Weisung über das Immobilienmanagement im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen

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1 Weisung über das Immobilienmanagement im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen (Immobilienweisung ETH-Bereich) Vom Der, gestützt auf Art. 8 Abs. 4 der Verordnung vom 5. Dezember 2008 über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) 1, erlässt: 1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen Art. 1 Gegenstand 1 Diese Weisung regelt innerhalb des ETH-Bereichs Aufgaben, Zuständigkeiten und Steuerungsinstrumente des Immobilienmanagements. 2 Sie erfasst sämtliche Immobilien, die a. im ETH-Immobilienportfolio enthalten sind, oder b. von den Institutionen des ETH-Bereichs genutzt werden. 2. Abschnitt: Immobilienmanagement Art. 2 Leitsätze 1 Immobilien sind ein strategisches Element der nationalen und internationalen Attraktivität und Konkurrenzfähigkeit des ETH-Bereichs. 2 Das Immobilienmanagement des ETH-Bereichs ist auf die Immobilienstrategie des Bundes als Eigentümer abgestimmt und erfüllt nachhaltig die Anforderungen der ETH-Institutionen. 3 Der Planung des Kerngeschäfts folgend werden die infrastrukturellen Bedürfnisse sowie die Ausrichtung des Immobilienportfolios (Angebot) durch eine räumliche und finanzielle Planung ermittelt und durch Optimierung und Koordination abgeglichen. 1 SR

2 4 Das Immobilienmanagement sorgt für die rechtzeitige und wirtschaftliche Bereitstellung der baulichen Infrastruktur sowie für die angemessene Wert- und Funktionserhaltung. 5 Der Handlungsspielraum zur Finanzierung des Kerngeschäfts wird durch eine langfristige Sicht auf die immobilienbezogenen Ausgaben (Bau, Unterhalt, Betrieb) sowie den Aufwand und Ertrag beeinflusst. 6 Durch die Delegation von Aufgaben und Kompetenzen im Immobilienmanagement vom als Bau- und Liegenschaftsorgan (BLO) an die Institutionen wird ein optimaler Handlungsspielraum zur Unterstützung ihrer Autonomie in Lehre und Forschung gefördert. Die Gesamtverantwortung verbleibt beim. Art. 3 Strategische Ziele Ergänzend zu Art. 2 der Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes vom 5. Dezember 2008 (VILB) werden die folgenden strategischen Ziele verfolgt: a. Verantwortungsvolles und aufeinander abgestimmtes Verhalten der Immobilienakteure im ETH-Bereich; b. Hohe Professionalität in der Aufgabenerfüllung und kontinuierliche Verbesserung der Leistung und Qualität auf allen Stufen; c. Erfüllung der Kernaufgaben in Immobilien im Eigentum des Bundes; d. Verdichtung im Bestand (Standorte, Areale). Art. 4 Steuerungsinstrumente Der verwendet im Immobilienmanagement folgende Steuerungsinstrumente: a. Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK) unter Einbezug der Unterhaltsplanung (Instandhaltung und Instandsetzung); b. Normen und Standards / Kenngrössen (Schlüsselkennzahlen); c. Investitionsplan; d. Jährliches Bauprogramm; e. Lebenszykluskosten; f. Jährliche und vierjährliche Rechenschaft; g. Bestandesführung; h. Evaluationen. Art. 5 Steuerungsmodell 1 Ausgehend von der Langfristplanung des Kerngeschäfts und des davon abgeleiteten langfristigen Raumbedarfs wird das potenzielle zukünftige Raumangebot ermittelt und dieses dem bestehenden Raumangebot gegenübergestellt. Unter Berücksich- 2

