Kommentar zur. Weisung über das Immobilienmanagement im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen Immobilienweisung ETH Bereich

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1 Kommentar zur Weisung über das Immobilienmanagement im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen Immobilienweisung ETH Bereich 1. Ausgangslage Seit der Reorganisation des Bauwesens des Bundes im Jahr 1999 ist es Aufgabe des ETH Rats als das vom Bundesrat bezeichnete Bau und Liegenschaftsorgan (BLO), hinsichtlich der Immobilien im ETH Immobilienportfolio das gesamte Immobilienmanagement im Interesse des Bundes als Eigentümer wahrzunehmen. 1 Zur Regelung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten innerhalb des ETH Bereichs erliess der ETH Rat am 18. März 1999 eine Immobilienverordnung, die in den offiziellen Gesetzessammlungen des Bundesrechts publiziert wurde (AS ; SR ). Die Immobilienverordnung, welche formell bis heute unverändert in Kraft steht, wurde durch ein Immobilien Handbuch in zwei Bänden (Weisung und Empfehlungen) ergänzt; darin werden unter Vorgabe eines Prozessmodells die Aufgaben des operativen Immobilienmanagements weitgehend an die Institutionen delegiert. Die bestehende Immobilienverordnung und das Immobilien Handbuch (Weisung und Empfehlungen) sollen ausser Kraft gesetzt werden. Die bestehenden Regelungen bedürfen aus folgenden Gründen einer Totalrevision: Auf den 01. Januar 2004 wurde eine Teilrevision des Bundesgesetzes über die Eidgenössischen Technischen Hochschulen vom 04. Oktober 1991 (SR ; ETH Gesetz) in Kraft gesetzt. Dieses gewährt den Institutionen des ETH Bereichs eine erhöhte Autonomie in Lehre und Forschung. Die neu zu erlassende Weisung hat aufzuzeigen, inwieweit diese Autonomie Auswirkungen auf das Immobilienmanagement zeitigt. Auf den 01. Januar 2007 wurde das Neue Rechnungsmodell des Bundes (NRM) im Immobilienbereich eingeführt, welches zu Anpassungen im Immobilienmanagement führte. Auf den 01. Januar 2009 wurde die totalrevidierte Verordnung des Bundesrats über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) in Kraft gesetzt. Die darin enthaltenen Rahmenbedingungen sind für den ETH Rat verbindlich und bedingen entsprechende Anpassungen der bestehenden Regelungen. Schliesslich entspricht die heute gelebte Praxis infolge von Reorganisationen, Prozessoptimierungen und alternativen Finanzierungsmodellen auch anderweitig nicht mehr den bestehenden Regelungen. Anlässlich der Sitzung vom 09./10. Dezember 2009 beauftragte der ETH Rat seinen Präsidenten, in Zusammenarbeit mit den Institutionen Vereinfachungen in den Verfahrensabläufen zu prüfen und deren Umsetzung vorzubereiten. Auf Antrag des Präsidenten liess der ETH Rat mit Beschluss vom 01./02. März 2010 eine Arbeitsgruppe zur Ausarbeitung einer totalrevidierten Immobilienverordnung 1 Vgl. Art. 6 Abs. 3 und Art. 8 Abs. 1 lit. c der Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB); SR

2 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 2 einsetzen. Die Arbeitsgruppe, die sich aus Vertretern der Institutionen und des Stabs ETH Rat zusammensetzte, erarbeitete einen Entwurf, welcher im ETH Rat mehrmals diskutiert und beschlossen wurde. Die Ämterkonsultation/Anhörung dieses Entwurfs fand vom bis statt. Die Adressaten waren: Ämterkonsultation: Bundeskanzlei (BK), Generalsekretariat des Eidgenössischen Departements des Innern (GSEDI), Staatssekretariat für Bildung und Forschung (SBF), Bundesamt für Justiz (BJ), Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements (GS EFD), Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV), Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) und Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL). Anhörung: ETH Zürich, EPFL, PSI, WSL, Empa, Eawag sowie die Hochschulversammlung der ETH Zürich. Zu den Ergebnissen der Ämterkonsultation / Anhörung: 1. Sämtliche Stellungnahmen der sechs Institutionen und der Hochschulversammlung der ETH Zürich waren dank der gemeinsam entwickelten Inhalte völlig unproblematisch d.h. alle Angehörten waren mit dem Entwurf und sämtlichen Beilagen einverstanden. 