Das detaillierte Programm mit Tagesordnung und Anlage, sowie Details zu Anfahrt, Tagungsorten und Ablauf, siehe anbei.

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1 Sibylle Brückner Erste Vorsitzende Vorstand Forum Mentoring e.v. c/o Julius- Maximilians-Universität Würzburg Projektstelle MENTORING Josef-Schneider-Str Würzburg Telefon +49-(0) Sibylle.Brueckner@forum-mentoring.de Forum Mentoring Bundesverband Mentoring in der Wissenschaft An die Mitglieder des Forum Mentoring e.v. Würzburg, 19. Mai Ablauf der Frühjahrs-Mitgliederversammlung Liebe Mitglieder des Forum Mentoring, liebe Kolleginnen, liebe Kollegen, die Frühjahrs-Mitgliederversammlung des Forum Mentoring e.v., findet statt am 1. und 2. Juni in Köln. Das detaillierte Programm mit Tagesordnung und Anlage, sowie Details zu Anfahrt, Tagungsorten und Ablauf, siehe anbei. Wir freuen uns sehr bis bald, in Köln! Herzlichen Gruß Sibylle Brückner, Henrike Wolf, Ulla Heilmeier, Elke Bertke, Ruth Kamm, Anke Kujawski Anfahrt: Vom Kölner Hauptbahnhof, vom Bahnhof Köln-Deutz/Messe und vom Bahnhof Süd ist der Tagungsort gut mit U-Bahn oder Bus erreichbar. Forum Mentoring e. V. Bundesverband Mentoring in der Wissenschaft Eingetragen beim Amtsgericht Hannover (VR ) Gemeinnützig gemäß Bescheid vom , StNr: 19/291/76377 Sibylle Brückner, Erste Vorsitzende Julius-Maximilians-Universität Würzburg Projektstelle MENTORING Medizinisches Dekanat, Gebäude D 7, Zimmer 252, Josef-Schneider-Straße Würzburg Telefon Fax: Sibylle.Brueckner@forum-mentoring.de Commerzbank Erlangen IBAN: DE BIC: DRESDEFF760

2 Programm der Frühjahrs-Mitgliederversammlung in Köln, Forum Mentoring e.v. 31. Mai Uhr 31. Mai Uhr 01.Juni Vorstandssitzung (CONTI, Konferenzraum, Brüsseler Straße 40-42, Köln) Informelles Get Together (Meister Gerhard no 008, Rathenauplatz 8, Köln) 1. Tag nicht-öffentlicher Teil (Tagungsraum R004, Seminargebäude, Universität zu Köln, Universitätsstraße 37, Köln) 9.30 Uhr Uhr Begrüßung Grußwort (Ina Gabriel, Vizekanzlerin der Universität zu Köln) Sitzungseröffnung Vorstellungsrunde Uhr Genehmigung der Tagesordnung der Mitgliederversammlung Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung Information des Vorstandes Tätigkeitsbericht des Vorstandes Finanzbericht des Vorstandes Kassenbericht 2013 Entlastung des Vorstandes 2013 Abstimmung zur Vorlage: Finanzielle Unterstützung der inhaltlichen Arbeit der AGs und Regionalgruppen im Forum Mentoring e.v. (Anlage ) Uhr Pause 2

3 Uhr Wahlen Wahl der Vorstandsmitglieder Wahl der Kassenprüferinnen für die Jahre 2014 und Uhr Uhr 01.Juni Uhr Sonstiges Gruppenfoto Mittagspause 1. Tag öffentlicher Teil (Tagungsraum R004, Seminargebäude, Universität zu Köln, Universitätsstraße 37, Köln) Begrüßung Die Rolle der Programmkoordinatorin bzw. des Programmkoordinators (Moderation: Dr. Manuela Kaiser Belz) inkl. Pause: Uhr Uhr Stadtführungen des Frauengeschichtsvereins Uhr 02. Juni Uhr Netzwerkdinner (Brauhaus Früh am Dom, Am Hof 12-18, Köln) 2. Tag öffentlicher Teil (Tagungsraum R004, Seminargebäude, Universität zu Köln, Universitätsstraße 37, Köln) Begrüßung Vorstellung der Tagesordnung für den zweiten Tag der Mitgliederversammlung Berichte der AGs / Netzwerke und Regionalgruppen Uhr Uhr Pause inkl. moderierte Diskussion zum Thema Verstetigung Präsentation Ergebnisse der Mitgliederbefragung (Dr. Henrike Wolf) 3

4 Uhr Vorbereitung der Jubiläumsveranstaltung (Frühjahrs MV Jahre Forum Mentoring e.v.) Themenfindung für die Herbst MV in Frankfurt am Main Uhr Sonstiges Uhr Verabschiedung und kurzes Feedback Uhr Gemeinsames Mittagessen (UniMensa, Zülpicher Str. 70, Köln) 02. Juni Uhr Im Anschluss an die MV: Workshop Die Rolle der Koordinatorin künstlerisch hinterfragt (Seminarzentrum Universität zu Köln, Kerpener Str. 15, EG, Köln) Workshop Flipcharts gestalten (Tagungsraum R004, Seminargebäude Universität zu Köln, Universitätsstraße 37, Köln) AG Wissenschaftlicher Diskurs zu Mentoring (Besprechungsraum Abt. 43, Universität zu Köln, Kerpener Str. 15, 2. OG, Köln) 03. Juni, Uhr 03. Juni Uhr AG High Potentials (Tagungsraum R004, Seminargebäude Universität zu Köln, Universitätsstraße 37, Köln ) Workshop für Neueinsteigerinnen (Besprechungsraum Abt. 43, Universität zu Köln, Kerpener Str. 15, 2. OG, Köln) Bitt unbedingt beachten, dass der offizielle Programmteil (in der Uni) am 1. Tag der Mitgliederversammlung (1.6.) um 17 endet. Und um 18 Uhr beginnen dann die Stadtführungen, Start- und Endpunkt werden bei der Mitgliederversammlung bekannt gegeben. dass es beim Netzwerkdinner am 1.6. eine kleine Speisekarte geben wird, mit festgelegten Speisen. Wichtig ist, dass nur einzeln und bar bezahlt werden kann, nicht mit EC- Karte. 4