3 tigung der strategischen Finanzplanung werden die räumlichen und finanziellen Gesamtkonzepte (RFGK) der Institutionen erstellt, deren Umsetzung den Institutionen des ETH-Bereichs obliegt. Die aus den RFGK fliessenden Massnahmen werden rollend in einem mehrjährigen Investitionsplan abgebildet; sämtliche durchzuführende Projekte werden in einem jährlichen Bauprogramm zusammengefasst. 2 Auf Ebene des es konsolidiert ein übergeordnetes RFGK des ETH- Bereiches die Räumlichen Gesamtkonzeptionen der ETH-Institutionen mit einer institutionenübergreifenden Sicht über den ETH-Bereich. 3 Das Steuerungsmodell wird in Anhang 1 grafisch dargestellt. 3. Abschnitt: Organisation und Zuständigkeiten Art. 6 Der ist als Bau- und Liegenschaftsorgan (BLO) verantwortlich für die Erfüllung der Aufgaben gemäss Verordnung über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes vom 5. Dezember 2008 (VILB) 2. Er übt hierzu seine Steuerungs-, Aufsichts- und Controllingfunktion aus und nimmt die Aufgaben der langfristigen Entwicklungsplanung, des strategischen Controllings, der Koordination und der Rechenschaft gegenüber den Eidgenössischen Räten und den Bundesstellen wahr und unterstützt die Institutionen in deren Immobilienmanagement. Er ist gegenüber dem Bund der allein verantwortliche Ansprechpartner. Art. 7 Präsident 1 Der Präsident vertritt im Rahmen der strategischen Ziele des Bundesrates die Interessen der Eidgenossenschaft als Eigentümerin der ETH-Immobilien. 2 Er kann Geschäfte von besonderer Tragweite oder mit präjudizieller Wirkung, die in seinen Aufgabenbereich gemäss Anhang 2 fallen, dem zur Beschlussfassung unterbreiten. Art. 8 Führungskoordination Immobilien (FKI) 1 Die Führungskoordination Immobilien (FKI) sorgt für die Aufgabenkoordination und den Erfahrungsaustausch innerhalb des ETH-Bereichs und des Stabs. 2 Sie erarbeitet zu Handen des Präsidenten des es Richtlinien zum Vollzug dieser Weisung sowie Normen und Standards bezüglich Kenngrössen und Schlüsselkennzahlen. 3 Ihr obliegt die Projektsteuerung bei institutionenübergreifenden Projekten im Immobilienbereich sowie die Vorbereitung und Bereinigung der Bauprogramme und Investitionspläne. 2 SR

4 4 Der FKI gehören ein Vertreter des es (Vorsitz), je ein Vertreter der Hochschulen sowie ein Vertreter der Forschungsanstalten an. Das Aktuariat obliegt dem Stab. Art. 9 Erfahrungsaustausch der Immobilienfachorgane (ERFA Immobilien) 1 Die FKI setzt das Immobilienfachorgan (ERFA Immobilien) ein. Darin sind die beiden Hochschulen, die Forschungsanstalten sowie der Stab (Vorsitz) vertreten. 2 Die ERFA Immobilien dient a. dem Austausch der Immobilienfachorgane über Erfahrungen und Innovationen; b. der Vorbereitung der konsolidierten Budgetierung und Rechenschaftslegung; c. der Durchführung von gemeinsamen Projekten insbesondere im Auftrag der FKI sowie d. der Förderung der Innovationsfähigkeit und der Effizienz des ETH-Bereichs bei der operativen Abwicklung des Immobilienmanagements. Art. 10 Institutionen Den Institutionen des ETH-Bereichs obliegt der Vollzug sämtlicher Aufgaben des Immobilienmanagements gemäss VILB (vgl. Anhang 2, Funktionendiagramm), soweit diese Weisung keine anderweitige Zuständigkeit vorsieht. Art. 11 Stab Der Stab unterstützt und berät den, dessen Präsidenten sowie die Institutionen. Art. 12 Zuständigkeiten Die Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang Abschnitt: Aufgaben Art. 13 Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte (RFGK) 1 Die Institutionen erstellen gemäss den Vorgaben des s und der FKI die räumlichen und finanziellen Gesamtkonzepte (RFGK). 2 Die RFGK der Institutionen geben als Planungsgrundlage des zukünftigen Immobilienportfolios für einen Zeitraum von 12 Jahren Auskunft über: a. den Bedarf an Immobilien und dessen Deckung; b. den angestrebten Zustand der Bauten; 4

5 c. die Finanzierbarkeit der Bedarfsdeckung, einschliesslich Aufwendungen für den Betrieb, die Wert- und Funktionserhaltung und die Erweiterung des Immobilienportfolios sowie für den Rückbau von Bauten. 3 Die RFGK unterliegen der Genehmigung des es. Dabei werden namentlich geprüft: a. die Plausibilität der Annahmen; b. die Anwendung von geeigneten Normen und Standards; c. die Übereinstimmung mit der langfristigen Planung des Kerngeschäfts; d. die finanzielle Tragbarkeit; e. die Wirtschaftlichkeit. 4 Die Institutionen führen die Grundlagendaten der RFGK periodisch nach. 5 Die Institutionen legen dem periodisch nach vier Jahren die nachgeführten RFGK zur Genehmigung vor. Der kann bei Änderungen der übergeordneten Vorgaben eine Anpassung der RFGK innerhalb von sechs Monaten verlangen. 6 Die genehmigten RFGK der Institutionen bilden die Grundlage des übergeordneten RFGK des ETH-Bereichs. Art. 14 Investitionsplan 1 Die Institutionen unterbreiten dem jährlich die auf vier Jahre ausgelegte rollende Investitionsplanung zur Genehmigung. Die Investitionsplanung folgt der vom vorgegebenen Systematik und weist die notwendigen Zahlungs- und Verpflichtungskredite aus. 2 Die vierjährige Investitionsplanung bildet die Grundlage des jährlichen Bauprogramms. Art. 15 Bauprogramm 1 Die Institutionen reichen dem ihre jährlichen Bauvorhaben zur Genehmigung und Aufnahme in das jährliche Bauprogramm ein. Die Bauvorhaben werden hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit, Projektreife, Finanzierbarkeit sowie Übereinstimmung mit dem RFGK beurteilt. 2 Das jährliche Bauprogramm des ETH-Bereichs bildet die Grundlage zur Einholung der erforderlichen Verpflichtungskredite für sämtliche Vorhaben im Immobilienmanagement des ETH-Bereichs. Art. 16 Immobiliengeschäfte Der Präsident ist zuständig für die sachenrechtlichen Verfügungsgeschäfte über die Immobilien des ETH-Bereichs im Eigentum des Bundes, soweit diese Geschäfte den Kauf, Verkauf oder Tausch sowie die Begründung, Änderung, Ausübung und Aufhebung von Vorkaufs-, Kaufs- und Rückkaufsrechten, bzw. die 5

