Reglement Prüfungsausschuss. Bernerland Bank AG. Gültig ab 20. Juli 2015

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1 Reglement Prüfungsausschuss Bernerland Bank AG Gültig ab 20. Juli 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck 3 2 Rechtliche Grundlagen 3 3 Organisation Mitglieder Sitzungen, Beschlussfassung, Protokollführung und Berichterstattung Entschädigung 3 4 Aufgaben Auftrag Überwachung und Beurteilung der Integrität der Finanzabschlüsse Überwachung und Beurteilung der internen Kontrolle im Bereich der finanziellen Berichterstattung Überwachung und Beurteilung der Wirksamkeit der Prüfgesellschaft sowie deren Zusammenwirken mit der internen Revision Beurteilung der über den Bereich der finanziellen Berichterstattung hinausgehenden internen Kontrolle und der internen Revision Kompetenzen 5 5 Inkrafttreten 5 Reglement Prüfungsausschuss, Version vom 20. Juli 2015 Seite 2/5

3 1 Zweck Das vorliegende Reglement regelt die Aufgaben und Kompetenzen des Prüfungsausschusses, dies in Ergänzung zu den in den Statuten und im Organisations- und Geschäftsreglement erwähnten Bestimmungen. 2 Rechtliche Grundlagen Insbesondere gelten folgende rechtliche Grundlagen: Bankengesetz (BankG) und Bankenverordnung (BankV) Obligationenrecht Statuten Organisations- und Geschäftsreglement Massgebenden Rundschreiben der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA) 3 Organisation 3.1 Mitglieder Die Aufgaben des Prüfungsausschuss werden von mindestens zwei jedoch weniger als der Hälfte der Mitglieder des Verwaltungsrates wahrgenommen, welche die Unabhängigkeitsanforderungen gemäss den massgebenden Rundschreiben der FINMA erfüllen. Die Mitglieder des Prüfungsausschusses verfügen über gute Kenntnisse und Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen und sind mit der Tätigkeit der internen und externen Prüfer und den Grundprinzipien eines internen Kontrollsystems (IKS) vertraut. Mit Ausnahme des durch den Verwaltungsrat gewählten Vorsitzenden konstituiert sich der Prüfungsausschuss selbst. Es wählt aus seiner Mitte den Stellvertreter des Vorsitzenden, welcher bei Verhinderung des Vorsitzenden, dessen Aufgaben wahrnimmt, und bezeichnet den Sekretär, der nicht Mitglied des Prüfungsausschusses zu sein braucht. 3.2 Sitzungen, Beschlussfassung, Protokollführung und Berichterstattung tritt, sooft es die Geschäfte erfordern zusammen, mindestens jedoch vier Mal pro Kalenderjahr. ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Beschlüsse werden mit der Mehrheit der anwesenden Stimmen gefasst, bei Stimmengleichheit entscheidet der Vorsitzende. Sind nur zwei Mitglieder anwesend, so ist für Beschlüsse Einstimmigkeit erforderlich. Bezüglich der Einberufung bzw. der Protokollführung gelten die Bestimmungen gemäss Artikel 6 und 7 des Organisations- und Geschäftsreglements sinngemäss. Der Vorsitzende orientiert den Gesamtverwaltungsrat über die Ergebnisse aus dem Prüfungsausschuss. Bezüglich Zirkulationsbeschlüssen und Dringlichkeit gelten die Bestimmungen gemäss Artikel 8 des Organisations- und Geschäftsreglements sinngemäss, jedoch ist die Zustimmung des Vorsitzenden des Prüfungsauschschusses nicht erforderlich. Dem Vorsitzenden des Prüfungsausschuss steht es frei, bei Bedarf zusätzliche Teilnehmer, wie insbesondere den Präsidenten des Verwaltungsrates, Vertreter der externen Revisionsstelle, den Leiter der internen Revision, Mitglieder der Geschäftsleitung oder den Leiter des Finanz- und Rechnungswesens, für bestimmte Traktanden zu Sitzungen beizuziehen. 3.3 Entschädigung Die Entschädigung ist in einem separaten Reglement geregelt. Reglement Prüfungsausschuss, Version vom 20. Juli 2015 Seite 3/5

