INFOS & TEILNAHMEBEDINGUNGEN

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1 INFOS & TEILNAHMEBEDINGUNGEN Worum geht es beim XAVER-Award? Mit dem XAVER-Award animiert und prämiert der organisierende Expo-Event.Live Communication Verband am 17. Mai 2018 Eventagenturen, Messeunternehmen, Promotionsagenturen, Supplier, Messeplätze, Locations, Sponsoringagenturen sowie ihre Kunden zu qualitativen Höchstleistungen. Ziel ist es, mit dem XAVER-Award den Erfolg der Live-Kommunikationsmassnahmen einer breiteren Öffentlichkeit bekannt zu machen und herausragende Leistungen der Branchenvertreter zu würdigen. Die internationale Fachjury setzt sich aus Vertretern unterschiedlichster Branchen aus der Industrie und Dienstleistung zusammen, um so eine vielschichtige, unabhängige und transparente Bewertung der Einreichungen nach verschiedenen Kriterien sicherzustellen. Wann und wo findet der XAVER-Award statt? Datum: Ort: 17. Mai 2018, ab Uhr Samsung Hall, Zürich-Dübendorf Wer kann am XAVER-Award teilnehmen? Teilnehmen können alle Unternehmen, die als Auftragnehmer Projekte realisiert haben oder auftraggebende Unternehmen (Kunden) sind. Die Projekte können in der Schweiz oder im Ausland realisiert worden sein. Teilnehmen können auch ausländische Unternehmen, deren Projekte in der Schweiz für einen Schweizer oder ausländischen Kunden realisiert wurden. Prämiert werden der Auftragnehmer (Live Communication Partner) wie auch der Auftraggeber (Kunde). Welche Projekte können für den XAVER eingereicht werden? Es können Projekte eingereicht werden, welche im Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2017 umgesetzt wurden. Jedes Unternehmen kann beliebig viele Projekte zur Beurteilung einreichen. Dasselbe Projekt kann nur einmal und in nur einer Kategorie eingereicht werden.

2 In welchen Kategorien werden XAVER-Awards vergeben? Best Expo Project Erlebnisorientierte Konzepte / Umsetzungen rund um Messestände und Messebeteiligungen aus dem Bereich des klassischen Messebaus Best Brandworlds & Temporary Exhibitions Erlebnisorientierte Konzepte / Umsetzungen rund um Markenwelten, Museale Ausstellungen sowie Unternehmens- / NPO-initiierte temporäre Ausstellungen, Themenpavillons, Ideenparks, Flagshipstores, Brandworlds, etc. Best Corporate Event Corporate-Events (Produkteinführungen, Hauptversammlungen, Jubiläen, Einweihungen, Tag der offen Tür, Preisverleihungen), Mitarbeiter-Events (Kick-Off, Schulungsveranstaltung, Verkaufstrainings und Motivationsveranstaltungen) Best Consumer / POS Event Consumer-Events (Roadshows, Produktlaunches, Promotions) Best Non-Profit Event Charity-, Social- and Cultural-Events Best Public Event & Show-Entertainment Öffentliche Grossveranstaltungen wie Open Air Konzerte, Eigenproduktionen im Bereich Showentertainment, Kultur- und Sportveranstaltungen Best Efficiency Project Livekommunikationsmassnahme mit einem Gesamtbudget von maximal CHF netto (inkl. Agenturhonorar) aus allen Bereichen der Livekommunikation Best Supplier Services Unter Best Supplier Services werden Teilleistungen eines Markenerlebnisses bewertet, die im Rahmen der Gesamtmassnahme besonders hervorzuheben sind und massgeblich dazu beigetragen haben, eine Live Kommunikationsmassnahme zu einem Markenerlebnis zu machen. Beispiele sind eine aussergewöhnliche bauliche Leistung, eine herausragende Medienbespielung, beeindruckendes Licht- und Sounddesign, hervorragendes Showentertainment, bester Venueservice, bestes Cateringkonzept und aussergewöhnlicher innovativer Technikeinsatz

3 Public XAVER Publikumspreis dessen Sieger per Onlinevoting im Vorfeld des Xaver-Awards ermittelt wird und im Rahmen der Verleihung am XAVER-Award vergeben wird. XAVER OF THE YEAR Ehrenpreis vergeben durch den Verband für herausragende, persönliche Leistungen innerhalb der Live Communication Branche Schweiz. Was sind die Bewertungskriterien der Jury? Die Jury beurteilt die Einreichungen anhand der folgenden Kriterien: x Kreation (Idee, Innovationskraft, Zielgruppenaffinität, etc.) x Realisation (Szenografie, Markenkommunikation, Umsetzungsqualität, etc.) x Zielerreichung und Vernetzung mit begleitenden Massnahmen Der vollständig ausgefüllte Teilnahmebogen muss die folgenden Fragen beantworten: 1. Beschreiben Sie die Ausgangssituation und die konkrete Aufgabenstellung des Kunden. 2. Welches Ziel sollte erreicht werden? 3. Wie hat die Massnahme die gesteckten Ziele erreicht? 4. Welche Massnahmen zur Erfolgsmessung wurden angewendet und mit welchem Ergebnis? 5. Welche aussergewöhlichen Leistungen im Hinblick auf die Umsetzungsqualität möchten Sie hervorheben? 6. Gibt es noch etwas, was die Jury noch unbedingt zu Ihrem Projekt wissen muss? Was gewinnt man mit einem XAVER-Award? x Anerkennung der herausragenden Leistungen in der Schweizer Live Communication Branche. x Alle Projekte werden in den Kommunikationskanälen des Verbandes und nach Möglichkeit mittels seiner Medienpartner bekannt gemacht (Online/Offline). x Referenz für die Akquisitions- und PR-Arbeit. x Präsentation der Projekte im Rahmen der XAVER-Awardverleihung gegenüber Branchenvertretern, Kunden und Interessierten.