2. Die Stellungnahmen der EFV und des BBL zeigten die Notwendigkeit einer gemeinsam anzuberaumenden Aussprache, die am 14. März 2012 in Bern stattfand. Das BJ, die EFK und das SBF schlossen sich den Anliegen der Vorgenannten an. 3. Seitens GS EFD, GS EDI, BK und der Institution PSI waren keine Stellungnahmen eingegangen. Nach der Klärung der offenen Fragen kam es an besagter Besprechung zur Ausräumung sämtlicher vermeintlich gegensätzlicher Meinungen. Auch wurde man sich über die anzustrebende Erlassform einig: man kam zum Schluss, dass entsprechend der Vorgaben aus der VILB, Art. 8 Organisation innerhalb der Bundesverwaltung, Absatz 4 Das VBS legt die Aufgaben und Zuständigkeiten der Funktionsträger des VBS Immobilienportfolios, der ETH Rat diejenigen des ETH Immobilienportfolios in Weisungen fest der ETH Rat die Aufgabe habe, lediglich eine Weisung zu entwickeln und in Kraft zu setzen. Die Erarbeitung einer Verordnung war somit nicht mehr vorgesehen. Die bestehende Immobilienverordnung ETH Bereich wird anhand einer Aufhebungsverordnung ausser Kraft gesetzt, ebenso verfährt man mit dem Immobilien Handbuch (Weisung und Empfehlungen). 2. Rahmenbedingungen Mit dem teilrevidierten ETH Gesetz wurde die Autonomie des ETH Bereichs und insbesondere seiner Institutionen gestärkt. Eine Ausnahme bilden die Immobilien, deren Eigentum auch weiterhin bei der Eidgenossenschaft verblieb. Infolgedessen müssen wie bisher für Bauvorhaben beim Parlament Verpflichtungskredite beantragt und über deren Verwendung umfassend Rechenschaft abgelegt werden. Ferner fallen die Immobilien des ETH Bereichs in den Geltungsbereich der totalrevidierten Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB), welche die Grundsätze, die strategischen Ziele sowie die Aufgaben und Zuständigkeiten im Bereich des Immobilienmanagements für alle Bau und Liegenschaftsorgane des Bundes (BBL, armasuisse, ETH Rat) einheitlich regelt. Die Verantwortlichkeiten im Immobilienmanagement des ETH Bereiches werden als Anhang 1 zur VILB in einem Funktionendiagramm detailliert festgelegt.

3 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 3 Der Bundesrat unterbreitete den Eidgenössischen Räten mit der Botschaft zum Entlastungsprogramm 2004 für den Bundeshaushalt (EP 04) 2 einen Entwurf zur Anpassung des ETH Gesetzes im Hinblick auf die Übertragung des Eigentums an den Immobilien auf die Institutionen des ETH Bereichs. Mit dem Entscheid des National und Ständerats vom 17. Juni 2005 wurde dieses Vorhaben ausgeklammert. Der ETH Rat prüfte in der Folge die Übertragung des Eigentums in weiteren Varianten. Inzwischen gemeinsam mit der Bundesverwaltung errungene Flexibilisierungen im Immobilienmanagement sowie das voraussichtlich auch nach einer Eigentumsübertragung weiterhin bestehende Verbot der Belehnung von Verwaltungsvermögen liessen bei den Institutionen und beim ETH Rat Zweifel an zusätzlichen Vorteilen einer Eigentumsübertragung aufkommen. Somit wurde vom ETH Rat an seiner Dezembersitzung 2011 die Sistierung des Projektes beschlossen. Weitere zu beachtende Rahmenbedingungen bilden die Immobilienstrategie des Bundes sowie die Anforderungen gemäss dem Neuen Rechnungsmodell des Bundes (NRM). 3. Ziele und Inhalte der neuen Immobilienweisung Mit der neuen Immobilienweisung wird die Immobilienstrategie des Bundes für das ETH Immobilienportfolio adaptiert und konkretisiert. In Ergänzung zur Zuständigkeitsordnung gemäss der VILB wird neu der Vollzug sämtlicher Aufgaben des Immobilienmanagements in den Zuständigkeitsbereich der Institutionen fallen, sofern der Weisungstext oder das zugehörige Funktionendiagramm keine anderweitige Zuständigkeit vorsehen. Der ETH Rat wird im Wesentlichen inskünftig noch folgende Aufgaben im Immobilienmanagement wahrnehmen: Übernahme Gesamtverantwortung und alleiniger Ansprechpartner gegenüber dem Bund Strategisches Controlling (Aufsichtsfunktion) Koordination der Bewirtschaftung auf Stufe Gesamtportfolio Langfristige Entwicklungsstrategien auf Stufe Gesamtportfolio Sicherstellung Wert und Funktionserhalt Verbindliche institutionenübergreifende Planung und Rechenschaftslegung (Verpflichtungskredite, Bauprogramme, Investitionsplanung) Unabdingbar mit dem Immobilieneigentum verbundene operative Geschäfte 4. Rechtsgrundlage Der Bundesrat regelt gemäss Art. 35b ETH Gesetz die Nutzung der im Eigentum des Bundes befindlichen Grundstücke (Abs. 1). Der ETH Rat koordiniert die Bewirtschaftung der Grundstücke und sorgt für deren Wert und Funktionserhalt (Abs. 2). Gestützt darauf können Ausführungsvorschriften erlassen werden, um die Ziele, Aufgaben und Zuständigkeiten des Immobilienmanagements im Einzelnen festzulegen. Zwar obliegt nach Art. 39 Abs. 2 ETH Gesetz der Erlass von Ausführungsvorschriften dem Bundesrat, dieser kann aber die Regelung von Einzelheiten an den ETH Rat übertragen. Gemäss Art. 41 Abs. 1 VILB erlassen die Bau und Liegenschaftsorgane des Bundes (BLO) für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich die zum Vollzug der VILB notwendigen Weisungen. Gemäss Art. 8 2 BBl ff., insb. 855 f.

