Handbuch für Aussteller. Technik & Organisation

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1 Handbuch für Aussteller Technik & Organisation

2 Sehr geehrte Aussteller, Bitte geben Sie dieses Handbuch auch an Ihre Kollegen aus anderen möglicherweise relevanten Abteilungen weiter. Alle Bestellungen können Sie online über Ihr Mein easyfairs - Benutzerkonto vornehmen. Melden Sie sich dafür einfach unter Mein easyfairs auf unserer Messewebsite an. Geben Sie dann Ihre adresse (Benutzername) und Ihr persönliches Passwort ein. Wir nehmen Ihre Bestellungen ausschließlich online an, bis auf folgende Formulare: - Bestellformular Standbeschriftung (S. 17) - Ihre Standskizze (S. 18) Der Annahmeschluss für sämtliche Bestellungen ist der Für Bestellungen, die nach dem bei uns eingehen, wird ein Zuschlag von 30% erhoben! 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen Kontakt und Lieferadresse Anreise Geländeplan Zeitplan: Aufbau Öffnungszeiten Abbau Anlieferung/Aufbau von schweren Maschinen Allgemeiner Aufbau Installation von Licht, extra Elektrizität, Druckluft Öffnungszeiten für Besucher Abbau Standbau, Möbel & Zusatzbestellungen Allgemeine Informationen zum All-Inclusive- Stand All-Inclusive-Stand "All- in" ab 12 m² All-Inclusive-Stand All in Plus All-Inclusive-Stand All-in Premium Standbau- Richtlinien Elektrizität Druckluft Gas Wasser Versicherung Gangteppich Pflanzen Reinigung & Abfallbeseitigung Internet Spedition & Leerguteinlagerung Parken, Auf- und Abbauausweise & Ausstellerausweise Parken Auf- und Abbauausweise Ausstellerausweise Zusätzlicher Service Catering Unterbringung Bestellformular Standbeschriftung Ihre Standskizze

4 1. Allgemeine Informationen 1.1 Kontakt und Lieferadresse Veranstalter easyfairs Deutschland GmbH Balanstraße 73, Haus 8, München Tel: 0049 (0) Tel: 0049 (0) Allgemeine deutschland@easyfairs.com Ihr Kontakt für die Organisation vor Ort & Standfreigaben: Frau Claudia Huber Tel: 0049 (0) Mobil: 0049 (0) claudia.huber@easyfairs.com Ihr Kontakt für Zusatzbestellungen & Allgemeine Fragen: Frau Diana Both Tel: 0049 (0) diana.both@easyfairs.com Vor-Ort rt Kontakt: Messeleitungsbüro/Business usinesspoint Standnummer: F:02,, Halle 4 Lieferadresse easyfairs maintenance 2015 Ihr Firmenname, Halle 4, Stand-Nr.: c /o Messe Westfalenhallen Dortmund GmbH Rheinlanddamm Dortmund Bitte beachten Sie, dass wir für Ihre angelieferten Materialien keine Haftung übernehmen und wir somit keine Lieferungen von Ausstellern entgegennehmen. Im besten Fall ist bereits schon jemand Ihres Standpersonals vor Ort! 1.2 Anreise Direkter Anschluss durch die B1 (A40) an die Autobahnen A1 (Hansalinie), A45 (Sauerlandlinie), A2 (Berlin - Hannover - Dortmund - Oberhausen), A42 (Duisburg - Dortmund), B1 (A44) (Dortmund - Kassel). Bitte folgen Sie der Ausschilderung nach Dortmund und beachten Sie die Hinweisschilder auf den Autobahnen. Ziel für Navigationssystem: Strobelallee 45 Mit der U-Bahnlinie U 45 (Richtung Westfalenhallen) kommen Sie bequem vom Dortmunder Hauptbahnhof in 10 Minuten zur Haltestelle Westfalenhallen. Von der Dortmunder City (U-Bahnhöfe Reinoldikirche oder Stadtgarten) bringt Sie die U 46 (Richtung Westfalenhallen) in ca. 5 Minuten ebenfalls zur Haltestelle Westfalenhallen. Alternativ fahren Sie mit der Linie U 42 (Richtung Hombruch) bis zur Haltestelle Theodor-Fliedner- Heim. Von hier aus sind es wenige Gehminuten bis zum Messegelände. Der Weg zu den Westfalenhallen ist an den genannten Haltestellen ausgeschildert. Alle oben aufgeführten Haltestellen sind behindertengerecht. 4

