BAYBG: MEHR PROFITABILITÄT FÜR ANDERE UND SICH SELBST!

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1 BAYBG: MEHR PROFITABILITÄT FÜR ANDERE UND SICH SELBST! Die BayBG entschied sich mit dem Macros DMS Intranet, dem MIS Management Informations System und dem DIMAS CRM System für eine unternehmensweite Platform, die den Mitarbeitern Informationen systematisch und schnell zur Verfügung stellt. IM VORFELD Die Fachkompetenz der BayBG wird wesentlich durch das vorhandene Wissen der Mitarbeiter geprägt, die in verschiedenen Geschäftsbereichen wie Unternehmensnachfolge, Wachstum, Innovation, Turnaround oder Existenzgründung Unternehmen in den unterschiedlichen Phasen einer Beteiligungsfinanzierung unterstützen. Dabei birgt die Tatsache, sowohl bei der Investition in neue Unternehmen als auch bei der Betreuung bestehender Investments jederzeit aktuelle Informationen im Zugriff zu haben oder zu entbehren, enorme Chancen oder Risiken in sich. Projektmanager benötigen aktuelle und relevante Kundeninformationen, Bereichsleiter und Assistenten Unterstützung in der Berichterstattung und das Management verdichtete Informationen in Form von Bestands-, Dealflow-, und Watchlisten. Dazu gehört die detaillierte Auflistung von Beteiligungen, Darlehen und Intensivbetreuungsfällen. Gerade bei Akquisitionen sind der Anfragestatus, eine mögliche Bewertung, die Historie sowie gut gepflegte Kundentermine und Anmerkungen grundlegend für einen zukünftigen Erfolg. Bestehende Investitionen müssen überwacht, ihre Ausfallwahrscheinlichkeiten oder auch Exitbeträge jederzeit überprüft werden können, um Verluste zu vermeiden oder auch um Gewinne wahrzunehmen. Der permanente Abgleich der Unternehmens- und Planzahlen sichert die notwendige Transparenz in jedem Geschäftsbereich. Die Zielüberwachung ist Basis für den Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen bei den beteiligten Unternehmen und somit nicht zuletzt für die Beteiligungsgesellschaft selbst. Bei circa 530 Unternehmensbeteiligungen an mittelständischen Firmen in Bayern liegen im Laufe der Zeit unzählige Dokumente zur jeweiligen Entscheidungsfindung vor: Kundenunterlagen, Business Pläne, intern erstellte Dokumente ebenso wie Gutachten, Standardbranchenberichte, Jahresabschlüsse, Rating-Daten, Unternehmensprofile, eingekauft bei speziellen Informationsanbietern oder über Online- Dienste abonniert. Die im Informationszeitalter stetig steigende Anzahl von verfüg-

2 baren Quellen führt zu der absoluten Notwendigkeit, diese Datenflut zu strukturieren, bedarfsgerecht aufzubereiten und recherchierbar zu machen. Aus diesem Grund hat sich die BayBG für eine unternehmensweite Plattform entschieden, die den Mitarbeitern die benötigten Informationen zielgenau zur Verfügung stellt, Doppelarbeit an gleichen Fragestellungen vermeidet sowie Geld und Ressourcen schont. Der Unternehmensbereich Research unter der Leitung von Stephanie Freimark hat gemeinsam mit der Macros Reply die Knowledge Management Infrastruktur für das umfassende Wissen der BayBG entwickelt. Im Gegensatz zur bisherigen Beteiligungsverwaltung stellt das neue System informative Aspekte in den Vordergrund, bietet ein individuelles Berechtigungssystem und höchsten Komfort für das Management: Zugriff auf Entscheidungsgrundlagen der Vergangenheit für oder gegen eine Bewilligung von Geldern vor dem internen Gremium aus Rückgaranten, Vertretern der Gesellschafter und den Geschäftsführern. Wichtige Entscheidungen werden damit fundiert, aber nicht automatisiert getroffen. Fach- und Beratungskompetenz sowie die Qualität der Kundenbetreuung wachsen. DIE LÖSUNG In einem ersten Schritt hat die BayBG das Macros DMS Intranet eingeführt, das unternehmensweit allen Mitarbeitern zur effizienten Bearbeitung ihrer Aufgaben schnellen Zugriff auf Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellt: Wissen wird greifbar und das Richtige auffindbar. Verschiedene Features ermöglichen, die Datenflut zu durchdringen. DIE SYSTEMATIK Die Startseite der BayBG Arbeitsplattform bietet auf einen Blick die unterschiedlichen Quellen: Brancheninformationen, Unternehmensdaten, Formulare, Verträge, Mitarbeiterinfos sowie so genannte Newsticker. Jeder Mitarbeiter kann sich seine persönliche Startseite zusammenstellen; die Übersicht erfolgt als Baumstruktur: Die Branchenreports und aktuelle Fachrecherchen sind nach Wirtschaftszweigen des Statistischen Bundesamts klassifiziert: Material über verschiedenste Sparten, das so verschieden wie die Kunden der BayBG ist. Das Unternehmen ist in Bereiche wie z.b. Innovation, MBO/MBI, Turnaround, Existenzgründung sowie Wachstum gegliedert; letzterer nach beteiligten Regionen wie Oberbayern, Niederbayern, Pfalz, Schwaben oder Franken. Wertvoll ist die Synergie, die sich aus der Vernetzung ergibt. Informationen können direkt oder indirekt erschlossen werden: über abgelegte Projektberichte oder den persönlichen Austausch ähnlicher Fragestellungen, Vorgehensweisen, Projekterfahrungen und - ergebnisse. Aber auch Informationen der Stabsstellen wie Recht, Personal, Marketing,