4 4 Aufgaben 4.1 Auftrag unterstützt den Verwaltungsrat bei der Erfüllung der ihm gemäss Gesetz und Statuten übertragenen Aufgaben, durch Vorbereitung von Beschlüssen und durch Beratung hauptsächlich im Zusammenhang mit der Aufsicht und Kontrolle, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, der Statuten, der Reglemente und Weisungen sowie der anschliessend aufgeführten Aufgaben und Tätigkeiten. beurteilt jährlich seine eigene Leistung und die Möglichkeit zur Verbesserung seiner Vorgehensweise. Im Rahmen seiner Aufgaben greift der Prüfungsausschuss nicht in die operative Geschäftsführung ein. Der Prüfungsausschuss nimmt keine Prüfungs- und Kontrolltätigkeiten selbst vor. Die Gesamtverantwortung für die an den Prüfungsausschuss übertragenen Aufgaben verbleibt beim Verwaltungsrat. 4.2 Überwachung und Beurteilung der Integrität der Finanzabschlüsse analysiert kritisch die Finanzabschlüsse, die Jahres- und publizierten Zwischenabschlüsse, sowie die Erstellung in Übereinstimmung mit den angewendeten Rechnungslegungsgrundsätzen und beurteilt insbesondere die Bewertung der wesentlichen Bilanz- und Ausserbilanzpositionen bespricht die Finanzabschlüsse sowie die Qualität der zugrunde liegenden Rechnungslegungsprozesse mit der Geschäftsleitung sowie mit dem leitenden Prüfer berichtet dem Verwaltungsrat über die gemäss obigen Punkten vorgenommenen Arbeiten und gibt eine Empfehlung ab, ob der Generalversammlung die Finanzabschlüsse vorgelegt werden können. Der Entscheid obliegt dem Gesamtverwaltungsrat. 4.3 Überwachung und Beurteilung der internen Kontrolle im Bereich der finanziellen Berichterstattung überwacht und beurteilt, ob die interne Kontrolle im Bereich der finanziellen Berichterstattung angemessen und wirksam ist vergewissert sich, dass die interne Kontrolle im Bereich der finanziellen Berichterstattung bei wesentlichen Änderungen im Risikoprofil des Instituts entsprechend angepasst wird. 4.4 Überwachung und Beurteilung der Wirksamkeit der Prüfgesellschaft sowie deren Zusammenwirken mit der internen Revision würdigt einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen im Risikoprofil des Instituts die Risikoanalyse, die abgeleitete Prüfstrategie und den entsprechenden risikoorientierten Prüfplan der Prüfgesellschaft (gemäss den massgebenden Rundschreiben der FINMA) analysiert kritisch die Prüfberichte über die Rechnungs- und Aufsichtsprüfung (gemäss den massgebenden Rundschreiben der FINMA) und bespricht diese mit dem leitenden Prüfer vergewissert sich, ob Mängel behoben bzw. Empfehlungen der Prüfgesellschaft umgesetzt werden beurteilt die Leistung und Honorierung der Prüfgesellschaft und vergewissert sich über ihre Unabhängigkeit beurteilt das Zusammenwirken von Prüfgesellschaft und interner Revision. Reglement Prüfungsausschuss, Version vom 20. Juli 2015 Seite 4/5

5 4.5 Beurteilung der über den Bereich der finanziellen Berichterstattung hinausgehenden internen Kontrolle und der internen Revision beurteilt die Funktionsfähigkeit der über den Bereich der finanziellen Berichterstattung hinausgehenden internen Kontrolle, namentlich der Compliance-Funktion und Risikokontrolle muss über die Prüfergebnisse der internen Revision informiert werden und mit deren Leiter in regelmässigem Kontakt stehen. 4.6 Kompetenzen hat im Rahmen seiner Aufgabe ein uneingeschränktes Auskunfts-, Zugangs- und Einsichtsrecht. Er ist vom Verwaltungsrat ermächtigt, auf Kosten der Bank alle Abklärungen vorzunehmen, die er als notwendig erachtet, um seine Aufgaben zu erfüllen. Er ist insbesondere auch ermächtigt, die Unterstützung durch Mitglieder der Geschäftsleitung und durch weitere Mitarbeiter der Bank zu beanspruchen und zur Klärung von Sachverhalten jederzeit auf Kosten der Bank die Prüfgesellschaft, die interne Revision sowie aussenstehende (unabhängige) Dritte als Berater beizuziehen. 5 Inkrafttreten Dieses Reglement für den Prüfungsausschuss tritt mit Genehmigung durch die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht FINMA in Kraft und ersetzt dasjenige vom 25. Mai Die Finanzmarktaufsicht hat das vorliegende Reglement mit Schreiben vom 20. Juli 2015 genehmigt. Sumiswald, 18. Juni 2015 Bank Bernerland AG Für den Verwaltungsrat Mark Hess Präsident Felix Schönle Vizepräsident Reglement Prüfungsausschuss, Version vom 20. Juli 2015 Seite 5/5