5 1.3 Geländeplan 5

6 2. Zeitplan: Aufbau Öffnungszeiten Abbau Allgemeiner Aufbau 12:00 20:00 08:00 09:00 08:00 09:00 Anlieferung/Aufbau von schweren Maschinen 08:00 12:00 Nach Absprache! Öffnungszeiten 09:00 17:00 09:00 17:00 Abbau 17:00 22:00 08:00-12:00 Nur für Abholung von Maschinen, kein Ab- A bau mehr möglich! 2.1 Anlieferung/Aufbau Aufbau von schweren Maschinen Bitte beachten Sie zur Anlieferung die Tormaße der Halle 4! Tor 42: 3,80 m hoch; 5,20 m breit Tor 46: 3,80 m hoch; 4,20 m breit Lichte Höhe Halle 4: 9,50 m 16,50 m Schwere Maschinen und dazu gehöriges Material können bereits am von :00 angeliefert werden nach Absprache mit dem Veranstalter (siehe 1.1 Kontakt). Exponate, die vor dem angeliefert werden sollen, können nur bei der Spedition (siehe S. 13; 3.15) Kühne eingelagert und dann am an den Stand geliefert werden. 2.2 Allgemeiner Aufbau Allgemeiner Aufbau für Aussteller ist am von 12:00-20:00 20:00 Uhr. Zur Anlieferung können Sie kurzfristig in der Nähe des Liefertores parken. Bei der Einfahrt muss eine Kaution (in der Regel 50,00 EUR) hinterlegt werden. Bei verspäteter Ausfahrt kann der Betrag nicht mit easyfairs Deutschland verrechnet werden. Nach der Anlieferung müssen Fahrzeuge umgehend auf den vorgesehenen Flächen geparkt werden. (siehe S.14; 4.1) 2.3 Installation von Licht, extra Elektrizität, Druckluft Licht wird bis 14:00 Uhr am installiert. Zusatzstrom und Druckluft werden ab 14:00 Uhr am geschalten. 2.4 Öffnungszeiten für Besucher : 09:00 17:00 Uhr : 09:00 17:00 Uhr 2.5 Abbau : 17:00 22:00 Uhr (Die direkte Zufahrt zur Halle ist ca. ab 17:45 Uhr möglich.) : 08:00 12:00 Uhr (Nur Abholung von Maschinen, kein Abbau mehr möglich!) Wir bitten Sie freundlichst diese Zeiten einzuhalten. Der gilt nur für Abholung von Maschinen und dazu gehörigem Material und nur nach Rücksprache mit dem Veranstalter (siehe 1.1 Kontakt). Bitte hinterlassen Sie Ihre Exponate verpackt und beschriftet (Firmenname & Standnummer). Beachten Sie außerdem, dass Ihre Güter ab dem nicht mehr bewacht werden. 6

7 3. Standbau, Möbel & Zusatzbestellungen 3.1 Allgemeine Informationen zum All-Inclusive Inclusive- Stand Die im Standardmobiliar enthaltenen Möbel können nicht gegen andere easyfairs- Möbel eingetauscht werden. Sollten Sie noch weiteres Zusatzmobiliar benötigen, so können Sie diese online über Mein easyfairs bestellen. Die genaue Anleitung finden Sie im Marketinghaa- ndbuch. (Erhältlich 3 Monate vor Messe.) Zusatzbestellungen können 3 Monate vor Veranstaltung online vorgenommen wer- den. Loggen Sie sich auf mit Ihrer adresse E und Ihrem Passwort ein. (Bestellschluss: ) Das Weglassen des Standardmobiliars hat keine Preisreduktion zur Folge! Bitte teilen Sie uns im Vorfeld der Messe schriftlich per mit, welche Möbel Sie aus Ihrem All-inclusive Paket nicht benötigen. Schlüssel für bestellte Kabinen und Schlösser von Vitrinen/ Theken können vor Ort am Service- Counter der Manuel de la Rosa GmbH abgeholt werden. Bitte geben Sie die Schlüssel bzw. Schlösser am Donnerstag bis 18:30 Uhr wieder dort ab. Bei Verlust oder Nichtabgabe werden 20,00 in Rechnung gestellt. Eigene Möbel dürfen mitgebracht werden. Beanstandungen müssen bis spätestens zur Eröffnung des ersten Messetages an der Messeleitung gemeldet werden, damit so rasch wie möglich eine Lösung gefunden, bzw. fehlendes Mobiliar pünktlich an den Stand geliefert werden kann. Die Standbeschriftung ist verpflichtend und kann nur in vorheriger Rücksprache mit dem Veranstalter entfernt werden (siehe 1.1 Kontakt). Die im Komplettstand enthaltenen Strahler werden an der Rück- oder Seitenwand angebracht. Maße eines Wandelementes im Licht: 954 mm x mm (Wichtig für die Produktion Ihrer Wandgrafiken!) 7