4 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 4 Abs. 4 VILB legt der ETH Rat die Aufgaben und Zuständigkeiten der Funktionsträger des ETH Immobilienportfolios in Weisungen fest. Mit diesen Bestimmungen hat es der Bundesrat im Sinn von Art. 39 Abs. 2 ETH Gesetz dem ETH Rat übertragen, Ausführungsvorschriften im Bereich des Immobilienmanagements zu erlassen. 5. Erläuterungen zu den einzelnen Artikeln 1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen Art. 1 Gegenstand Der Hauptzweck der neuen Immobilienweisung liegt darin, in Ergänzung zur VILB die Aufgaben und Zuständigkeiten sowie die Steuerungsinstrumente im Bereich des Immobilienmanagements zu regeln (Abs. 1). Um eine umfassende Immobilienstrategie unter Einbezug alternativer Finanzierungsmodelle zu gewährleisten, fallen nebst den bundeseigenen Immobilien des ETH Immobilienportfolios auch alle weiteren Immobilien, die von den Institutionen des ETH Bereichs genutzt werden, in den Geltungsbereich der neuen Weisung; dazu gehören durch ETH Institutionen gemietete oder gepachtete Liegenschaften im Eigentum Dritter oder Immobilien, die z.b. aufgrund einer Schenkung im Eigentum einer Institution liegen. Insoweit werden von der neuen Weisung unter Umständen auch Immobilien ausserhalb des Geltungsbereichs der VILB erfasst (vgl. Art. 7 Abs. 1 VILB). Auf die Definition von Begriffen wird in der neuen Weisung bewusst verzichtet. 2. Abschnitt: Immobilienmanagement Art. 2 Leitsätze Dieser Artikel legt die Leitsätze für das Immobilienmanagement fest. Die Leitsätze setzen dem ETH Rat und den Institutionen einen gemeinsamen Rahmen zur Koordination der Bewirtschaftung der Grundstücke und für die Sorge um deren Wert und Funktionserhalt (Art. 35b Abs. 2 ETH Gesetz). Besonders hingewiesen wird auf das Primat der akademischen Planung, d.h. dass sich das Immobilienmanagement an den Bedürfnissen des Kerngeschäfts (Lehre, Forschung und Wissens und Technologietransfer) zu orientieren hat. Umgekehrt haben die begrenzten Ressourcen, welche für den Bestand und die Erweiterung des ETH Immobilienportfolios zur Verfügung stehen, einen Einfluss auf das Kerngeschäft. Besonderes Augenmerk kommt deshalb dem Aspekt der langfristigen Entwicklung der Folgekosten von Investitionen zuteil. Jede Massnahme bzw. jedes Projekt ist im Kontext zur jeweiligen übergeordneten Planung des Immobilienportfolios zu beurteilen und hat zur Umsetzung der strategischen Planung einen Beitrag zu leisten. Zur Unterstützung ihrer Autonomie in Lehre und Forschung wird insbesondere das operative Immobilienmanagement weitgehend an die Institutionen delegiert. Die Gesamtverantwortung und zentrale Aufgaben im Bereich Koordination, Aufsicht und Controlling verbleiben indessen beim ETH Rat.