6 Begründung, Änderung oder Aufhebung von Baurechten und anderen beschränkten dinglichen Rechten an Immobilien betreffen. Er kann die Vorbereitung, den Abschluss und den Vollzug von Immobiliengeschäften im Namen des es als BLO an Dritte delegieren. Art. 17 Vertrags- und Vergabewesen 1 Die Vergabe und der Abschluss von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen, die Beauftragung Dritter sowie der Abschluss von Leasinggeschäften obliegt den Institutionen. 2 Die Vermietung und Verpachtung von Immobilien und Grundstücken des ETH- Bereichs im Eigentum des Bundes an Dritte sowie die Miete und Pacht von Drittliegenschaften oder Grundstücken Dritter obliegt den Institutionen. Übersteigt der Miet- bzw. Pachtzins im Einzelfall den Betrag von CHF 2 Mio. pro Jahr, ist vorgängig die Genehmigung des Präsidenten einzuholen. 3 Public Private Partnerships (PPP), Finanzierungsleasinggeschäfte sowie Kofinanzierungen durch die Institutionen bedürfen der Genehmigung durch den Präsidenten des s. Art. 18 Weitere Aufgaben Die weiteren Aufgaben und deren Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Funktionendiagramm gemäss Anhang Abschnitt: Schlussbestimmungen Art. 19 Aufhebung bisherigen Rechts Das Immobilienhandbuch 2000 (Weisung und Empfehlungen) über das Immobilienmanagement im Bereich der Eidgenössischen Technischen Hochschulen wird aufgehoben. Art. 20 Inkrafttreten Diese Weisung tritt am 01. Januar 2013 in Kraft. Im Namen des es Der Präsident: Fritz Schiesser 6

7 Anhang 1 (Art. 5 Abs. 3) 7

8 Anhang 2 (Art. 12) 8

9 Anhang 2 (Art. 12) Funktionendiagramm Ergänzende Bestimmungen zu den Verantwortlichkeiten im Immobilienmanagement des ETH-Bereiches Legende: G Abschliessende Genehmigung M Mitwirkung A Antrag E Entscheid, resp. Entscheidungsstufe i Informationsrecht D Durchführung K Kontrolle BLO = Bau und Liegenschaftsorgan Aufgabe / Aktivität VILB Immobilienweisung Perio- Parl. BR EFV BBL WBF dizität BLO ETH- Bereich Präsident Stab Immo Institution SL/Dir FKI Erfa Immo A. Strategisches Immobilien-Management Planung/Steuerung Räumliche und finanzielle Gesamtkonzepte RFGK (Langfristige Perspektivplanung und Finanzbedarfsschätzung) der Immobilien Konzeptionelle Ausgestaltung / Formaler Rahmen - Langfristige Bedarfs- und Unterhaltsplanung, Wert- und Funktionserhaltung sowie Erhaltungsstrategien, langfristige Massnahmenplanung wie z.b. Beschaffung, Liquidation, Nutzung, Belegung - Langfristige Finanzplanung (Investitionen, Folgekosten) 1. Stufe der Institutionen 2. Konsolidierung Stufe ETH-Bereich Investitionsplanung (4 Jahre), VK und ZK 1. Stufe der Institutionen 2. Konsolidierung Stufe ETH-Bereich Erarbeitung und Pflege Konzept Wert- und Funktionserhaltung (als Strategie) rollend alle vier Jahre (z.h. BFI-B) jährlich rollend jährlich rollend I i I E2 G E1 i i i K i E1 E1 A G A M D K D D/A M D/A G D/E M M M 4 Jahre G E K/M D M M 1