8 3.2 Beispielansicht All-Inclusive Inclusive- Stand All- in ab 12 m² Ausstattung: Konstruktion Aluminium, Bauhöhe 2,50m Wandfüllung KS, weiss Blendenträger an den offenen Gangseiten, Aluminium 1 Blendenelement ca. 150/23cm, weiss, horizontal montiert Beschriftung (Firmennamen und Standnummer), Folienschnitt grau Teppichboden, Cord-Rips B1, anthrazit 1 Tisch COTO rund, weiss 2 Stühle VIP, lichtgrau 1 Prospektständer 1 Papierkorb 1 Rückwandstrahler pro 4m² Standfläche 1 Dreifach-Steckdose, 1KW/230V/10A Standreinigung (Mülleimer entleeren und Teppich saugen) 8

9 3.3 All-Inclusive Inclusive-Stand All in Plus (Buchbar ab 24 m²) Ausstattung: Konstruktion Aluminium, Bauhöhe 2,50m Wandfüllung KS, weiss Blendenträger an den offenen Gangseiten, Aluminium 1 Blendenelement ca. 150/23cm, weiss, horizontal montiert Beschriftung (Firmennamen und Standnummer), Folienschnitt grau Teppichboden, Cord-Rips B1, anthrazit 1 Tisch COTO rund, weiss 2 Stühle PANTON, weiss 1 Designtheke, weiss 2 Z-Barhocker, lichtgrau 1 Stehtisch Nizza, weiss 1 abschließbare Kabine 1m² 2 Türme mit Ausstellernamen 1 Prospektständer 1 Rückwandstrahler pro 4m² Standfläche 1 Dreifach-Steckdose, 1KW/230V/10A 1 Papierkorb Standreinigung (Mülleimer entleeren und Teppich saugen) Türme: Bitte teilen Sie uns mit, auf welcher Seite Ihres Standes die Türme positioniert werden sollen. Im Besten Fall schicken Sie uns eine Skizze per Fax oder an (siehe S. 17): Fax: oder diana.both@easyfairs.com. 9

10 3.4 All-Inclusive Inclusive-Stand All-in Premium (Buchbar ab 50 m²) Ausstattung: Konstruktion Aluminium, Bauhöhe 3m Wandfüllung KS, weiss Blendenträger an den offenen Gangseiten, Aluminium 1 Blendenelement ca. 150/23cm je Seite, weiss, horizontal montiert Beschriftung (Firmenname und Standnummer), Folienschnitt grau Teppichboden, Cord-Rips B1, anthrazit 2 Tische COTO rund, weiss 6 Stühle PANTON, weiss 1 Theke WHITE rund, mit Beleuchtung 1 Glastisch, rund 4 Sessel ROMEO, weiss 2 Prospektständer 1 Hängelampe, grau 1 HQI-Strahler pro 8 m² Standfläche 1 Kabine 2m² inkl. gebogener Graphikplatte 1 Dreifach-Steckdose, 1KW/230V/10A 1 Papierkorb Standreinigung (Mülleimer entleeren und Teppich saugen) 10