5 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 5 Art. 3 Strategische Ziele Die strategischen Ziele ergeben sich zunächst aus Art. 2 Abs. 1 und 2 VILB. Allerdings muss teilweise vom Anliegen zur Erstellung von polyvalenten Objekten (Art. 2 Abs. 2 lit. a VILB) abgewichen werden, zumal die zahlreichen sehr spezifischen Aufgaben im ETH Bereich einer adäquaten Infrastruktur bedürfen, die sich nicht ohne weiteres anderen Nutzungen zuführen lässt. In Art. 3 der neuen Weisung werden die strategischen Ziele der VILB ergänzt. So sollen unter anderem Synergien nutzbar gemacht werden, indem trotz eigenständigem Vollzug des Immobilienmanagements die Tätigkeiten der Institutionen aufeinander abzustimmen sind (Alinea 1). Bei der ETH Zürich und der EPFL wie auch bei den vier Forschungsanstalten stellen sich im Immobilienmanagement und bei dessen Finanzierung weitgehend dieselben Fragen, auf welche innerhalb des ETH Bereichs gestützt auf einheitliche strategische Grundsätze gemeinsame Antworten zu finden sind. Nebst dem Bekenntnis zu hoher Professionalität (Alinea 2) sowie dem Ziel einer Konzentration und baulichen Verdichtung der Standorte und Areale (Alinea 4) wird in Alinea 3 die Absicht formuliert, dass aus Gründen der Wirtschaftlichkeit die Kernaufgaben (Lehre, Forschung und Wissens und Technologietransfer) grundsätzlich in Immobilien wahrgenommen werden sollen, die als Verwaltungsvermögen im Eigentum des Bundes liegen. Lehr und Forschungsbauten sind demgemäss grundsätzlich aus dem Investitionskredit des Bundes für ETH Bauten zu finanzieren. Hingegen stehen alternative Finanzierungsmodelle, namentlich PPP Modelle, sowie Mieten von Drittliegenschaften zur Verfügung, soweit es um die Erfüllung von Nebenzwecken geht (z.b. Wohnbauten für Studierende, Angestellte und Lehrkörper, Kongressinfrastruktur, Gastro und Hotelleriebetriebe usw.). Art. 4 Steuerungsinstrumente Die hier abschliessend aufgezählten Steuerungsinstrumente ermöglichen es dem ETH Rat, seine Aufsichts und Controllingaufgaben sowie seine Funktion als strategisches Führungsorgan des ETH Bereichs wahrzunehmen. Art. 5 Steuerungsmodell Das Steuerungsmodell, welches im Anhang 1 zur Weisung grafisch dargestellt wird, basiert auf einer Langfristplanung des Kerngeschäfts (akademische Planung), anhand derer unter Berücksichtigung von Kennzahlen, Normen und Standards sowie Erfahrungswerten der langfristige Raumbedarf abgeleitet wird (Soll). Die Langfristplanung beruht auf einem Zeithorizont von zwölf Jahren, was angesichts der mehrjährigen Bewilligungs und Realisierungsdauern von Immobilienprojekten und der langjährigen Nutzungs und Lebensdauer von Immobilien sowie der damit verbundenen Lebenszykluskosten angemessen ist. Der Raumbestand (Ist) und die rollende Planung zum Wert und Funktionserhalt (Unterhalt) werden anhand von Normen und Standards zu einem potenziellen zukünftigen Raumangebot entwickelt. Raumbedarf und Raumangebot werden einander gegenübergestellt und unter Berücksichtigung der strategischen Finanzplanung bilanziert. Das Ergebnis wird in einem Dokument, dem sog. Räumlichen und Finanziellen Gesamtkonzept (RFGK) der Institutionen, festgehalten (vgl. Art. 13). Die Institutionen setzen ihre RFGK als Teil ihrer Entwicklungspläne über einen Katalog an Massnahmen wie Bau, Kauf, Miete oder Umnutzung von Liegenschaften um. Dabei berücksichtigen sie Vorgaben aus der strategischen Planung und damit indirekt Vorgaben des übergeordneten RFGK

6 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 6 des ETH Bereichs (siehe unten). Diese Massnahmen münden nach erbrachtem Nachweis der Finanzierbarkeit in einen mehrjährigen rollenden Investitionsplan. Sämtliche durchzuführende Projekte werden in einem jährlichen Bauprogramm zusammengefasst, der integrierender Teil des Budgets ist. Gleichzeitig bestimmen die vorhandenen Budgetmittel den Umfang des Bauprogramms. Die Ergebnisse der Projekte finden über die Veränderung entsprechender Indikatoren (Schlüsselkennzahlen) Eingang in den Rechenschaftsbericht. Auf Ebene des ETH Rates ist das übergeordnete RFGK des ETH Bereichs die Konsolidierung der RFGK der sechs Institutionen, ergänzt um eine übergeordnete Sichtweise des ganzen Bereiches. Dieses bietet die Möglichkeit zur institutionen übergreifenden Koordination der räumlichen Entwicklung und der Schwerpunktbildung. 