3 Research oder Controlling können recherchiert werden. Die Formularverwaltung stellt Formulare und Verträge so bereit, dass es keine doppelten Bestände gibt. Vertragsvorlagen werden versioniert und organisiert, liegen immer vollständig und in der jeweils rechtlich gültigen Fassung vor. Die Auswahl des richtigen Vertrages ist nur noch ein Mausklick. Das Organisationshandbuch regelt Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen im Unternehmen. Was zuvor jahrelang in Papierform in Regalen lag, steht heute zur effizienten Zusammenarbeit aller jederzeit einsehbar im Intranet. Ein schwarzes Brett, die Bekanntgabe von Tagespräsenzen, Veranstaltungen und Speiseplänen erleichtern den Mitarbeitern der BayBG ihre Tagesorganisation. Pressemitteilungen erfahren sie aus erster Hand, neu veröffentlichte Bücher und Zeitschriften werden ebenfalls im Intranet bekannt gemacht. Kunden und Partner können in Sekundenschnelle über die unterschiedlichsten Selektionsmöglichkeiten ausfindig gemacht werden, über Abteilungsbezeichnungen auch die Kollegen im Unternehmen. DATENRECHERCHE / SUCHFUNKTIONEN Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sowohl über Schlagworte oder Volltext als auch über die so genannte Power-Search eine detaillierte Expertensuche Daten zu suchen. Die integrierte Suche wird auch vom Unternehmensbereich Research zur Auftrags-Recherche eingesetzt, die auf Kriterien wie Titel, Autoren, Klassifikationen oder Dokumenttypen zurückgreift. Mittlerweile hat sich durch die zielgenaue Nachforschung ein reger Informationsaustausch entwickelt, wodurch die Fachkompetenz der Mitarbeiter ständig wächst. INFO CHANNELS Ein weiteres Highlight des Macros DMS Intranets sind die Newsticker: Studien, Neuveröffentlichungen und aufbereitete Informationen, die einem bestimmten Themenbereich entsprechen, werden vom Mitarbeiter abonniert und diesem automatisch zugestellt. Diskussionen werden initiiert und Wissen aktiv mitgegeben. INTERNE INFORMATIONEN AUS DER BETEILIGUNGSVERWALTUNG Aus der Beteiligungsverwaltung werden Berichte generiert, automatisch im DMS