11 3.5 Standbau- Richtlinien Eine Erhöhung des Standbodens (Podestboden) ist nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass Sie ein Komplettpaket inklusive Standbau gebucht haben. Es können jedoch eigene Wände vor die easyfairs- Wände gesetzt werden. Eigene Wände dürfen die Standbauhöhe von 2,50 m auch nicht überschreiten. Standskizzen für einen individuellen Standbau müssen bis zum zur Freigabe an Frau Claudia Huber (claudia.huber@easyfairs.com) gesendet werden. Bitte halten Sie immer die Standbauhöhe von 2,50 m ein. Exponate und Werbematerial (auch Beachflaggs und Ballons) dürfen eine Höhe von 3,50 m nicht überschreiten und müssen mindestens 1m von den benachbarten Ständen entfernt sein. Werbung außerhalb Ihres Standes (wie z.b. Flyer verteilen) ist nicht gestattet. Ausnahme: Bei Buchung eines ONSITE PROMO PACKS. Das Verwenden von Beamern und Lichteffekten außerhalb Ihres Standes ist nicht gestattet. Hallenabhängungen sind grundsätzlich nicht erlaubt. Aus Sicherheitsgründen müssen alle Ausstellungsmaterialien innerhalb des Standes bleiben. Aufhängen von Rahmen etc.: keine Klebestoffe, nur Haken, die von der Standwand oben abgehangen werden. Poster können mit Powerstrips etc. an den Wänden angebracht werden, darunter muss das Klebeband des Messebauers sein, um Beschädigungen zu vermeiden. Dieses Klebeband erhalten Sie vor Ort direkt von unserem Messebauer. Beschädigte Wandelemente werden mit 90,00 pro Wandelement in Rechnung gestellt. Bei Kleberesten von Grafiken/ Postern etc. wird eine Reinigungspauschale von 50,00 pro Wandelement fällig. Die einzelnen Wandpaneele dürfen selbstständig mit Grafiken gestaltet werden. Beachten Sie die erforderlichen Lichtmaße eines Wandelements: 954 mm x 2360 mm 11

12 3.6 Elektrizität 1 KW Anschluss mit 3-fach Steckdose ist im Stand vorhanden. Sollten Sie mehr Strom benötigen, bestellen Sie diesen online über Mein easyfairs. 3.7 Druckluft Sollten Sie Druckluft benötigen, bestellen Sie diese online über Mein easyfairs. Wichtig: Bitte senden Sie im Falle einer Bestellung zusätzlich eine mit folgenden technischen Angaben zu Ihrem Druckluftanschluss an: (bestellung@easyfairs.com): mit Schnellkupplung = ja/ nein mit Absperr-/ Entlüftungsventil = ja/ nein Wie viel Zoll soll der Anschluss haben? 3.8 Gas Gas ist aus Sicherheitsgründen in der Messehalle verboten. 3.9 Wasser Der Wasseranschluss ist ebenfalls über Mein easyfairs bestellbar Versicherung Alle gesetzlichen Sicherheitsvorschriften für das Aufstellen und Betreiben Ihrer Produkte/ Maschinen müssen von Ihrem Aufbau- und Standpersonal beachtet werden. Jeder einzelne Aussteller ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit dieser Messe verantwortlich. Bitte erweitern Sie gegebenenfalls die Haftpflichtversicherung Ihrer Firma für die Laufzeit der Messe. Wir empfehlen Ihnen dringend, keine Wertsachen (Laptops, Bildschirme, Taschen etc.) unbeaufsichtigt an Ihrem Stand (insbesondere über Nacht) zu lassen Gangteppich Am ab 19 Uhr werden die Gangteppiche verlegt, danach ist es nicht mehr erlaubt mit einem Hubwagen oder Ähnlichem über die Teppiche zu fahren Pflanzen easyfairs wird in der Halle Pflanzen verteilen (nicht in den Ständen). Sollten Sie dennoch Pflanzen für Ihren Stand wünschen, können Sie diese ebenfalls online bei Mein easyfairs bestellen. (Bis spät ) 3.13 Reinigung & Abfallbeseitigung Die Stände werden vor jedem Messetag gereinigt (Staubsaugen, Papierkorb entleeren). Diese Leistung ist für Sie kostenfrei! Sollten Sie größere Container für entsprechende Mengen an Abfall benötigen, kontaktieren Sie bitte den Veranstalter (siehe 1.1 Kontakt). (Bis spät ) 12