5 Anlage Finanzielle Unterstützung der inhaltlichen Arbeit der AGs und Regionalgruppen im Forum Mentoring e.v. Vorschlag des Vorstands in Ergänzung der Regelung für AGs vom Februar 2014 (März ) Hintergrund: Von Seiten der AGs im Forum Mentoring e.v. wurde an den Vorstand die Anfrage gestellt, ob das Forum Mittel zur Verfügung stellen kann, um externe Referentinnen und Referenten in die AGs einzuladen. Eine allgemeine Regelung käme allen Forumsmitgliedern zugute, weil sich alle bezogen auf ihre spezifischen Interessen und Arbeitsschwerpunkte in den verschiedenen AGs engagieren können und alle AGs gleichermaßen auf eine solche Unterstützung zurückgreifen könnten. Diese Regelung gilt seit Februar Von Seiten der Regionalgruppen wurde die Anfrage an den Vorstand gestellt, ob eine Ausweitung der finanziellen Unterstützung auch auf die Regionalgruppen möglich ist. Auch in den Regionalgruppen sind i.d.r. überwiegend Forumsmitglieder vertreten. Die Treffen finden regelmäßig zu aktuellen Fragestellungen rund um Mentoring statt. Inhaltliche Inputs von externen Referentinnen und Referenten würden auch für die Treffen der Regionalgruppen eine gute themenbezogene Ergänzung der internen Diskussion bieten und in Rückkopplung mit dem Forum (Protokolle, Vortragsdokumente, Berichte auf der Mitgliederversammlung) in die inhaltliche Arbeit im Forum einfließen. Vorschlag des Vorstands zur Erweiterung des bestehenden AG-Fonds: Über den bestehenden AG-Fonds können die Sprecherinnen der AGs finanzielle Mittel zur Unterstützung der inhaltlichen AG-Arbeit beantragen. Darunter fällt die Kostenerstattung für externe Referentinnen und Referenten (Reisekosten, Honorare). Für Verpflegung/Catering der AG-Treffen sind die AGs selbst zuständig. Diese Regelung gilt seit Februar

6 Auch die Regionalgruppen können für externe Referentinnen Reisekosten und Honorare abrechnen, wenn ihre Mitglieder in der überwiegenden Zahl zahlende Mitglieder im Forum Mentoring sind und wenn die Regionalgruppe offiziell als assoziiertes Netzwerk beim Forum Mentoring e.v. verzeichnet ist 1. Die Gesamtsumme wird jährlich festgelegt (i.d.r. auf der Herbstmitgliederversammlung für das kommende Jahr), ebenso die Summe, die einzelne AGs bzw. Regionalgruppen maximal ausgeben können. Bei der Kalkulation wird die Zahl der zum Zeitpunkt der Abstimmung bestehenden AGs und Regionalgruppen berücksichtigt. Da der Vorstand ggf. auf andere Verbindlichkeiten reagieren muss, besteht kein Anspruch auf die Mittel. Daher sind die geplanten Aktivitäten und die daraus entstehenden Kosten sowie die finanzielle Abwicklung rechtzeitig vor der geplanten Veranstaltung mit der Schatzmeisterin abzustimmen. Höhe des AG-Fonds gesamt 5.700,- Maximale Summe pro AG : 750,- 2 Maximale Summe pro Regionalgruppe : 300,- 3 Abstimmung des Vorschlags: Der Vorstand hat auf seiner Videokonferenz am 2. März für das Jahr die Ausweitung des Fonds (zusätzlich 1.200,- Euro) auf die Regionalgruppen beschlossen. Die Sprecherinnen der Regionalgruppen werden über diese Entscheidung informiert. Auf der nächsten Mitgliederversammlung wird der Vorstand den Mitgliedern das Vorgehen für vorstellen und die Fortführung ab 2016 zur Diskussion und Abstimmung stellen. 1 Es gilt eine Übergangsfrist bis zur Mitgliederversammlung im Frühjahr (1./2.6.15), da bisher nur von 4 Regionalgruppen Assoziierungsanträge vorliegen und nur eine zudem eine Mitgliederliste eingereicht hat. 2 Berechnungsgrundlage ist der Stand 12/ mit 6 AGs: Medizin, High Pot., Diversity, Neueinsteigerinnen, Evaluation, Forschung (neu). 3 Da es sich im Jahr um einen zusätzlichen Finanzposten handelt, der in der ursprünglichen Planung für nicht vorgesehen war, kann der Betrag im Rahmen der erwarteten Einnahmen-Ausgaben-Bilanz für nicht höher angesetzt werden und weicht damit von den Mitteln für überregionale AGs ab. Berechnungsgrundlage ist der Stand 02/ mit 4 assoziierten Netzwerken, die auf der Homepage des Forum Mentoring e.v. aufgeführt sind: Netzwerk Mentoring NRW, Mentoring-Netzwerk Berlin/Brandenburg, Lise Mentoring-Netzwerk, Mentoring- Regionalgruppe Norddeutschland. 6