3. Abschnitt: Organisation und Zuständigkeiten Im 3. Abschnitt werden sämtliche Akteure beschrieben, die Aufgaben im Immobilienmanagement wahrnehmen. Deren Zuständigkeiten ergeben sich kraft Verweis in Art. 12 aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang 2. Art. 6 ETH Rat Der ETH Rat ist das vom Bundesrat bezeichnete Bau und Liegenschaftsorgan (BLO) hinsichtlich aller Immobilien im Eigentum des Bundes, die für die Aufgabenerfüllung des ETH Bereichs bestimmt sind (Art. 6 Abs. 3 und Art. 8 Abs. 1 lit. c VILB). Als BLO ist der ETH Rat gegenüber dem Bund für das gesamte Immobilienmanagement verantwortlich, insbesondere auch soweit dieses an die Institutionen delegiert wird. Um diese Verantwortung wahrzunehmen, wird der ETH Rat mit geeigneten Steuerungs, Aufsichts und Controllinginstrumenten ausgerüstet und es verbleiben ihm gewisse unentziehbare Kompetenzen, die im Funktionendiagramm im Einzelnen erwähnt sind (z.b. Langfristige Entwicklungsplanung, konsolidierte RGKF auf Stufe ETH Bereich, jährliches Bauprogramm, Kreditverschiebungen). Er ist gegenüber dem Bund der allein verantwortliche Ansprechpartner. Art. 7 Präsident ETH Rat Als Repräsentant der Interessen des Bundes als Immobilieneigentümer obliegen dem Präsidenten im Rahmen der strategischen Ziele des Bundesrates die wichtigsten strategischen und operativen Geschäfte, soweit diese Kompetenzen nicht an die Institutionen übertragen wurden. Zur Vorbereitung, zum Abschluss und zum Vollzug insbesondere der Immobiliengeschäfte kann er die Mitarbeitenden des Stabs oder Dritte generell oder einzelfallweise bevollmächtigen (vgl. Art. 16 Abs. 2 der Immobilienweisung). In Fällen von grundsätzlicher Bedeutung, z.b. solchen mit präjudizieller Wirkung oder Bedeutung für den gesamten ETH Bereich, bei Meinungsverschiedenheiten mit oder unter den Institutionen sowie bei grosser finanzieller Tragweite und erheblichen Risiken für die Erfüllung des Leistungsauftrags, ist es dem Präsidenten erlaubt, im ETH Rat eine Aussprache zu führen sowie einen Entscheid einzuholen. Diese Befugnis ist auf konkrete Einzelfälle beschränkt; eine generelle Rückdelegation der ihm übertragenen Aufgaben kommt nicht in Betracht. Art. 8 Führungskoordination Immobilien (FKI) Die FKI besteht seit Ende 2003 und tagt dreimal jährlich sowie bedarfsweise öfter. Sie ist in der bisherigen Immobilienverordnung nicht erwähnt und erhält nun eine rechtliche Verankerung. Der FKI

7 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 7 gehören derzeit der Präsident ETH Rat, die Vizepräsidenten Planung und Logistik beider Hochschulen sowie der Vorsitzende der Chefkonferenz (Cheko FA) Bauten der Forschungsanstalten an. Die FKI ist vorab verantwortlich für die Aufgabenkoordination und den Erfahrungsaustausch innerhalb des ETH Bereichs und des Stabs ETH Rat. Die FKI kann Richtlinien zum Vollzug der Immobilienweisung sowie Normen und Standards zu Handen des Präsidenten des ETH Rates erarbeiten. Solche Richtlinien erfolgen nach Bedarf punktuell und themenbezogen; ein umfassendes Immobilienhandbuch ist nicht mehr vorgesehen. Wenn möglich sind ausschliesslich gut bekannte und etablierte Normen und Standards bzw. Kenngrössen und Schlüsselkennzahlen zu verwenden. Ferner obliegt der FKI die Projektsteuerung von institutionenübergreifenden Projekten im Immobilienbereich (vgl. aktuell etwa das Projekt langfristiger Finanzbedarf beim Immobilienmanagement im ETH Bereich ). Die FKI führt die Projekte eigenverantwortlich mit Ausnahme solcher, die vom ETH Rat in Auftrag gegeben wurden. Art. 9 Erfahrungsaustausch der Immobilienfachorgane (ERFA Immobilien) Auf der Ebene der Immobilienfachorgane findet die gewünschte Koordination und der gewünschte Erfahrungs und Meinungsaustausch im Rahmen der ERFA Immobilien statt. Auch die ERFA Immobilien erhält mit der neuen Weisung erstmals eine ausdrückliche rechtliche Grundlage. Art. 10 Institutionen Schon in der bisherigen Praxis waren die Aufgaben und Kompetenzen weitgehend an die Institutionen delegiert. Allerdings fehlt es in der bestehenden Immobilienverordnung an einer expliziten Delegationsnorm, sondern es wurden die Aufgaben lediglich gestützt auf das Immobilienhandbuch den Institutionen übertragen. Neu fällt der Vollzug sämtlicher Aufgaben des Immobilienmanagements in den Zuständigkeitsbereich der Institutionen, sofern der Weisungstext oder das Funktionendiagramm gemäss Anhang 2 keine anderweitige Zuständigkeit vorsehen. Somit fallen auch neu wahrzunehmende Aufgaben im Immobilienmanagement in die Zuständigkeit der Institutionen, es sei denn, die Immobilienweisung erfahre eine neuerliche