13 3.14 Internet Sollten Sie Internet benötigen, wenden Sie sich bitte vor Ort an das easyfairs Team am Messeleitungsstand. Sie erhalten dann gegen Unterschrift einen kostenpflichtigen Internet-Voucher Spedition & Leerguteinlagerung Sollten Sie Speditionsdienstleistungen (Gabelstapler, Leerguteinlagerung, etc.) in Anspruch nehmen, beachten Sie bitte, dass in den Westfalenhallen Dortmund nur Gabelstapler des Hallenspediteurs gestattet sind. Für Speditionsdienstleistungen kontaktieren Sie bitte: Firma Kühne Herr Peter Döring Tel: 0049 (0) Diese Leistung wird vom Spediteur direkt mit dem Aussteller verrechnet. 13

14 4. Parken en,, Auf- und Abbauausweise & Ausstellerausweise 4.1 Parken Jede Ausstellerfirma bekommt automatisch einen kostenfreien PKW-Parkausweis 2 Wochen vor Veranstaltung postalisch zugeschickt. (Gültigkeit ) Sollten Sie mehr Parkausweise benötigen, bestellen Sie diese bitte online über Mein easyfairs. (Erst möglich ab 3 Monate vor Veranstaltung) Alle zusätzlichen Parkausweise sind kostenpflichtig. Am Aufbautag müssen Aussteller und Aufbauteams pro Fahrzeug zur Einfahrt ins Gelände eine Kaution (in der Regel 50,00 EUR) gegen Quittung hinterlegen, die bei pünktlichem Verlassen des Geländes am Aufbautag zurückgezahlt wird. Diese Kosten können nicht mit easyfairs Deutschland verrechnet werden. Bitte beachten Sie, dass Fahrzeuge zu keiner Zeit in der Halle 4 gestattet sind. Anfahrt für Auf- und Abbau erfolgt über die für maintenance beschilderten Zufahrten zum Messegelände bis zum Tor 42 und 46 der Halle 4. Bitte beachten Sie die Regelungen der Parkflächen (Tabelle) Preisübersicht & Regelung der Parkflächen: PKW 14,00 EUR für 2 Tage Parkfläche A2 & Tiefgarage der Halle 6 Kleintransporter 30,00 EUR für 2 Tage Parkfläche A7 PKW inkl. Anhänger 30,00 EUR für 2 Tage Parkfläche A7 LKW bis 7,5 t 36,00 EUR für 2 Tage Parkfläche A7 LKW ab 7,5 t 50,00 EUR für 2 Tage Parkfläche A7 Alle Preise sind zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. 14

15 4.2 Auf- und Abbauausweise Die Auf- und Abbauausweise sind kostenfrei und werden automatisch nicht personalisiert 2 Wochen vor Veranstaltung an Sie versendet. Sie gewähren nur während des Aufbaus und Abbaus Zutritt zur Halle Anzahl: pro Aussteller 3 Stück - Sollten Sie mehr als 3 Stück benötigen, bestellen Sie diese bitte te online über Mein easyfairs (ab 3 Monate vor Veranstaltung). Anfahrt für Auf- und Abbau erfolgt über die für maintenance beschilderten Zufahrten zum Messegelände bis zum Tor 42 und 46 der Halle Ausstellerausweise Ausstellerausweise sind kostenfrei und tragen den Namen des jeweiligen Standmitarbeiters. Die Ausstellerausweise berechtigen nur während der Messelaufzeit den Einlass in die Halle und müssen bis spätestens 4 Wochen vor Veranstaltung online bestellt werden. Die Ausstellerausweise werden Ihnen 2 Wochen vor Veranstaltung postalisch zugestellt. Damit diese für Sie angefertigt werden können, bitten wir Sie Ihre Kollegen, die vor Ort sein werden, online zu registrieren. (Möglich ab 3 Monate vor Veranstaltung!) Die genaue Erläuterung, wie Sie Ihr Standpersonal registrieren können, finden Sie im Marketing- Handbuch. (Erhältlich 3 Monate vor Veranstaltung.) Wichtig: Alle Ausweise (Parkausweise, Auf- und Abbauausweise, Ausstellerausweise) werden zusammen in einem Umschlag 2 Wochen vor Veranstaltung an alle Aussteller und Mitaussteller versendet. Soll der Versand an eine Anschrift gehen, die von der Adresse in Ihrem Anmeldeformular abweicht, schicken Sie bitte eine mit der Adresse und Empfängernamen an Frau Diana Both; diana.both@easyfairs.com. 15