10 Aufgabe / Aktivität VILB Immobilienweisung Perio- Parl. BR EFV BBL WBF dizität BLO ETH- Bereich Normen und Standards - Erarbeitung und Erlass - Anwendung Kofinanzierungen mit Drittmitteln: Erarbeitung und Pflege Rahmenvereinbarung Präsident Stab Immo Institution SL/Dir laufend i E A M M D laufend K D i 4 Jahre M/E M/E i E D M M Umsetzung Bauprogramm a. Teil d. Botschaft z. Voranschlag jährlich G E4 K E2 E3 E1 E D M M M Führung Verpflichtungs- und Zahlungskredite i i M D Berichterstattung Immobilienreporting Stand der Verpflichtungskredite (Rechnung) Nachweis Wert- und Funktionserhaltung Art. 35b ETH (jährlich) Berichterstattung Stufe Gesamtportfolio inkl. Kennzahlen (jährlich) halbjährlich i i K i E i A D/K M M M B. Operatives Immobilienmanagement Planung/Steuerung Unterhaltsplanung Einzelobjekt i i i i D Einholen Aufwandkredit Unterbringung jährlich G E K D M i M M Kreditverschiebung zwischen Investitionskredit jährlich i E2 G E1 A D M und Finanzierungsbeitrag Umsetzung Kauf <10 Mio Fr. E D A Kauf >10 Mio Fr. (Bauprogramm als Teil der G E3 K E2 i E1 D A Botschaft zum Voranschlag) Kofinanzierung: Vereinbarung mit G2 G1 M/K E/D Drittmittelgeber Verkauf / Abgabe im Baurecht G E D M/A (Gesamtdokumentation inkl. Businessplan) PPP, Finanzierungsleasing (z.b. mittels Baurecht) G M D/E Miete/Pacht > 2.0 Mio/Jahr Miete/Pacht < 2.0 Mio/Jahr (Berichterstattung summarisch an Präsidenten ) jährlich i G K i/m D/E D FKI i 2 Erfa Immo M i

11 Aufgabe / Aktivität VILB Immobilienweisung Perio- Parl. BR EFV BBL WBF dizität BLO ETH- Bereich Präsident Stab Immo Institution SL/Dir Dienstbarkeiten erhalten/gewähren, Kaufrechte E D M/A erhalten Entscheid Kaufrecht gewähren E E A D M Führen der Investitionskredite im Detail laufend i K K D Führen der Liquiditätsplanung monatlich i K K D Führen der Anlagezugänge/- laufend i K K D abgänge/abschreibungen im Detail Führen der Rückstellungen und quartalsweise i K K D Eventualverbindlichkeiten im Detail Summarische Wertführung Investitionsrechnung / quartalsweise i D i K M Bilanz Entgegennahme von Schenkungen, letztwilligen G M E Verfügungen etc. z.g. Immobilieneigentum der Institutionen Weiterbelastung Unterbringung quartals D M i i K i weise Projektmanagement Bedürfnisformulierung/-genehmigung > 10 Mio. E K D/A auf Grundlage RGK Projektpflichtenheft > 10 Mio. E K D/A Projektreife z.h. Bauprogramm > 10, 3-10, E K D/A Rahmenkredit Kreditfreigabe >10 nach Bundesbeschluss, E K D/A Kreditfreigabe 3-10 ab Rahmenkredit Genehmigung Schlussrechnung > 10 Mio. G K D/E Periodisches Reporting Grossprojekte > 10 Mio. jährlich i K D Berichterstattung Quartalsreporting Wertveränderung quartals i K i K D M Investitionsrechnung / Bilanz weise Jahresabschluss: Angaben für Staatsrechnung / Bilanz jährlich i K i D M M FKI Erfa Immo 3

12 Aufgabe / Aktivität VILB Immobilienweisung Perio- Parl. BR EFV BBL WBF dizität BLO ETH- Bereich Präsident Stab Immo Institution SL/Dir Kennzahlen zum operativen Immobilienmgnt jährlich i i D M i M (Normen und Standards) Baustatistiken für Bundesamt für Statistik jährlich i i D M M Meldung Mieten, andere Nutzungsverhältnisse und Veränderungen des Portfolios ausserhalb des Bauprogramms halbjährlich i i i/m D i C. Koordination Erarbeitung und Erlass bereichsweiter Richtlinien E M M A M zu strategischem und operativem Immobilienmanagement Vertretung in KBOB E D M M M Weitere ständige oder temporäre Aufgaben, die von den Koordinationsgremien innerhalb des ETH-Bereichs zur Erledigung übertragen werden oder Einsitznahme in weiteren Gremien D/M D/M E D/M D. Aufsicht, Durchführung von Evaluationen E D/A M/A A A FKI Erfa Immo 4