Revision. Anders als die bisherige Immobilienverordnung (Art. 6) verzichtet die neue Weisung aus Rücksicht auf die den Institutionen gesetzlich gewährte Autonomie auf die Bezeichnung der für das Immobilienmanagement zuständigen Organe innerhalb der Institutionen. Art. 11 Stab ETH Rat Der Stab ETH Rat verfügt selber über keine Entscheidungskompetenzen, sondern beschränkt sich auf die Ausführung von Aufträgen des ETH Rats, des Präsidenten oder der FKI. Er nimmt vorab Dienstleistungs und Unterstützungsaufgaben wahr, nicht nur für den ETH Rat und dessen Präsidenten, sondern auch für die Institutionen und insbesondere deren Immobilienfachorgane. Der Stab ETH Rat hat gegenüber den Institutionen keinerlei Weisungsrechte, er kann aber auf bestehende Weisungen und Beschlüsse von ETH Rat und dessen Präsidenten sowie von übergeordneten Behörden aufmerksam machen. Zu den hauptsächlichen Aufgaben des Stabs gehören die Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung von institutionenübergreifenden Projekten im Auftrag der FKI, die Mitwirkung bei den RFGK, die Begleitung und Unterstützung von Geschäften des ETH Rats und dessen Präsidenten sowie die Abwicklung von Immobiliengeschäften. Daneben nimmt er namens des ETH Rats oder dessen Präsidenten zahlreiche Aufgaben hinsichtlich Berichterstattung und Controlling wahr und beteiligt sich an der Koordination und dem

8 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 8 Erfahrungsaustausch innerhalb des ETH Bereichs sowie im Rahmen der Koordinationskonferenz der Bau und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB). Anders als die bisherige Immobilienverordnung (Art. 5) enthält die neue Weisung keine Regelung zur Organisation und zur Bezeichnung von Einheiten innerhalb des Stabs. Art. 12 Zuständigkeiten Während die im Immobilienmanagement verantwortlichen Akteure im Weisungstext abschliessend aufgezählt werden, ergeben sich deren Zuständigkeiten vorab aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang Abschnitt: Aufgaben Art. 13 Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK) Zentrales Element des in Art. 5 beschriebenen und in Anhang 1 grafisch dargestellten Steuerungsmodells sind die räumlichen und finanziellen Gesamtkonzepte (RFGK) der Institutionen. Sie bilden auf einen Zeithorizont von zwölf Jahren ausgelegt die Grundlage für den Nachweis der Raumbedürfnisse und der Aufrechterhaltung der Betriebstauglichkeit. Sie leiten sich von der akademischen Vision (Horizont ebenfalls zwölf Jahre) und der Strategischen Planung (vier Jahre) ab und müssen somit mit diesen übereinstimmen. Die RFGK der Institutionen dienen der Optimierung der Nutzung bestehender Immobilien und der Schaffung von fundierten Entscheidungsgrundlagen für die räumliche Unterbringung und Anpassungen am Immobilienbestand. Zudem dienen Sie zusammen mit der strategischen Planung der Vorbereitung der BFI Botschaft. Die RFGK entstehen durch die Planung des zukünftigen Immobilienportfolios auf der Grundlage des gemäss etablierter und als verbindlich erklärter Normen und Standards prognostizierten Raumbedarfs (Nachfrage) und des absehbaren Umfangs und Zustands des Bestands an Immobilien (Angebot) sowie der verfügbaren finanziellen Mittel für den Planungshorizont von zwölf Jahren. Dabei werden insbesondere die Vorgaben des Bundes als Eigentümer der Immobilien betreffend Wert und Funktionserhalt sowie von der FKI für verbindlich erklärte Normen und Standards beachtet. Die RFGK der einzelnen Institutionen umfassen Gesamtareale inklusive spezielle Nutzungen (z.b. Reinräume, Versuchstierhaltung etc.). In Szenarien stellen die Institutionen in den RFGK dar, wie das Raumangebot mit dem Raumbedarf in Übereinstimmung gebracht werden kann. Die zugehörigen Finanzbedarfsschätzungen (Investitions, Betriebs, Erhaltungs und Rückbaukosten) fliessen in eine längerfristige, rollende Finanzplanung ein, was z.b. bei mangelnder Finanzierbarkeit zu Überarbeitungen der RFGK führen kann. Mit der Genehmigung der RFGK durch den ETH Rat erfolgt eine frühzeitige Bedürfnisüberprüfung. Die verifizierten Bedürfnisse gelten für den weiteren Planungsablauf als nachgewiesen. Der ETH Rat konsolidiert die Informationen der RFGK der Institutionen zu einem übergeordneten RFGK des ETH Bereiches und ergänzt diese mit einer institutionenübergreifenden Sicht entsprechend den strategischen Zielen gemäss VILB und der neuen Weisung. Daraus ergibt sich eine Rückkopplung für die Planung der Institutionen.