16 5. Zusätzlicher Service 5.1 Catering In der Halle 4 wird ein Restaurant eingerichtet, dass von der Messe Westfalenhallen betrieben wird. Ebenso hat das Messerestaurant im Eingang Messeforum während der Veranstaltung für Sie geöffnet. Kostenfreier Kaffee: easyfairs wird eine Kaffeebar in der Halle 4 einrichten. Gegen Vorlage des Ausstellerausweises erhalten Aussteller kostenfreien Kaffee und Tee. Besucher erhalten an der Registrierung einen Gutschein für Kaffee oder Tee. Diese sind nur an den Chicco Doro Kaffeebars gültig. Sollten Sie Standcatering benötigen, setzen Sie sich bitte mit dem Catering der Dortmunder Westfalenhallen in Verbindung: Ansprechpartnerin in: Frau Anke Overkamp Tel: 0172 / Unterbringung easyfairs hat ein Abrufkontingent unter dem Stichwort maintenance (bitte bei Buchung angeben) mit folgenden Hotels verhandelt: Pullmann Dortmund Lindemannstraße Dortmund Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) h2833@accor.com Zimmerkategorie Einzelzimmer Doppelzimmer Gültig bis Superiorzimmer 114,00 133, Deluxezimmer 134,00 153, Bei Buchung eines Deluxe - Zimmers ist die Minibar und die kostenfreie Benutzung der Kaffeemaschine auf dem Zimmer im Preis inkludiert. Das Hotel erklärt sich bereit, nach dieser Frist, bei noch freien Kapazitäten, Zimmer zu oben genannten Konditionen zur Verfügung zu stellen. Mercure Hotel Dortmund Messe & Kongress Strobelallee Dortmund Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) h9169-re@accor.com Zimmerkategorie Business Preis Gültig bis Einzelzimmer 119,00 6 Wochen vor Anreise 16

17 6. Bestellformular Standbeschriftung Bestellschluss: Per Fax: +49 (0) Per Bitte wählen Sie unter: 1.) Folgende Firmenbeschriftung soll auf dem Namensschild unseres Standes stehen: (keine Zusatzkosten diese sind bereits im Teilnahmepreis enthalten) Beschreibung: Schildgröße = 150 cm x 23 cm x 10 mm Grundfarbe = weiß Schriftfarbe = dunkelgrau Schriftart = Helvetica Für die beste Visibilität empfehlen wir max Zeichen inkl. Lehrschläge! Ohne Rücksendung des Formulars bis zum verwenden wir die uns bekannten Angaben aus dem Anmeldeformular! 2.) Standbeschriftung mit Logo (Nur für All-in & All-in Plus, bitte ankreuzen) Ich möchte unser Logo als Standbeschriftung auf die Blende Zusatzkosten: pro offene Seite 65,00 EUR zzgl. MwSt. Ich möchte unser Logo als Standbeschriftung auf die Türme (2x für Frontansicht) (Nur bei All in Plus möglich!) Zusatzkosten: pro Turm 65,00 EUR zzgl. MwSt. Benötigt wird hierzu: Fertig aufgebaute Druckseiten, Schriften in Zeichenwege gewandelt, als PDF (1:1 angelegt) oder als eps- Datei. Bitte senden Sie das Logo (nicht größer als 7 MB) per an: diana.both@easyfairs.com Firma / Company Standnummer / Stand number Ansprechpartner / Contact person Telefon / Phone Datum & Rechtsverbindliche Unterschrift / Date & legally binding signature 17

18 7. Ihre Standskizze Bestellschluss: (Erforderlich bei zusätzlicher Elektrizität, extra Beleuchtung, Druckluft, Kabine & Türme) Per Fax: +49 (0) Per Bitte geben Sie die Seitenlängen Ihres Standes, sowie die Position der offenen Seiten an. Firma / Company Standnummer / Stand number Ansprechpartner / Contact person Telefon / Phone Datum & Rechtsverbindliche Unterschrift / Date & legally binding signature 18