseite wird außen auf dem Kartoneinband und als erste Seite der Arbeit gedruckt. Abgesehen von den verbindlichen Formatvorgaben für die Titelseite (s. Merkblatt Promotionsverfahren) kann die Art des Kartoneinbands (Farbe, Papierqualität) selbst gewählt werden. Die Prüfexemplare waren in Farbdruck eingereicht worden, können die Pflichtexemplare in schwarz-weiß gedruckt werden? Die Prüf- und Pflichtexemplare müssen identisch sein. Wurden die Prüfexemplare farbig eingereicht, so müssen die Pflichtexemplare ebenfalls farbig gedruckt werden. Muss der Lebenslauf beim Druck der Pflichtexemplare mit veröffentlicht werden? Die Veröffentlichung des Lebenslaufs ist freiwillig. Kann ich gleich im Anschluss an das Kolloquium meine Dissertation Version: Seite 4

5 veröffentlichen? Bitte unbedingt die schriftliche Druck- / Veröffentlichungsgenehmigung abwarten, um eventuelle Fehldrucke zu vermeiden. Fragen zum Abschluss der Promotion Ist das Datum des Kolloquiums auch das Abschlussdatum der Promotion? Nein, das Datum der Promotion ist das Datum, an dem Ihre kompletten Unterlagen inklusive Veröffentlichung und das 3. Staatsexamen dem Promotionsamt vorliegen und wird vom Promotionsamt festgelegt. Muss die Dissertation nach Druckfreigabe im Promotionsamt abgeholt werden? Sie erhalten das im Promotionsamt hinterlegte Exemplar zusammen mit dem Anschreiben und einer Checkliste der einzureichenden Unterlagen zum Abschluss der Promotion mit möglichen Korrekturen. Die beiden Exemplare, die die Gutachter erhalten haben, verbleiben bei den Gutachtern. Die Exemplare aus Summa-Umläufen müssen innerhalb von 3 Wochen nach Absendung der Druckfreigabe abgeholt werden, ansonsten werden sie datengeschützt entsorgt. Fragen zur mündlichen Prüfung (Rigorosum) Wie lauten die Prüfungsfächer für die mündliche Prüfung zur Erlangung des Doktorgrades Dr. med.? Klinische Fächer: Allgemeinmedizin, Anästhesiologie, Arbeitsmedizin/Sozialmedizin, Augenheilkunde, Chirurgie, Dermatologie / Venerologie / Allergologie, Diagnostische Radiologie, Frauenheilkunde / Geburtshilfe, Hals-Nasen-Ohrenheilkunde, Innere Medizin, Kinderheilkunde, Klinische Chemie / Laboratoriumsdiagnostik, Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie, Neurologie, Neurochirurgie, Nuklearmedizin, Orthopädie, Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatische Medizin und Psychotherapie, Radioonkologie, Sportmedizin, Urologie, Virologie. Theoretische Fächer: Humangenetik, Hygiene und Mikrobiologie, Medizinische Informatik, Pathologie, Pharmakologie / Toxikologie, Rechtsmedizin, Umweltmedizin. Wie lauten die Prüfungsfächer für die mündliche Prüfung zur Erlangung des Doktorgrades Dr. med. dent.? Klinische Fächer: Hals-Nasen-Ohrenkrankheiten, Haut- und Geschlechtskrankheiten, Innere Medizin, Kieferorthopädie, Zahnerhaltungskunde, Zahnersatzkunde, Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde. Theoretische Fächer: Allgemeine Pathologie und pathologische Anatomie, Hygiene, Medizinische Mikrobiologie und Gesundheitsfürsorge, Pharmakologie, Werkstoffkunde. Version: Seite 5