9 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 9 Art. 14 Investitionsplan Der Investitionsplan ist das in einem Dokument festgehaltene Ergebnis der Investitionsplanung und zeigt die in den nächsten vier Jahren vorgesehenen Investitionen der jeweiligen Institution auf. Er gibt an, wie hoch das Gesamtinvestitionsvolumen ist, wie die Investitionen finanziert werden und für welche Projekte und in welchem Zeitpunkt die benötigten Geldmittel verwendet werden. Unter Berücksichtigung von allenfalls geänderten Rahmenbedingungen oder Entwicklungen der akademischen Planung ist der Investitionsplan im Sinn einer rollenden Planung jährlich neu dem ETH Rat zur Genehmigung zu unterbreiten. Art. 15 Bauprogramm Als Folge des Verbleibens des Immobilieneigentums beim Bund sind nach den Vorgaben des Finanzhaushaltsgesetzes (FHG) 3 und der Finanzhaushaltsverordnung (FHV) 4 für die Planung und Realisierung von Bauvorhaben wie auch für den Kauf von Grundstücken weiterhin Verpflichtungskredite notwendig, die vom ETH Rat jährlich als Bauprogramm dem Bundesrat und den Eidgenössischen Räten mit dem Voranschlag beantragt werden müssen (Art. 28 Abs. 2 VILB). Der bewilligte Verpflichtungskredit ermächtigt dazu, für ein bestimmtes Vorhaben oder eine Gruppe gleichartiger Vorhaben bis zum bewilligten Höchstbetrag finanzielle Verpflichtungen einzugehen (Art. 21 Abs. 2 FHG, Art. 10 Abs. 1 FHV). Gemäss Art. 28 VILB beantragt der ETH Rat mit dem Bauprogramm einen Gesamtkredit, welcher einerseits je separate Verpflichtungskreditanträge enthält für alle Vorhaben, die Ausgaben von mehr als 10 Millionen Franken im Einzelfall erfordern (mit Erläuterungen für jedes einzelne Vorhaben), und anderseits einen zweckmässig gegliederten Rahmenkreditantrag für alle übrigen Bauvorhaben umfasst. Innerhalb des ETH Bereichs sind die Erstellung des Investitionsplans und das Bauprogramm ein jährlich wiederkehrender Prozess und Teil der Budgetbotschaft. Der ETH Rat legt jährlich den Ablauf und die Termine hierzu fest. Die von den Institutionen eingereichten Vorhaben werden vom ETH Rat hinsichtlich Bedarfsgerechtigkeit (Dringlichkeit und Wichtigkeit), Projektreife und Finanzierbarkeit beurteilt. Der ETH Rat befindet über die Aufnahme der Vorhaben in das Bauprogramm und stellt Antrag an den Bundesrat zur Aufnahme der Verpflichtungskredite in den Voranschlag. Die Aufnahme der Vorhaben in das Bauprogramm gilt als Bedürfnisüberprüfung gemäss Art. 9 Abs. 2 lit. a VILB. In der Umsetzung der Bauvorhaben der Bauprogramme (Projektierung, Realisierung) sind die Institutionen autonom. Eine Mitwirkung des ETH Rats in Steuerungsgremien der Einzelprojekte findet grundsätzlich nicht statt. Eine Ausnahme bildet die mögliche Einsitznahme von Vertretern des ETH Rats in die Entscheidungsgremien von institutionenübergreifenden Projekten (z.b. Neubau des Hochleistungsrechenzentrum CSCS in Lugano Cornaredo). Keiner Verpflichtungskredite bedürfen alternativ finanzierte Bauvorhaben, namentlich PPP Projekte, soweit dafür keine Mittel aus dem Investitionskredit erforderlich sind (vgl. aber Art. 17 Abs. 3 der Immobilienweisung). Über solche Projekte ist indessen im Rahmen der jährlichen Berichterstattung zu informieren. Art. 16 Immobiliengeschäfte Neu werden die Zuständigkeiten hinsichtlich der unabdingbar mit dem Immobilieneigentum verbundenen operativen Geschäfte (Erwerb und Veräusserung von Grundstücken; Begründung, 3 SR SR

10 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 10 Änderung oder Aufhebung von Baurechten und anderen beschränkten dinglichen Rechten; Begründung, Änderung, Aufhebung und Ausübung von Vorkaufs, Kaufs und Rückkaufsrechten) dem Präsidenten ETH Rat übertragen, welcher bei Bedarf eine Drittperson mit der Vorbereitung, dem Abschluss und dem Vollzug im Namen des ETH Rats bevollmächtigen kann. Auch die Genehmigung von Miet und Pachtverträgen der Institutionen obliegt dem Präsidenten ETH Rat, sofern der Miet bzw. Pachtzins im Einzelfall den Betrag von CHF 2 Mio. übersteigt (Art. 17 Abs. 2 Immobilienweisung). Art. 17 Vertrags und Vergabewesen Da Planung und Realisierung von Bauvorhaben den Institutionen obliegt, sind diese auch vollumfänglich für das Vertrags und Vergabewesen verantwortlich. Sie führen unter Beachtung des öffentlichen