4 korrekt abgelegt und zugeordnet. Vertragsdaten zu den Beteiligungen wie Beginn, Laufzeit und Abschlusssummen werden übersichtlich erschlossen. Über die Kenntnis der eigenen Projekte im Haus werden Historien nachvollzogen, Vorgehensweisen verbessert und Synergien erschlossen. Nach der erfolgreichen Implementierung des DMS Intranets hat sich die BayBG auch für das Management Information System entschieden. Es stellt Informationen zu den Beteiligungen in verdichteter Form zur Verfügung: jederzeit aktuelle Projektübersichten, prägnante Auswertungen und exakte Ergebnisrechnungen, für deren Zusammenstellung sonst Tage benötigt würden Berichtswesen auf Knopfdruck. Geschäftsführer und Bereichsleiter haben ein wertvolles Führungsinstrument erhalten. Auf einen Blick sehen sie die ihnen zugehörigen Portfolios, die jeweiligen Status und Volumina der Projekte. Diese sind nach den Phasen ihrer Beteiligung strukturiert: Akquisition, laufende Beteiligung, Krise oder gar vorzeitige Beendigung. Die kurze und übersichtliche Managementsicht vermittelt ein Gespür für den Markt und seine Kunden, lässt die Gesamtlage und auch heikle Situationen schnell erkennen. Es wird deutlich, wann Projekte kritisch oder sogar ausgezahlt werden. Das Resultat sind schnelle Handlungsfähigkeit und erfolgreiche Abwicklungen. Zur Steuerung und Kontrolle der einzelnen Unternehmensbereiche gibt es einen Jour Fixe, für den das MIS einen detaillierten Report zur Verfügung stellt: Die regelmäßige Berichterstattung der Projektmanager an ihre Leiter wird einheitlich, übersichtlich und vor allem vergleichbar. Durch die Datenübernahme aus der Beteiligungsverwaltung sind alle Informationen aktuell. Besonderen Reiz bieten die Momentaufnahmen in Serie: Entwicklungen lassen sich erkennen, langfristige Trends prognostizieren und Hypothesen untermauern. Steuernde Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet, Zielerreichungen realistisch eingeschätzt und umgesetzt werden. Zur Information von Vorgesetzten oder Stellvertretern werden Projektdaten und Kommentare im MIS abgelegt: bereits ausgetauschte Unterlagen, Businesspläne sowie Antworten auf betriebswirtschaftliche und strategische Fragen. Bestens informiert, kümmert sich die BayBG im Anschluss um konkrete Finanzierungspläne und weit reichende Vertragsverhandlungen. Die Daten basieren auf der bestehenden Beteiligungs-verwaltung und müssen weder separat erhoben noch gepflegt werden. Es hat eine Zeit lang gedauert, bis alle Vorstellungen der Nutzer unter einen Hut gebracht waren, aber es hat sich gelohnt: Das System findet hohe Akzeptanz, da es den Bedarf sehr genau trifft. Es ist eine Lösung, die permanent weiterentwickelt wird. Der Erfolg liegt mit darin begründet, dass es flexibel auf die unterschiedlichsten Anforderungen reagiert und auch in Zukunft dem Wunsch nach Integration neuer Lösungen nachkommen soll ganz nach dem Motto: Appetit kommt beim Essen. (Stephanie Freimark, Leiterin Research, BayBG) Vernetzt wurde das System mit dem Customer Relationship Management System

5 DIMAS. Dieses verwaltet alle Kontakte, die die BayBG zu ihren Kunden und Geschäftspartnern pflegt. Die richtigen Daten sind für Berechtigte jederzeit greifbar und aktuell. Telefonate, Korrespondenz und Mailings können korrekt adressiert, Verteilerkreise für Mail- und Schriftverkehr einfach und zielgenau selektiert werden. In DIMAS werden hierfür sowohl Adressen aus der Beteiligungsverwaltung als auch aus den Outlook-Kontakten der Mitarbeiter integriert. Letzteren obliegt eigenverantwortlich die Freigabe ihres Outlook-Kontakts über ein spezielles Kennzeichen: ist es gesetzt, wird der Kontakt in DIMAS übernommen; ist es nicht gesetzt, bleibt es ein privater Kontakt. Für die jederzeit aktuelle Datenbasis sind zwei Sachverhalte verantwortlich: Zum einen ist jede Adresse im Besitz einer bestimmten Person und kann nur von ihr geändert oder gelöscht werden; Änderungen müssen vom Eigentümer explizit angenommen oder verworfen werden. Zum anderen erfolgt jede Nacht eine Synchronisation mit dem Bestandsführungssystem, die bei Insolvenz, Ausfall, Vertragsbeginn oder -ende nach definierten Regeln automatisch den Status des jeweiligen Kontakts verändert. Die vernetzte Arbeitsumgebung fördert die zielgerichtete und effiziente Kommunikation an Kunden und Partner. Sie verhilft der Beteiligungsgesellschaft zu für sie tragfähigen Geschäftsbeziehungen: Voraussetzung für das Business der BayBG. Macros Reply macht Unternehmensprozesse durch innovative Software effizienter: Das hohe fachliche, branchen- und prozessspezifische Know-how der Macros Reply Mitarbeiter spiegelt sich in jedem Produkt wieder und ist zugleich wertvollstes Alleinstellungs-merkmal des Unternehmens. Denn in Kombination mit den konfigurierbaren Standardprodukten und Erweiterungsmodulen bietet Macros Reply seinen Kunden genau die Lösung, die die individuellen Geschäftsprozesse präzise abbildet. Statt Zeit mit der Suche, Verteilung oder der Bearbeitung von Informationen zu vergeuden, optimieren Macros Reply Kunden mit Postkorb & Akte ihre Sachbearbeitung vom Postein- bis zum Postausgang oder recherchieren und koordinieren organisationsübergreifend ihre Informationen mit dem DMS Intranet natürlich immer rein browserbasiert. Schließlich ist Macros Reply, 1999 in München gegründet und mit einer Zweitniederlassung in Hamburg vertreten, einer der Internetpioniere. Macros Reply