4 Bis wann und wie reichen Sie ein? Eingabefrist Start Projekteingabe: Ende Projekteingabe: Ablauf 1. Ab dem 13. November 2017 können Sie auf der neuen XAVER-Award Homepage Ihre Projekte für den XAVER 2018 über das entsprechende Formular anmelden. 2. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigungsmail mit den wichtigsten Instruktionen und Infos zum weiteren Vorgehen. 3. Per Post erhalten Sie die Rechnung für die Teilnahmegebühr, welche sofort bezahlt werden muss (Wichtig: Nur bezahlte Einreichungen werden bewertet). Wie hoch ist die Teilnahmegebühr für den XAVER? Early Bird Einreichungen bzw. Anmeldungen vom bis Mitglieder/Nichtmitglieder: pro Anmeldung pro Projekt CHF (exkl. MwSt.) Einreichungen bzw. Anmeldungen vom bis Mitglieder: pro Anmeldung pro Projekt CHF (exkl. MwSt.) Nichtmitglieder: pro Anmeldung pro Projekt CHF (exkl. MwSt.) Pro eingereichtes Projekt werden 2 kostenlose Eintrittstickets zur XAVER-Awardverleihung am 17. Mai 2018 zur Verfügung gestellt. Welche Unterlagen werden zur Einreichung vorausgesetzt? Bildmaterial Das Bildmaterial wird für die Jury, für die Dokumentation auf der Webseite sowie im App, die begleitende Pressearbeit und für den Event selbst verwendet. Bitte reichen Sie nur aussagekräftige und qualitativ hochwertige Bilder ein. Die Anforderungen lauten wie folgt: x max. 10 Fotos x JPG-Format x Auflösung mind x 2000 Pixel

5 Filmmaterial Das Einreichen einer filmischen Dokumentation ist nicht zwingend, wird aber empfohlen. Der Film (max. 3 Minuten) dient der Jury zur Beurteilung Ihres Projektes, er wird ggf. auf den Online-Kanälen publiziert und im Falle einer Auszeichnung des entsprechenden Projekts, können Sequenzen des Video im Gewinnerfilm während der Awardverleihung abgespielt werden. Sollten keine Bewegtbilder vorliegen, kann auch alternativ eine Bilder-Slideshow (max. 1 Minute) eingereicht werden. Mit welchen Bedingungen muss man einverstanden sein? Durch die fristgerechte Einreichung sowie Bezahlung der Anmeldegebühr erklären sich alle teilnehmenden Unternehmungen (Nichtmitglieder wie auch teilnehmende Verbandsmitglieder) automatisch und ausdrücklich mit den nachstehenden Teilnahmebedingungen einverstanden und leisten für die daraus entstehenden Verpflichtungen nachfolgende Rechtsgewähr: Die teilnehmenden Unternehmungen leisten dafür Gewähr, dass sie mit Zustimmung der involvierten und dokumentierten Rechteinhabern über die Daten verfügen und diese der Jury und dem Verband zur Kenntnis geben dürfen. Diese Daten dürfen in der Folge auch in der Berichterstattung über den Wettbewerb und später auch über die Branche verwendet werden. Weiter leisten die teilnehmenden Unternehmungen dafür Gewähr, dass sie den Organisatoren vom XAVER-Award und dem Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz die zeitlich, räumlich und sachlich unbeschränkten, jedoch nicht exklusiven Verwendungsrechte an den zur Verfügung gestellten digitalen und analogen Daten von sämtlichen Texten, Bildern, Kennzeichen und Illustrationen übertragen dürfen und bei allen beteiligten Rechteinhabern die entsprechenden Verwendungsrechte eingeholt haben. Die Entscheidungen der Jury sind nicht anfechtbar. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Weder der organisierende Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz noch einzelne Exponenten des Verbandes oder der Jury können im Zusammenhang mit dem XAVER-Award und der den Award begleitenden Kommunikation beklagt werden. Vorbehalten bleiben die zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere bei deliktischem Handeln von Exponenten. Die Jury behält sich vor, von den teilnehmenden Unternehmungen zusätzliche Informationen einzuholen. Ein Ausschluss vom Verfahren muss nicht begründet werden. Ein Anspruch auf Rückerstattung der Anmeldegebühr besteht nicht. Kontaktadresse Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz Postfach T: Kapellenstrasse 14 info@expo-event.ch CH Bern