Beschaffungsrechts Submissionen selbstständig durch und schliessen im Rahmen der bewilligten Kredite Verträge im eigenen Namen und auf eigene Rechnung ab. Hingegen sind wie erwähnt Miet und Pachtverträge von erheblicher Tragweite (Miet bzw. Pachtzins CHF 2 Mio. p.a.; bisher CHF 1 Mio. p.a.) zur vorgängigen Genehmigung dem Präsidenten ETH Rat vorzulegen, damit diese Geschäfte auf ihre Übereinstimmung mit den strategischen Zielen geprüft werden können (Abs. 2). Aus demselben Grund unterliegen auch Public Private Partnerships (PPP), Finanzierungsleasinggeschäfte sowie Kofinanzierungen der Genehmigung durch den Präsidenten ETH Rat (Abs. 3). Public Private Partnership (PPP) ist in erster Linie ein ökonomischer und kein juristischer Begriff. Teilweise werden sehr unterschiedliche Kooperationsformen von privaten Marktteilnehmern und öffentlich rechtlichen Institutionen darunter subsumiert. Der Genehmigungsvorbehalt von Abs. 3 stellt bzgl. PPP lediglich einen Auffangtatbestand dar; häufig ist eine Genehmigung des Präsidenten ETH Rat schon nach Abs. 2 erforderlich, weil ein PPP Projekt in der Regel einen (genehmigungsbedürftigen) Mietvertrag zwischen dem Investor (als Vermieter) und der ETH Institution (als Mieterin) vorsieht. Ein Finanzierungsleasing (Finance Lease) ist durch eine mittel bis langfristige Vertragsdauer charakterisiert und zeichnet sich dadurch aus, dass der Leasinggeber das Investitionsrisiko weitgehend auf den Leasingnehmer überwälzt. Der Leasingnehmer tritt als wirtschaftlicher Eigentümer auf, weshalb das Leasingobjekt in der Bilanz des Leasingnehmers erfasst wird. Häufig hat der Leasingnehmer bei Vertragsablauf die Möglichkeit, das in diesem Zeitpunkt weitgehend amortisierte Leasinggut zu einem deutlich unter dem Marktwert liegenden Preis zu übernehmen. Der Barwert des Mietzinses beträgt in der Regel mehr als 90% des Marktwerts des Mietobjekts. Dieses ist häufig so beschaffen, dass es ohne wesentliche Veränderungen nur von der Mieterin oder vom Mieter genutzt werden kann. Hinsichtlich der Kofinanzierungen ist das Fachpapier Regelung Kofinanzierungen bei Bauvorhaben des ETH Bereichs unter NRM zu beachten. Grundsätzlich sollen die Institutionen über die nicht aus Steuergeldern stammenden Drittmittel, insbesondere Schenkungen und Sponsorengelder, nach eigenem Ermessen und im Rahmen der mit den Geldgebern getroffenen Abmachungen verfügen können; in Immobilien investierte Drittmittel werden bei der jeweiligen Institution als Aktivposten bilanziert. Die kofinanzierten Immobilien fallen aber mit dem vollständigen Anlagewert inkl. Drittmittel in das Eigentum des Bundes und werden deshalb in der Bilanz des Bundes aktiviert und der Drittmittelanteil passiviert.

11 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 11 Art. 18 Weitere Aufgaben Sämtliche Aufgaben, die im Funktionendiagramm gemäss Anhang 2 nicht beschrieben sind, fallen kraft der Generalklausel von Art. 10 in die Zuständigkeit der Institutionen. 5. Abschnitt: Schlussbestimmungen Art. 19 Aufhebung bisherigen Rechts Mit Inkrafttreten der neuen Weisung wird durch Beschluss des ETH Rates nicht nur die bisherige Verordnung formell ausser Kraft gesetzt, sondern auch das darauf beruhende Immobilienhandbuch (Weisung und Empfehlungen). Art. 20 Inkrafttreten Die neue Weisung wird durch den ETH Rat per 1. Januar 2013 in Kraft gesetzt.

12 Kommentar Immobilienweisung ETH Bereich Seite 12 Anhang 1: Steuerungsmodell Vgl. Erläuterungen zu Artikel 5. Anhang 2: Funktionendiagramm Schon die VILB enthält als Anhang 1 ein Funktionendiagramm, welches für den ETH Bereich die wichtigsten Aufgaben im Immobilienmanagement, deren Periodizität sowie die zuständigen Organe bis auf Stufe ETH Rat verbindlich regelt. Im Funktionendiagramm der neuen Weisung werden für diese und einige wenige weitere Aufgaben innerhalb des ETH Bereichs die zuständigen Organe bezeichnet. Die Struktur des Funktionendiagramms entspricht derjenigen der VILB; die Systematik folgt dem Controlling Kreislauf. Die festgelegte Zuständigkeitsordnung ist grundsätzlich bindend; soweit die Weisung nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht (Art. 7 Abs. 2, Art. 16 Abs. 2), dürfen Aufgaben nicht weiterdelegiert oder Dritten übertragen werden. 24. Juli 2012